Компания всего полгода как вышла на рынок, но уже успела подписать контракты с крупными заказчиками и госструктурами. Владелец бизнеса сразу позаботился о бизнес-процессах: настроил CRM для учета сделок, подключил ее к 1С:Фреш и перевел документооборот в «Диадок». На старте решил не держать штатного бухгалтера, а передал учет на аутсорс.
Бизнес рос быстро: увеличивалось число контрагентов, появлялись новые специфичные задачи. Аутсорсинговая компания вскоре перестала справляться, и собственники решили нанять бухгалтера в штат. Казалось, что с человеком в офисе все пойдет надежнее: он глубже вникнет в процессы и наведет порядок. На практике это решение стало первым шагом к проблемам, о которых тогда еще никто не догадывался.
Как проявились первые проблемы в бухгалтерском учете
Первый бухгалтер не проработал и месяца. Не понял, как устроен бизнес клиента, растерялся в специфике договоров и быстро ушел. За ним подряд приходили и уходили еще три бухгалтера, каждый закрывал отдельные вопросы и оставлял после себя еще больше неразберихи.
На бумаге все выглядело аккуратно: документы сортировали по папкам, электронные хранили в «Диадоке», отчеты вовремя отправляли в налоговую. Для собственников это создавало иллюзию порядка. Разработчики выполняли проекты, заказчики исправно платили, а бухгалтерия будто бы работала в штатном режиме.
Первые тревожные сигналы появились, когда новый бухгалтер не смог быстро подготовить элементарную справку. Он затягивал, уходил от ответов на вопросы о счетах и остатках. Собственник почувствовал, что в учете явно что-то не так. Почти в это же время прилетели штрафы от соцфондов, а банк начал ограничивать операции по счетам. В результате владелец бизнеса решил провести аудит.
Что показал аудит бизнеса
Компания вела деятельность через два юрлица – ИП собственника и ООО, и у каждого серьезные нестыковки в учете.
- В 1С счета были с минусом. По обществу – 10,9 млн руб., а по ИП – на 18,1 млн. При этом бизнес продолжал оплачивать подрядчиков и принимать поступления, даже не подозревая о таких проблемах.
- Документы по оплатам не закрывались месяцами. За весь период нашли всего один акт, тогда как непроведенными оставались документы на сумму свыше 23 млн руб.
- Взаиморасчеты с контрагентами перемешаны: реализации шли по одним договорам, а оплаты по другим, из-за чего не сходились обороты. В итоге дебиторка и кредиторка выросли почти до 40 млн руб. Даже возврат банковской комиссии на 100 тысяч провели так, будто это был платеж от клиента.
- Ошибки в учете доходов увеличили налогооблагаемую базу ИП до 21 млн руб., хотя фактически после проведения всех документов она должна была составить всего 16 млн.
- По страховым взносам весь период применяли ставку 30%, хотя часть взносов можно было провести с пониженной ставкой в 15%. Только на этих ошибках компания лишилась примерно 950 тыс. руб., которые ушли в бюджет и фонды.
- По НДС ситуация тоже не в пользу бизнеса: налог за первый квартал оплатили одной суммой в 6,6 млн руб., хотя могли распределить на три месяца и оставить больше денег в обороте.
Все эти ошибки вместе могли обернуться доначислениями, штрафами и срывом контрактов с крупными клиентами, которые обычно требуют корректных сверок и подтверждений. А собственники считали, что у них полный порядок.
Как пересобрать бухучет в ситуации хаоса
Было понятно, что с таким бардаком не справиться в одиночку, поэтому распределили задачи на команду. За каждый участок отвечал свой специалист:
- Главбух все сводил и лидировал процесс.
- Бухгалтер по первичке поднимал документы и закрывал расчеты.
- Зарплатник занимался фондами и начислениями.
Это позволило быстро двигаться без потерь в качестве. Справились за два месяца. Вот как шел процесс:
- Сверили расчеты по банкам. Загрузили выписки в 1С и вручную отследили каждое поступление и платеж, сверяя их с договорами и назначениями платежей. Когда добрались до эквайринга, выяснилось, что операции с физлицами вообще не были отражены, пришлось восстанавливать их историю с чистого листа. Только после этих шагов остатки на счетах стали совпадать с фактическими суммами на счетах.
- Проверили расчеты с контрагентами. Нашли сотни непроведенных документов на суммы: около 23 млн по ИП и еще 35 млн по ООО. Часть удалось выгрузить из «Диадока», остальное запросили напрямую у партнеров. Это помогло закрыть старые взаиморасчеты и избавиться от перекосов в учете, которые раньше искажали финансовую картину.
- Разобрались с зарплатами. По одному юрлицу расчеты велись через расчетный счет, и через кассу, но кассу никто не закрывал, в итоге там образовался минус почти в 80 тыс. руб. По второму юрлицу ситуация оказалась проще: в базе были лишь налоги и взносы в фонды, а сами начисления зарплаты отсутствовали. Пересчитали выплаты, оформили недостающие приказы и сдали корректные отчеты, чтобы у фондов больше не возникло вопросов.
- Пересчитали налоги за весь прошлый год и первый квартал текущего. Подготовили уточненные декларации, благодаря чему снизили налоговую базу по одному из юрлиц почти на 5 млн руб. и уменьшили сумму налога на 850 тыс. По страховым взносам выявили лишние платежи, подали корректировки. Через месяц клиент получит назад 100 тыс. руб. переплаты.
Как не допустить бухгалтерской неразберихи: советы управленцам
Этот пример хорошо показывает, как быстро ошибки в учете могут превратиться в реальные риски для бизнеса. Владельцы стартапа были уверены, что все под контролем: система настроена, документы хранятся, бухгалтеры работают. Но внутри скрывался хаос, который чуть не стоил компании контрактов и денег.
Вот несколько советов, что можно предпринять, чтобы держать бухучет в порядке:
- Регулярно заказывайте внешнюю сверку или аудит. Даже если бухгалтерия работает без сбоев, независимая проверка быстро покажет, есть ли расхождения в остатках, незакрытые документы или завышенные базы для налогов.
- Контролируйте ключевые отчеты сами. Запрашивайте сверку с банком и взаиморасчеты с контрагентами хотя бы раз в квартал. Если для подготовки этих данных бухгалтеру нужно «еще пару дней» – это уже сигнал, что в учете может быть неразбериха.
- Убедитесь, что бухгалтерия понимает ваш бизнес. Обсудите с финансистами, как строятся ваши сделки, какие договоры подписываются, откуда приходит прибыль. Когда учет ведут по шаблону, без погружения в специфику, ошибки копятся быстро и незаметно.
Также читайте:
А точно ли в бухучете дело?
Изначально собственник решил оставить ведение бухгалтерии на аутсорсе. Подрядчик перестал справляться, но вместо замены подрядчика принимается решение о радикальной перестройке процесса - в штат принимается одна единица, компетенции которой оказываются недостаточными. Собственника это не смущает, и он отпускает старого бухгалтера без проведения аудита и сдачи дел новому. Ситуация повторяется. Ошибки накапливались, решили ситуацию воссозданием аутсорсной структуры. Стоило оно того?
Мне видится, что проблема - в неотлаженном бизнес-процессе, а ведение бухучета как деятельность по систематическому отражению хоз. фактов в регистрах к этому имеет очень опосредованное отношение. Были бы компетенции у бухгалтера - могло и не быть проблем. Кроме того, за штрафы можно было бы предъявить претензии аутсорсной компании.
Факт, что:
Но описанная ситуация представляется сильно притянутой. Очень гипотетической. "Полгода на рынке" и успели подписать крупные контракты? Стартап? Извините!
Первое, контракты, всё же, придётся выполнять. Как и кем? Какой результат компания ожидает от проекта? Я не скажу, что ЭТО обоснование проекта делает бухгалтер, но, очевидно, что финансово-экономическая служба или работник есть. Бывает, что это Руководитель всё делает сам, но как-то не вяжется у меня такая организация с "крупными проектами".
Второе сомнение это в приоритетах организации :) CRM и Диадок есть, а бухгалтера, который бы понимал этот "стартап", нет!??)) Компания настолько обросла документами и клиентами?? Столько много крупных компаний, что ИП не справляется без Диадок?)
Часто от предпринимателей слышал: "Этим у меня главбух занимается. Я не знаю". Это значит, что "главбух" и управляет бизнесом. КАК можно без контроля ключевых показателей определить, ты успеваешь исполнить контракт или нет? Всё ли идёт по срокам и затратам так, как планировалось? Все ли платежи поступают вовремя и т.п. Не понимаю тогда, в чём суть бизнеса, если Руководитель не видит финансовых отчётов в любой момент времени, а не через пару дней. Эта штука поважнее Диадока))
Хорошо, если Бухгалтер понимает Бизнес клиента, но по сути, бухгалтер работает по первичным документам. Покупка материалов с расчётного счёта - она в любом бизнесе покупка материалов. И Выручка минус затраты - это финансовый результат, в любой отрасли...
