Как правильно оптимизировать расходы на персонал

Персонал – это основная движущая сила компании. Даже если компания имеет конкурентоспособный продукт, проблемы с персоналом сводят на нет все усилия, направленные на развитие бизнеса.

Основные факторы человеческих ресурсов, отрицательно влияющие на бизнес-результат:

1. Отсутствие ключевых компетенций специалистов всех уровней.

2. Отсутствие стабильной мотивации ключевого персонала;

3. Ориентация продающего персонала на процесс, а не результат;

4. Низкий уровень командообразования;

5. Слабо развитые коммуникации между отделами;

6. Неконкурентоспособная заработная плата;

7. Негативный бренд компании как работодателя;

8. Отсутствие возможностей развития для персонала;

9. Отсутствие обратной связи от руководства подчиненным;

10. Недостаток информации об изменениях и процессах внутри компании;

11. Незнание персоналом бизнес-процессов, специфики продукта, его конкурентных преимуществ.

12. Достижение продающим персоналом комфортного уровня финансового вознаграждения.

13. Отсутствие бизнес-мышления у руководящего состава.

В период стабильности экономики недостатки легко скрываются за финансовыми показателями, но в острые периоды кризиса компания оказывается лицом к лицу с проблемами, вызванными откровенно слабым персоналом. Сделки срываются, клиенты переходят к конкурентам, качество продукта и услуг ухудшается день ото дня. Что делать? Как тушить этот пожар, который разгорелся совершенно некстати? В рамках данной проблемы предлагаю рассмотреть варианты оптимизации HR-процессов в компании.

Оптимизирующие процедуры, как правило, направлены на уменьшение количества персонала, но при принятии решения «урезать» штат, избавившись от неэффективных сотрудников, необходимо предусмотреть возможность качественного укрепления продающих подразделений. Например, возможно «почистить» давно раздутую бухгалтерию, отдать на аутсорсинг отдел сопровождения ПО, выборочно удалить негативно настроенных «неформальных лидеров» (вне зависимости от их статуса, колоссальный вред такого рода персонажей заслуживает отдельного рассмотрения), но важно ввести в штат специалистов, без которых антикризисное управление компанией будет невозможно. Это специалисты следующих категорий:

  • Антикризисные менеджеры;
  • Руководители проектов (если в рамках оптимизации существуют нереализованные проекты);
  • Специалисты по налогообложению;
  • Юристы;
  • «Звезды» продаж.

«Почему «звезды?» – спросите вы. Причин тому несколько. Во-первых, «продажники» в силу своих личностных качеств, при отсутствии грамотного мотивирующего стимулирования «перегорают», как правило, через год работы. Кроме того, почти в каждом отделе продаж есть сотрудники, достигшие комфортного уровня финансового вознаграждения. Сознательно или несознательно, они не стремятся привлекать новых клиентов, они создают видимость работы вместо того, чтобы усилиться и бросить все свои ресурсы на повышение прибыли. «Звезда» поможет оздоровить захромавший отдел продаж. Обладая, как правило, внутренней референцией, а также будучи уверенной в собственных силах, «звезда» не будет обращать внимания на негативные посылы коллег, она возьмется за работу и будет приносить весомый результат. Кроме того, образовавшаяся конкуренция будет стимулировать остальных работников на достижение высоких целей в продажах.

Относительно сокращения штатной численности: предлагаю рассмотреть возможные варианты оптимизации штатной численности и экономии фонда оплаты труда:

1) Аттестация персонала в соответствии с законодательством РФ и принятие управленческих решений по ее результатам (увольнение, понижение в должности, повышение в должности);

2) Оформление простоя работникам. При простое значительно экономится ФОТ + работники, которым оформлен простой, будут, скорее всего, искать новую работу;

3) Сокращение работников (данный инструмент является неэффективным, если вы хотите сэкономить ФОТ);

4) Существенное изменение условий труда (можно предложить работникам работу в другом городе, например);

5) Разработка и внедрение системы ключевых показателей эффективности: как показывает практика, после введения системы KPI неэффективные работники (их, как правило, свыше 30% от общей численности) уходят сами.

Какой вариант подходит именно вам? Для начала нужно понять цель оптимизации штатной численности. Понятно, что основная цель – это снижение расходов, но она разбивается на несколько компонентов:

1. Экономия ФОТ;

2. Оптимизация организационной структуры;

3. Избавление от некомпетентных сотрудников.

Когда руководство имеет четкое понимание стратегии развития компании, три вышеперечисленные цели совершенно логично выстраиваются по приоритетам. Например, если компания в данный момент взяла курс на укрепление сотрудничества с крупными ключевыми клиентами, цели оптимизации будут выглядеть так:

Первое: избавление от некомпетентных сотрудников

Почему? Некомпетентные сотрудники приносят компании убытки, нарушают алгоритм бизнес-процессов, способствуют расформированию партнерских отношений с клиентами.

Но если разом избавиться от доли ресурсов, пусть даже в виде неэффективных, система не сможет полноценно функционировать. Чтобы решить данную проблему, важно получить ответы всего лишь на два вопроса:

1. могут ли сотрудники стать лучше?

2. хотят ли сотрудники стать лучше?

Если на оба вопроса ответ положительный, необходимо срочно провести ряд HR-процедур:

  • Предварительная оценка персонала, цель которой – выявление потребности в обучении.
  • Разработка и проведение качественной программы обучения, включающей в себя информационные материалы, навыковые тренинги и качественные методические пособия для самоподготовки.
  • Проведение процедуры посттренингового сопровождения сотрудников;
  • Проведение определяющей оценки (аттестации) персонала и по ее итогам – расставание с сотрудниками, которые не достигли нужного уровня знаний.

В этом случае, как показывает практика, отсеивается незначительная часть сотрудников, бизнес-процессы оздоравливаются и компания выходит на более качественный уровень функционирования.

Второе: оптимизация организационной структуры

Необходимо системно пересмотреть существующую структуру по следующим параметрам:

  • Соотношение продающих и обеспечивающих подразделений;
  • Количество линейных руководителей;
  • Уровень коммуникаций и скорость взаимодействия между отделами;
  • Эффективная централизация всех процессов относительно филиалов и центрального офиса;
  • Логика структуры подчиненности;
  • Отсутствие штатных позиций, дублирующих друг друга по функционалу.

Третье: экономия ФОТ

В рамках реализации данной цели необходимо произвести следующие действия:

1. Провести детальную и объективную аналитику рынка заработных плат. Причем, в разрезе двух составляющих: предложений работодателей и зарплатных ожиданий соискателей. Если даже незначительно ошибиться при уменьшении/увеличении ФОТ – это может привести к непоправимым последствиям, начиная от демотивации сотрудников и заканчивая массовыми увольнениями.

2. Подготовить юридическую базу: уменьшение ФОТ должно полностью соответствовать трудовому законодательству, это обычно влечет за собой проверки контролирующих органов вследствие жалоб сотрудников.

3. Разработать прозрачную и логичную систему мотивации в тех подразделениях, где это возможно (хотя сегодня мы способны разработать измеримые KPI даже для курьера). Кризис – самое подходящее время заняться разработкой качественной системы C&B.

Недавно мы разрабатывали систему мотивации для рабочих российской производственной компании. Причем внедрить ее нужно было в максимально сжатые сроки. Данная система мотивации была основана на следующих ключевых показателях эффективности:

  • Выработка целевого продукта;
  • Соблюдение рецептуры;
  • Соблюдение правил и норм ОТиТБ;
  • Минимизация простоев оборудования;
  • Минимизация процента брака.

Линейные руководители производственных блоков находились еще на этапе изучения данной системы мотивации, в то время как рабочие мгновенно поняли новую систему мотивации. Уже на следующий день (!) все вышеперечисленные показатели увеличились в разы!

Как видите, экономия на людях – это не вынужденный шаг, а продуманный ход бизнеса, который должен присутствовать не только в кризисной экономической ситуации, но и в периоды благополучия.

Executive.ru открыл канал в мессенджере Telegram. Хотите быть в курсе самых главных событий российского менеджмента? Присоединяйтесь!
Комментарии
Руководитель проекта, Москва

Описана вполне рабочая обобщенная модель для компании, пригласившей внешнего консультанта. Внутренние процедуры, организованные самой компанией, могут иметь другие полезные опции.

Консультант, Москва

Аттестация персонала в соответствии с законодательством РФ и принятие управленческих решений по ее результатам (увольнение, понижение в должности, повышение в должности);

Это была цитата. По-видимому, автор никогда этим процессом не занимался, помому что, если его начать, на все остальное времени не останется - компания будет забрасываться встречными исками уволенных по результатам аттестации. И суды всегда встанут на сторону работника. И правильно сделают.

Консультант, Москва

Уважаемая Любовь! Аттестации в моей практике были. Исков по результатам аттестации - не было, в российской действительности иски от работников обычно по другому поводу. Утверждение о том, что суды всегда встанут на сторону работника-на мой взгляд, довольно смелое.

Директор по маркетингу, Нижний Новгород

Все описанное в статье выглядит, как попытки сократить убытки от непрофессионализма руководителей за счет сокращения рядовых сотрудников.

Когда в компании все налажено, то в кризис будут увольнения, но это будут именно сокращения той части сотрудников, на которых объективно не хватит объема работы. И кого уволить за неэффективность - известно заранее, без заморочек с аттестацией. А покрывать недостатки работы некоторых в надежде, что они научатся и больше такого не повторится - не слишком ли дорогое обучение для не слишком компетентных руководителей? Дорогое - для компании. Что, впрочем, очень подойдет, когда на руководящих должностях ''свои да наши'' и ''удобные''.

Директор по маркетингу, Нижний Новгород

Ставить минусы без комментариев - дурной тон.
А когда это делает автор статьи - вдвойне.

Консультант, Москва

Уважаемая Наталья! Какие могут быть комментарии, если Вы выдернули из контекста часть информации и осудили ее, не приведя адекватных аргументов? Если Вы заранее знаете, кто из Ваших сотрудников неэффективен, а HR-процессы считаете заморочками? Про своих да наших - Ваш откровенный домысел, дорогое обучение-с чего Вы взяли, что оно дорогое? Обучение вполне можно организовать внутренними силами. В общем, много у нас с Вами несовпадений, поэтому не считаю нужным что-то рьяно доказывать, поэтому не прокомментировала Ваше высказывание. Не обижайтесь! :)

Исполнительный директор, Москва
Статья свидетельствует о полном непонимании задач и целей бизнеса. Я, как руководитель с более чем 20-летним стажем даже в полном бреду и тяжелом опьянении, не могу ставить перед собой задачу «оптимизировать расходы на персонал». И это при том, что в нашем бизнесе затраты на персонал составляет более 70-80% от всех расходов компании. Правильный руководитель всегда основной целью своей управленческой деятельности ставит «повышение эффективности работы компании». Я понимаю, что термин «эффективность» имеет нечеткое и даже широкое толкование. Показатели эффективности – есть синтетические экономические показатели работы компании. Конечно, затраты на персонал входят в расчет эффективности, но как подчиненные, как следствие других, изменений. Некоторый контрольный параметр деятельности. Нужно понимать, что текущее состояние экономики характеризуется падением рынков, сокращение спроса на продукты/услуги. Поэтому основная задача или, если хотите, стратегическая задача — это изменение, оптимизация Бизнес-Процессов под изменившиеся или меняющиеся рынки!! А не та глупость, которую декларирует автор. [COLOR=blue=blue]Цитата: 1. Экономия ФОТ; 2. Оптимизация организационной структуры; 3. Избавление от некомпетентных сотрудников. Когда руководство имеет четкое понимание стратегии развития компании, три вышеперечисленные цели совершенно логично выстраиваются по приоритетам. [/COLOR] Если руководитель «четко понимает стратегию развития компании» (С) то такие глупости в качестве основных задач, он не будет делать НИКОГДА. Единственная процедура, «рекомендованная» автором имеет смысл при оптимизации Бизнес-Процессов это «изменение орг.структуры» под новые/измененные Бизнес-Процессы. Но опять же!! Сначала Бизнес-Процессы, а потом, как следствие «орг.структура». И ни в коем случае не НАОБОРОТ. Этого автор не понимает… Еще перлы: [COLOR=blue=blue]Цитата: «…Уже на следующий день (!) все вышеперечисленные показатели увеличились в разы!» [/COLOR] Ну полный п… В это может поверить только «пионервожатая» с незаконченным педагогическим образованием, которых, кстати, большинство в HR. [COLOR=blue=blue]Цитата: «…важно ввести в штат специалистов, без которых антикризисное управление компанией будет невозможно. Это специалисты следующих категорий: • Антикризисные менеджеры; • Руководители проектов (если в рамках оптимизации существуют нереализованные проекты); • Специалисты по налогообложению; • Юристы; • «Звезды» продаж.»[/COLOR] Еще одна глупость, демонстрирующая типичное HR-ровское мышление.
Консультант, Москва

Валерий, возможно, Вы удивитесь, но большинство управленцев и собственников Компаний в кризис начинают именно с оптимизации расходов на персонал. Причем бывает, что оптимизация сводится к простому сокращению численности персонала. Полный п, как Вы выразились, относительно увеличения показателей эффективности после реализации системы мотивации-не знаю, чем Вы руководствовались, бросаясь такими выводами. Приведена реализованная на практике задача, отнюдь не выдумка. Статья раскрывает только часть процессов оптимизации, в рамках сокращения расходов на персонал. Понятно, что процесс оптимизации в целом состоит из множества составляющих. В любом случае, спасибо за Ваше мнение.

Исполнительный директор, Москва
Наталья Добровольская пишет: Полный п, как Вы выразились, относительно увеличения показателей эффективности после реализации системы мотивации-не знаю, чем Вы руководствовались, бросаясь такими выводами.
Я опираюсь на свой опыт, руководствуюсь здравым смыслом и цитатами из Вашей статьи. Вы пишите, цитата: [COLOR=blue=blue]«…Данная система мотивации была основана на следующих ключевых показателях эффективности: • Выработка целевого продукта; • Соблюдение рецептуры; • Соблюдение правил и норм ОТиТБ; • Минимизация простоев оборудования; • Минимизация процента брака. …»[/COLOR] Продолжение, цитата: [COLOR=blue=blue]«…Уже на следующий день (!) все вышеперечисленные показатели увеличились в разы! ...»[/COLOR] Мои вопросы к приведенным цитатам: 1. Что же это за «целевой продукт» выработку которого уже на следующий день можно увеличить в разы? Если это автомобиль. То до этого они делали в день пусть 100 машин, то после стали выпускать 200-300 штук?? Что они и сколько делали «целевого продукта» до мотивации? Они что? Просто стояли? А потом, куда девать этот «целевой продукт»? У них есть спрос на увеличенный в разы… 2. Как можно увеличить в разы «соблюдение рецептуры» ?? В моем представлении рецептура либо соблюдается, либо нет. Ее нельзя ни увеличить, ни уменьшить в разы. 3. Соблюдение правил…? Они либо соблюдаются, либо нет. О каких увеличениях в разы «соблюдения правил» может идти речь? 4. … 5. … Печально то, что Вы по-видимому из-за отсутствия знаний работы реального предприятия даже не понимаете абсурдность такого заявления - ''увеличились в разы''. Любой управляющий директор на такое заявление будет реагировать наверное покруче чем я.
Директор по производству, Украина
>>> Любой управляющий директор на такое заявление будет реагировать наверное покруче … Да! И покруче и поярче. Если в своей среде. :) А в Е-хе-среде, приходится «сдерживать порывы, идущие от души». Сдерживать ради «культуры бытия». :)
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Налоговым пени поставят планку

Павительство внесло в Госдуму законопроект, которые ограничивает максимальный размер пени суммой недоимки.

Россияне очень любят WiFi

Связь дня: Пассажиры общественного транспорта в Москве пользуются Wi-Fi во время поездоко в два раза больше, чем жители Лондона.

​US Rusal снова в тренде

Рост дня: На открытии торгов Гонконгской фондовой биржи акции UC Rusal выросли в цене на 23,68%.

​Вместо гаражей — центр науки

Тренд дня: Снос гаражей в Москве на территории, прозванной «Шанхаем», возобновился.