Сколько стоит сотрудник, или Как управлять фондом оплаты труда

Стоимость сотрудника для компании – это не только его оклад. К итоговой сумме добавляются налоги, премии, больничные и бонусы. Когда нагрузка на бизнес растет, неконтролируемый фонд оплаты труда (ФОТ) может серьезно ударить по маржинальности.

Если вы видите ФОТ только в общей строке отчета о прибылях и убытках, вы управляете вслепую. Бухгалтер начисляет зарплаты, но только руководитель может оценить, окупаются ли эти инвестиции. Разберемся, как превратить ФОТ из статьи расходов в инструмент роста.

Три уровня управленческого контроля над фондом оплаты труда

1. Детализация: разберите ФОТ по косточкам

Первым шагом к контролю является детализация затрат на персонал. Вместо одной общей суммы надо видеть несколько ключевых компонентов:

• Постоянная часть: оклады, тарифные ставки.
• Переменная часть: премии, бонусы, проценты от продаж.
• Социальные выплаты: отпускные, больничные, материальная помощь.
• Налоги и взносы.

Кликните, чтобы увеличить картинку

Совет: ведите учет ФОТ в разрезе этих статей. Если переменная часть растет быстрее доходов – это сигнал к пересмотру системы мотивации.

2. Распределение: отнесите затраты к командам и проектам

После детализации по статьям затрат следующий шаг – распределить ФОТ по центрам ответственности. Это помогает понять, кто каких денег «стоит».

Распределите общий ФОТ по подразделениям: отдел продаж, отдел маркетинга, производство или логистика, администрация (бухгалтерия, HR-отдел, руководство).

Это поможет ответить на ключевые вопросы:

• Окупается ли ФОТ отдела продаж? Сравните его фонд с маржинальной прибылью, которую он генерирует.
• Не слишком ли раздут и дорог бэк-офис? Оцените его стоимость относительно доходообразующих подразделений.

Если сотрудники работают над несколькими направлениями, их ФОТ необходимо распределять (например, на основе затраченного времени). Так можно посчитать реальную рентабельность каждого проекта. Может оказаться, что успешный на первый взгляд проект на самом деле убыточен, потому что зарплаты ключевых разработчиков съедают всю маржу.

Внедрите систему учета рабочего времени. Это даст данные для точного распределения ФОТ и поможет принять решение: какие проекты развивать, а какие закрывать.

3. Привязка к результату: считайте не деньги, а отдачу

Следующий шаг – связать расходы на персонал с результатами. Для этого используются простые управленческие метрики:

• Выручка на одного сотрудника. Показывает общую продуктивность команды. Если эта цифра падает при росте штата, вы раздуваете издержки, а не масштабируетесь. Важно отметить, что новый сотрудник не сможет мгновенно начать приносить доход. Заложите время на испытательный срок и внедрение в должность.
• Прибыль на одного сотрудника. Ключевой показатель эффективности, чтобы понять – остаются ли у компании деньги после того, как все получили зарплату.
• Доля ФОТ в выручке. Помогает определить отраслевую норму. Например, в IT-сфере это может быть 30-40%, а в розничной торговле – 10-15%.

Кликните, чтобы увеличить картинку

Совет: анализируйте эти показатели в динамике – ежеквартально или ежемесячно. Отрицательный тренд – повод разобраться в процессах.

Как принимать рациональные кадровые решения

Когда есть детализированные данные, управление персоналом перестает быть лотереей. Вот как конкретно использовать эти цифры для принятия ключевых решений.

Расширять штат или нет

Смотрите на динамику прибыли на сотрудника за 3-4 последних квартала. Если показатель растет, то можно планировать найм. Но нанимайте с опережением: сначала обеспечьте новым сотрудникам рабочую нагрузку, и только потом оформляйте в штат.

Если показатель падает – это стоп-сигнал. Сначала разберитесь, почему существующая команда стала менее эффективной.

Где оптимизировать команду

Сравнивайте ФОТ разных отделов с их вкладом в бизнес. Например, оплата труда бэк-офиса составляет 30% от общего фонда, хотя норма для вашей отрасли – 15-20%. Это прямое указание на то, что пора автоматизировать рутину. Например, внедрить систему финансового учета, чтобы сократить время на отчетность.

Выгода заключается не в том, чтобы платить меньше текущему специалисту, а в том, чтобы избежать найма второго. Автоматизация увеличивает производительность и позволяет справляться с объемами работы без расширения штата. Вы экономите на будущих зарплатах и страховых взносах, которые многократно перекрывают стоимость внедрения системы.

Как мотивировать команду без вреда для бизнеса

Анализируйте соотношение постоянной и переменной части ФОТ. Если переменная часть (премии) не связана с измеримыми результатами, вы не мотивируете, а просто раздаете деньги. Внедрите KPI, привязанные к прибыли, а не только к выручке.

Если постоянная часть (оклады) растет быстрее, чем выручка, вы теряете гибкость. Привяжите переменную часть ФОТ к реальным бизнес-результатам. Например:

• Для отдела продаж: установите KPI не только по выручке, но и по маржинальности сделок. Платите повышенный процент за продажи прибыльных продуктов/услуг.
• Для производственного отдела: введите премию за снижение процента брака или перевыполнение плана выпуска качественной продукции.
• Для всех отделов: внедрите систему ежеквартальных бонусов от общей прибыли компании. Так каждый сотрудник будет заинтересован в сокращении лишних затрат и увеличении итоговой финансовой результативности.

Прежде чем нанимать нового сотрудника, посчитайте его полную стоимость (оклад + налоги + рабочее место + соцпакет) и спросите себя: «Какую конкретную прибыль он должен принести, чтобы окупить эти затраты?». Если ответа нет, возможно, дешевле и эффективнее будет оплачивать сверхурочные текущим сотрудникам или внедрить автоматизацию.

Управление ФОТ – это про то, чтобы каждое решение о найме, премии или запуске нового проекта было финансово обоснованным. Когда вы оперируете цифрами, вы не урезаете команду, а делаете ее сильнее и эффективнее.

ФОТ – это стратегический актив бизнеса

Управление ФОТ – это не разовая акция по сокращению затрат, а регулярный процесс. Когда вы знаете структуру своих расходов на персонал и видите их отдачу, вы перестаете быть заложником обстоятельств. И начинаете принимать решения на основе данных: где точечно усилить команду, а где провести оптимизацию расходов; куда направить ресурсы для максимального роста. В бизнесе выживает не тот, у кого меньше траты на персонал, а тот, кто умеет этими тратами эффективно управлять.

Фото в анонсе: freepik.com

Также читайте: