7 систем управления проектами: обзор решений для бизнеса

В этой статье я рассмотрела семь систем управления проектами разной сложности. Описала базовый функционал, стоимость, дополнительные возможности, а также сделала заметки о том, насколько они удобны, особенно для агентств и веб-студий. Обзор будет полезен руководителям любых команд из любой ниши.

1. YouGile

Система управления проектами со встроенным мессенджером. Для команд до 10 человек бесплатно без ограничений по функциям и времени, с 11-ого человека ― 495 ₽ в месяц.

Первое впечатление. В основе системы лежит канбан-доска, внутри каждой задачи — чат. Есть отчеты, диаграммы Ганта, возможность настраивать автоматизации с помощью библиотеки расширений для разных направления бизнеса. Сервис стал приятным открытием среди таск-менеджеров. В нем сочетаются простота таск-трекера и возможность настроить специфические процессы.

Ключевые функции:

• Канбан-доски с неограниченными подзадачами – с возможностью создавать многоуровневые вложенные задачи, связывать подзадачи между проектами, назначать исполнителей и устанавливать индивидуальные сроки для каждого пункта. Дополнительно я оценила функцию «зеркал» — это возможность создавать синхронизированные копии задач для параллельной работы на разных доски.
• Диаграмма Ганта с гибкой настройкой – особенно полезно в сложных проектах с множеством этапов.
• Встроенный мессенджер с расширенными функциями – коммуникационный центр внутри каждой задачи. Здесь есть запись и расшифровка голосовых, возможность делать скринкаст экрана, прикреплять файлы.
• Раздел «Мои задачи» помогает сосредоточиться на текущих делах.
• Встроенный мессенджер заменяет Telegram.

Дополнительные инструменты. Главная фишка сервиса – библиотека бесплатных расширений. Вместо перегруженного интерфейса пользователь получает простую основу. Усложнить можно по необходимости, например, добавить интеграции с Telegram, согласование, тайм-трекинг.

Плюсы сервиса:

• Бесплатно до 10 человек – все функции без ограничений.
• Мгновенное вовлечение команды.
• Чат в каждой задаче позволяет активно и параллельно обсуждать дела.

Минусы:

• Отсутствие базы знаний.
• Слабые инструменты для финансового планирования.

Простота и широкие базовые функции делают сервис отличной системой управления задачами для небольших команд.

2. Easy Task

Таск-менеджер с инкубатором идей. Бесплатно для команд до 5 человек. От 6 человек — тариф от 49 ₽ за пользователя в месяц.

Первое впечатление. Интерфейс лаконичный и интуитивно понятный. На сайте написано, что освоение займет не более часа. Проверила – так и есть.

Ключевые функции. Есть три основных модуля:

1. Модуль задач – базовый инструмент для управления проектами и задачами. Входит только необходимый функционал.
2. Модуль бизнес-процессов – автоматизация рутины. Сюда входят задачи с последовательным или параллельным исполнением.
3. Модуль совещаний – планирование и проведение совещаний. Помогает сократить время встреч и проконтролировать выполнение задач.

Работа с задачами. Все, что нужно компании для управления задачами, собрано в одном окне — без лишних кнопок и отвлекающих элементов. Система позволяет создавать многоуровневые задачи, делегировать их или выполнять самостоятельно. На экране отображается статус, дедлайн, трудоемкость и приоритет. Руководитель может быстро оценить ситуацию и понять, какие задачи требуют немедленного внимания.

Сервис помогает структурировать проекты и настраивать доступ к задачам через систему ролей. Это особенно важно для компаний, работающих с конфиденциальной информацией.

Дополнительные инструменты. В разделе «синхронизация» можно подключить мессенджеры, почту и файлообменники. Функция авто-KPI поможет оценить эффективность сотрудников по заданным критериям, например, по количеству просроченных задач или возвратов на доработку.

Карта загрузки исполнителей позволяет сотрудникам планировать работу на день, неделю или месяц, а я могу ставить задачи в пределах лимита рабочего времени. Показался интересным умный бот – он, например, напоминает о дедлайнах.

Плюсы сервиса:

• Контроль эффективности — встроенные инструменты для анализа загрузки команды и KPI сотрудников.
• Инкубатор идей — помогает систематизировать креатив.
• Автоматизация процессов — поддержка последовательных и параллельных задач, интеграции с популярными сервисами.

Минусы:

• Нет бюджетирования.
• Ограниченный бесплатный тариф.
• Отсутствие встроенной CRM, но есть возможность синхронизации с внешними системами.

3. Microsoft To-Do

Минималистичный цифровой ежедневник для личных задач. Полностью бесплатный сервис.

Первое впечатление. Чистый интерфейс без сложных настроек: список дел, кнопка добавления задачи и несколько встроенных разделов вроде «Мой день».

Ключевые функции:

• Умные предложения — приложение анализирует привычки и напоминает о забытых делах.
• Повторяющиеся задачи — правда, только с фиксированной периодичностью: например, «каждый понедельник», но не «по вторникам и четвергам».
• Общие списки — можно делиться задачами с коллегами.

Работа с задачами. Создавать задачи просто — нажимаешь на плюсик в нужном списке, вводишь название. Каждую задачу можно детально проработать: разбить на подпункты, добавить срок выполнения, поставить напоминание или прикрепить файл. Последнее лучше делать в веб-версии — в мобильном приложении вложения не всегда отображаются корректно.

Доступны несколько списков:

• Мой день — для текущих дел.
• Важно — с приоритетными задачами.
• Запланировано — где удобно просматривать предстоящие дела через интеграцию с календарем Outlook.

Дополнительные инструменты. В планировщике можно настроить напоминания и уведомления на конкретное время. Для часто повторяющихся задач вроде еженедельного созвона с командой можно установить регулярные напоминания. Есть синхронизация между устройствами: можно начать работать над списком задач на компьютере, а продолжить в смартфоне.

Плюсы сервиса:

• Полностью бесплатно.
• Минималистичный дизайн.

Минусы:

• Слишком простой для профессионального использования.
• Плохая автоматизация – долго подгружает данные.

Если нужен абсолютно бесплатный и простой планировщик — хороший вариант, но не более того.

4. Weeek

Комплексное решение для планирования, контроля задач и аналитики с досками, карточками, календарем, CRM и базой знаний. Бесплатно для команд до 5 человек. Тарифы: до 10 человек — от 199 ₽/месяц за одного пользователя, Pro — от 399 ₽/месяц, Biz — от 450 ₽/месяц.

Первое впечатление. При регистрации система задает вопросы про нишу бизнеса, размер команды, вашу в ней роль. Можно посмотреть видеоинструкцию по настройке системы.

Ключевые функции. Система предлагает все стандартные инструменты управления задачами: канбан-доски, календарь, фильтры, тайм-трекинг. Но есть и более продвинутые фишки:

• Гибкие уведомления — можно настроить оповещения под конкретные задачи и даже выбрать мессенджер для их получения.
• База знаний и CRM — все внутренние документы хранятся в одном месте, а встроенный CRM помогает отслеживать сделки и контакты с клиентами.
• Автоматическая аналитика — сервис сам формирует отчеты и графики, показывая эффективность команды.

Система предлагает горячие клавиши и метод Pomodoro с таймером: стандартные 25 минут полного погружения в задачу и 5 минут на отдых. К каждой задаче можно создавать подзадачи с отдельными дедлайнами, исполнителями и даже досками. Это помогает декомпозировать большие задачи и разграничить работу разных специалистов.

Работа с задачами. Интерфейс позволяет структурировать описание задач, как в готовом ТЗ: клиента, тип задачи, гонорар, ссылку на ТЗ. В каждой задаче есть комментарии, что очень удобно: креативной команде без пожеланий и уточнений не обойтись.

Также здесь есть:

• Разные режимы просмотра задач (список, календарь, Канбан, диаграмма Ганта), возможность создавать подзадачи с отдельными дедлайнами и исполнителями для детальной декомпозиции проектов.
• Управление доступом и приватностью: можно настроить права доступа для сотрудников и клиентов, что особенно важно для защиты конфиденциальной информации.
• Кастомизация задач: можно создавать до десяти видов полей внутри задачи (дополнительные даты, участники, бюджеты, ссылки, статусы, метки, контакты и т.д.) для детальной настройки процессов под специфику агентства.
• Интеграции и приложения: сервис интегрируется с Telegram, VK, Slack, Google Calendar, Яндекс Календарь, Apple Calendar, Miro, Figma и имеет приложения для разных платформ (Android, Windows, iOS и MacOS).

Плюсы сервиса:

• Интуитивно понятный интерфейс.
• Все нужные разделы: канбан, база знаний.
• Решения для креативных процессов: карточки идей, заметки.
• Автоматизация рутины: отчеты, шаблоны задач, уведомления.

Минусы:

• Перегруженный рабочий стол: всплывающие окна, которые мешают работе.
• Ограниченность бесплатного тарифа, до 5 пользователей.

5. Any.do

Создание списков дел, установка напоминаний и планирование на день/неделю/месяц. Бесплатная базовая версия, премиум-подписка — от 490 ₽/месяц за пользователя.

Первое впечатление. На главном экране задачи сортируются по категориям: срокам выполнения, спискам или приоритетам. Отображение и сортировку можно настроить под себя. Чтобы создать новую задачу, достаточно нажать на кнопку и ввести «я хочу...», указав время выполнения.

Ключевые функции:

• Теги – закрепление тегов для отслеживания задач и установки их статуса.
• Совместная работа – можно создать списки дел и делегировать их сотрудникам.
• Интуитивное управление – чтобы отметить задачу выполненной, можно просто встряхнуть устройство.
• Синхронизация со всеми устройствами и сервисами, включая импорт из Google Tasks.
• Голосовой ввод – преобразование речи в текст для быстрой постановки задач.

