Как оцифровать бизнес-процессы

Оцифровка – наиболее желаемый результат для владельца бизнеса, который хочет тратить на контроль и управление минимальное время. Восемь из десяти компаний даже не приступали к оцифровке, а стратегии писали вообще единицы. Хотя вряд ли удастся найти менеджера, который не хотел бы иметь устойчивое предприятие, управляемое с телефона.

В этой статье расскажу о том, как сделать бизнес стабильно растущим и не нуждающимся в круглосуточной опеке, обращу внимание на вопросы, от которых зависит загруженность директоров и владельцев бизнеса.

Как связаны стратегия компании и необходимость оцифровки

В начале нулевых, намучившись с нишевыми и дифференциальными стратегиями, я вывел свой классификатор, где разделил их на 16 типов. Каждый вариант определяли ряд показателей, не похожие друг на друга. Они же опирались на модели бизнеса. В состав стратегий я включил даже ликвидационный формат, когда компания создается для внезапной или планомерной ликвидации. И для этого типа стратегий оцифровка тоже полезна, чтобы заплатить минимальную цену за выход из бизнеса.

Наиболее эффективно использовать цифровые компоненты «бизнес-оружия» на динамичных рынках, где цена решения очень высока. Это когда компания выводит новый товар на новый рынок. Чем больше товара будет продано при отсутствии конкурентов, тем выше финансовый результат. Вспомним, какие прибыли получали компании, которые первыми занялись торговлей мобильными телефонами и пейджерами. Прибыли никуда не ушли, просто сменили аналоговые русла на цифровые.

В условиях высокой конкуренции зачастую придется и отступать. Как вовремя реагировать на активности конкурентов, если потоки и процессы не описаны и их нельзя увидеть на экране? Поэтому, оцифровка нужна большинству компаний.

А что с компаниями без стратегий? Не имея показателей и целей, они используют информацию, которая не пройдет проверку на достоверность. Управленцы живут слухами и данными от конкурентов, которые не заинтересованы в жизнеспособности своих оппонентов. Введение в заблуждение – один из наиболее популярных приемов борьбы на рынке. Даже для этих компаний достаточно ключевых показателей, назначенных директором. Но полезно их получать в реальном масштабе времени. Так что оцифровка не нужна только банкротам.

Как влияет опыт и образование инициатора оцифровки бизнеса на ее ход

Кто начинает процесс оцифровки? Помимо владельцев компаний инициаторами выступают директора, фонд оплаты которых завязан на финансовый результат. Иногда проявляют интерес директора по развитию и маркетингу, ИТ-директора и руководители кадровых служб.

Наиболее часто измеряли уровень цифровизации в России в 2023 году. Исследования проводили Высшая школа экономики и ряд консалтинговых агентств. Отечественные предприятия отстают от прочих по уровню автоматизации процессов, роботизации, работе с искусственным интеллектом (ИИ). На очень высоком уровне цифрового развития находятся предприятия в США 10-15%, у Китая 9-10%, в России это около 5-6%. С США сравнимы Финляндия, Мальта и Нидерланды.

Причины, в связи с которыми заходит речь об оцифровке компании, делятся на три уровня:

Стратегические, для определения направления и корректировки движения компании.
Оперативные, позволяющие применять модель поведения подразделений в конкретной ситуации.
Тактические, дающие возможность выбрать лучшие инструменты.

Я заметил, что ход оцифровки зависит от профессии инициатора:

Директор по маркетингу выстраивает оцифровку с акцентом на маркетинг микс: продукт, цена, место продаж, каналы.
Если инициатор закончил полиграфический институт, то начнет с оцифровки и аналитики раздаточных материалов.
Если закончил военную академию, то с аналитики конкурентов.
Для директора по персоналу, закончившему Академию Труда, HR-бренд и корпоративная культура станут «первыми жертвами» оцифровки.
Если директор по персоналу закончил МИСИС, то цеха компании первыми получат датчики АСУ ТП и их производительность начнет измеряться со 2-3 месяца.

Один из управленцев, за плечами которого был психологический факультет МГУ, начал настройку производственной системы металлургов с организации высокоскоростной «обратной связи». При этом в штате не появились бизнес-психологи.

По своему опыту могу сказать, что оцифровка начинается с сектора, наиболее близкого ее инициатору. Кроме того, управленцев интересуют вопросы регулярного управления рисками, ликвидации кассовых разрывов, поиска потолка роста, адекватности проектов развития, работа с точкой безубыточности.

Что мешает начать оцифровку бизнеса

1. Отсутствие данных

Главной проблемой роста компании является отсутствие данных. Хорошо, если в штате есть аналитики. Тогда можно надеяться, что данные отражают уровень производительности и успешности работы персонала на участках. Часть этих данных отсутствует по причине банального невежества, часть – по халатности, а часть – скрывается персоналом осознанно. На одном из предприятий управленческий учет не был установлен, потому что финансовым специалистам нужно было сохранять компанию на плаву даже в секторе убытков по личным причинам. Их уровень знаний не позволял найти работу вне семейного бизнеса, в том числе и из-за отсутствия экономического образования у работников. А ипотеку нужно было оплачивать.

В исследовании, проведенном Hawking Bros и «Опорой России» в 2023 году, указано, что цифровизация крупного бизнеса на высоком уровне определена у 11-16% предприятий. И это крупнейший бизнес.

2. Управленческие страхи

Замедляют процесс принятия решений страхи перед изменением процессов, перед затратами на оцифровку, сопротивление команд изменениям, неопределенность финансовых результатов оцифровки. Часто можно слышать о том, что менеджеры ведут таблицы в Excel и этого хватает.

3. Недооценка специалистов по реинжинирингу и оцифровке

Экономия на кадрах всегда выливается в постоянные потери из-за сбоя в процессах, применении громоздких многоуровневых структур, отсутствия понятных планов. В моей практике был случай, когда владелец предложил специалисту МРОТ за отслеживание конкурентной ситуации и ведение SWOT-аналитики. Специалист отказался, а в итоге были пропущены события. Одно из предприятий оказалось на территории СВО, не доступной для поставок сырья.

Предприниматели Москвы готовы платить менеджерам по оцифровке от 100 тыс. до 150 тыс. рублей, что ничтожно мало в сравнении с миллионными результатами их работы. Даже вторая цифра не дотягивает до минимальной суммы выживания в столице. В регионе оцифровщики, вероятно, вообще не нужны: в чистом виде на hh.ru вакансий было 5 штук в июле 2025 года. Это может означать, что число реально современных предприятий очень небольшое.

В связи с недооценкой кадров специалисты МВА-уровня не готовы исполнять эти ответственные задачи, а у прочих может не хватать на эту работу компетенций.

Что включает в себя работа по оцифровке бизнеса

По мнению специалистов, сюда относится:

Систематизация данных и их очистка от ошибок.
Описание и реинжиниринг процессов.
Обучение персонала.
Сведение итогов в единое целое.
Создание системы обнаружения причин отклонений от нормативов.
Формирование норм и нормативов от человека до компании целиком.
Сопровождение стратегии информацией.
Включение сайта в работу всех подсистем компании.
Улучшение работы интернет-магазина и его стыковка с ИТ-подсистемами.
Ввод учетных систем и ERP.
Наполнение и настройка системы управления клиентским обслуживанием.
Подключение к системе управления корпоративного портала и всех видов мобильных приложений.
Применение системы постановки задач, управления коммуникациями и документооборотом.

Мне приходилось настраивать работу интернет-магазинов и всю систему маркетинга из 48 инструментов. Для ускорения и бесконфликтного развития ситуации нужна тесная связь отделов управления персоналом, продажами и маркетингом. Это значительно улучшает стратегические активности и не обижает управленцев «добывающих подразделений».

Базовым требованием для руководителя является понимание стратегического процесса и его связи с ресурсами компании. Ведь главной из причин фиаско стратегии является именно недостаток ресурсов. Управленцы, которые ревностно относятся к секторам своей ответственности, должны быть оповещены о шагах стратега и с ними должно быть согласовано движение к целям компании. В моей практике было три случая, когда коммерческие директора сдавались под натиском слабых менеджеров по продажам, объявляя запуск CRM слишком сложной задачей.

Как решить трудности оцифровки

Кроме сопротивления изменениям у оцифровки есть следующие препятствия:

Недостаток ИТ-квалификации у персонала.
Отсутствие стратегии и бизнес-плана (потребует изменения процессов).
Формальный подход к процессному и проектному управлению.
Дефицит технологий улучшения бизнеса.
Нежелание менять бизнес к лучшему из-за устоявшихся привычек.
Страх перед текучестью и необходимости замены персонала.
Потребность в смене типа культуры под новую модель и производительность.

Главным решением является запуск стратегии и корпоративного университета, исправляющего ошибки сразу после их обнаружения. Этот же инструмент «организует планирование», его аналитический центр поможет подобрать технологии и откорректировать культуру.

Что дает бизнесу оцифровка

Итоги работы перевешивают трудности, как правило, это:

Снижение числа и объемов хищений активов компании.
Четкая производственная система с минимумом ошибок и сбоев.
Удовлетворенный и лояльный персонал.
Улучшение дисциплины и уход токсичных личностей.
Работающий управленческий учет.
Появление новых инвесторов.
Прибыль за счет снижения потерь и ненужных расходов.
Свобода от кассовых разрывов.
Прекращение оплаты прямых, вынужденных и скрытых простоев.
Рост лояльности поставщиков, потребителей, партнеров.

Оцифровав процессы и сформировав стратегию, менеджменту останется выбрать контролируемые показатели, вывести их на экраны телефонов и мониторы офисов. Учитывая, что соотношения показателей будут указывать на узкие места, скорость развития бизнеса значительно возрастет.

Выводы

После создания стратегий многие руководители сталкивались с несоответствием планов подразделений: часть мероприятий не реализуется в определенные правлением или рабочими группами сроки. Требуется регулярная доводка задач под наличие ресурсов. В итоге одна часть подразделений опережает другие. Синергия пропадает. В этом случае оцифровка синхронизует работу подразделений по событиям и датам. Наглядность достигается через систему показателей и она же подгоняет отстающих.

В морских уставах есть одно понятие, которое отражает важность оцифровки: «скорость эскадры в походе определяется скоростью самого медленного корабля». Для побед нужна синхронность усилий и качественный обмен данными.

Также читайте: