Как контролировать время сотрудников через процессы

Вопрос контроля рабочего времени всегда был в списке важнейших задач в управлении бизнес-процессов. После пандемии он стал одним из ключевых для спасения практически любого бизнеса.

Показатель эффективности сотрудника, с высокой степенью уверенностью можно сказать, измеряется его вовлеченностью в процесс. При текущем, довольно развитом уровне доступности знаний и информации, опыт и заявленные навыки имеют лишь отдаленно потенциальный характер. Взять под контроль процессы компании, а именно фиксировать каждый шаг сотрудника — мечта каждого владельца бизнеса и сегодня как никогда близка к реализации, по одной простой причине — больше нельзя ждать. С этой точки зрения онлайн-работа предоставляет идеальные условия для наполнения цифрового поля компании — ее экосистемы.

Еще до кризиса к нам обратился владелец компании, строящей аэропорты. Перед компанией стояла задача: не набирая новых сотрудников в управляющую компанию, реализовать грандиозный проект по строительству нового аэропорта, и при этом, чтобы эффективность сотрудников не только не упала, но и выросла. Стоимость внедрения объекта была более 20 млрд рублей, что многократно превышало стоимость предыдущих проектов и оборот компании в целом.

Желаемый результат

В каждый момент времени нужно было показывать на планшете владельца компании результаты деятельности компании в виде цифр по четырем ключевым показателям:

  1. Сроки по каждому процессу — «начало», «окончание», а точнее суммарный показатель.
  2. Влияние сроков каждого процесса на общий результат и его последовательность.
  3. Выплаченные деньги подрядчикам, привязанные к срокам и процессам.
  4. Оценка качества выполненной работы по каждому процессу.

Решение задачи начали с того, что предложили описать рабочие процессы как есть сейчас, и представили вариант как должно быть в будущем. В общем, ничего особенного с точки зрения консалтинга, но не IT-технологий. Новую экосистему предложили написать в виде «ролевой системы», в которой контроль вводится с помощью идентификации сотрудника и фиксации реперных точек через действия сотрудника на цифровом поле.

В классическом понимании «ролевых» CRM, ERP-систем разделяют несколько главных процессных участников, которые наполняют цифровое поле. Вместе с тем большинство стандартных систем главными пунктами в своей работе считают «ввод данных», интеграцию с другими системами компании, но не процессный подход, который позволяет контролировать время сотрудников.

Подобная информационная система ставит «ролевую модель» процессов во главе системы. В ней важнее не ввод данных, а процесс работы целиком. Каждый процесс охватывает все отделы и ключевых сотрудников компании, включая генерального, коммерческого, финансового директоров, которые выступают в роли контролеров и согласующих.

Как составляется цифровая карта рабочих процессов

В системе выделяется несколько ролей, которые могут выполнять неограниченное количество сотрудников. Главная особенность в такой системе в том, что администраторы могут назначать права на те или иные действия, что обеспечивает беспрерывную работу процессов компании.

  • Владелец процесса — тот, кто запускает его и отвечает за главные KPI компании. Он инициирует новые отношения с клиентами, задает в системе новый договор.
  • Исполнитель процесса фиксирует начало и окончание, пребывает внутри процессов.
  • Согласующий процесса ведет промежуточный контроль технической части и бюджета по проекту.
  • Контролер процесса, имея определенные показатели по времени и качеству исполнения процессов, проверяет количественные и качественные показатели по всем процессам, управляет обратной связью.

Каждый из этих уровней создает цифровую карту событий, которая в конечном счете и составляет эффективность бизнеса через его процессы. Собственник компании при этом может находиться в любой точке мира, и в любой момент времени видеть целостную картину своего бизнеса.

Таблица

Таблица № 1. Оценка вовлеченности сотрудников в процессы компании.

