4 задачи, которые CRM-система не решит за руководителя

При внедрении CRM многие собственники мечтают, что система управления отношениями с клиентами решит все их проблемы: сама устранит слабые места компании, обучит работе сотрудников, научит менеджеров продавать, вовремя вложится в биткоин, начнет управлять государством и запустит компанию в космос.

CRM – это действительно крутой инструмент для бизнеса. Но ключевое слово здесь – «инструмент». Система способна дать толчок развитию компании, но вот чего от нее точно не стоит ожидать? Давайте разбираться.

1. «CRM наведет порядок у нас в компании»

Все просто – если люди привыкли к бардаку, они устроят бардак в системе. Ведь CRM – это не волшебная таблетка, это лопата, и чтобы выкопать яму, сначала нужно эту лопату заточить. Проблема многих клиентов при самостоятельной настройке CRM заключается в том, что у них не готова система, которая изначально рождается не в программном обеспечении, а на бумаге. Нужно знать, какая информация должна быть входящей, какая цель у того или иного этапа воронки, что считать достижением этой цели.

Например, в воронке продаж компании есть стадия «Выставление коммерческого предложения». Важно понимать, что именно подразумевается под этим этапом – КП уже выслано или только сформировано, на утверждении или принято? Следует четко знать, что считать результатом проделанной работы на всех стадиях. При этом результат – твердое, фактическое значение (документ, информация, оплата счета, подписание акта), позволяющее переключиться на следующий этап. Именно поэтому при внедрении CRM нужно сначала долго и методично погружаться в бизнес-процессы своей компании и выстроить схему работы в системе. Это можно сделать самостоятельно или с привлечением интеграторов.

Также порядок в CRM зависит от контроля со стороны руководителя. Что нужно периодически проверять в работе сотрудников, хотя бы выборочно: как называются клиенты, закрываются ли сделки вовремя, на правильных ли стадиях они стоят... Ошибки на этих этапах смазывают картину финальных отчетов об эффективности, о сроках нахождения клиентов на разных этапах, о планах продаж. В организациях также часто бывает, что в текущем месяце закрываются сделки, которые были оплачены в прошлом. Соответственно, по системе план продаж перевыполнен, а по факту денег гораздо меньше.

2. «Менеджеры сами разберутся, как работать с системой»

Есть заблуждение, что достаточно внедрить CRM, один раз обучить сотрудников и все – дальше работа пойдет сама собой. Но что на самом деле происходит в дальнейшем? Работники перестают выполнять необходимые действия, например, заполнять важные поля в CRM, если система не заставляет их это делать. А все потому, что люди всегда стремятся к оптимизации своей работы.

Менеджеры не будут думать о том, что информация из незаполненного поля через 3 этапа понадобится документоведу. А потом скорее всего случится так, что документовед будет просить менеджера перезвонить клиенту, и компания потеряет много времени двух людей на коммуникацию. А ведь можно было изначально сделать все правильно: настроить обязательные для заполнения поля, не пропускающие сотрудников на следующий этап.

3. «Вот внедрю CRM, продажи как пойдут!»

Не стоит верить в сказки. Давайте смотреть на реальность: сотрудники работали в Excel, общались в мессенджере и пользовались другими приложениями. На все эти действия у них уже набита рука, они знают, что для отправки коммерческого предложения нужно открыть почту, добавить файл с рабочего стола, что-то дописать и отправить. И тут внедряют совсем другой инструментарий – теперь необходимо открыть CRM, найти клиента, написать ему письмо, прикрепить коммерческое предложение.

Поэтому внедрение системы неизбежно в первые месяцы дает спад – сотрудникам надо привыкнуть к новому функционалу и алгоритму работы. Но после того как работники адаптируются к CRM, компания переходит к периоду кратного роста.

4. «Сотрудники все понимают и с радостью перейдут на CRM»

К слову, об адаптации. После настройки системы в организации начинается настоящее противостояние между теми, кто был инициатором внедрения CRM, и теми, кому теперь нужно этим пользоваться. Люди консервативны и действуют привычными методами, даже если это неэффективно. Поэтому у сотрудников, которые начинают работать в CRM, в первую очередь возникают мысли «как бы этого не делать?». Как с этим бороться?

Во-первых, нужно показать работникам, что это неотвратимо. Например, считать их закрытые сделки только по CRM. В этом случае люди с удовольствием начинают вести систему, ведь от этого зависит их личный доход.

Во-вторых, важно, чтобы то количество энергии, которое сотрудник вкладывает в бездействие, было ровно таким же, чтобы взять и сделать. Когда вы донесете работникам, что по энергии эти варианты одинаковы, они начнут думать не о том, как бы не работать в системе, а о том, как это делать максимально быстро и удобно.

Это правильная позиция, ведь тогда появляется диалог с людьми, которые готовы оптимизировать систему для работы. Например, сотрудники могут пожаловаться, что они заполняют 15 полей, а используют из них всего 5. Тогда необходимо либо рассмотреть их замечание – возможно, они правы, и часть полей лишние. Либо объяснить, почему в системе именно так: остальные 10 полей нужны отделу маркетинга / снабжения / логистики / бухгалтерии.

Также важно помнить, что CRM приносит пользу компании только в том случае, если в ней работают так, как задумывал владелец / проектировщик. Чтобы команда пользовалась CRM, нужно ограничить другие возможности. Если сотрудники переписываются через Telegram, создайте новый общий Telegram и сделайте доступ к нему только из системы. Если работники привыкли общаться между собой в чате WhatsApp, начните переписываться с ними через CRM, рано или поздно они тоже перейдут туда. Своими усилиями постепенно вы изживете эту историю.

Результат возможен только тогда, когда руководитель донес сотрудникам, зачем работать в системе и почему им это нужно. Это управленческое решение, которое CRM за вас не примет.

Выводы

Да, при внедрении системы придется работать, сталкиваться с сопротивлениями и снова работать. CRM не наводит порядок в компании, не обучает сотрудников и не контролирует их действия. Но этот инструмент при правильном использовании обеспечит эффективную работу с важным активом компании – с клиентами.

Если подытожить все вышесказанное, то CRM – это система, в которой работают люди. Поэтому все управленческие решения по работе с этими людьми придется принимать руководителю.

Также читайте:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Коммерческий директор, Воронеж

CRM как и любая система включает в себя, как минимум, три этапа: учет, анализ, регулирование. Вначале разрабатывают систему, далее  цифруют ее, но не на оборот. Система строится на различных моделях. И на сегодня модель Воронка Продаж значительно модернизировалась и больше представляет из себя замкнутую дорожку Мебиуса, которая имеет тропинки, что уводят клиента с дороги или переводят клиента по уровням. Взаимоотношение с клиентом не заканчиваются продажей, а переводят клиента  на новый уровень  вовлечения. Во вторых -  этап анализа и регулирования, эту работу в значительной части не выполняют руководители разных звеньев,  у них нет на это просто времени.  А вот тропинки, о которых мы говорили, (могут)  превращаются в дороги, а дороги в тропинки. Исходя из этого, и перестраивается работа с клиентом.

Менеджер по маркетингу, Москва

Коллеги, приветствую. Как раз сейчас занимаюсь внедрением crm. Посоветуйте, какие знания и навыки необходимы при запуске этого проекта, а также дальнейшего его ведения и улучшения. Может кто где имел опыт обучения на курсах переквалификации?

Консультант, Калининград

лет 10 назад владелец и ркуоводитель одной казахстанской компании-производителя системы электронного документооборота (СЭД) сказал мне, что есть только один фактор успешного внедрения их продукта - необходимый и он же достаточный. Этот фактор - СЭД должно использовать первое лицо.

Если первое лицо ею пользуется, - продолжал он, - остальных даже обучать почти не надо, они сами все выучат и подстроятся. А если первое лицо не пользуется, то учить бессмысленно, все равно дело не пойдет. В крайнем случае может помочь, если первый не пользуется, о пользуются 3-4 следующих топа. Но получается хуже.

По моим наблюдениям, абсолютно верно. Для CRM тоже.

Генеральный директор, Ростов-на-Дону
Леонид Харитонов пишет:

CRM как и любая система включает в себя, как минимум, три этапа: учет, анализ, регулирование. Вначале разрабатывают систему, далее  цифруют ее, но не на оборот. Система строится на различных моделях. И на сегодня модель Воронка Продаж значительно модернизировалась и больше представляет из себя замкнутую дорожку Мебиуса, которая имеет тропинки, что уводят клиента с дороги или переводят клиента по уровням. Взаимоотношение с клиентом не заканчиваются продажей, а переводят клиента  на новый уровень  вовлечения. Во вторых -  этап анализа и регулирования, эту работу в значительной части не выполняют руководители разных звеньев,  у них нет на это просто времени.  А вот тропинки, о которых мы говорили, (могут)  превращаются в дороги, а дороги в тропинки. Исходя из этого, и перестраивается работа с клиентом.

Абсолютно согласны, что сейчас воронке важно иметь, как вы сказали: "тропинки, что уводят клиента с дороги или переводят клиента по уровням". Битрикс24 многогранен, и с его помощью можно не только настроить воронки, но и связать их между собой, например, Туннелями продаж (теми самыми тропинками от дорожки к дорожке).Туннель продаж – это цепочка действий, которая позволяет превратить случайного посетителя сайта или социальной сети в постоянного покупателя, переводя его на разные воронки продаж, например, первая продажа, повторная, сервис... и т.д. Ведь если Лента Мёбиуса (еще называют петлей Мёбиуса) является петлёй с одной поверхностью и одним краем, то с точки зрения продаж мы водим клиента по кругу, так и не завершая процесса продажи, поэтому важно заканчивать процесс и переводить отношения с клиентом одного уровня на другой, именно для этого существуют туннели продаж

Генеральный директор, Ростов-на-Дону
Елена Бреслав пишет:

лет 10 назад владелец и ркуоводитель одной казахстанской компании-производителя системы электронного документооборота (СЭД) сказал мне, что есть только один фактор успешного внедрения их продукта - необходимый и он же достаточный. Этот фактор - СЭД должно использовать первое лицо.

Если первое лицо ею пользуется, - продолжал он, - остальных даже обучать почти не надо, они сами все выучат и подстроятся. А если первое лицо не пользуется, то учить бессмысленно, все равно дело не пойдет. В крайнем случае может помочь, если первый не пользуется, о пользуются 3-4 следующих топа. Но получается хуже.

По моим наблюдениям, абсолютно верно. Для CRM тоже.

Согласны с каждым вашим словом, действительно, если первое лицо компании не пользуется системой и не понимает ценности внедрения, то, как бы ни обучали остальных сотрудников, из этого ничего не выйдет.

Генеральный директор, Москва

4 задачи, которые CRM-система не решит за руководителя

Добавлю еще 3 задачи:

на 0-й уровень поставлю 2 задачи по выбору системы:

1. "Выбор CRM-решения, вендор не важен, главное функционал" - если руководитель не будет участвовать (не для галочки, а с погружением) в окончательном выборе системы, а отдаст на "откуп" сотрудникам, то все перчисленное в статье может произойти - автоматически. Также важно при выборе системы понимать, как она будет интегрирована в существующие системы и в планируемые в будущем.

2. "Всем понятны плюсы и минусы внедрения CRM" - руководитель перед принятием решения о необходимости внедрения CRM - должен выделить, для чего нужно внедрение, какую пользу это принесет - и убедившись, в пользе - может донести до всех участников и повесить плакат перед глазами и перед сотрудниками (как вариант) либо на различных летучках - напоминать всем

К 3 задаче отнесу - стимулирование внедрения системы.

3. "Отличники помогут троишникам" - этот пункт коррелируют с задачей 4 материала, но направлен на постоянное информирование  об успешном использовании системы и стимулирование (без наказания).  В едином информационном поле (чат, собрание, кор. портал, и т.д) рассказывать об успешных кейсах использования ситемы сотрудниками компании, объяснять почему происходят потери клиентов, если не осуществлять действия в CRM), ввести нематериальную мотивацию за пользование CRM - например укороченный день по пятницам и т.п.)

 

Генеральный директор, Минск

Хорошая статья

Генеральный директор, Ростов-на-Дону
Алексей Дроздов пишет:
2. "Всем понятны плюсы и минусы внедрения CRM" - руководитель перед принятием решения о необходимости внедрения CRM - должен выделить, для чего нужно внедрение, какую пользу это принесет - и убедившись, в пользе - может донести до всех участников и повесить плакат перед глазами и перед сотрудниками (как вариант) либо на различных летучках - напоминать всем

Как хорошо, что есть люди, которые это понимают. Наверное, это самый важный пункт при внедрении – знать, ЗАЧЕМ это делать. Когда есть такая чёткая цель и понимание, что хочется получить от внедрения, для чего весь этот процесс, всё сложится наилучшим образом.

Алексей Дроздов пишет:
3. "Отличники помогут троишникам" - этот пункт коррелируют с задачей 4 материала, но направлен на постоянное информирование  об успешном использовании системы и стимулирование (без наказания).  В едином информационном поле (чат, собрание, кор. портал, и т.д) рассказывать об успешных кейсах использования ситемы сотрудниками компании, объяснять почему происходят потери клиентов, если не осуществлять действия в CRM), ввести нематериальную мотивацию за пользование CRM - например укороченный день по пятницам и т.п.)

Абсолютно согласна с каждым вашим словом. Нематериальная мотивация за пользование CRM ускоряет погружение сотрудников.

Генеральный директор, Ростов-на-Дону
Дмитрий Нор пишет:

Хорошая статья

Благодарю!

Руководитель, Москва

Ну по сути меня эти три буквы на другие три и получим статью про MRP, ERP, SCM, ну и т.д.... Практически про любую информационную систему управления процессами... И не только процессами.. А по сути ИТ система должна поддерживать целевое состояния процессов. 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Эрнст Мальцев
  На это просто напрашивается цитата из повести Хольма ван Зайчика "Дело жадного варвара" (комм...
Все дискуссии
HR-новости
Исследование: что доводит сотрудников до выгорания

Большинство респондентов регулярно испытывают нехватку ресурсов, сталкиваются с размытыми задачами, переработками, а также ощущают давление негласных корпоративных правил.

Большинство россиян считают работу в креативной индустрии привлекательной

76% хотели бы попробовать себя в роли креативного продюсера, при этом у половины из них нет четкого представления, чем занимается этот специалист.

Средние зарплаты в отрасли туризма и гостеприимства выросли на 52% за год

Рост внутреннего туризма стимулирует спрос на кадры, а конкуренция за них меняет подходы работодателей.