Как сэкономить, автоматизировав учет рабочего времени

Согласно докладу Росстата, за 2015 год реальная заработная плата в России сократилась почти на 10%. Есть и более пессимистичные оценки. Темпы роста доходов компаний тоже падают, параллельно со снижением покупательского спроса населения. Между тем, в число этого «населения» входят и собственные сотрудники.

Вопрос материальной мотивации трансформируется в более понятный: кому сколько платить. Это важно и с точки зрения социальной ответственности, чтобы более достойные получили заслуженное преимущество – и не менее важно для бизнеса, потому что цена кадровых и управленческих ошибок растет. Опасно недоплачивать ключевым специалистам, потому что они могут покинуть компанию. И, разумеется, нецелесообразно переплачивать сотрудникам, которые трудятся без полной отдачи.

Как посчитать, кто на что тратит время

Задача эффективного распределения фонда оплаты труда тесно связана с несколькими другими, выходящими за рамки управления персоналом. Но прежде чем делать далеко идущие выводы, нужно получить исчерпывающие исходные данные.

Большинство систем анализа и учета рабочего времени позволяют назначить каждому сотруднику программы и интернет-ресурсы, которые он должен использовать для исполнения своих рабочих обязанностей (мы называем их «продуктивными»), а также те программы и сайты, которые отвлекают его от работы («непродуктивные»). Время, которое сотрудник провел в разных типах программ (и в каждой из них по отдельности), подсчитывается автоматически. Руководитель в любой момент может посмотреть, сколько продуктивного и непродуктивного времени было у каждого из сотрудников в течение каждого рабочего дня. Также легко уточнить опоздания и ранние уходы – они учитываются по первой и последней активности на компьютере.

Благодаря точной картине рабочих дней каждого сотрудника, во всех отделах и по компании в целом, можно делать выводы о том, кто перерабатывает и выполняет чужие задачи, кто не загружен работой, а кто саботирует бизнес-процессы.

Рабочие инструменты бухгалтера, как правило – «1С-Предприятие» и электронные таблицы, обычно Excel. Значит, несложно подсчитать продуктивные рабочие часы бухгалтера. Это самый простой, механический анализ, но уже на этой стадии можно обнаружить много интересного. Например, в одной компании нашелся сотрудник, который по пять-шесть часов в день (75% рабочего времени) проводил, играя в онлайн-игры или за просмотром фильмов.

Как проводит рабочее время офисный персонал

Рисунок 1. Источник: компания CrocoTime

Обычно потери составляют 5-15% рабочего времени. Конкретику нужно оценивать отдельно в каждом случае, потому что люди не роботы, и небольшие передышки нужны – в том числе для сохранения внимания и производительности. Но если продуктивны только 60% рабочего времени (а мы сталкивались с такими данными у своих пользователей), то фактически это означает, что 40% фонда оплаты труда можно считать прямыми потерями, ввиду неисполнения сотрудниками своих обязанностей.

По нашим данным, в каждой третьей компании со штатом от 40 человек найдутся как минимум один-два сотрудника, которые физически присутствуют на рабочем месте, но не выполняют практически никаких рабочих задач.

Отдел логистики может быть образцовым, выполнять ввод товара в базу без ошибок и в срок. Но что, если система учета рабочего времени покажет выполнение 70% рабочих операций отдела с базой данных всего лишь одним человеком? Возможно, надо пересмотреть нормативы для сотрудников или задуматься о сокращение штата отдела.

Если вы купили 10 лицензий Adobe Photoshop для вашего отдела рекламы, но используется он только на семи компьютерах, вы сэкономите на отказе от продления трех лицензий десятки тысяч рублей. Таких нестыковок в закупках и реально используемого аппаратного и программного обеспечения может оказаться на удивление много. Гораздо удобнее и логичнее оптимизировать материальную базу, исходя из продуктивной загрузки персонала – а вовсе не банальным «подсчетом по головам».

Что и как оптимизировать

Многие нарушения трудовой дисциплины невозможно зафиксировать иначе, как с помощью автоматического учета. Сотрудник пришел на работу к 9:00 – это вроде бы хорошо, нет опоздания. Но если первая активность на его компьютере была только в 9:35 это значит, что он не приступил к работе сразу по приходу в офис.

Простои также нельзя подмечать выборочно. Возможно, именно в ту злополучную минуту, когда нагрянула проверка, человек переводил дух после одного аврала перед началом следующего. Или, наоборот, сотрудник случайно был застигнут за продуктивной деятельностью, что в остальное время ему не свойственно.

Программа ведет учет непрерывно. Она дает достоверную числовую оценку, без домыслов и предположений. Итак, допустим, вы располагаете полной картиной по эффективному использованию и потерям рабочего времени. Что дальше?

Многие компании после длительного использования системы контроля рабочего времени (более одного года) на основе тотального хронометража всех процессов создают собственную систему тайм-менеджмента, в которую входит система ключевых показателей. Дальше, на основании этих нормативов и KPI, принимаются все решения по распределению задач, оценке результативности, и в конечном итоге решения по оплате труда, найму, ротации или сокращению сотрудников.