А вот Руководитель должен строить учёт в своей компании сам, под свой бизнес. И понимать его сам
Описанная ситуация кажется абсурдной по многим показателям.
Но вполне допускаю, что ее руководитель настолько неграмотный, что смог довести дело до такого состояния.
Такое возможно, ему кто-то заказы «сверху спускал», а он даже бэк-офис не смог толком организовать.
Не относился бы к описанной ситуации как к полностью реальной. Предполагаю, автор взяла реальный случай в качестве базы и несколько "подкорректировала" его. Возможно, драматизировала...
Нельзя сказать, что описанная ситуации типичная. Тем не менее каждая отдельная описанная "неприятность" вполне вероятна и встречается в реальной практике.
Бардак недопустим на любом участке - в управлении финансами, в управлении персоналом, в товарно-транспортной логистике и т.п. Проблемы с персоналом здесь часто обсуждаются, так что пример с бух.учетом пришелся вполне к месту )))
"Компания вела деятельность через два юрлица – ИП собственника и ООО"
Но виноват почему-то бухгалтер
Ситуация гипертрофирована в соответствии с задачей - показать значимость аудита, самопроверки. А в целом хорошо показывает роль собственников, владельцев и менеджмента. Обычно, оценивая его уровень и отношение к учёту, порядку в бизнесе, можно предположить и уровень решений по ГБ как ключевому спецу по системе порядка и автоматизации БП в дальнейшем. И если текучка по данной позиции допускается, также вопросы у управленцу как голове... Значит ему так надо и готов разгребать дальше и платить штрафы
По странному стечению обстоятельств автор руководит компанией, которая занимается аутсорсингом бухучета и постановкой ЭДО. Вангую: есть бы компания занималась выпечкой - мы бы рассматривали кейс краха холдинга по причине отсыревания муки.
Возможно сильно на "схематозили" бизнесмены, что аутсорс отказался дальше вести бухучет. Обычно крупный клиент для аутсорсинга очень выгоден и не торопятся расставаться. Да и аутсорс бывает порядком дороже чем штатный бухгалтер. Думается мне ещё и сэкономить решили.
Антон, добрый день!
мне кажется нормальным обратить внимание на себя через полезный контент. если статья попадется на глаза собственнику, пребывающему в сомнении по рассматриваемому вопросу, может и сподвигнет его на действия в наведении порядка.
к сожалению, ряд управляющих собственников и директоров не желают даже близко погружаться в проблемы первички и хотят видеть лишь данные управленческого учета. но фокус в том, что управленка собирается на основе первичной информации и тут действует правило "мусор на входе= мусор на выходе".
приведу два примера:
1. в мае ко мне обратился собственник крупного туристического агентства Москвы с вопросом по управленческому учету. за 30 минут разговора выяснилось, что его бухгалтерия в состоянии "минус", то есть что-то собирают в Excel. правда, я не шучу.
ну я ему подробно пояснила риски, сказала, как подобрать учетный продукт, вернее назвала конкретно несколько; предложила на выбор достойных системных интеграторов + снабдила чек листом для выбора бухгалтера.
и что вы думает, сделал он что-то? дважды отправляла ему сообщения с вопросами и даже клиентский бриф + ссылку на свой Telegram канал.
думаете он хотя бы подписался? ничуть!
2. пыталась 4 года донести до трех собственников, что аутсорсинговая компания никак не тянет их бухгалтерию, нужен штатный главбух. и сегодня хаос в учете их верный спутник.
в итоге: есть компании, котрым выгоден беспорядок в учете, а есть те, кто просто не знает с какой стороны подступиться. почему бы не попасться на глаза второму виду, через профильную статью? ;)
Зависит от объема и специфики бизнеса, но пока не понимаю, почему аутсорсинг бухгалтерии + аудит вдруг оказались не в состоянии выполнять свои задачи.
Это может быть дороже - нужно знать детали, но - технически - для большинства компаний такая передача неключевых компетенций наружу полностью оправдана. Обычный пример из жизни аутсорсинга.
Согласен.
Согласен. Должны были бы быть какие-то важные, включая непубличные, причины для расставания и расторжения контракта. Не каждый день бывает. Но пример вряд ли целиком взят из реальности, так что говорить особенно не о чем.