Работа с задачами. Сервис предлагает полезную функцию Moment: при нажатии одной кнопки открывается интерфейс для быстрого управления задачами. С ее помощью можно отметить выполненные дела, скорректировать сроки и удалить неактуальные пункты. Это позволяет всего за минуту привести список задач в порядок.

Дополнительные инструменты. Для командной работы есть возможность совместно работать над задачами и отслеживать прогресс. К каждой задаче можно прикреплять медиафайлы: видео, аудио, фото или документы из Dropbox.

Плюсы сервиса:

• Быстрая синхронизация.
• Минималистичный дизайн.

Минусы:

• Ограничения бесплатной версии.
• Всплывающие окна мешают работать.

6. Singularity

Гибкий таск-менеджер для командной работы. Бесплатная базовая версия. Pro-тариф — от 199 ₽/месяц за команду от 5 человек.

Первое впечатление. Лаконичный интерфейс с семью разделами. Новые задачи из почты и Telegram-бота автоматически попадают во «Входящие».

Ключевые функции:

• Входящие — сюда попадает все: от голосовых заметок до писем.
• Планы — здесь видно расписание на неделю.
• Проекты — здесь можно создать иерархии: «Работа» → «Клиент А» → «Презентация». Цветовые метки помогали быстро ориентироваться.

Работа с задачами. Задачи добавляются тремя способами:

• Быстрая клавиша Ctrl+N на компьютере.
• Голосовой ввод в мобильном приложении.
• Через Telegram-бота.

Для сложных задач можно использовать чек-листы. Повторяющиеся дела вроде еженедельного рабочего совещания можно настроить один раз — система напомнит автоматически.

Дополнительные инструменты. Есть таймер Pomodoro — 25 минут работы, 5 минут отдыха. Но его можно настроить под себя: например, увеличить рабочие интервалы до 45 минут. Есть синхронизация — задачи, добавленные с телефона, через минуту появлялись на ноутбуке.

Плюсы сервиса:

• Автоматическая сортировка задач из разных источников.
• Возможность создавать многоуровневые проекты.
• Кастомизация почти всего – от цветов до интервалов таймера.

Минусы:

• Мобильное приложение требует доработки.
• Ограниченный бесплатный период.

7. Kaiten

Таск-менеджер с интуитивным интерфейсом. Бесплатный пробный период. Платный тариф — от 420 ₽/месяц за пользователя.

Первое впечатление. Производит впечатление продуманного инструмента. Интерфейс не перегружен, но дает доступ ко всем необходимым функциям. Порадовала возможность просматривать несколько канбан-досок одновременно на одном экране.

Ключевые функции:

• Гибкие рабочие пространства – можно создавать отдельные среды для разных проектов или отделов.
• Настраиваемые доски.
• Детальные карточки задач – поддерживают чек-листы, сроки, метки и кастомные поля.

Работа с задачами. Здесь можно быстро создавать карточки, заполняя только базовую информацию, если нужно зафиксировать задачу на ходу. Когда требуется глубокая проработка — есть возможность детально настраивать сложные задачи, добавляя кастомные поля под конкретные нужды проекта.

Система автоматизации позволяет настроить правила для рутинных операций, что экономит массу времени. Например, можно автоматически менять статус задачи или назначать исполнителей при определенных условиях.

Для сложных проектов есть User Story mapping — этот инструмент помогает визуализировать взаимосвязи между задачами и понимать общую картину проекта. Когда нужно проработать продукт с точки зрения пользователя, это незаменимая функция.

Дополнительные инструменты. Сервис предлагает полноценный набор инструментов, включая все необходимое для работы по канбану — от ведения бэклогов до планирования спринтов и оценки сложности задач. Система поддерживает интеграции с популярными сервисами: Slack, Telegram, MS Teams для коммуникации, Google Календарь для синхронизации расписаний.

Встроенные аналитические инструменты предоставляют наглядные диаграммы сгорания, детальные отчеты и временные шкалы. Отдельного внимания заслуживает функция распределения нагрузки, которая помогает руководителям оптимально загружать команду, автоматически выявляя наименее загруженных сотрудников.

Плюсы сервиса:

• Прозрачность рабочих процессов – комбинированные доски, аналитика.
• Гибкость настроек – кастомизация карточек, автоматизация.
• Интеграции с популярными сервисами.

Минусы:

• Требует времени на освоение всех функций.
• Многие полезные фичи доступны только в платных тарифах: например, создание запланированных задач или добавление нескольких досок в одно пространство.
• Навязчивые звонки от менеджеров – на следующее утро после регистрации на меня обрушились звонки с предложениями мне помочь. Это мешало работе и оставило негативное впечатление.

Подведем итоги

Обзор показывает: перегруженный функционал так же вреден, как и его недостаток. Идеальной системы не существует, но достойный выбор есть и применим для любой ниши.

Читайте также: