Директор магазина стоит у стола, где лежат три версии графика на следующую неделю: одну составил он сам, вторую прислал из офиса менеджер по персоналу, третью исправил региональный руководитель. Какую исполнять – непонятно. Кассиры работают сверхурочно, потому что в смене не хватает людей. ФОТ за квартал вырос, выручка – нет. Задача пришла сверху: сократить расходы на персонал. Задача понятная, способ ее решения – нет. Я пришел в эту компанию именно тогда, когда задача уже была поставлена, сроки обозначены, а ожидания сформированы. Первое, что я сделал, – поехал в магазины.
Когда отчеты не показывают, что происходит в полях
Стандартная логика в таких случаях выглядит примерно так: смотришь на штатное расписание, сравниваешь с нормативами по выручке на сотрудника, срезаешь лишние ставки, убираешь часы. Цифра в бюджете меняется, проблема остается.
Я провел три дня в торговых точках. Не в переговорной с презентацией, а в магазине – с утренней смены и до закрытия. Смотрел, что реально происходит: кто чем занят, где время уходит, где люди буксуют, где работа дублируется.
Картина оказалась другой, чем в отчетах:
- Администратор тратила полтора часа в день на согласование возвратов по телефону с офисом.
- Товаровед ждала подтверждения заявки на пополнение двое суток, потому что в системе не было нужного поля и все шло письмами.
- Старший кассир каждое утро вручную сводила кассу в Excel, потому что отчет из системы не сходился с реальностью. При этом в зале не хватало рук.
Мы начали фиксировать все это системно. Итог картирования – 372 типа взаимодействий между офисом и торговой точкой. Из них меньше трети создавали реальную ценность. Остальное – согласования, дублирование, ненужная ручная работа на стыках систем и подразделений, которую все делали, потому что так сложилось. ФОТ рос не потому, что в магазинах работало много людей, а потому что люди тратили время не на продажи.
Как незаметно утекают деньги из бюджета
Важный момент, который часто упускают при анализе расходов на персонал: смотрят на количество ставок и стоимость часа, но не смотрят на то, чем эти ставки заняты.
В рознице потери ФОТ редко живут в открытом виде, но сидят:
- В структуре рабочего дня: сколько времени сотрудник проводит в торговом зале, сколько – в подсобке, на телефоне с офисом, за ручным заполнением форм.
- В правилах коммуникации между офисом и магазином: сколько решений, которые должны приниматься на месте, уходят на согласование наверх.
- В организации смен: насколько график реально соответствует трафику, а не удобству составителя.
Когда все это посчитали, стало понятно: задача не в том, чтобы сократить людей, а в том, чтобы изменить модель.
Разница принципиальная:
- Сокращение людей дает разовый эффект и создает новую нагрузку на тех, кто остался.
- Изменение модели дает устойчивый результат, который можно масштабировать.
Как пересобрать операционную модель бизнеса
Когда я начал говорить о том, что нужно менять не штат, а систему работы, реакция была предсказуемой – тихое сопротивление:
- Региональные руководители говорили: «Мы пробовали что-то похожее год назад, не взлетело».
- Директора магазинов говорили: «У нас специфика, наш трафик нельзя планировать».
- HR-менеджер говорил: «Мы не можем менять графики, у нас трудовые договоры».
Каждое из этих возражений было технически обоснованным. Ни одно из них не было настоящей причиной сопротивления. Изменение модели означало изменение роли:
- Менеджер, который согласовывал все возвраты лично, терял рычаг влияния.
- Региональный руководитель, который правил графики вручную, терял ощущение контроля.
- Система держалась не на правилах, а на людях. Это устраивало всех, пока бизнес не спрашивал про деньги.
Идти в лобовую атаку было бесполезно. Вместо этого зафиксировали правила: кто какие решения принимает, в какой срок, с каким результатом. Не как регламент на бумаге, а как рабочий контракт между офисом и магазином. Это нивелировало основание для большинства лишних согласований. Дальше нужно было доказать, что новая модель работает.
Начало изменений: как провести пилотный проект
Я не люблю слово «эксперимент» применительно к пилоту. Эксперимент предполагает, что результат неизвестен. Пилот устроен иначе: ты заранее знаешь, что именно проверяешь, по каким критериям оцениваешь и в какой момент принимаешь решение о масштабировании.
Мы выбрали пять магазинов – разные форматы, разный трафик, разные регионы. Зафиксировали базовую линию по ФОТ, выручке, марже и нескольким операционным показателям. Определили, что меняем: систему планирования смен, правила коммуникации с офисом, распределение ролей внутри смены. Поставили срок – шесть недель.
В течение пилота я лично объезжал точки раз в неделю. Не чтобы контролировать, а чтобы видеть, что реально происходит, и убирать то, что мешает. Когда система планирования смен давала сбой в конкретном магазине, разбирали проблему на месте. Когда директор магазина возвращался к старой схеме согласований – разговаривали отдельно.
Через шесть недель ФОТ в магазинах, где проходил пилот, снизился в среднем на 42% при сохранении выручки. Инциденты, связанные с нехваткой персонала в смене, сократились. Время обработки возвратов – тоже. С этими цифрами можно было идти к собственнику.
Как масштабировать пилотный проект
Собственник смотрит на бизнес иначе, чем операционный директор. Его вопросы другие: не «Как вы это сделали?», а «Это повторяемо?», «Это не сломает сервис?», «Что будет, если масштабировать на всю сеть?».
Я пришел с тремя вещами:
- Цифры пилота с расшифровкой: что именно изменилось и почему.
- Модель масштабирования: как перейти от пяти точек к пятидесяти, какие ресурсы нужны, какой срок.
- Риски: что может пойти не так, как это отслеживать.
Разговора про «оптимизацию персонала» не было. Был разговор про операционную модель – сколько она стоит в текущем виде, и сколько будет стоить в новом. Решение о масштабировании приняли на той же встрече.
Как сохранить управляемость при масштабировании бизнеса
Когда пять магазинов превращаются в пятьдесят, личный контроль перестает работать. Все должно держаться на правилах, инструментах и метриках. Мы выстроили три вещи:
- Стандарт новой модели: что именно делает директор магазина, что делает офис, по каким правилам это все взаимодействует. Не общие слова, а конкретные сценарии с примерами.
- Инструменты, которые делают новую модель воспроизводимой без ручного управления каждой точкой: система планирования смен, правила согласований, отчетность.
- Метрики, которые сигнализируют об отклонении: не раз в месяц по факту, а в режиме, близком к реальному времени.
Масштабирование на 50% сети заняло несколько месяцев. Финальный результат: ФОТ по сети снизился на 40%, маржа выросла на 2%. Без конфликтов с персоналом, без потери качества обслуживания.
Выводы
Когда расходы на персонал растут быстрее выручки, первая реакция – резать ставки. Но это лечит симптом, а не причину. Причина почти всегда кроется в операционной модели: кто что делает, по каким правилам, с какой ответственностью и с какими инструментами. Когда модель не выстроена, люди заполняют пустоту героизмом и ручной работой. Это дорого и не масштабируется. Резать ставки без изменения модели означает заплатить дважды: сначала за сокращение, потом за найм, когда нагрузка вернется (а она вернется), потому что источник проблемы никуда не делся. Да, в рознице бывают раздутые штаты, но обычно проблема не в количестве людей, а в том, чем эти люди заняты. Изменение начинается не с сокращений, а с честного ответа на вопрос: что реально происходит в бизнесе каждый день и сколько это стоит?
Также читайте:
Евгений, браво!
Вот именно за такими материалами хочется приходить на этот сайт. Если детально разложить что и как делали, как выбирали и настраивали мониторинг метрик, получится готовый фреймворк для ритейла и дистрибьютеров.
Статья понравилась, захотелось немного дополнить по вектору развития.
Как правило, расходы ФОТ - самый очевидный показатель, и с него начинают. Но при этом зачастую проблема оказывается более глубокой - в неэффективности реализованных бизнес-процесов (as-is).
Практическое и наиболее простое решение - провести хронометраж рабочего времени. Очень часто только это позволяет выявить серьезные резервы.
Но если мы говорим о "лучших практиках" - нужно переходить к ABC-анализу (activity-based costing), в рамках которого строится модель процесса as-is и выявляется полная стоимость операций. Уже достаточно давно были разработаны соответсвующие CASE-средства (bpWin, ER Process Modeler и др.), которые позволяют выполнять такой анализ с высокой степенью автоматизации. Соответственно, проектирование модели to-be приводит к изменению геометрии процесса, а следовательно - к новым значениям ABC-оценок. В важных и сложных проектах это будет соответствовать наиболее качественным подходам к аналитике. Однако, в условиях цейтнота и малого бюджета начинать нужно именно с хронометража операций, причем с выходом "в поля".
Именно так! Тут в статье я упростил конечной , но если есть интерес - расскажу как детальро это все делал - как замеряли что делает кажды сотрудник каждые 5 минут, как это сращивал с количеством посетителей в по часам и дням редели. Как делал распределеиние по инструменту продажи ( один товар наадо было просто укзать где стоит, а для второго надо было обхясснить почемк он стоит своих денег) и как это встроено в стратегию по марже и личной мотивации.
Спасибо!
Золотые слова. Сразу вспоминается т.Тейлор и многие другие. Так это и работает.
Но: слово "честный" делает задачу намного сложнее. И что-то потом придётся делать, уже зная этот отает.
Конечно, интересно. К тому же - весьма вероятно, что Ваш опыт поможет другим читателям подумать над задачей под правильным углом.
Иногда детали играют решающую роль. Так, у себя в банке мы как-то также замеры делали (хронометраж ритейла): хотели понять производительность сотрудников as usual и в режиме стресса. В результате "перерыли" весь город, но нашли механический секундомер - он "тикал". Обычный процесс замерялся бесшумным электронным. Как оказалось, "тикающий" прибор приводил к максимально возможному ускорению, и уже от этой оценки можно было снижать нормативы, чтобы не вызывать перенапряжение сотрудников.
Словом, детали, которые могут быть раскрыты без нарушения NDA, я могу только поприветствовать.
Как-то после работы зашёл в "Магнит" небольшого формата, так сказать "у дома". И там женщина-сотрудница, невысокого роста, достаточно хрупкая, лет 50-55. Я спрашиваю ее, мол, а Вы не знаете где спички для газовой плиты? Она мне подсказала. А потом говорит: "Молодой человек, а Вы мне не поможете коробку с верхней полки снять?" А там коробка не то сахар, не то соль. Но весит килограмм 30. Конечно, эта женщина бы ее не подняла. Я снял коробку и положил в тележку, чтобы она на склад ее увезла. Видать, тоже предварительно прошлись "оптимизаторы" и наделили товароведа обязанностями грузчика.
Это в качестве преамбулы.
А теперь по поводу статьи. Материал написан с претензией на аналитику, но при этом какая-либо аналитика отсутствует. Сплошное жонглирование цифрами. Я даже не говорю про то, что не сказано о каких магазинах идет речь: продовольственных, промтоварных, универсальных сетевых и тд.
Во-первых, про сравнение показателей выручки между периодами. В любом магазине есть, так называемый, фактор сезонности, когда выручка из месяца в месяц может отличаться. Например, в период религиозного поста и после. Вполне возможно, что при сравнении выручек произошло сравнение несопоставимых периодов. Вроде выручка не изменилась, но сравнили период низкого спроса с период высокого спроса. Я уже даже не говорю, что в период высокого спроса мог произойти очередной виток роста цен. Таким образом, формально выручка не изменилась, но по факту получилась глубокая просадка.
Во-вторых, про сравнение ФОТа между периодами. Говоря о ФОТе, мы говорим, о штатных сотрудниках магазина. Допустим, в результате оптимизации ФОТ снизился . Но как изменились прочие расходы на персонал: расходы на услуги самозанятых, аутстафинг? Насколько выросла текучесть кадров? А также дополнительные издержки по найму перонала, например, типа "приведи друга и получишь 30000 руб"? Про скрытые издержки, когда просят помощи у покупателей(как в преамбуле) я даже не говорю. Без этого картинка неполная.
В-третьих, выводы статьи обескураживают. ФОТ сокращен на 40%, маржа увеличена на 2%. А выручка? А в абсолютных цифрах сколько это? А рост маржи точно обусловлен снижением расходов на персонал или все таки инфляцией и очередным витком цен?
Общее резюме. Очень сложно рассматривать снижение расходов на персонал вне общего контекста. Из статьи напрашивается вывод о том, что расходы на персонал и выручка - это как параллельные прямые. Что персонал - это, прежде всего, центр затрат, а не центр выручки/прибыли. Но ведь не бывает такого. Иначе мы опять возвращаемся к тезису о той корове, которую нужно больше доить и меньше кормить. На мой взгляд, единственное, что просматривается в статье - это исполнительность в плане претворения в жизнь указаний сверху. Поставили цель обосновать снижение ФОТ и снизить ФОТ - обосновали и снизили. Как это в действительности повлияло на бизнес? Непонятно, да и не так уж и важно.
Конечно, поражает, как можно сократить аж на 42% ФОТ за счет системы планирования смен, правила коммуникации с офисом, распределение ролей внутри смены. Какой же бардак, там был до этого?! Трудно в это поверить. И как на это смотрел собственник? За счет выше перечисленных мероприятий возможно сократить затраты на персонал примерно на 10-20%. Автоматизация и распределение работ по поставщикам, это может дать эффект в 40%.
Методика формирования картирования потока создания ценности хорошо известна с оценкой хронометража и даже внедряется какс тандарт Федеральным центром компетенций в рамках Нацпроекта"Производительность труда" . я лично возглавляла такой внутренний проект- только описание процесса заняло у нас около 3х месяцев при условии, что участвовало 4 подразделения и этизадачи совмещались с операционной работой членов рабочей группы, и это далеко не 372 взаимодействия. Меньше. Потом хронометрах по этапам еще 2 месяца и то что -то описали условно , так как срок поставки, например(вид потерь :ожидание) мог длиться 1-6 месяцев. Поэтому интересно сколько времени заняло сам сбот данных для анализа и формирования предложений. И если така задача стоит на простых операция- как-то применимо. А вот как хронометрах работ конструктора сделать например? Поэтому конечно оптимизм не отменяется но сроки и % снижения ФОТ вызывают легкое недоверие .
не нанимайте лишний персонал.
начните работать, а не заполнять рабочее время чем попало
постоянно повышайте эффективность каждого сотрудника
один из главных КПИ Руководителя: ФОТ / ПРИБЫЛЬ
"Надо просто делать правильные вещи и не делать неправильные!"(с)