Сотрудники 1, 5, 6, имеют низкую вовлеченность в рабочий процесс. Именно их работа являются фокусом для усиления действий и понимания причин низкой производительности, вовлеченности в рабочее время.

Вместе с тем средний и высокий уровни тоже нуждаются во внимании. Высокая степень вовлеченности может связана как с высокой производительностью, так и с неоцененностью потенциала самого процесса.

Удовлетворенность своими процессами

Степень связи с другими процессами

Вектор движения функционала

Сотрудник 1

Высокая

Высокая

Вовлечение в другие процессы

Сотрудник 2

Высокая

Высокая

Вовлечение в другие процессы

Сотрудник 3

Высокая

Высокая

Обучающая функция

Сотрудник 4

Низкая

Высокая

Переключение на другие процессы (замена)

Сотрудник 5

Низкая

Высокая

Вовлечение в другие процессы

Сотрудник 6

Высокая

Низкая

Обучающая функция

Таблица № 2 Уровень удовлетворенности сотрудников компании и связи рабочих процессов как показатель вектора движения в функциональном развитии сотрудника.

Вектор движения каждого сотрудника и есть результат того, как развиваются сотрудники. У них есть возможность передвигаться по карьерной лестнице, охватывая больше процессов в компании или совершать горизонтальный переход.

Основные процессы внедряли с сопротивлением персонала

В первую очередь, был достигнут максимальный уровень контроля времени сотрудника. Если топ-менеджер приходит и просит разобраться в ситуации полгода, чтобы принимать решения — это прямой убыток собственника. Любая работа должна быть прозрачна и измерима, если она оплачивается.

Если ключевой сотрудник приносит одного большого клиента один раз в месяц, а все остальное свое время посвящает вводным встречам, перекурам и совещаниям, то это первичный признак того, что сам работник не получает удовлетворения, а несчастливый топ-менеджер даже с блестящими результатами на долгосрочном периоде не повлияет позитивно на развитие компании.

Стало намного проще выявлять сбои в цепочках процессов на уровне глубинных ценностей. Если простой одного сотрудника составляет более одного часа (например, простоя строителя), значит либо процессы нуждаются в оптимизации, либо что-то не так с производительностью сотрудника. Процессы должны протекать беспрерывно во времени, что отражается на цифровом поле «началом» и «концом» процесса.

Скорость взаимодействия между отделами внутри управляющей компании выросла в несколько раз, благодаря внедрению инструмента «согласования».

Появилась возможность менять процессы прямо во время внедрения системы, в зависимости от времени их завершения и уровня удовлетворенности.

Прозрачность задач, которые видны были всем сотрудникам цифрового поля, создавала культуру быстрого реагирования, чтобы «статусы не накопились».

Не получилось внедрять систему в кратчайшие сроки, чтобы все проекты были реализованы через нее. К сожалению, высокая степень сопротивления внедрения новой системы, да и просто любой новизны, настолько высока, что приходится задействовать все административные ресурсы и приказы для этого, что тянется во времени в несколько раз дольше запланированного.

Ролевой подход к процессам — ключевой инструмент

Процессный контроль, а точнее фиксация действий сотрудника выступают фильтром для того, чтобы определять самые эффективные сферы и типы сотрудников. Если сотруднику тяжело иметь высокую степень вовлеченности в процесс, может быть он занимается совсем не своим делом, и ему пора переходить в новую — в более нужную отрасль и заниматься делом для души?

Оптимальный охват рабочего времени сотрудника — на цифровом поле можно проследить все процессы за конкретный отрезок времени — важный показатель вовлеченности сотрудника в процесс, и составлять он должен от 80% общего рабочего времени сотрудника.

В XXI веке практически не осталось недоступных знаний в управлении или сложностей в повышении квалификации. Вместе с тем проблема эффективности и полезного контроля для устойчивого развития — действительно, вопрос, нуждающийся в исследованиях и принятии решений через мягкий контроль и глубинные ценности компаний.

Читайте также:

Комментарии
Руководитель, Москва
Сергей Мамин пишет:
Максим Часовиков пишет:
Запустить спутник в космос - как измерять будите -

Просто запустить спутник - это не цель.  С какой целью запускают данный спутник? Это спутник связи, разведки, ...? 

Это похоже на " выехать утром в сторону работы". Или: взять лопату и вставить ее в землю.  А цель какая? Зачем запускать спутник, зачем выехать утром, зачем брать лопату?

А зачем создавать Предприятие и работу работать людЯм? 
Ответ один - удовлтворять амбиции собственника... 
А так - на Ваш прямой вопрос - продемонстрировать перспективность метода.. 

Или из недавного - Запуск Маском челоека - это по Вашем что? цель? Если нет, то на что он потратил бабло тогда?

Адм. директор, Белгород
Максим Часовиков пишет:
Или из недавного - Запуск Маском челоека - это по Вашем что? цель? Если нет, то на что он потратил бабло тогда?

Если цель - демонстрация возможности запустить человека в космос, тогда эффективность можно оценивать, например,  как затраты на вывод 1 чел на орбиту. То есть, расход ресурсов на единицу продукции. 

Можно ли говорить о расходовании ресурсов для достижения некой цели? Можно. Но при чем здесь эффективность?

Например, частный показатель эффективности: стоимость вывода на орбиту 1 кг груза. Или наоборот, количество выхода продукции на единицу входных ресурсов. На 1 руб затрат, на 1 час рабочего времени ( производительность труда). 

То есть, есть цель деятельности. Измеримая. Есть показатели деятельности, характеризующие ее с разных сторон:

Результативность, эффективность, экономичность, экологичность. В менеджменте называемые 4Е ( в англ варианте). Я добавляю еще и доходность

Руководитель, Москва
Сергей Мамин пишет:
Например, частный показатель эффективности: стоимость вывода на орбиту 1 кг груза. Или наоборот, количество выхода продукции на единицу входных ресурсов. На 1 руб затрат, на 1 час рабочего времени ( производительность труда). 

Это вы про процесс говорите.. Я про разовый проект. 

Сергей Мамин пишет:
Можно ли говорить о расходовании ресурсов для достижения некой цели? Можно. Но при чем здесь эффективность?

В количестве затраченных ресурсов.. 

Например - цель  победить в войне - эффективность вполне понятная - если потретили мало ресурсов, то ее достигли эффективно, если много то неэффективно. Если проиграли - то не достигли..

Сергей Мамин пишет:
Например, частный показатель эффективности: стоимость вывода на орбиту 1 кг груза. Или наоборот, количество выхода продукции на единицу входных ресурсов. На 1 руб затрат, на 1 час рабочего времени ( производительность труда). 

И кто более эффективен? тот, который вывел спутник весом в 1 кг первым и затратил на это 100 единиц ресурсов, или тот, кто вывел спутник весом в 1/4 кг, но вторым и затратил на это 10 единиц ресурсов?

Генеральный директор, Бийск
Анатолий Курочкин пишет:
Мне кажется, что я расшифровал это:"Он думает ... о тех самых процессах, о ресурсах, о времени, о последствиях и результатах". 

Понятно, Он думает, уже хорошо. Предмет думанья определили, а результат думанья? Одни думу думают, другие работу работают, всё предельно ясно.

Анатолий Курочкин пишет:
Я - айтишник. Программист на основании ТЗ получает задачу на какой-то короткий промежуток времени. Как измерить его эффективность и результативность?

Задача ставится для решения и получения в конце вполне определённого результата. Результат же задаётся и характеризуется какими-то критериями? Вот эта степень отклонения от заданных критериев и есть результативность.

Для решения задачи предполагается использование ресурсов? Вот затраты ресурсов, в конечном итоге финансовых, на результат и есть эффективность. 

Результативность и эффективность конкретного способа решения задачи можно сравнить с альтернативными, на основании чего сделать вывод о том, кому целесообразнее поручать её решение.

Анатолий Курочкин пишет:
Программист может сделать в срок, но плохо, может сделать очень хорошо работающий код, но медленно, может "забить" на документирование, а может брать готовые решения из инета. Какой вариант эффективнее? 

Конечно может, но будет ли это соответствовать ожидаемому результату? 

Эти варианты отражают результативность.

Эффективность определите, когда посчитаете сколько денег на решение задачи потратили в сравнении с альтернативами. А вообще, для айти, эффективность так себе показатель, в силу специфики работы и уникальности задач, сильное им увлечение может даже навредить. Чему пример "сырые", но дешевые решения.

Анатолий Курочкин пишет:
Он будет планировать время и ресурсы, а не добиваться от исполнителя подгонки под KPI.

Если будет планировать, то хочет он или не хочет, будет определять и ипользовать ключевые показатели (KPI). Будет ли он добиваться подгонки под KPI или изменит сами KPI, совершенно другой вопрос. 

Адм. директор, Белгород
Максим Часовиков пишет:
Это вы про процесс говорите.. Я про разовый проект. 

Проект обычно имеет свой продукт. Например, проект - строительство моста. Хотим оценить эффективность строительства.  Имеет смысл, если есть с чем сравнить.

Например, можно подсчитать показатели эффективности и сравнить с китайским проектом. У них 10 км мост и высота 5 м. У нас 20 км мост и высота 20 м. У них 1 млрд $ затраты. У нас 100 млн $. У них работало 900 строителей 5 лет. У нас 100 строителей 1 год. Можно подсчитать различные показатели эффективности

Максим Часовиков пишет:
В количестве затраченных ресурсов..  Например - цель  победить в войне - эффективность вполне понятная - если потретили мало ресурсов, то ее достигли эффективно, если много то неэффективно. Если проиграли - то не достигли..

С чем сравнивать будете? Много или мало? Тут нет смысла оценивать эффективность. 

.....

Максим Часовиков пишет:

"И кто более эффективен? тот, который вывел спутник весом в 1 кг первым и затратил на это 100 единиц ресурсов, или тот, кто вывел спутник весом в 1/4 кг, но вторым и затратил на это 10 единиц ресурсов?"

На 1000 грамм потребовалось 100 ед. То есть, на 1 ед. ресурсов получено 10 гр. веса

На 250 гр затрачено 10 ед. То есть, на 1 ед получено 25 гр веса. Очевидно, что второй случай в 2,5 раз эффективнее расходовал ресурсы

Адм. директор, Белгород
Виталий Федяев пишет:
Для решения задачи предполагается использование ресурсов? Вот затраты ресурсов, в конечном итоге финансовых, на результат и есть эффективность. 
Анатолий Курочкин пишет:
Программист может сделать в срок, но плохо, может сделать очень хорошо работающий код, но медленно, может "забить" на документирование, а может брать готовые решения из инета. Какой вариант эффективнее? 

Тут, на мой взгляд, возникла путаница. Речь идет о решении задачи. Можно сказать о проектном подходе. О проекте.

Проект характеризуется : бюджетом, временем и качеством. 

Бюджет проекта - это средства, на него израсходованные. Можно сравнивать альтернативные варианты по времени, по бюджету и по качеству.

Зачем тут говорить об эффективности? Сравнивая с эффективностью чего? 

Мы просто сравниваем бюджеты. А можем сравнить качество. А можем и время выполнения проекта - задачи.

Зачем притягивать сюда эффективность?

Генеральный директор, Бийск
Сергей Мамин пишет:
Мы просто сравниваем бюджеты.

Просто сравниваете, для чего?

Обычно сравнивают для того, чтобы определить наименее затратный способ выполнения проекта, с заданным результатом, то есть наиболее эффективный способ. Вот и притянули эффективность, точнее она сама вылезла.

Директор по развитию, Екатеринбург
Как контролировать время сотрудников через процессы

Процессы нужны, и контроль важен, но прежде всего необходимо первоначально отбирать на службу сотрудников, которые могут работать с минимальным контролем. Это на мой взгяд самое главное!

Поздно пить боржоми, когда отпали почки!

Аналитик, Москва
Виталий Федяев пишет:
Анатолий Курочкин пишет:
Мне кажется, что я расшифровал это:"Он думает ... о тех самых процессах, о ресурсах, о времени, о последствиях и результатах". 

Понятно, Он думает, уже хорошо. Предмет думанья определили, а результат думанья? Одни думу думают, другие работу работают, всё предельно ясно.

Анатолий Курочкин пишет:
Я - айтишник. Программист на основании ТЗ получает задачу на какой-то короткий промежуток времени. Как измерить его эффективность и результативность?

Для решения задачи предполагается использование ресурсов? Вот затраты ресурсов, в конечном итоге финансовых, на результат и есть эффективность.  

Вы так массивно меня процитировали...Благодарю Вас, Виталий!

Я скорее всего не смогу Вас понять, сообразительности мне не хватает. Как-то всё расплывчато, чтоб возражать конкретно. Или слишком высокая для меня планка, слишком стратегическая.

Но не могу удержаться, чтоб не прокомментировать выделенный абзац. Вы пишете про затраты ресурсов. У руководителя программистов ресурс - это люди, и время. Вряд ли он способен нарастить бюджет. У программиста ресурс один - время, ну и мозги, упорядоченные его опытом. Чаще всего и оплачивается именно его опыт, его способность решить максимально возникающее число задач. И как тогда вы будете считать подобные ресурсы? Или снова воспользоваться соблазном прицепить KPI? Типа: "Ты участвуешь в проекте, у нас заказчик выделил на это 10 часов и 50 тысяч рублей - смотри у меня, не подведи! Считай сколько времени ты просидел за компом". И если программист отчитался вовремя, то у него эффективность высокая. Да?

Вы работаете в строительной отрасли. Я про это ничего не пишу. Возможно, что там и сметы более реальны, и оценить эффективность даже главного инженера можно путём подсчитывания и оценки бюджета. 

Но я пишу о себе, о моей любимой отрасли - ИТ.

Чуть ранее писал о продавцах, скорее всего для них KPI тоже важен.

Адм. директор, Белгород
Виталий Федяев пишет:
Сергей Мамин пишет: Мы просто сравниваем бюджеты.
Просто сравниваете, для чего? Обычно сравнивают для того, чтобы определить наименее затратный способ выполнения проекта, с заданным результатом, то есть наиболее эффективный способ. Вот и притянули эффективность, точнее она сама вылезла.

Да, сравниваем, чтобы выбрать проект с минимальным бюджетом. Но зачем использовать термин эффективность? Мы проводим тендер, по сути. Сравниваем затраты на проект.  Бюджет проекта. Никаких показателей эффективности тут нет.

Почему в одном варианте бюджет меньше? Возможно, качеством пожертвовали. Возможно время удлинили.  Может прибыль меньше заложили (если исполнитель сторонний). Возможно цены на комплектующие нашли дешевле. И др.  варианты.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Количество повысивших зарплату компаний в РФ выросло в два раза

По состоянию на начало января заработная плата персоналу была повышена в течение последнего полугодия уже в 36% предприятий и организаций.

Красота стала реже влиять на трудоустройство и карьеру

Сказывается распространенность удаленной работы.

В «Ленте» будет трудиться робот-уборщик

Планируется, что он будет работать круглосуточно семь дней в неделю с небольшими циклами зарядки.

68% российских компаний используют труд роботов

ИИ применяют в ритейле, банках, промышленности и телекоме для оптимизации работы с клиентами, бизнес-процессов и производства.