Недавно встречался с однокашником – он теперь глава службы безопасности крупной компании федерального уровня и заехал в наш город по делам. Повспоминали былое, не обошли стороной и причины, заставившие моего товарища почтить своим присутствием нашу волжскую столицу. Обычный для нас подход – решать кризисные задачи управления через «наведение порядка».
Практика известная – пришлют ревизора-инквизитора, и пока точат топор, народ, посматривая на пустующую плаху, начинает бояться. Вспоминая похожие ситуации из собственной практики, складывается представление, что по большей части мы не занимаемся менеджментом, не управляем производствами, активами, ресурсами, а реагируем на вызовы, ситуации, подбрасываемые нам переменчивой судьбой. Мы упорно подстилаем соломку и сетуем, что не там, где было нужно. Вот эта несистемность в подходе, реагирование на ситуации вместо управления, мотивировала меня написать статью – как организовать работу служб экономической безопасности (СЭБ) в компаниях.
Недостатки работы СЭБ
- Главный недостаток – отсутствие необходимых компетенций, требуемых для оценки экономической эффективности по широкому кругу направлений. Как следствие, рассматриваются на эффективность простые операции, не требующие специальных знаний. Проверяемые акторы, если после аудита или проверки не теряют властных полномочий, могут корректировать свою неэффективность, делая последующие проверки затруднительными. Чем сложней поиск, тем выше формализация процессов. По отклонениям от формализованных процессов некомпетентному руководителю СЭБ легче выявлять или предотвращать неэффективность. Но заформализованные процессы снижают гибкость и эффективность системы управления. Эффективность нестандартных процессов или связанных с инженерными компетенциями, где происходят наибольшие потери предприятий, СЭБ отслеживать не в состоянии.
- Контроль за экономической эффективностью осуществляется только в виде аудитов. Контроль сводится к поиску неэффективных операций (решений) и наказанию виновных. Такой фискальный подход парализует активность менеджеров различного уровня, особенно по решениям стратегического характера, когда положительный эффект может быть достигнут не сразу, а спустя какое-то время. Любая инициатива рассматривается СЭБ, прежде всего, как потенциальная угроза. Для оценки целесообразности решений на уровне ниже руководителя нет достаточных компетенций. При обычной организации работы встает вопрос о противоречии между усилением контроля и инициативой менеджеров.
- СЭБ не участвует в процессе управления. Результаты аудитов не пригодны для использования в управлении предприятием, поскольку материалы аудитов не содержат профессионально ценных данных. Факты внутрикорпоративной коррупции, неэффективных действий, халатности не содержат полезной информации для производства и используются в основном в кадровых вопросах.
Как устранить противоречия между контролем и управлением
Для исправления ситуации требуется повысить уровень компетентности СЭБ через привлечение независимых экспертов или организаций (поставщиков решений). Они могут быть как внешними, так и внутренними обособленными подразделениями в зависимости от экономической целесообразности. Функции контроля должны трансформироваться в контроллинг – систему сбора и использования информации, принятую в развитых странах с учетом российской специфики, когда аудиты и мониторинг предназначены не для выявления неэффективных действий или процессов, а для понимания причин неэффективности, для принятия взвешенных управленческих решений.
- Привлечение компетентных поставщиков решений позволит СЭБ заниматься наиболее значимыми с точки зрения потерь процессами, например, эффективностью ремонтно-строительных работ, модернизации оборудования и технологических линий, инженерных коммуникаций, смены основных поставщиков сырья или контрагентов. СЭБ станет хабом, подключающим отдельных экспертов к решению разнообразных задач, требующих различных компетенций. Эти процессы инвестиционного и организационного характера менее всего поддаются формализации и, соответственно, контролю. Здесь информационное обеспечение наиболее востребовано для эффективного управления. Конечно, работа со сторонними исполнителями требует затрат, но эти разовые затраты будут обходиться дешевле собственного персонала с широкими, но неглубокими компетенциями. При правильной организации работ расходы на контроль перестанут быть чистыми затратами, а принятые на основании контроллинга решения будут иметь просчитываемый экономический эффект, многократно превышающий затраты на информационное обеспечение.
