Как сэкономить на логистике с помощью подхода Just in Time

Подход «точно в срок» (Just in Time, JIT) заключается в поставке и производстве материалов и комплектующих ровно в тот момент, когда они необходимы. Это означает изменение всей производственной цепочки, в частности производство или поставка товара компанией в основном под конкретный заказ. При таком подходе не приходится тратиться на хранение и не остается лишних остатков без ущерба качеству конечного изделия. Когда покупатели хотят получать свои заказы быстро и по минимальной стоимости, JIT просто незаменим.

Что дает внедрение системы Just in Time

• Существенное уменьшение затрат на хранение и учет запасов. Освободившиеся деньги можно вложить в развитие.
• Более гибкий сбыт. Если вдруг клиенты захотели что-то другое, компания быстро перестроится. Это помогает оставаться в тренде и быстро реагировать на изменения спроса, а значит, быть впереди конкурентов.
• Улучшение качества продукта. Если товары производятся меньшими партиями и из более свежих материалов, то и брак проще заметить и исправить производственную цепочку. В итоге, меньше возвратов и больше довольных клиентов.
• Оптимизацию производственных процессов. JIT предполагает постоянное улучшение технологии производства и необходимость избавляться от всех лишних процессов в цепочке поставок. Это повышает общую производительность и снижает потери.
• Уменьшение углеродного следа компании. Меньше запасов, меньше перевозок – меньше вреда для природы. Возможно, это не самая основная причина для внедрения, но довольно значимый критерий.

Далее расскажу, как подготовиться и внедрить подход JIT в логистические схемы компании.

Как выбирать подходящие товары

Не для всего, что закупает компания, JIT – хорошее решение. Важно, насколько надежен поставщик, далеко ли он находится, насколько прогнозируемо время доставки, стабилен ли спрос на товар, и нет ли перспективы резкого роста цен на конкретный материал. Но все-таки можно найти категории товаров, для которых эта методика подойдет, с помощью ABC/XYZ анализа. Метод ABC используют для разделения товаров на категории по критерию оборота и важности для бизнеса. XYZ-анализ учитывает, как меняется спрос на каждый конкретный товар. Это позволяет точнее оценивать товары и улучшить методики управления запасами. Опишу, как использовать эти методы.

ABC-анализ

Разделяем товары или другие элементы по важности для бизнеса и доле в обороте компании.

1. Собираем данные: о продажах, стоимости, прибыли и т.д.
2. Считаем вклад в оборот. Сколько каждый товар дает объема в общий показатель: грузооборот, выручка.
3. Сортируем – от самого большого значения к самому маленькому.
4. Делим на категории:

• А: 10-20% товаров дают 70-80% оборота.
• B: 20-30% товаров дают 10-15% оборота.
• C: 50-70% товаров дают всего 5-10% оборота.

XYZ -анализ

Классифицируем товары по тому, насколько предсказуем спрос на них.

1. Собираем данные. Нас интересуют исторические данные спроса на товары за несколько предыдущих периодов, желательно не менее чем трех.
2. Считаем вариабельность. Находим коэффициент вариации для каждого товара: отношение стандартного отклонения спроса к среднему значению спроса.
3. Делим на категории:

• X: Спрос стабильный и предсказуемый, например, коэффициент вариации меньше 10-20%.
• Y: Спрос меняется средне – коэффициент вариации 20-50%. Возможны сезонные колебания.
• Z: Спрос очень непредсказуем – коэффициент вариации больше 50%.

Сопоставляем результаты ABC и XYZ анализов в сводной таблице

Получается 8 групп товаров:

1. AX: важные товары со стабильным спросом.
2. AY: важные, но не очень предсказуемые по спросу товары.
3. AZ: важные товары с нестабильным спросом.
4. BX: средние по важности со стабильным спросом.
5. BY: средние по важности, но не очень предсказуемые по спросу товары.
6. BZ: средние по важности с нестабильным спросом.
7. CX: не очень важные со стабильным спросом.
8. CY и CZ: не очень важные товары с разным уровнем вариативности.

Далее переходим к анализу получившихся результатов на предмет пригодности категорий товаров к применению принципов JIT.

1. AX: идеально подходят для JIT – потребность в них легко предсказать, и спрос высокий.
2. AY, AZ, BX: JIT можно использовать, но нужно очень точно прогнозировать спрос.
3. BY и BZ: лучше использовать консервативные подходы и создать небольшой запас товара.
4. CX, CY и CZ: JIT лучше не использовать. Необходимо иметь достаточный запас товара.

Так мы определимся, для каких товаров есть смысл использовать JIT, а для каких – обычные методы с созданием необходимых запасов.

ABC-XYZ анализ – это полезный инструмент, который помогает не только управлять запасами, но и улучшить показатели логистической деятельности компании. Лучше проводить его регулярно, раз в месяц или квартал, чтобы добиться лучших результатов.

Как выбрать поставщиков, которые подойдут для применения JIT

Чтобы подход «точно в срок» работал, нужно тщательно проверять поставщиков, которых планируете использовать в этой логистической схеме. Можно использовать систему рейтингов, если поставщиков много, или оценивать вручную. В любом случае, важно смотреть на следующие критерии:

1. Надежность. Как часто поставщик поставляет товар вовремя и в полном ли объеме? Какого качества товары он поставляет?
2. Финансовая стабильность. Убедитесь, чтобы поставщик не подвел.
3. Насколько хорошо выстроена транспортная логистика. Как быстро поставщик может доставить товар? Как далеко от ваших складов он находится?
4. Гибкость. Сможет ли поставщик быстро перестроить свои процессы, если что-то изменится в вашей схеме? Есть ли у него кризисный план на случай, если поставки сорвутся?
5. Технологичность. Использует ли поставщик решения для управления производством и логистикой.
6. Качество. Есть ли у поставщика системы контроля качества, например, ISO 9001?
7. Совместимость. Похожи ли ваши корпоративные ценности и подходы, чтобы не было разногласий при дальнейшем сотрудничестве?
8. Затраты. Сравните цены поставщика с ценами конкурентов, чтобы понять уровень ценности его ценового предложения для вашей компании.

Важно выбирать для JIT только самых надежных поставщиков. Если ответы на первые вопросы списка вас не устраивают, лучше сразу отказаться от их услуг и не тратить время на дальнейшую оценку.

Как определить узкие места в цепочке с помощью картирования?

Есть еще один полезный инструмент, который пригодится в процессе внедрения JIT – картирование или Lean Mapping. Это методология, используемая в бережливом производстве для визуализации потока процессов и выявления неэффективных процессов в системе. Помогает определить, как информация и материалы перемещаются через процесс, а также понять, какие шаги добавляют ценность, а какие нет.

Упрощенный и общий вариант алгоритма картирования бизнес-процессов

1. Определите продукт/услугу. Выберите конкретный продукт или группу продуктов с высоким оборотом.

2. Нарисуйте карту текущего состояния (As-Is):

• Пройдите по всему пути от заказа клиента до доставки («пройдите за продуктом»).
• Зафиксируйте все этапы, время, объемы запасов между этапами, потоки информации.
• Вместе с командой выделите цветом зоны потерь.

3. Проанализируйте карту. Задайте вопросы: Где самые большие запасы? Где самые долгие простои? Почему?

4. Спроектируйте карту будущего состояния (To-Be):

• Где можно внедрить поток единичных изделий?
• Откуда будет поступать сигнал (триггер) для начала работы (канбан)?
• Какой уровень запасов будет достаточным для бесперебойной работы?
• Как стандартизировать операции?

5. Разработайте план внедрения. Определите конкретные действия, ответственных, сроки и метрики для достижения будущего состояния.

Картирование является мощным инструментом для выявления и устранения неэффективных процессов. Оно поможет в процессе оптимизации производственной цепочки. Оно же поможет увеличить общую производительность и качество услуг или продуктов вашей компании.

Как визуализировать цепочку поставки и запасы с помощью Kanban

Для правильного применения принципов JIT потребуется внедрить систему Kanban – это когда проект делят на конкретные и понятные задачи. Главное – визуализация процесса работы. Берут доску и размещают на ней карточки с текущими задачами. На карточке пишут, что за задача, насколько она срочная и когда ее надо выполнить. Карточки двигают по доске, показывая, как продвигается общий процесс работы. Смысл канбана в том, чтобы сразу было видно, что делается, что готово и кто чем занят.

 Основные инструменты системы канбан:

• Канбан-доска. На ней отображаются задачи. Доска разделена на колонки (статусы), которые показывают стадии работы (например, запланировано, в процессе, готово). Можно использовать как физическую доску, так и разные электронные варианты.
• Карточки Канбан. Карточки передвигаются по доске, показывая, как продвигается каждая задача. Удобно использовать подходящие по размеру бумажные стикеры.
• WIP-лимиты (Work in Progress – «работа в процессе»). Ограничивается количество задач, которые могут быть на какой-то стадии одновременно, как правило, в расчете на 1 работника.
• Время цикла и время выполнения. Измеряется время, которое уходит на выполнение задач.

Рассмотрим алгоритм внедрения на примере. Компания по производству электроники хочет задействовать систему Kanban для управления поставками компонентов на сборочную линию.

1. Настраиваем Канбан-доску. Размечаем колонки/статусы: заявка на заказ, заказ в обработке, ожидание поставки, доставлено.

2. В процессе работы используем «карточки канбан» по следующей схеме:

• Когда количество компонентов заканчивается, карточка Kanban отправляется в колонку «Заявка на заказ», чтобы сделать новый заказ.
• Заказ переходит в колонку «Заказ в обработке», проверяется и отправляется поставщику.
• После размещения заказа карта переходит в «Ожидание поставки», а когда компоненты получены – в «Доставлено».

3. Устанавливаем WIP-лимиты, как правило, 1 сотрудник = 1 задача. Пока сотрудник не завершил текущую задачу, он не переходит к следующей.

4. Обязательно замеряем и фиксируем время выполнения задачи на каждом этапе. Это можно делать в карточке.

Все это помогает визуализировать процесс работы в виде потока и решать следующие задачи:

• Удобно и наглядно фиксировать проблемные моменты на каждом этапе и оптимизировать общее время исполнения задач по всему потоку.
• «Канбан» помогает работать по принципу «вытягивающей» системы (Pull System) – новый заказ или пополнение запаса на складе инициируется только тогда, когда в этом есть реальная потребность. Создается меньше складских запасов впрок.
• «Канбан-доска» становится единым источником данных по процессу движения продукта по производственному потоку для всего отдела и смежных подразделений (продажи, закупки, производство) и улучшает координацию и коммуникацию этих подразделений.
• Канбан-система позволяет легко и оперативно адаптировать работу под возникающие изменения. Можно легко добавлять новые карточки (заказы) или менять приоритеты, просто перемещая их по доске. Система не является жесткой и бюрократизированной.

Внедрение Kanban в логистике превращает отдел из реактивного подразделения, которое «тушит пожары», в проактивную, слаженную и эффективную систему, которая занимается только нужными для успеха задачами и позволяет отсечь все ненужное.

Какие дополнительные инструменты можно использовать в рамках системы JIT

Традиционно в рамках концепции «бережливого производства» в составе методики «Точно в срок» могут использоваться еще некоторые элементы. Они, скорее всего, помогут улучшить результаты, но не являются обязательными и будут уместны не во всех случаях. Например:

1. Milk Run («Молочный рейс»). Кольцевой маршрут сбора грузов у нескольких поставщиков за одну поездку. Например, грузовик по фиксированному графику забирает сырье с трех заводов-поставщиков, сокращая транспортные издержки и время простоя.
2. Poka-Yoke. Механизмы, исключающие ошибки на этапах приемки/отгрузки. Например, сканеры штрих-кодов на воротах склада: если груз не соответствует заказу, система блокирует выезд.
3. Визуальное управление. Цветовые коды и метки для быстрой навигации и контроля. Например, разметка зон склада: красный – срочная отгрузка, зеленый – долгосрочное хранение. Персонал быстро ориентируется в приоритетах.
4. Стандартизированные маршруты. Фиксированные пути движения техники для минимизации простоев. Например, карта склада с обязательными маршрутами движения погрузчиков – исключены столкновения и пробки.
5. Кросс-докинг. Прямая перегрузка грузов с прибывшего транспорта на отбывающий без размещения на складе. Например, товары с пометкой «срочно» сразу перемещаются из зоны приемки в зону отгрузки – сокращение времени обработки на 80%.

Эти инструменты после внедрения помогут значительно усилить эффект от внедрения, но будут актуальны только в определенных случаях: если у компании развитая и большая собственная складская инфраструктура с большим количеством собственного персонала, есть собственный транспорт и сложное логистическое программное обеспечение. Если компания ничего не производит и торгует с колес, то большинство этих методик не принесут существенной пользы. Но знать об их существовании все равно будет полезно.

Just in Time: пошаговый алгоритм внедрения

Сформулируем общий краткий план действий по внедрению системы «Точно в срок» в логистическом департаменте:

1. Предварительный анализ и планирование: проведите аудит текущих процессов (запасов, грузопотоков, времени выполнения операций) и определите по ним желательные цели.
2. Выбор пилотной зоны для тестирования и отработки: начните внедрение с одного склада или группы товаров.
3. Подключение поставщиков: перейдите на частые поставки малыми партиями.
4. Внедрение канбан-системы: разработайте и внедрите систему управления поставками.
5. Оптимизация внутренних процессов: внедрите кросс-докинг, максимально стандартизируйте операции.
6. Обучение персонала: объясните принципы JIT и новые процедуры своему персоналу.
7. Мониторинг и корректировка: отслеживайте ключевые метрики (оборачиваемость запасов, время выполнения заказа, затраты на хранение, время цикла заказа).

Возможно, некоторые из этих действий потребуют корректировки или добавления функционала в корпоративные информационные системы. Не стоит на этом экономить, и сделать это желательно максимально оперативно. Эти изменения окупятся с лихвой в дальнейшем.

В результате компания получит ощутимое сокращение складских запасов, ускорение оборота по большинству групп товаров, снижение общих и частных логистических издержек. Ну и как итог, отлично работающий бизнес, увеличенную прибыль и довольных клиентов.

Выводы

Подход «точно вовремя» является довольно эффективным как комплексная система управления производственными процессами, которые есть в абсолютно любой компании, ориентированная на устранение всех видов потерь. Успешная реализация данной концепции потребует системного подхода и глубокой вовлеченности всех участников процесса, однако обеспечит предприятию устойчивые конкурентные преимущества в виде снижения затрат, повышения производительности и увеличения удовлетворенности клиентов. Внедрение JIT следует рассматривать не как разовый проект, а как непрерывный процесс совершенствования всех аспектов операционной деятельности организации.

Фото в анонсе: freepik.com

Также читайте: