Почему «удаленка» не работает: 5 ошибок руководителя

Я работаю с удаленными командами из дизайнеров, программистов и копирайтеров уже больше 10 лет. Самым интересным был недавний опыт в IT-стартапе, где на удаленке работали около 30% сотрудников из 80 человек. Контраст между результатами офисных и удаленных коллег был колоссальным. Если первые легко включались в быстро меняющиеся процессы, то удаленщики часто не успевали, не понимали продукты, факапили дедлайны. Подход «как ко всем» с ними явно не срабатывал. Пришлось делать работу над ошибками. Расскажу – над какими именно.

Больше белых пятен, или кто кому Вася

Зло №1 на удаленке, из-за которого чаще всего срываются дедлайны и растут издержки, – некачественная постановка задач. «Давай попробуем еще какой-нибудь вариант логотипа», «Сравни этих поставщиков, кого выберем?».

Неконкретные задачи и в офисе – абсолютное зло, но там сотрудник «варится» в питательном бульоне из потоков информации. Легко посоветоваться с коллегой за соседним столом. И обычно в коллективе есть старожилы, которые объяснят, что к чему. На удаленке никакого бульона нет. Человек остается один на один с загадочным аудиосообщением от руководителя.

Удаленка – это всегда больше пробелов в коммуникации, больше дыр и недопонимания. Поэтому, переходя на удаленку, будьте готовы все объяснять подробнее.

В идеале при постановке задачи нужно убедиться, что ваш коллега знает ответы на вопросы:

  • Какие решения он может принять сам, а что потребует согласования.
  • К кому обращаться за помощью?
  • Кому он сам может ставить задачи?
  • Что будет считаться хорошим результатом?
  • Какой дедлайн?
  • Почему этот результат важен для проекта?

Проще говоря, удаленка практически вынуждает ставить задачи по SMART: конкретные, с измеримым результатом и обозначенным дедлайном, достижимые и с понятной значимостью для компании.

Лайфхак. Чтобы экономить время на объяснении, кто кому Вася, попросите дизайнера «загнать» сложившиеся алгоритмы взаимодействия в симпатичные схемы, которые приятнее изучать, чем регламент на десять страниц.

Удаленная команда

Мания преследования

Ошибка №2 – попытка жестко контролировать присутствие подчиненных на рабочем месте. «Сейчас позвоню и проверю, где он», – думает маньяк-руководитель. И слышит на фоне шум супермаркета и дежурный голос: «Вам пакет нужен?». Снова этот бездельник побежал в гастроном в рабочее время!

Скажу страшное – эти «тунеядцы» обязательно будут использовать рабочее время, чтобы сменить зимнюю резину без очереди или запломбировать зубы. Установите им на компьютер мониторинг активности экрана и звоните хоть каждые 15 минут, они все равно обойдут любые системы контроля. Примите это как данность. Вы убьете все рабочее время, пытаясь контролировать формальное присутствие у компьютера. Лучше направьте энергию на контроль результатов. Как это ни банально, но совет контролировать результат, а не процесс, на удаленке особенно актуален.

Вот здесь можете изощряться по полной программе – объясняйте, в чем значимость задачи, мотивируйте укладываться в сроки, устанавливайте реалистичные дедлайны и поощряйте за выполнение вовремя. Отжимайте не присутственные часы, а результат, и сотрудники дадут вам его, даже стоя в очереди на автомойку.

Исключение – сотрудники call-центра, поскольку их результат наполовину в том, чтобы быть в рабочие часы на связи. А также разработчики на аутсорсе, если вы отчитываетесь рабочими часами и ведете таймшиты.

Лайфхак. Для больших задач назначайте промежуточные точки контроля: пусть ваш коллега сам спланирует, когда покажет первые варианты решения, черновик отчета, прототип сайта – внесите даты в календарь. Промежуточные точки контроля помогут не выбиться из графика.

Информационный вакуум

Третья боль многих удаленных команд – дефицит информации о том, что происходит в компании с продажами, клиентами, новыми продуктами. В open space новости «витают в воздухе». Если в каком-то отделе горит проект или увольняется ключевой сотрудник, об этом быстро становится известно всем.

На удаленке обмен информацией резко сокращается. В этом есть плюсы – меньше отвлечений, меньше сплетен, при желании руководству легче скрывать негативные известия. Но минусов больше – люди хуже понимают, что происходит в компании в целом, не чувствуют связь с коллегами, причастность к чему-то большему. Даже если происходит нечто крутое и значимое, большинство об этом не узнают.

В общем, при переходе на удаленку срочно организуйте еженедельную сводку новостей. Кто-то коммуникабельный и с чувством юмора должен взять на себя светлую миссию каждую пятницу собирать новости из разных отделов, а в понедельник с юмором и кратко о них рассказывать в сводке. Желательно с фотографиями причастных.

Лайфхак. Сделайте более «человечным» ваш справочник сотрудников – попросите коллег добавить в него свои неформальные фото, где они катаются на сноуборде или играют в Doom. За самый смешной портрет вручите приз. В папку со справочной информацией (описание продуктов, прайсы, договоры) добавьте неформальный видеогид по компании.

Moscow never sleeps

Ошибка №4 – работать круглосуточно, ведь смартфон всегда под рукой. «Можешь скинуть мне договор», – такую просьбу вы получите в десять вечера, если ваши коллеги в Москве, а вы в Сибири. Я уже молчу про наших бедных друзей из Магадана, которые привыкли к сообщениям исключительно в ночи. Если вы с коллегами работаете в разных часовых поясах, то велик соблазн писать им тогда, когда удобно вам, а не им. Особенно, если вы в командировке, «потерялись» во времени и готовы работать круглосуточно.

Все это вместе приводит к тому, что рабочие чаты пиликают 24/7. А у сотрудников дергается глаз по утрам, потому что первым делом они видят десятки непрочитанных сообщений во всех недремлющих по ночам чатах.

Порой это удобно – задачи решаются намного оперативнее. Но в основном приводит к накапливающемуся стрессу и раздражению. Решение такое, пусть оно вам и не понравится, – писать в рабочие чаты только в оговоренное время. Если у вашего коллеги рабочий день уже закончился, отправьте ему письмо. Лучше всего установить таймер отправки (например, в Outlook) на час начала его рабочего дня. По срочным, неотложным, горящим делам – звоните. Таким образом, в конце рабочего дня люди спокойно отключат уведомления почты и чатов и будут уверены, что все вопросы подождут. Ну, а если уж случится пожар, то им позвонят.

Лайфхак. Жонглируя сообщениями между десятком рабочих чатов, превращаешься в оператора, способного только к автоматической работе. Чтобы сократить количество отвлечений, мы практикуем офлайн-часы. В это время человек предупреждает, что уходит делать задачу, требующую погружения, и отключает на несколько часов проверку чатов и почты. Практика, к сожалению, недоступна операторам call-центра и менеджерам продаж.

Не хватает разговоров у кулера

Пятая проблема удаленных команд – недостаток неформального общения. В обычном офисе сотрудники то и дело тусуются «у кулера». Начинающий руководитель, проходя мимо, разгонит заболтавшихся. А опытный постарается уловить своими антеннами настроения в команде или сам включится в «болтовню». В офлайне коллеги начинают дружить, потому что оба любят кофе, сидят рядом или им по пути домой. В онлайне родство душ возникает куда медленнее, и удаленная команда обычно менее сплоченная.

Поэтому для «разговоров у кулера» нужно заводить специальное пространство. Это может быть ветка в Slack для флуда, шуток, мемасиков, поздравлений с днем рождения, обсуждения новостей. Только никогда не делайте замечания по поводу того, что люди проводят в этой ветке слишком много времени. Если вам больно видеть, как люди в рабочее время флудят, отключитесь от ветки. Активность в флудилке – это барометр отношений в команде, вовлеченности, лояльности к работе. Именно готовность неформально общаться говорит о том, что коллеги воспринимают друг друга как носителей похожих ценностей, чувства юмора, как «своих» людей.

Лайфхак. Если устраиваете офлайн-сбор, то подключайте иногородних по видеосвязи и отправляйте им в подарок пиццу или денежную премию. Потому что нет ничего обиднее, чем увидеть в общем чате: «Коллеги, сегодня всех ждет дегустация сыров и вин», когда ты за 3000 км от команды.

****

Удаленная команда может быть более эффективной, чем офлайновая. Но для этого критически важными становятся качественный менеджмент и теплые человеческие отношения.

Фото: facebook.com

Комментарии
Директор по развитию, Екатеринбург

В принципе всё правильно. Но, главный момент, с чего надо начинать организацию работы на удалёнке - правильной отбор кадров. И лишь второе, грамотные бизнес-процессы.

Консультант, Москва

Ошибка №2 – попытка жестко контролировать присутствие подчиненных на рабочем месте. «Сейчас позвоню и проверю, где он», – думает маньяк-руководитель. И слышит на фоне шум супермаркета и дежурный голос: «Вам пакет нужен?». Снова этот бездельник побежал в гастроном в рабочее время!- пишет автор.

Есть народная поговорка на этот случай: свекровка б.... - снохе не верит!.

Если есть подписанный договор, то проверять необходимо не присутствие удаленного сотрудника на рабочем месте, а результат его работы. Если руководитель способен только проверить  нахождение  удаленного сотрудника в данный момент времени, а не результат его труда, то вывод однозначен - руководитель НЕ КОМПЕТЕНТЕН и  своим "управлением"  приносит  только вред всем бизнес - процессам. 

Независимый директор, Москва

Ирина, спасибо. Очень практичная статья. Особенно согласна насчет контроля. Можно вообще все время руководителя потратить на контроль пребывания сотрудника на рабочем месте. Но результата так и не будет.

Директор по развитию, Екатеринбург

Главное в подборе кадров, это насколько сотрудник позитивен, как воспринимает собственные неудачи и неудачи компании.

Одна ложка дёгтя испортит бочку мёда!

В тысячу раз этот аспект важней всех остальных именно на удалёнке.

Если сотрудник адекватен, то остальному можно научить. А если ещё и уменьшить количество функций, применить разделение труда, как на конвейере, то действия сотрудника будут просты, понятны, легко контролируемые и легко выполнимые.

Выиграют все!

Директор по маркетингу, Москва

Надо начинать сначала. Для чего вообще людей собирают в офисах? Вот многие думают что для того, чтобы их контролировать. А на самом деле  не для этого. 

Людей собирают в офисах, чтобы добиться синергии разных специалистов. Сообща команда может больше, чем сумма усилий каждого в отдельности. 

Значит основной вопрос - коммуникация. Сейчас еще не распространены удобные формы офисной удаленной коммуникации. Все плохо работает. Почта засоряется. Месседжеры слишком скоротечны. 

Нужны новые платформы. Ближе к форумным. 

IT-консультант, Украина

Самое главное в работе (не обязательно удаленной) - ответственность сотрудников!

Если сотрудник не может сделать задачу в указанный сорк - он обязательно должен оповестить об этом, а менеджер - найти того, кто сможет.

Разумеется, что за такое нельзя наказывать никоем образом - иначе получим тихую забастовку.

 

Директор по маркетингу, Москва
Андрей Роговский пишет:
Самое главное в работе (не обязательно удаленной) - ответственность сотрудников!

А я думал результат работы, продуктивность - самое важное. 

Инженер, Омск

Как-то в комментариях к одной из статей прозвучал отличный вывод, о том что удалённая работа выворачивает наизнанку все принятые бизнес-процессы в компании и показывает управленцем в самом неприглядном виде - со стороны. Здесь прямое подтверждение этих слов. Каждым отдельным пунктом. 

Аналитик, Москва

Хорошая статья!
Предлагаю рассмотреть удалённую работу ещё с одной стороны. Допустим, пятеро в офисе и один удалёнщик. Если на руководителе лежит нагрузка по обеспечению коммуникации с одним каналом связи, с одним удалёнщиком, то удалёнщик должен следить за пятью такими каналами - получать необходимую информацию, давать результат. Нужно понимать подобную нагрузку удалёнщика.

Именно из-за этого начинающие организаторы удалённой работы делают ошибку и не расширяют этот канал. А это просто необходимо! И автор права - нужно, чтоб удалёншщик стал равноправным членом кллектива. А ведь бывает так, что даже про премии забывают - "он же на удалёнке". Поражение в правах. Одни обязанности.

 

Ну а чушь в виде удалённых систем контроля за монитором я совершенно не признаю. Удалёнщик работает всегда больше. Если, конечно, он не входит в кадровую ошибку.

Генеральный директор, Санкт-Петербург
Виктор Москалев пишет:
Людей собирают в офисах, чтобы добиться синергии разных специалистов. Сообща команда может больше, чем сумма усилий каждого в отдельности.  Значит основной вопрос - коммуникация. Сейчас еще не распространены удобные формы офисной удаленной коммуникации. Все плохо работает. Почта засоряется. Месседжеры слишком скоротечны.  Нужны новые платформы. Ближе к форумным. 

Это невозможно. Ничто не заменит личного общения.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Число безработных в России выросло на 23%

Численность безработных в России в апреле 2020 года составила около 4,3 млн человек.

Qiwi оставит сотрудников на удаленке до сентября

В офис 1 июля выйдут только около 10% сотрудников.

У 45% сотрудников зарплата уменьшилась за время эпидемии

Служба исследований hh.ru опросила 4500 соискателей о том, каких перспектив они ждут на своей текущей работе и какие у них самих планы.

Назван самый отвлекающий фактор при удаленной работе

Служба исследований hh.ru провела опрос и узнала, что чаще всего мешает сосредоточиться на работе.