Первым следствием автоматизации учета рабочего времени в компании становится утверждение допустимого процента непродуктивного времени. Большинство руководителей считает 10% предельно возможным значением для этого показателя, хотя некоторые стремятся свести потери к абсолютному нулю.

Все «сверхурочные», отгулы, отпуска, а также опоздания и прогулы всех сотрудников теперь выводятся на экран нажатием одной кнопки: руководитель видит реально отработанное время по каждому сотруднику. Оплачивать безделье больше не нужно.

Кроме того, некоторые системы учета рабочего времени дают сотрудникам возможности для самостоятельной настройки. Для этого формируется список типичных дел каждого сотрудника, и любой работник может сам рассказать системе, какой из процессов запущен в данный момент. Эту информацию легко наложить на статистику использования его компьютера, чтобы понять, правильно ли работник отметил свои дела в системе. Такие сводные отчеты дают представление уже не только о загрузке сотрудников, но и о том, какие именно действия, чьи и когда приносят компании наибольшую прибыль. Так простой хронометраж использования в офисе компьютерных программ становится инструментом HR-политики, а при внимательном отношении еще и маркетинговой и финансовой политик.

Какие результаты можно получить

После автоматизации учета рабочего времени финансовые потери из-за нецелевого использования рабочих часов уменьшаются в среднем в два раза. За год вполне реально также получить дополнительную прибыль за счет сокращения издержек на персонал, офисную инфраструктуру (в том числе за счет перевода сотрудников на удаленную работу), оптимизации налогов и снижения упущенной выгоды.

Срок окупаемости инвестиций в такую систему, исходя из моего опыта, составляет около шести месяцев. Здесь есть две основных переменных:

1. Цена системы. Самое демократичное предложение на российском рынке – 500 руб./мес. (стоимость лицензий на компанию до семи сотрудников), а самое дорогое – 5600 руб. за одну лицензию.

2. Методология применения. Если ограничиться простым учетом рабочего времени, срок возврата инвестиций увеличится. В случае комплексного анализа и многогранного применения полученных данных можно значительно ускорить возврат вложений, и скорее тут надо говорить об оптимизации бизнес-процессов, чем о простой экономии.

Алгоритм перехода от загадки «чем, интересно, они там вообще занимаются» к полной информации о ходе дел с детализацией по каждому конкретному сотруднику выглядит просто:

  • Выбрать систему учета рабочего времени с достаточно гибким функционалом.
  • Установить ее, обязательно оповестить штат о новых правилах игры (никакой тайной слежки, это прямой путь к конфронтации вместо роста показателей).
  • Перестать платить за потери рабочего времени.
  • Перестать оплачивать прогулы и опоздания.
  • Сократить издержки на программное обеспечение.
  • Исключить затраты на ненужных в компании сотрудников.
  • Исключить затраты на выполнение простой работы «дорогими» сотрудниками.
  • Учредить корпоративные соревнования по KPI между отделами и сотрудниками.
  • Поздравлять и премировать победителей.
Комментарии
Аналитик, Москва

Системы учёта рабочего времени - глупь несусветная!
Ни дня бы не стал работать там, где руководитель других способов оценки моего результата не знает.

Консультант, Самара

Суть проблемы заключается в том, что из экономики предприятия (или фирмы) тридцать лет назад выпада функция организации и нормирования труда, которая предопределяла нагрузку на конкретного сотрудника. Сегодня приходят к мысли о том, что интенсивность труда необходимо просчитывать и учитывать, но базы (норм труда) готовой нет, потому что и труд тоже изменился. Здесь предлагается всего лишь один из инструментов реализации таим-менеджмента, который сейчас бьет все рекорды популярности. Никто не говорит о такой системе, как единственной оценке труда, но как независимый источник статистической информации очень даже может пригодиться для оценки эффективности труда и персонала, и руководителя в том числе. Плюс автоматизация процесса, это здорово.

Researcher, Москва
Татьяна Шарынина пишет:
таим-менеджмента, который сейчас бьет все рекорды популярности.

"Сколько ни повторяй: «Халва, халва» — во рту сладко не станет." (С)

Эта заявка о "популярности" есть попытка консультантов надуть лопнувший мыльный пузырь.

Цитата: "Большинство систем анализа и учета рабочего времени позволяют назначить каждому сотруднику программы и интернет-ресурсы, которые он должен использовать для исполнения своих рабочих обязанностей."

Абсолютно тупиковый путь в процессе организации труда. Этот атавизм есть следствие того, что руководитель не знает (?!?) чем должны заниматься сотрудники, не в состоянии четко определить цели и результаты их труда.

При процессной организации труда проблема "учета рабочего времени" исчезает бесследно.

Менеджер, Санкт-Петербург
Валерий Овсий пишет:
При процессной организации труда проблема "учета рабочего времени" исчезает бесследно.

Процессная организация труда избавит от проблемы "учета рабочего времени" только при сдельной или сдельно-премиальной оплате труда... Как только в процессе появляется в той или иной форме повременная оплата труда, будут попытки впарить и внедрить подобные системы анализа и учета рабочего времени ...