- Повышения качества управленческих решений и снижения трудоемкости можно достигнуть через повышение уровня компетентности СЭБ. Если будет повышена эффективность работы службы, то результаты должны использоваться в управлении. Если мы включаем СЭБ в структуру принятия решений, делаем ее хабом для идей и информационного сопровождения инвестиционных процессов, то одновременно решаем две задачи – управление и контроль. В этом случае аудит уже не простая трата времени и ресурсов, не констатация факта, а неотъемлемая часть управления. Аудит превращается в аудит эффективности – заключительный этап решения любой задачи и использования полученного результата для дальнейшей корректировки управляющих действий.
- Отказ от фискального характера работы СЭБ в пользу задач управления, более высокого характера, позволит избежать конфликта между усилением контроля и инициативой менеджеров. Контроль будет осуществляться не с целью выявления и наказания, а выработки эффективного решения, что позволяет менеджерам не только не опасаться проявлять инициативу, а будет стимулировать активность в управлении. Это и есть настоящее лидерство и вовлеченность. Использование СЭБ как источника качественной информации будет способствовать объективности, что сделает невозможным внутрикорпоративную коррупцию или даже безынициативность. Объективность и открытость информации для компетентного контроля делает невозможным политизацию среды предприятия в интересах отдельных менеджеров, использующих низкую компетентность контроля для учета собственных интересов в ущерб интересов предприятия. Отсутствие любой политики, кроме производственной, будет способствовать командообразованию, идеологическому единству, эффективным коммуникациям внутри трудовых коллективов, ожидаемому организационному поведению, исключающему различные правонарушения.
Выводы
Вовлекая СЭБ в систему принятия решений на экспертном уровне, можно достичь значительно большего эффекта, чем потенциально позволяют хорошо отлаженная система принятия решений и эффективная в традиционном плане СЭБ. Ведь объединенные в систему части могут быть значительно эффективней, чем каждая из них по отдельности.
Пока мы относимся к СЭБ как к инструменту надзора и контроля над работниками, мы не используем заложенный в ней потенциал, поднять который не требует почти никакого труда или дополнительных затрат. Но возможный синергетический эффект стоит того, чтобы по новому взглянуть на организацию работы службы экономической безопасности.
Также читайте:
Ой, все, коллеги, я выхожу из дискуссии. )) Простите.
Мне надоело каждый раз перепроверять, я дура, с ума сошла или что-то с памятью моей стало)) в ответ на ваши комменты, и тыкаться в свои источники, чтобы убедиться, что вроде нет.
Я знаю все основные характеристики систем, о кот. мы здесь говорили. Я изучала работы авторов, которые, принимая во внимание систему Богданова, разрабатывали синергетику и разные типы синергизма в менеджменте и сстратегическом управлении. Я очень хорошо знаю систему Анохина, потому что именно на их базе я делала свою модель коммуникации, основанную на потребностях и ценностях. То же самое относится, Евгений и к разным психологическим моделям, кот. вы перечисляли в комменте под другой статьей (это о картошке, если что)
Мы можем по-разному относиться к разным теориям систем, брать из них то, что нам нравится, выкидывать то, что не устраивает, или спорить с ними, но они существуют в том виде, в кот. они существуют. И убирать из авторов, то что они писали и что наработали (это я про 3 типа сиергии), нельзя). У Богданова, кстати, не было в работах слова синергия, это потом его последователи взяли это слово) И свойства системы у него динамичные)
Евгений, я вышлю вам сейчас на почту про дважды два) то есть в личку, так это кажется говорится)
Ой да, чуть не забыла, самое главное. Всем спасибо Дискуссия правда была очень интересной.
Тот же вопрос - если по факту, то когда? Через год? Через 10 лет?
Очевидно пора. Каждая дискуссия имеет конец.
Не очень следил за ответами Евгения, но я Вам и не возражал. Просто мы с разных точек зрения смотрим на систематику.
Да я и не сомневался в ваших знаниях. Но я так же не сомневаюсь и в своих. Тем более, что мне удалось создать такие системы, эффективность которых уже не вызывает сомнений.
Скажите, а кто пытается исказить их смысл? Если Вы о тех бесхозных, с Вашей точки зрения, тезисах, так это мои выводы которые я готов отстаивать, но при этом я никак не могу исказить работы ни Богданова, ни Анохина, ни Альшуллера. В любом случае, практика определяет кто прав.
Вообще, Ирина, Синергия всегда и всеми понимается только как взаимодействие частей целого дающего бОльший эффект, чем по отдельности. Никогда я не слышал, чтобы кто-то связывал Синергию с нулевым или даже отрицательным результатам. Если Вы увидели у авторов именно три типа синергии, то тогда надо признать, что я читал не внимательно или что-то не читал. Если же они всё же написали что-то подобное, ну значит я с ними не согласен. А убрать из авторов я никак не могу.
Но Вы же говорите в цитате выше, что "авторы... наработали... убрать нельзя). Тогда какие авторы выдали такой нетрадиционный смысл "синергии"?
И ещё, подводя черту под дискуссией смею заметить некоторую неточность.
Например, я говорил о своих системах контроля ресурсов. Возможно Вы не заметили. Сама статья была посвящена свойствам систем позволяющим значительно повысить эффективность производственных процессов. И Вы ничего не знаете о таких системах как DIS-system, FCPO, СПВР. Мои системы конечно прикладного характера и не относятся к фундаментальным знаниям, но будущее менеджмента за ними.
А это зависит от свойств объекта закупки. Если мы говорим о межремонтных сроках, то есть система планово-предупредительного ремонта на любой тип оборудования. У каждого свой срок. Если говорить о строительных работах, работах по модернизации, по инженерной инфраструктуре, то здесь всё зависит тоже от сроков (не гарантийных) службы материалов, конструкций, систем. Можно применять дешёвые материалы и получить малый межремонтный срок. Можно применять дорогие материалы и получить большой межремонтный срок. Оба варианта могут оказаться выгодными с точки зрения снижения стоимости владения. Выбирается самый выгодный, обеспечивающий снижение себестоимости продукции.
Допустим - в качестве примера - что Вы участвуете в тендере на проектирование, закупку, монтаж (включая кабельные работы, слаботочку и пр.) и поддержку комплексной системы безопасности и охраны периметра, включающую (условно) камеры, датчики, противопожарную часть, контроль доступа, ПО, серверы хранения и другие стандартные части. Жизненный цикл до модернизации - несколько лет. Система эксплуатируется заказчиком.
Кто-то тендер выигрывает, система установлена и работает в обычном режиме в соответствии с документацией. Время от времени проводятся плановые и внеплановые работы, что-то выходит из строя и меняется в зависимости от гарантийных обязательств.
Когда у Вас появятся актуальные данные для анализа в достаточном объеме, позволяющие оценить TCO?
Что из этого относят на себестоимость продукции - не знаю, зависит от учетной политики предприятия.
Хорошо написанное и правильное по сути сложно исказить, если нет такой цели.
Обычно для понимания проблематики системных исследований в общем виде вполне достаточно знакомства с классическими работами Богданова, фон Берталанфи и, скажем, Акоффа. В них достаточно сказано о системах, их разнообразии, классификациях, закономерностях, особенностях и эволюции, даны все необходимые определения и многое другое - если это интересно.
Можно, конечно, копнуть поглубже и начать пораньше - с Лейбница, Гегеля и других великих, изучавших целое и части. Работы 20в. появились не на пустом месте.
Есть и много более узких дисциплин, нацеленных на какие-то аспекты. К примеру, исследования Operational Research, кибернетика Винера, теория информации Шеннона, работы фон Неймана, теория игр и далее везде. Тема необъятная.
Аудит может быть следующий: по окончании операции сложной закупки; через год, когда накопится статистика отказов, при не штатном срабатывании сигнализации или не срабатывании, или устройств допуска, или и т.д; при модернизации перечисленных у Вас систем (надо же понимать какова необходимость улучшений).
Например, недавно на одном из моих объектов произошло взрыв и выгорание части технологического оборудования. Почему не сработала автоматика на тех процессе? Если это теракт, то где слабое звено в безопасности. Почему не сработала тревога в АКБ. Каков экономический ущерб.
Вообще точки контроля привязываются к событиям или накоплению статистических данных. У ВЭБ обычно нет аналитиков или они не охватывают все компетенции необходимые для учëта всех рисков.
Именно так.
Поэтому интересно, когда происходит аудит и оценивается TCO. Поначалу (первые годы) таких данных просто нет. А потом могут быть любые ступеньки.
Я тоже должна ответить, Михаил, чтобы между нами не было недопонимания и каких-либо обид.) И мы остались на дружеской волне, несмотря на разогласия.
Статья мне ваша поравилась и тема важная. У меня и тени сомнения нет, что ваши системы работают. Или они какие-то некачественные. У вас огромный в этом опыт. Да я просто и не могу об этом судить, хотя бы даже по одной простой причине, что не знаю их глубинной сути. И, конечно я не знаю системы, кот. вы упомяули, кроме самого простого – о чем они.
Но мы в нашей беседе и не обсуждали их. Мы говорили о системах Богданова, Анохина. И немножко Альтшуллера) Так уж сложилось почему-то.) Именно здесь у меня возникли вопросы, потому что их то я знаю хорошо. Поэтому и хотелось кое-что уточнить, что мне показалось не совсем понятным и расходящимся с тем, что знаю я о них.
Ну что Вы, Ирина, какие обяды. Вы были прекрасны в своём стремлении добраться до истины. Ваше участие никак не могло вызвать у меня негативные эмоции. Наоборот, я рад, что Вы уделили теме столько времени.
Я тоже на это надеюсь.
Да, но то что мы обсуждали очень важно. Ведь я же декларирую, что используя базовые знания о теории организационных систем Богданова, теории функциональных систем Анохина, мне удалось создать Системы контроля ресурсов, эффективность которых обусловлена учётом фундаментальных знаний в систематике (кибернетике), психологии трудовых коллективов, социологии, политэкономии. Мы не могли не говорить об указанных авторах.
Мы мало говорили об Альтшуллере только потому, что я упоминал его как пример использования систематики для решения технически сложных задач, как аналог моей работы в другой области знаний. Конечно, по глубине и качеству системных решений я стою гораздо ниже Альтшуллера, на уровне примитивного использования, но так случилось, что в данный момет мои разработки способны создать условия для революции эффективности на предприятиях без инвестиций, без затрат времени, без привлечения дополнительных ресурсов. Просто надо быть заинтересованным поднимать эффективность. Ведь мои системы саморазвивающиеся и саморегулируемые. Единственное препятствие для широкого применения подобных Систем контроля, в страхе ТОП-менеджеров потерять бесконтрольное управление активами предприятия.
К сожалению, очень мало мы касались психологии, организационного поведения в саморазвивающихся системах. Ведь они построены именно на стандартных ожидаемых реакциях участников процессов. Например, очень важен вопрос - почему становится не возможна внутрикорпоративная коррупция при работе Систем контроля ресурсов. Как это происходит? Почему СЭБ как бы остаётся сторонним наблюдателем? Хотя решаются вопросы именно её компетенции.