Если бы у каждого офисного сотрудника был личный кабинет с окном, кондиционером и хорошим освещением, то количество офисных рабочих сократилось бы до ничтожных значений. Но большинство современных офисов — это формат open-space, где личным пространством считается только поверхность рабочего стола, а все остальное — общая рабочая территория.
Люди относятся к этому по-разному. Для кого-то будничная атмосфера офиса, состоящая из телефонных звонков, рабочих и личных разговоров, шуток коллег, шуршания бумаги, гула оргтехники и запаха кофе приятна и создает «тот самый» рабочий настрой. Эти люди, попадая в шумную офисную обстановку, сразу «ловят волну» и настраиваются на рабочий режим, атмосфера их бодрит и создает ощущение потока, но, как показывает практика, таких не много.
Большинство быстро устает и начинает раздражаться. К сожалению, поводов предостаточно: сосед пошел покурить и оставил на столе телефон, от мелодии его входящих звонков содрогаются стены, девушки-коллеги громко обсуждают покупку нарядов в интернет-магазине, толстяк напротив постоянно что-то жует, распространяя запахи гамбургеров и пиццы, кто-то шумно ругается с контрагентом по телефону, а от микроволновки потянуло рыбой. Как в такой обстановке вообще можно работать! Люди утомляются, становятся раздражительными, агрессивными, срываются друг на друга по любому поводу.
Чтобы понизить уровень стресса в офисе необходимо договориться о правилах совместного существования. В небольших коллективах этом может происходить на интуитивном уровне: высокий уровень сознательности и культуры, уважение к личному пространству каждого человека и забота о ближнем помогает поддерживать экологичную атмосферу. Но если этого не происходит, то роль регулятора офисных правил поведения должен взять на себя руководитель или сотрудник HR-службы.
Как красивый open-space стал камнем раздора
Российская производственная компания, численность около 70 человек. В течение нескольких лет компания размещалась в Подмосковье на территории бывшего советского предприятия. Производственные цеха располагались на первом этаже, а офисная часть — отдел разработки, отдел продаж, отдел маркетинга и бухгалтерия — на втором этаже, в кабинетах по 2-4 человека.
Руководство компании приняло решение о территориальной реорганизации: производственный блок оставили на прежнем месте, а офисный переместили в Москву, в престижный бизнес-центр. Директор считал, что это будет способствовать престижу компании и пойдет на пользу работе с клиентами. В красивом стеклянном офисе формата open-space на площади в 100 кв. метров разместились все сотрудники, переговорная и шоу-рум для образцов продукции.
Директор искренне ждал благодарности от подчиненных, воодушевления и прорывных результатов в работе, ведь он обеспечил их прекрасными условиями труда. Но вместо этого коллектив погрузился в депрессию и конфликты.
Во-первых, люди привыкли сидеть по кабинетам, как по норкам, и быть «у всех на виду» им совсем не нравилось, стеклянный прозрачный офис раздражал и вызывал чувство беззащитности и беспокойства. Во-вторых, каждый пытался обозначить свою территорию, отгородиться от общего пространства шкафом, тумбочкой, полочкой, даже аквариумами и цветами. В-третьих, сразу стало очень шумно: коллеги привыкли постоянно обсуждать свои рабочие и личные дела, вслух делиться идеями, вовлекать друг друга в разговоры. В общем пространстве сразу возник звуковой и информационный шторм.
Прежде доброжелательный коллектив превратился в раздраженную группу огрызающихся друг на друга людей, сердитых и подавленных.
Как боролись с конфликтностью
- Со всеми сотрудниками были проведены индивидуальные беседы, недовольства и претензии были внимательно выслушаны и зафиксированы.
- На основе информации, полученной от сотрудников, составлен список наиболее острых и больных вопросов и тем-раздражителей. В основном, это касалось источников шума, источников запахов, поведенческих особенностей некоторых сотрудников.
- Был сформулирован список правил и требований, строго регламентирующих поведение в офисе. Например, вести личные разговоры только во время перерывов и вне офиса; не отвлекать коллег нерабочими вопросами, а для обсуждения рабочих тем назначать конкретное время; снизить уровень громкости звуковых сигналов телефонов.
- Был сформулирован список мягких рекомендаций. Например: использовать парфюмерию в небольших количествах, избегать терпких запахов, принимать пищу в зоне отдыха.
- Было проведено общее собрание коллектива, на котором в мягкой форме обсуждались вопросы организации «офисной жизни» в новых условиях, подробно объяснялось, почему важно соблюдать правила, и что каждый человек может сделать для улучшения общей атмосферы.
- Достигнутые договоренности были визуализированы в формате комиксов и инфографики и размещены на видном местах: около кофе-машины и в зоне отдыха.
- Была проведена доработка офисного пространства: установлены перегородки на уровне глаз сделаны две «телефонные будки» с шумоизоляцией для «говорунов», переговорные островки для экспресс-обсуждений рабочих вопросов и небольшая переговорная для долгих совещаний, куплены кресла-бобы и кресла-мешки для тех, кому нужно сосредоточиться для творческой работы.
- Сотрудников обеспечили дополнительным оборудованием: наушниками для звукоизоляции, телефонными гарнитурами, ортопедическими подушками и подставками для ноутбуков.
Все это позволило снизить напряженность в коллективе и конфликтность стала снижаться.
Чтобы восстановить доброжелательную атмосферу и помочь людям пережить стресс, связанный с переездом и изменившимися условиями труда, организовали корпоративное мероприятие «Наше новоселье», заказав в офис угощение. В течение трех месяцев после переезда произошла постепенная адаптация команды к новому формату и преодолена связанная с этим конфликтность.
Ле Корбюзье бы сделал 2 на 50 ^_^ и все были бы довольны - если так мало метров, то проблему может решить дизайнер интерьера
Может, они стоя работают? :))) Модно, бодро, молодежно!
Хотя это обычная текстовая недоработка, скорее всего.
Верно, Алексей!
Вообще не понимаю всех этих метаний с OpenSpace. Хочется сэкономить? Так автоматизируйте процессы, вообще офис не понадобится. А сначала создать экономией проблему, чтобы потом «с блеском» — за счёт потерь и дополнительных затрат её решать, много ума не надо.
Был такой чёрный советский анекдот — для экономии места на кладбище стоя хоронить и по пояс — для экономии памятников.
«Экономика должна быть экономной». Безумнее слогана сложно и придумать! Хоть для страны, хоть для компании.
Проблема в том что не хватает денег чуть чуть, и поэтому проблему хочется решить совсем просто. Все хотят простых, понятных, прогнозируемых решений. А простые решения оборачиаваются иными проблемами. Получается все как в анекдоте:
Офис, в отделе продаж все суетятся, переставляют мебель с места на место, посреди всего этого хаоса стоит бабушка уборщица и бормочет про то что "она только что все вытерла, а они опять натоптали". Менеджеры начинают расставлять мебель, вымерять ее положение каждого стула и стола по линейке, компасу, теодолиту... Бабушка не выдерживает и спрашивает: "Ребята, а что вы делаете то?" ... Знаешь, милок, говорит бабка, до Революции, вот в этом самом доме был бордель, так когда у них доходы падали, они кровати не двигали. Они ***дей меняли.
Собственно с экспетрного уровня видно сразу что ничего толкового из предложенных решений не выйдет. Хорошо уговорили Вы людей перенести инициированные Вами конфликты домой или внутрь себя, это выльется в сокращение производительности из-за домашних конфликтов и невозможность восстановления трудоспособности. Следующий ход какой? Будете объяснять домочатцам терпите "своих" мы просто на работе над ними поизмываться решили?
Когда я учился в начале 2000х в самом провинциальном техническом ВУЗе основам инженерного дела нам утверждали что 70-80% всех операций рентабельно автоматизировать. Сейчас думаю что уровень автоматизации должен быть чуть выше. То есть 80-90% всей работы должны выполнять автоматические системы.
То есть фактически роль людей сводиться к запихиванию информации, включателям - выключателям систем и периодической проверке работоспособности.
По мне, так лучше шумный, тесноватый Open Space в престижном бизнес центре, где сама атмосфера, то, как выглядят люди, то с какой скоростью всё происходит - настраивает тебя на рабочий лад. И ты будто осознаешь себя частью этого занятого, успешного сообщества, чем унылый, советский офис на территории какого-нибудь бывшего завода.
На мой взгляд проблем в подобном офисе две:
Чисто технические проблемы - повышенная шумовая атмосфера, запахи, отвлекающие чужие разговоры, хождение сотрудников - то есть бесконечное мелькание силуэтов.
Психологическая совместимость коллектива подобного офиса.
70 сотрудников на 100 квадратных метров - это уже через чур. Максимуи - 20 на эти же квадратные метры ! И шума меньше и коллектив подобрать по совместимости психологических типов гораздо проще! "Рассадка" имеет немалое значение, то есть решение - кого в какое место офиса определить, кого сделать "соседями"! И конесно же сплоченность коллектива в общем деле!