Researcher, Москва
Александр Воробьев пишет:
Как только в процессе появляется в той или иной форме повременная оплата труда

"Повременная оплата труда" достаточно легко трансформируется в ЦЕННОСТЬ результата этого труда.

Если на предприятии есть сотрудники которые эту ЦЕННОСТЬ не генерят то нужно убирать (увольнять) либо сотрудника либо его (или старше) руководителя.

Менеджер, Санкт-Петербург
Валерий Овсий пишет:
Александр Воробьев пишет:
Как только в процессе появляется в той или иной форме повременная оплата труда
"Повременная оплата труда" достаточно легко трансформируется в ЦЕННОСТЬ результата этого труда.
Если на предприятии есть сотрудники которые эту ЦЕННОСТЬ не генерят то нужно убирать (увольнять) либо сотрудника либо его (или старше) руководителя.

Но это уже совсем другой вопрос, за пределами обсуждаемой статьи...

Кстати , возвращаясь к обсуждаемой статье...
1) кто касается контроля использования назначенных программ и интернет-ресурсов, то это достаточно легко обходится....

2) наблюдение: внедрение и применение систем анализа и учета рабочего времени проводят на определенных стадиях жизненного цикла компании

3) наблюдение: внедрение систем мониторинга рабочего времени сотрудников свидетельство слабости руководства. О чем Вы и пишете

Валерий Овсий пишет:
следствие того, что руководитель не знает (?!?) чем должны заниматься сотрудники, не в состоянии четко определить цели и результаты их труда.

4) волей судеб лет 20 назад я познакомился со стандартами управления PKF... Там были определенные требования к использованию рабочего времени, точнее там была определенная система управления .рабочим временем... Данная этого не предполагает... Софт предполагает, но наличия системы управления рабочим временем не предполагает, результативно это работать не будет... Ситуация, как правило, не та...

Около 5-15% рабочего времени сотрудников расходуется впустую

Столько же если не больше на ожидание внутреннего корреспондента..
столько же если не больше на не подготовленные или ненужные совещания...
столько же если не больше на демонстрацию трудового героизма...

И т.д. и т.п. и пр. и пр.

Researcher, Москва
Александр Воробьев пишет:
Но это уже совсем другой вопрос, за пределами обсуждаемой статьи...

К сожалению в теории СЛОЖНЫХ систем поведение целого не может однозначно описываться характеристиками частей. Связи играют очень большое значение.

Отсюда анализ отдельной части управления компанией - "учет рабочего времени" не определяет эффективность управления всей компаний. Может быть как хорошо так и ОЧЕНЬ плохо.

Директор по производству, Украина

Да, "связи играют очень большое значение".

Вспоминается фраза из книги "7 нот менеджмента" о важной особенности управления -- каждая часть управления содержит в себе целое. Причина -- взаимосвязи частей.

С сообщениями Валерия Ивановича согласен 100%-но.

К статье отношусь скептично. Нормирование может быть оправданным для физического труда (типа "копать от забора и до обеда"). Для него хронометраж -- неплохое средство выявления неэффективных затрат рабочего времени. Оно известно со времён работ Тейлора. Но, для умственной работы (в смысле 5-й главы книги П.Друкера "Задачи менеджмента в XXI веке"), мнение "хронометристов" об эффективности затрат времени будет, скорее, ошибочным. Я как-то описывал идеи, которые привели меня к успешному решению задачи о повышении термостойкости огнеупорных плит для шиберных затворов сталеразливочных ковшей. Ключом к успеху оказался факт, прочитанный в школьные годы в журнале "Техника молодёжи": распределение напряжения в корпусе корабля "не замечает" наличия иллюминатора на расстояниях больших 5 диаметров оного. О важности таких ассоциаций сказал Ч.Дарвин, следующими словами: необходимо один раз в неделю посещать театр. Иначе говоря, нужно регулярно "выходить за рамки" своей профессиональной деятельности. Иначе будут беднеть ассоциации. ...

Директор по производству, Украина

Для полноты, добавлю общеизвестное.

Слышал-читал когда-то, что "хронометристы-автоматизаторы" посоветовали владельцу предприятия уволить одного бездельника. Тот-де, всё рабочее время просиживал в кресле, положив ноги на стол. Владелец возразил: "В прошлом квартале этот работник выдал идею, принесшую миллионы прибыли. Так вот, тогда он работал точно так, как сейчас".

Для объекта в математике устанавливают область его существования. Для инженерного инструмента желательно не забывать об области его применимости.

Генеральный директор, Москва

Не увидел расчет экономической эффективности.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Минтруд хочет слить три фонда

Это приведет к росту социальной напряженности в стране.

Тереза Мэй объявила об отставке

Тереза Мэй  уйдет с поста лидера Консервативной партии.

ОСАГО: треть выплат у мошенников

Около 30% всех выплат по ОСАГО в России в 2018 году досталось мошенникам.

Почтовые переводы берут под контроль

Росфинмониторинг будет контролировать операции по почтовым переводам.