Как open-space поссорил коллектив. И как решить эту проблему

Если бы у каждого офисного сотрудника был личный кабинет с окном, кондиционером и хорошим освещением, то количество офисных рабочих сократилось бы до ничтожных значений. Но большинство современных офисов — это формат open-space, где личным пространством считается только поверхность рабочего стола, а все остальное — общая рабочая территория.

Люди относятся к этому по-разному. Для кого-то будничная атмосфера офиса, состоящая из телефонных звонков, рабочих и личных разговоров, шуток коллег, шуршания бумаги, гула оргтехники и запаха кофе приятна и создает «тот самый» рабочий настрой. Эти люди, попадая в шумную офисную обстановку, сразу «ловят волну» и настраиваются на рабочий режим, атмосфера их бодрит и создает ощущение потока, но, как показывает практика, таких не много.

Большинство быстро устает и начинает раздражаться. К сожалению, поводов предостаточно: сосед пошел покурить и оставил на столе телефон, от мелодии его входящих звонков содрогаются стены, девушки-коллеги громко обсуждают покупку нарядов в интернет-магазине, толстяк напротив постоянно что-то жует, распространяя запахи гамбургеров и пиццы, кто-то шумно ругается с контрагентом по телефону, а от микроволновки потянуло рыбой. Как в такой обстановке вообще можно работать! Люди утомляются, становятся раздражительными, агрессивными, срываются друг на друга по любому поводу.

Чтобы понизить уровень стресса в офисе необходимо договориться о правилах совместного существования. В небольших коллективах этом может происходить на интуитивном уровне: высокий уровень сознательности и культуры, уважение к личному пространству каждого человека и забота о ближнем помогает поддерживать экологичную атмосферу. Но если этого не происходит, то роль регулятора офисных правил поведения должен взять на себя руководитель или сотрудник HR-службы.

Как красивый open-space стал камнем раздора

Российская производственная компания, численность около 70 человек. В течение нескольких лет компания размещалась в Подмосковье на территории бывшего советского предприятия. Производственные цеха располагались на первом этаже, а офисная часть — отдел разработки, отдел продаж, отдел маркетинга и бухгалтерия — на втором этаже, в кабинетах по 2-4 человека.

Руководство компании приняло решение о территориальной реорганизации: производственный блок оставили на прежнем месте, а офисный переместили в Москву, в престижный бизнес-центр. Директор считал, что это будет способствовать престижу компании и пойдет на пользу работе с клиентами. В красивом стеклянном офисе формата open-space на площади в 100 кв. метров разместились все сотрудники, переговорная и шоу-рум для образцов продукции.

Директор искренне ждал благодарности от подчиненных, воодушевления и прорывных результатов в работе, ведь он обеспечил их прекрасными условиями труда. Но вместо этого коллектив погрузился в депрессию и конфликты.

Во-первых, люди привыкли сидеть по кабинетам, как по норкам, и быть «у всех на виду» им совсем не нравилось, стеклянный прозрачный офис раздражал и вызывал чувство беззащитности и беспокойства. Во-вторых, каждый пытался обозначить свою территорию, отгородиться от общего пространства шкафом, тумбочкой, полочкой, даже аквариумами и цветами. В-третьих, сразу стало очень шумно: коллеги привыкли постоянно обсуждать свои рабочие и личные дела, вслух делиться идеями, вовлекать друг друга в разговоры. В общем пространстве сразу возник звуковой и информационный шторм.

Прежде доброжелательный коллектив превратился в раздраженную группу огрызающихся друг на друга людей, сердитых и подавленных.

Как боролись с конфликтностью

  1. Со всеми сотрудниками были проведены индивидуальные беседы, недовольства и претензии были внимательно выслушаны и зафиксированы.
  2. На основе информации, полученной от сотрудников, составлен список наиболее острых и больных вопросов и тем-раздражителей. В основном, это касалось источников шума, источников запахов, поведенческих особенностей некоторых сотрудников.
  3. Был сформулирован список правил и требований, строго регламентирующих поведение в офисе. Например, вести личные разговоры только во время перерывов и вне офиса; не отвлекать коллег нерабочими вопросами, а для обсуждения рабочих тем назначать конкретное время; снизить уровень громкости звуковых сигналов телефонов.
  4. Был сформулирован список мягких рекомендаций. Например: использовать парфюмерию в небольших количествах, избегать терпких запахов, принимать пищу в зоне отдыха.
  5. Было проведено общее собрание коллектива, на котором в мягкой форме обсуждались вопросы организации «офисной жизни» в новых условиях, подробно объяснялось, почему важно соблюдать правила, и что каждый человек может сделать для улучшения общей атмосферы.
  6. Достигнутые договоренности были визуализированы в формате комиксов и инфографики и размещены на видном местах: около кофе-машины и в зоне отдыха.
  7. Была проведена доработка офисного пространства: установлены перегородки на уровне глаз сделаны две «телефонные будки» с шумоизоляцией для «говорунов», переговорные островки для экспресс-обсуждений рабочих вопросов и небольшая переговорная для долгих совещаний, куплены кресла-бобы и кресла-мешки для тех, кому нужно сосредоточиться для творческой работы.
  8. Сотрудников обеспечили дополнительным оборудованием: наушниками для звукоизоляции, телефонными гарнитурами, ортопедическими подушками и подставками для ноутбуков.

Все это позволило снизить напряженность в коллективе и конфликтность стала снижаться.

Чтобы восстановить доброжелательную атмосферу и помочь людям пережить стресс, связанный с переездом и изменившимися условиями труда, организовали корпоративное мероприятие «Наше новоселье», заказав в офис угощение. В течение трех месяцев после переезда произошла постепенная адаптация команды к новому формату и преодолена связанная с этим конфликтность.

Комментарии
Генеральный директор, Москва

Достойный пример поведения работодателя. 5+++

Директор по продажам, Тольятти

> Директор считал, что это будет способствовать престижу компании и пойдет на пользу работе с клиентами. В красивом стеклянном офисе формата open-space на площади в 100 кв. метров разместились все сотрудники, переговорная и шоу-рум для образцов продукции. Директор искренне ждал благодарности от подчиненных, воодушевления и прорывных результатов в работе, ведь он обеспечил их прекрасными условиями труда. Но вместо этого коллектив погрузился в депрессию и конфликты.

Интересно, удалось ли получить пользу от работы с клиентами в новом офисе? И превысил ли рост этой пользы отрицательный результат от отрыва офисной части от производственной.

Ведь известно, что растягивание коммуникаций умножает скорбь от ошибок. То, что раньше решалось на уровне "иди глянь, что за фигня получилась" - "щаз спущусь" - "а точно, надо поменять", теперь требует согласования поездки на производство и занимает не полчаса, как раньше, а целый день.

Директор по производству, Украина

Такие условия особенно подходят для главбуха. Аналитику тоже там понравится. Да и работодателю-директору негоже обосабливаться от народа.

Кстати, кто поверил в реальность размещения 70-ти человек офисного народа на 100 м2? Даже на кладбище -- просторнее.

Вот из-за "мелочей-халтуры", типа вышеупомянутых, к статьям консультантов относятся с "превентивным" скептицизмом.

Аналитик, Москва

Я как-то равнодушно отношусь к большому количеству людей. Работа и в кабинете, и в опен-спейс. Убеждён, что общение на работе необходимо. На одном из мест, где я был "большим начальником". мы устраивали 10-15 минутную "болтовню" - чтоб люди "проснулись", разговорились.

Обычно для открытых пространств мешает плотность населения и запахи еды. Если нормально организовать открытое пространство, то вполне можно работать. Но если мой рабочий день больше 8 часов (увы, не редкость), то лучше кабинет. Можно даже 30 грамм коньячку бабахнуть, когда сил уже нет, а надо работать. 30, не 300 ! )))

Генеральный директор, Москва
Владимир Зонзов пишет:

Такие условия особенно подходят для главбуха. Аналитику тоже там понравится. Да и работодателю-директору негоже обосабливаться от народа.

Кстати, кто поверил в реальность размещения 70-ти человек офисного народа на 100 м2? Даже на кладбище -- просторнее.

70 человек - это судя по всему численность всей компании. С учетом, что производство осталось на месте, то в центр переехала лишь часть сотрудников.

Поэтому просьба к автору статьи, опубликовать число переехавших, чтобы статья воспринималась, как нечто реальное, а не как отрывок из фантастического романа...

Директор по производству, Украина

Цитата из статьи:  >>> Руководство компании приняло решение о территориальной реорганизации: производственный блок оставили на прежнем месте, а офисный переместили в Москву, в престижный бизнес-центр.

Олег Шурин пишет: >>> 70 человек - это судя по всему численность всей компании. С учетом, что производство осталось на месте, то в центр переехала лишь часть сотрудников. ///

/// .

Да, действительно, переехали не все. Но, вряд ли меньше половины. А такое количество офисного персонала разместить на 100 м2 ... .

Есть такие виды работы (к примеру: работа директора; работа главбуха; ...), которым категорически необходимы "камерные" условия. Да и вспомогательные помещения тоже необходимы (переговорная, пищеблок, ...). Вот поэтому, и появляется с полоборота "превентивный" скептицизм. И если он не исчезает при дальнейшем чтении по-диагонали, то второго-внимательного прочтения уже не будет.

Главный инженер, Санкт-Петербург

Есть тысячелетний опыт человечества говорящий: не собирайте более 7 человек на одной территории, собирете больше начнется грызня обусловленная животными психическими программами. Все перечисленные меры загонят противостояние между членами коллектива более глубоко.
Разделите опен спейс перегородками рассадите персонал по 6-7 человек и все наладиться. Не издевайтесь над людьми. 
Я иногда удивляюсь простоте решений наших руководителей, если бы между кабинетами не повышала производительность труда все бы работали и жили бараках. А все живут в отдельных квартирах и предпочитают отдельные кабинеты и отдельных жен.

Консультант, Москва

Еще одна неубиваемая тема. Open Space. Сколько копий сломали, говоря о том, что специфика одной деятельности от "открытого пространства" выиграет, а другой - однозначно проиграет. И время тотальной миграции в этот "космос" вроде уже прошла. Но, видите, по-прежнему находятся руководители, которые ждут благодарности от сотрудников за переезд в "современный" офис.

Самым современным в подобных случаях является понимание специфики работы и учет мнения сотрудников (об этом, в т.ч., в статье: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1988700-mozhet-li-upravlenie-opytom-sotrudnikov-stat-novym-resursom-biznesa).

Аналитик, Москва

"В красивом стеклянном офисе формата open-space на площади в 100 кв. метров разместились все сотрудники, переговорная и шоу-рум для образцов продукции" -и всё это в квадратике 10 м на 10 м -нереально

IT-менеджер, Курск
Владимир Александров пишет:

"В красивом стеклянном офисе формата open-space на площади в 100 кв. метров разместились все сотрудники, переговорная и шоу-рум для образцов продукции" -и всё это в квадратике 10 м на 10 м -нереально

а может 5 на 20

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
280 тысяч человек зарегистрировались как самозанятые в 2019 году

Подключиться к новому налоговому режиму можно в мобильном приложении «Мой налог».

Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.

Японцы доказали, что при четырехдневной рабочей неделе производительность растет. В Microsoft сообщили о росте на 40%

Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.