Массовый подбор: как пригласить на собеседование в 2 раза больше кандидатов

М.Видео-Эльдорадо — российская компания в сфере электронной коммерции, розничной торговли электроникой и бытовой техникой. Развивает онлайн-платформу и розничную сеть из 1200+ магазинов, федеральную логистическую инфраструктуру, а также собственный маркетплейс электроники и комплементарных товаров. Общий трафик двух сетей составляет порядка 1,2 млрд. контактов в год. В штате компании – более 25 тыс. сотрудников.

Как пришли к идее автоматизации массового подбора 

До 2023 года в процессе найма отсутствовала гибкость:

• Информация не была централизована.
• Сотрудники не были взаимозаменяемы.
• Ресурс был закреплен на региональном уровне – отсутствовала возможность гибкого изменения зоны ответственности.
• Был риск простоя в отсутствии ответственного сотрудника или при отсутствии потребности в зоне ответственности.

Еще одной проблемой была недостаточная оперативность и расфокусировка в условиях многозадачности рекрутеров. У них просто не было технической возможности быстро ответить на звонок или отклик кандидата.

Идея автоматизации возникла в результате анализа существующих сложностей в процессе подбора. Компания рассматривала различные цифровые продукты для обзвона и управления задачами. Выбор был сосредоточен на решениях, которые могли бы интегрироваться с существующими системами компании.

Mango Office предложил комплексную платформу с возможностью интеграции с CRM и другими решениями, что соответствовало требованиям компании по автоматизации и повышению эффективности.

Как проходило внедрение: поэтапный план

Этап 1: Подготовительный, октябрь 2023

• Выбор поставщика решения
• Согласование условий пилотного проекта
• Первичная настройка системы
• Длительность: 1 неделя

Этап 2: Пилотный проект, ноябрь 2023

• Тестирование базового функционала
• Длительность: 1 месяц

Этап 3: Анализ и согласование, декабрь 2023

• Подведение итогов пилотного проекта
• Согласование коммерческих условий
• Длительность: 1 месяц

Этап 4: Полномасштабное внедрение, январь – октябрь 2024

• Развертывание полифункционального решения
• Интеграция с существующими системами
• Обучение всех сотрудников
• Тестирование всех компонентов системы
• Переход к целевой модели использования
• Длительность: 10 месяцев

Проект выполнен за один год. Важный аспект внедерния - необходимость обучения сотрудников новым инструментам и адаптации к изменениям в процессах.

В команду внедрения входили:

• Со стороны заказчика: руководители функций подбора, рекрутеры, ресечеры, IT-специалисты.
• Со стороны исполнителя: проектный менеджер, пресейл-инженер, специалист техподдержки.

Как организован отдел подбора персонала в М.Видео-Эльдорадо

Подразделение разделено на группы рекрутеров и ресечеров. Каждая из них фокусируется на своих задачах. Работа делится на массовый, профессиональный и IT-подбор.

(кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)

Рекрутеры фокусируются на привлечении кандидатов. Они:

• Формируют поток за счет понимания специфики региона, знания рынка кандидатов и инструментов продвижения вакансии.
• Занимаются точечным поиском в сложных локациях.
• Анализируют воронку найма.

Ресечеры фокусируются на скорости и универсальности. Они:

• Обрабатывают отклики в системе подбора.
• Усиливают поиск соискателей в проблемных локациях.
• Обзванивают кандидатов по статусам.

В подразделении по подбору персонала работает около 70 человек. Сотрудники ежемесячно делают более 10 тыс. звонков и закрывают до 1 тыс. вакансий.

Как компания использует каждый продукт экосистемы Mango Office

• Виртуальная АТС используется для обзвона соискателей.
• Интеграция с HR-платформой Skillaz помогает в управлении задачами и приоритизации кандидатов.
• Контакт-центр и Модуль Wallboard - аналитические инструменты позволяют отслеживать KPI и эффективность работы ресечеров.

Как работает интеграция Mango Office и Skillaz

Интеграция с HR-платформой позволяет автоматизировать процессы и улучшить взаимодействие между системами. Ресечеры М.Видео-Эльдорадо используют ее в четырех сценариях:

1. Автоматизированный исходящий обзвон кандидатов

На основе базы кандидатов формируется очередь автоматического исходящего обзвона по заданным параметрам: статус кандидата, география поиска. HR-платформа передает эти данные в платформу Mango Office. Далее она инициирует вызов.

Когда соискатель отвечает на звонок – система соединяет его с ресечером и выводит карточку кандидата на экран сотрудника. Прямо в интерфейсе HR-платформы. После завершения диалога ресечер заполняет карточку соискателя. А Mango Office автоматически подгружает в нее запись разговора.

2. Входящий звонок от соискателя

Звонок поступает ресечеру в интерфейсе HR-платформы. На экране его монитора моментально открывается карточка кандидата.

После диалога сотрудник заполняет или обновляет карточку соискателя. Система сама сохраняет запись диалога.

3. Исходящий звонок кандидату

Ресечер открывает карточку кандидата в интерфейсе HR-платформы и нажимает кнопку «Позвонить».

Виртуальная АТС Mango Office инициирует звонок. Сотрудник заполняет карточку соискателя, а система сохраняет запись диалога.

Реальные показатели направления массового подбора за один месяц:

• Сотрудники отдела обработали 25 тыс. контактов. Отправили 13 тыс. приглашений на собеседование.
• 4 900 человек пришли на интервью.
• 2 200 кандидатов успешно прошли собеседование.
• 1 000 соискателей вышли на работу в М.Видео-Эльдорадо.  

4. Сбор данных о звонках и статусе сотрудников

Контакт-центр MANGO OFFICE отслеживает и анализирует все звонки кандидатов и ресечеров. Решение фиксирует каждое изменение статуса сотрудников: разговаривают, свободны, не беспокоить, перерыв, исходящий обзвон.

Все ключевые показатели можно вывести в аналитический отчет с графиками. Это позволяет мониторить KPI сотрудников и контролировать их эффективность в режиме реального времени.

После внедрения: результаты

• Количество приглашений на собеседование увеличилось в два с половиной раза — в среднем с 15 до 40 приглашений в день на 1 специалиста.
• Количество исходящих звонков выросло в три раза — в среднем с 72 до 245 звонков в день на 1 специалиста.
• В первые месяцы после внедрения число пропущенных звонков сократилось в 6 раз — в среднем с 47 до 8 звонков в день по будням. На сегодняшний день пропущенные вызовы отсутствуют.

В планах подключение речевой аналитики, автоматизация очередей обзвона и развитие чат-ботов для экономии человеческих ресурсов и обеспечения работы 24/7. 

Партнерский материал

Рекламодатель ООО «Манго Телеком» ИНН 7709501144 Erid 2SDnjccvd3j

Читайте также: