В 2021 году российское законодательство позволило отказаться от бумажных кадровых документов – почти весь документооборот теперь можно вести исключительно в электронном виде. Это хорошая новость для руководителей и HR-менеджеров. Проблема в том, что многие компании до сих пор работают на бумаге. И даже наша удаленная команда до недавнего времени. Это был парадокс: все бизнес-процессы функционируют в онлайн-режиме, и только кадровые документы оформлялись по старинке, создавая множество неудобных ситуаций.
Расскажу, как мы шаг за шагом осваивали систему КЭДО – кадрового электронного документооборота. Как происходило внедрение, с какими трудностями пришлось столкнуться и что изменилось в повседневной работе команды.
Риски бумажной рутины для распределенных команд
Когда сотрудники живут в разных городах, каждый договор или приказ приходится печатать, подписывать и отправлять почтой. Даже простая пересылка документов обходится в тысячи рублей, а использование курьера увеличивает расходы в несколько раз.
Каждое оформление договора превращается в бесконечную рутину – печати, подписи, почтовые отправления и ожидание. Расходы растут, архивы пухнут, а любой сбой оборачивается затяжным разбирательством.
Помимо затрат накапливаются риски. Архивы занимают шкафы и комнаты, поиск нужного приказа или договора превращается в отдельную задачу. В случае проверки или конфликта внутри компании нужно перелопатить десятки папок, чтобы доказать факт подписи. Время уходит не на работу с людьми, а на контроль бумажного потока.
В моей компании несколько лет назад при увольнении ключевого специалиста возник спор по документам: часть бумаг оказалась не подписана, пришлось в срочном порядке поднимать архив и сверять данные. Формально вопрос решили, но сам процесс показал: при распределенной работе бумажный документооборот становится уязвимостью бизнеса.
Как мы делали первые шаги к цифровому кадровому документообороту
После изменения законодательства начали искать подходящие решения для перехода на КЭДО. Выбор сводился не столько к цене и функционалу, сколько к тому, как новая система впишется в уже существующие процессы. В нашем случае наиболее рациональным оказался вариант, который можно было интегрировать в привычную бухгалтерскую и кадровую программу. Дополнительным плюсом стала невысокая стоимость обслуживания – для команды до пятидесяти человек это тысячи, а не сотни тысяч рублей в год.
Внедрение заняло около месяца. Первые недели ушли на настройку и тестирование, оставшееся время на запуск рабочих процессов. Техническая часть оказалась не самой сложной: настоящие трудности возникали при использовании системы в реальных сценариях. Например, правильно настроить маршруты согласования или отправить приказ без ошибок получалось не сразу. Многие вопросы приходилось решать совместно с технической поддержкой и методом проб.
Сотрудники тоже не сразу приняли новшество. Пока преимущества оставались теоретическими, переход воспринимался как дополнительная нагрузка. Перелом наступил в тот момент, когда первые документы (заявления на отпуск) удалось оформить и подписать за несколько минут в личном кабинете. После этого отношение изменилось: стало понятно, что система экономит время и избавляет от лишних действий.
Какую пользу получили от внедрения системы КЭДО
Изначально ожидания от перехода были скромными: хотелось лишь упростить работу с бумагами и сэкономить ресурсы. Но со временем стало очевидно, что эффект от внедрения КЭДО оказался куда шире. Электронный кадровый документооборот изменил не отдельные процессы, а всю операционную модель. Вот наши самые значимые результаты:
- Снижение нагрузки на персонал. Раньше был нужен отдельный специалист, чтобы отслеживать сроки, формировать приказы и контролировать подписи. Теперь значительная часть этих функций встроена в систему: напоминания приходят автоматически, поиск нужного документа занимает секунды. Это фактически освободило одну штатную единицу.
- Сокращение расходов. Бумага, картриджи, шкафы для хранения, почтовые пересылки – даже в небольшой компании это десятки тысяч рублей в год. Электронные процессы убрали постоянные траты и сделали издержки предсказуемыми.
- Безопасность документов. Архив на бумаге уязвим: можно потерять папку, случайно повредить документы или лишиться их при аварии в офисе. В электронном формате все хранится с резервным копированием, а доступ регулируется правами пользователей.
- Изменилась скорость работы. Справку или приказ теперь можно подписать в два клика, даже с телефона. Для сотрудника это значит, что он получает документ в тот же день, а не через неделю по почте. Для руководителя – что проверка или отчетность собираются за часы, а не за дни.
- Прозрачность процессов. Система фиксирует, кто и когда подписал документ. Споры о том, видел ли кто-то приказ или нет, исчезли сами собой.
Какие нюансы стоит учитывать перед внедрением КЭДО
Переход на электронные документы невозможен без участия людей, которые ими пользуются. По закону каждый сотрудник должен письменно подтвердить готовность работать в цифровом формате. Если кто-то откажется, придется вести двойной контур – бумажный и электронный одновременно. Чтобы избежать этого, важно заранее объяснить, зачем вводится новая система, и собрать согласия еще до запуска.
Есть и содержательные ограничения. Например, приказ об увольнении или журналы по технике безопасности остаются на бумаге. Поэтому не стоит всецело полагаться на КЭДО. На старте лучше сразу обозначить, какие процессы можно перевести в электронный вид, а какие все равно будут оформляться традиционно.
Отдельная тема – электронная подпись. На практике ее оформление вызывает наибольшее количество вопросов. Сотруднику нужно пройти несколько шагов в строгой последовательности, и без подробных инструкций легко запутаться. Мы подготовили пошаговые памятки: как подписать приказ, как согласовать отпуск. Короткие инструкции значительно ускорили процесс и снизили количество ошибок.
И не стоит забывать об еще одной тонкой детали – машиночитаемая доверенность, которая позволяет кадровикам и бухгалтерам подписывать документы от имени компании. Без этого процесс стопорится: все действия приходится подтверждать директору, а он не всегда готов разбираться с интерфейсом системы. Назначение доверенных лиц и настройка прав доступа заранее избавляют от подобных узких мест.
Почему КЭДО особенно актуален для распределенных команд
Опыт внедрения показал: наибольшую ценность система дает бизнесам, где сотрудники работают в разных городах или странах. Для таких компаний бумажный документооборот превращается в постоянный источник затрат и задержек, а ошибки в кадровых бумагах напрямую влияют на фонд оплаты труда – ключевую статью расходов.
Цифровой формат решает сразу несколько задач:
- Новый сотрудник подписывает договор без похода на почту и ожидания письма, а в личном кабинете сразу видит дни отпуска и детализацию по зарплате.
- Руководитель получает возможность подписывать приказы и согласовывать документы за минуты, не откладывая работу из-за бумажной пересылки.
- Кадровик, освобожденный от рутинных операций, может брать на себя новые функции, связанные с развитием HR-процессов.
У небольших компаний ситуация выглядит иначе. Там кадровика часто нет вовсе, и внедрение КЭДО фактически закрывает кадровый контур «с нуля». В крупных организациях кадровые специалисты сохраняются, но их время высвобождается: вместо ручной работы с бумагами они могут заняться подбором, адаптацией или аналитикой.
Таким образом, для распределенных команд кадровый электронный документооборот перестает быть дополнительным удобством и превращается в необходимый элемент устойчивой работы. КЭДО – это не инновация, а часть базовой инфраструктуры. Компании, которые продолжают опираться на бумагу, теряют время и деньги там, где можно их экономить.
Также читайте:
