Почему «удаленка» не работает: 5 ошибок руководителя

Я работаю с удаленными командами из дизайнеров, программистов и копирайтеров уже больше 10 лет. Самым интересным был недавний опыт в IT-стартапе, где на удаленке работали около 30% сотрудников из 80 человек. Контраст между результатами офисных и удаленных коллег был колоссальным. Если первые легко включались в быстро меняющиеся процессы, то удаленщики часто не успевали, не понимали продукты, факапили дедлайны. Подход «как ко всем» с ними явно не срабатывал. Пришлось делать работу над ошибками. Расскажу – над какими именно.

Больше белых пятен, или кто кому Вася

Зло №1 на удаленке, из-за которого чаще всего срываются дедлайны и растут издержки, – некачественная постановка задач. «Давай попробуем еще какой-нибудь вариант логотипа», «Сравни этих поставщиков, кого выберем?».

Неконкретные задачи и в офисе – абсолютное зло, но там сотрудник «варится» в питательном бульоне из потоков информации. Легко посоветоваться с коллегой за соседним столом. И обычно в коллективе есть старожилы, которые объяснят, что к чему. На удаленке никакого бульона нет. Человек остается один на один с загадочным аудиосообщением от руководителя.

Удаленка – это всегда больше пробелов в коммуникации, больше дыр и недопонимания. Поэтому, переходя на удаленку, будьте готовы все объяснять подробнее.

В идеале при постановке задачи нужно убедиться, что ваш коллега знает ответы на вопросы:

  • Какие решения он может принять сам, а что потребует согласования.
  • К кому обращаться за помощью?
  • Кому он сам может ставить задачи?
  • Что будет считаться хорошим результатом?
  • Какой дедлайн?
  • Почему этот результат важен для проекта?

Проще говоря, удаленка практически вынуждает ставить задачи по SMART: конкретные, с измеримым результатом и обозначенным дедлайном, достижимые и с понятной значимостью для компании.

Лайфхак. Чтобы экономить время на объяснении, кто кому Вася, попросите дизайнера «загнать» сложившиеся алгоритмы взаимодействия в симпатичные схемы, которые приятнее изучать, чем регламент на десять страниц.

Удаленная команда

Мания преследования

Ошибка №2 – попытка жестко контролировать присутствие подчиненных на рабочем месте. «Сейчас позвоню и проверю, где он», – думает маньяк-руководитель. И слышит на фоне шум супермаркета и дежурный голос: «Вам пакет нужен?». Снова этот бездельник побежал в гастроном в рабочее время!

Скажу страшное – эти «тунеядцы» обязательно будут использовать рабочее время, чтобы сменить зимнюю резину без очереди или запломбировать зубы. Установите им на компьютер мониторинг активности экрана и звоните хоть каждые 15 минут, они все равно обойдут любые системы контроля. Примите это как данность. Вы убьете все рабочее время, пытаясь контролировать формальное присутствие у компьютера. Лучше направьте энергию на контроль результатов. Как это ни банально, но совет контролировать результат, а не процесс, на удаленке особенно актуален.

Вот здесь можете изощряться по полной программе – объясняйте, в чем значимость задачи, мотивируйте укладываться в сроки, устанавливайте реалистичные дедлайны и поощряйте за выполнение вовремя. Отжимайте не присутственные часы, а результат, и сотрудники дадут вам его, даже стоя в очереди на автомойку.

Исключение – сотрудники call-центра, поскольку их результат наполовину в том, чтобы быть в рабочие часы на связи. А также разработчики на аутсорсе, если вы отчитываетесь рабочими часами и ведете таймшиты.

Лайфхак. Для больших задач назначайте промежуточные точки контроля: пусть ваш коллега сам спланирует, когда покажет первые варианты решения, черновик отчета, прототип сайта – внесите даты в календарь. Промежуточные точки контроля помогут не выбиться из графика.

Информационный вакуум

Третья боль многих удаленных команд – дефицит информации о том, что происходит в компании с продажами, клиентами, новыми продуктами. В open space новости «витают в воздухе». Если в каком-то отделе горит проект или увольняется ключевой сотрудник, об этом быстро становится известно всем.

На удаленке обмен информацией резко сокращается. В этом есть плюсы – меньше отвлечений, меньше сплетен, при желании руководству легче скрывать негативные известия. Но минусов больше – люди хуже понимают, что происходит в компании в целом, не чувствуют связь с коллегами, причастность к чему-то большему. Даже если происходит нечто крутое и значимое, большинство об этом не узнают.

В общем, при переходе на удаленку срочно организуйте еженедельную сводку новостей. Кто-то коммуникабельный и с чувством юмора должен взять на себя светлую миссию каждую пятницу собирать новости из разных отделов, а в понедельник с юмором и кратко о них рассказывать в сводке. Желательно с фотографиями причастных.

Лайфхак. Сделайте более «человечным» ваш справочник сотрудников – попросите коллег добавить в него свои неформальные фото, где они катаются на сноуборде или играют в Doom. За самый смешной портрет вручите приз. В папку со справочной информацией (описание продуктов, прайсы, договоры) добавьте неформальный видеогид по компании.

Moscow never sleeps

Ошибка №4 – работать круглосуточно, ведь смартфон всегда под рукой. «Можешь скинуть мне договор», – такую просьбу вы получите в десять вечера, если ваши коллеги в Москве, а вы в Сибири. Я уже молчу про наших бедных друзей из Магадана, которые привыкли к сообщениям исключительно в ночи. Если вы с коллегами работаете в разных часовых поясах, то велик соблазн писать им тогда, когда удобно вам, а не им. Особенно, если вы в командировке, «потерялись» во времени и готовы работать круглосуточно.

Все это вместе приводит к тому, что рабочие чаты пиликают 24/7. А у сотрудников дергается глаз по утрам, потому что первым делом они видят десятки непрочитанных сообщений во всех недремлющих по ночам чатах.

Порой это удобно – задачи решаются намного оперативнее. Но в основном приводит к накапливающемуся стрессу и раздражению. Решение такое, пусть оно вам и не понравится, – писать в рабочие чаты только в оговоренное время. Если у вашего коллеги рабочий день уже закончился, отправьте ему письмо. Лучше всего установить таймер отправки (например, в Outlook) на час начала его рабочего дня. По срочным, неотложным, горящим делам – звоните. Таким образом, в конце рабочего дня люди спокойно отключат уведомления почты и чатов и будут уверены, что все вопросы подождут. Ну, а если уж случится пожар, то им позвонят.

Лайфхак. Жонглируя сообщениями между десятком рабочих чатов, превращаешься в оператора, способного только к автоматической работе. Чтобы сократить количество отвлечений, мы практикуем офлайн-часы. В это время человек предупреждает, что уходит делать задачу, требующую погружения, и отключает на несколько часов проверку чатов и почты. Практика, к сожалению, недоступна операторам call-центра и менеджерам продаж.

Не хватает разговоров у кулера

Пятая проблема удаленных команд – недостаток неформального общения. В обычном офисе сотрудники то и дело тусуются «у кулера». Начинающий руководитель, проходя мимо, разгонит заболтавшихся. А опытный постарается уловить своими антеннами настроения в команде или сам включится в «болтовню». В офлайне коллеги начинают дружить, потому что оба любят кофе, сидят рядом или им по пути домой. В онлайне родство душ возникает куда медленнее, и удаленная команда обычно менее сплоченная.

Поэтому для «разговоров у кулера» нужно заводить специальное пространство. Это может быть ветка в Slack для флуда, шуток, мемасиков, поздравлений с днем рождения, обсуждения новостей. Только никогда не делайте замечания по поводу того, что люди проводят в этой ветке слишком много времени. Если вам больно видеть, как люди в рабочее время флудят, отключитесь от ветки. Активность в флудилке – это барометр отношений в команде, вовлеченности, лояльности к работе. Именно готовность неформально общаться говорит о том, что коллеги воспринимают друг друга как носителей похожих ценностей, чувства юмора, как «своих» людей.

Лайфхак. Если устраиваете офлайн-сбор, то подключайте иногородних по видеосвязи и отправляйте им в подарок пиццу или денежную премию. Потому что нет ничего обиднее, чем увидеть в общем чате: «Коллеги, сегодня всех ждет дегустация сыров и вин», когда ты за 3000 км от команды.

****

Удаленная команда может быть более эффективной, чем офлайновая. Но для этого критически важными становятся качественный менеджмент и теплые человеческие отношения.

Фото: facebook.com

Расскажите коллегам:
Комментарии
Консультант, Екатеринбург

В принципе всё правильно. Но, главный момент, с чего надо начинать организацию работы на удалёнке - правильной отбор кадров. И лишь второе, грамотные бизнес-процессы.

Консультант, Москва

Ошибка №2 – попытка жестко контролировать присутствие подчиненных на рабочем месте. «Сейчас позвоню и проверю, где он», – думает маньяк-руководитель. И слышит на фоне шум супермаркета и дежурный голос: «Вам пакет нужен?». Снова этот бездельник побежал в гастроном в рабочее время!- пишет автор.

Есть народная поговорка на этот случай: свекровка б.... - снохе не верит!.

Если есть подписанный договор, то проверять необходимо не присутствие удаленного сотрудника на рабочем месте, а результат его работы. Если руководитель способен только проверить  нахождение  удаленного сотрудника в данный момент времени, а не результат его труда, то вывод однозначен - руководитель НЕ КОМПЕТЕНТЕН и  своим "управлением"  приносит  только вред всем бизнес - процессам. 

Независимый директор, Москва

Ирина, спасибо. Очень практичная статья. Особенно согласна насчет контроля. Можно вообще все время руководителя потратить на контроль пребывания сотрудника на рабочем месте. Но результата так и не будет.

Консультант, Екатеринбург

Главное в подборе кадров, это насколько сотрудник позитивен, как воспринимает собственные неудачи и неудачи компании.

Одна ложка дёгтя испортит бочку мёда!

В тысячу раз этот аспект важней всех остальных именно на удалёнке.

Если сотрудник адекватен, то остальному можно научить. А если ещё и уменьшить количество функций, применить разделение труда, как на конвейере, то действия сотрудника будут просты, понятны, легко контролируемые и легко выполнимые.

Выиграют все!

Виктор Москалев +9252 Виктор Москалев Директор по маркетингу, Москва

Надо начинать сначала. Для чего вообще людей собирают в офисах? Вот многие думают что для того, чтобы их контролировать. А на самом деле  не для этого. 

Людей собирают в офисах, чтобы добиться синергии разных специалистов. Сообща команда может больше, чем сумма усилий каждого в отдельности. 

Значит основной вопрос - коммуникация. Сейчас еще не распространены удобные формы офисной удаленной коммуникации. Все плохо работает. Почта засоряется. Месседжеры слишком скоротечны. 

Нужны новые платформы. Ближе к форумным. 

Консультант, Украина

Самое главное в работе (не обязательно удаленной) - ответственность сотрудников!

Если сотрудник не может сделать задачу в указанный сорк - он обязательно должен оповестить об этом, а менеджер - найти того, кто сможет.

Разумеется, что за такое нельзя наказывать никоем образом - иначе получим тихую забастовку.

 

Виктор Москалев +9252 Виктор Москалев Директор по маркетингу, Москва
Андрей Роговский пишет:
Самое главное в работе (не обязательно удаленной) - ответственность сотрудников!

А я думал результат работы, продуктивность - самое важное. 

Александр Ковалёв +2923 Александр Ковалёв Инженер, Омск

Как-то в комментариях к одной из статей прозвучал отличный вывод, о том что удалённая работа выворачивает наизнанку все принятые бизнес-процессы в компании и показывает управленцем в самом неприглядном виде - со стороны. Здесь прямое подтверждение этих слов. Каждым отдельным пунктом. 

Аналитик, Москва

Хорошая статья!
Предлагаю рассмотреть удалённую работу ещё с одной стороны. Допустим, пятеро в офисе и один удалёнщик. Если на руководителе лежит нагрузка по обеспечению коммуникации с одним каналом связи, с одним удалёнщиком, то удалёнщик должен следить за пятью такими каналами - получать необходимую информацию, давать результат. Нужно понимать подобную нагрузку удалёнщика.

Именно из-за этого начинающие организаторы удалённой работы делают ошибку и не расширяют этот канал. А это просто необходимо! И автор права - нужно, чтоб удалёншщик стал равноправным членом кллектива. А ведь бывает так, что даже про премии забывают - "он же на удалёнке". Поражение в правах. Одни обязанности.

 

Ну а чушь в виде удалённых систем контроля за монитором я совершенно не признаю. Удалёнщик работает всегда больше. Если, конечно, он не входит в кадровую ошибку.

Генеральный директор, Турция
Виктор Москалев пишет:
Людей собирают в офисах, чтобы добиться синергии разных специалистов. Сообща команда может больше, чем сумма усилий каждого в отдельности.  Значит основной вопрос - коммуникация. Сейчас еще не распространены удобные формы офисной удаленной коммуникации. Все плохо работает. Почта засоряется. Месседжеры слишком скоротечны.  Нужны новые платформы. Ближе к форумным. 

Это невозможно. Ничто не заменит личного общения.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Половина компаний доплачивают сотрудникам за лояльность

У 46% работодателей есть надбавки за стаж и бонусы за долгую работу в компании.

Спрос на специалистов по анализу данных вырос в 30 раз за 10 лет

Самыми быстрорастущими направлениеми стали инфраструктура данных и DevOps, анализ данных, инженерия данных, BigData и ML. 

Названы сферы, где проще всего трудоустроиться пенсионерам

Треть опрошенных отметили, что работодатели стали охотнее приглашать на собеседования кандидатов пенсионного возраста.

SuperJob ввел аукционную модель найма сотрудников

Теперь работодатели смогут открыто торговаться за соискателя.