Таск-трекеры с автоматическими сценариями и многоэтапными процессами подходят не только tech-компаниям. Любая команда может оптимизировать процессы с помощью системного управления задачами, как это сделали мы в инвестиционной компании.
SOLARGROUP — международная инвестиционная платформа, которая за счет крауд-финансирования продвигает высокотехнологичные проекты под ключ.
Сейчас компания финансирует два проекта:
- проект по созданию инжинирингового центра «Совэлмаш», где разрабатываются энергоэффективные электродвигатели с уникальными обмотками «Славянка»;
- проект по разработке и производству дирижаблей нового поколения «АЭРОНОВА».
В компании более 100 сотрудников и 8 отделов: IT, поддержка, продажи, контент-маркетинг, партнерский отдел, HR, финансы, юридический отдел.
Компания привлекает инвесторов стандартными способами: через рекламу, партнерские материалы. Клиент взаимодействует с компанией через единый личный кабинет, где он может инвестировать в проекты, привлекать новых инвесторов и использовать другие функции.
Почему теряли задачи, когда работали в Trello и чате
В основном бизнес-процессы и задачи завязаны на IT-отделе, поэтому расскажем именно о нем. За цифровые процессы отвечают два project-менеджера.
До 2022 года сотрудники работали в Trello и таблицах, а еще ставили задачи в корпоративных Telegram-чатах. Тимлид IT-отдела в личных целях недолго использовал Asana, которая показалась ему неудобной и запутанной. В таск-трекере возникало много проблем.
- Почти все сотрудники ставили и обсуждали задачи в переписке — если спустя 3-6 месяцев требовалось найти заказчика и уточнить у него требования, приходилось долго просматривать чаты.
- В Trello сидел только IT-отдел — остальные подразделения игнорировали доски из-за неудобного интерфейса.
- Не было автоматизаций — из-за этого задачи дублировались на двух досках, баги ждали статуса до ближайшего ручного апдейта.
В итоге — непрозрачность, потери задач, необходимость постоянного контроля. Карточки не отслеживались, баг-фиксы откладывались, а менеджеры тратили часы на ручные обновления.
Чтобы решить проблемы и наладить процессы, в 2023 году мы стали искать новый инструмент для управления задачами.
Почему выбрали Kaiten
Инициатором перехода на новый инструмент был тимлид IT-отдела. Команда искала минималистичный интерфейс, быстрый поиск и гибкую автоматизацию. Jira, которую обычно используют разработчики, показалась «Excel-монстром» — многочисленные столбцы, огромные связи и эпики усложняли работу.
Kaiten выбрали по нескольким причинам:
- Интуитивно понятный интерфейс — он построен вокруг канбан-досок и карточек, которые легко двигать по столбцам.
- Простая настройка автоматизаций — их можно создать без кода.
- Вариативное отображение — можно показать задачи в виде досок или списков, скрыть ненужные колонки. При этом индивидуальные настройки каждого пользователя не влияют на то, как таск-трекер видит остальная команда.
Как переходили на новый таск-трекер
Сначала сервисом пользовался только IT-отдел. Мы попробовали его в пилотной версии и собрали первую доску за день. Через год постепенно переехали другие команды.
Технически переход прошел легко — у нас не такая сложная структура компании, и мы быстро перенесли все отделы и задачи. Главной сложностью оказалось приучить сотрудников ставить задачи там, а не в мессенджерах, как было привычно. Мы боролись с этим постепенно, объясняли коллегам, как работать в трекере. До сих пор не все сотрудники легко используют Kaiten — чтобы преодолеть сложность, разрабатываем систему обучения.
Помимо сопротивления команды, было сложно определиться, как построить структуру пространств и досок. Сначала казалось логичным делить по отделам. Потом стало ясно, что это неудобно: у нас нелинейные процессы и много взаимодействий между командами. Нужно учитывать, как задачи передаются от отдела к отделу: от маркетинга — в контент, от контента — в IT, и так далее. Чтобы переложить все это в Kaiten, настроили автоматизации и связи между задачами, досками.
Как управляем потоком задач
Сердце нашей системы в Kaiten — доска «Координация», которую используют все отделы. Здесь можно поставить задачу любому подразделению.
Карточка проходит стандартный путь по столбцам, где каждая колонка — это соответствующий этап работы.
Группа (бэклог) → Техническое задание (ТЗ) → Тексты → Дизайн → IT-очередь → Code Review → Тест → Готово.
Так выглядит общая доска
(кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
Карточку можно отправить на нужный этап одной кнопкой
Изначально у нас было две доски «Координация». Одна общая, другая — конкретно для отдела разработки. Но это оказалось неудобным: сотрудники путались и не понимали, куда ставить задачу. В итоге мы оставили одну общую доску — настроили ее по наработкам других компаний, чьи кейсы прочитали в блоге Kaiten.
Также у каждой команды есть собственные пространства. Там каждый раздел создает и отслеживает внутренние задачи. Благодаря этому карточки не путаются и сотрудники видят только актуальные для них задачи.
В карточках мы указываем дедлайны и ответственных сотрудников. Так сразу видно, к какому сроку нужно завершить задачу, и к кому обращаться по вопросам, связанным с ней. Сотрудники уточняют детали в комментариях к карточке — вся переписка ведется там, а не в сторонних чатах, и информация не теряется.
В карточке могут участвовать несколько сотрудников, например, заказчик и исполнитель
Туда же мы прикрепляем файлы, например ТЗ и презентации, чтобы их можно было быстро открыть без долгого поиска в мессенджерах.
Активно используем чек-листы — в одной карточке их может быть сразу несколько. С ними удобно отмечать, например, баги, которые нужно исправить к релизу. Также сразу добавляем ссылки на тестовые серверы, где проверяем фичи.
Пример чек-листа — что нужно проверить до релиза
Как настроили автоматизацию: метки, кнопки и API-блокировки
В Kaiten можно настроить различные автоматизации. Это помогает снизить ручной контроль задач и управление ими, а значит, сэкономить время.
В основном мы построили автоматизации вокруг меток, которые обозначают различные типы карточек. Расскажем, как это устроено поэтапно.
Шаг 1. На доске «Координация» создаем карточку и присваиваем ей нужную метку. Тип задачи автоматически меняется. Например, при появлении метки «Акция» карточка меняет тип, окрашивается в зеленый цвет и перемещается вверх колонки. Так мы не теряем ее среди десятков других карточек.
Пример карточки с типом «Фича»
Шаг 2. На той же доске задача проходит этапы, не связанные с разработкой. Например, текст и дизайн.
Шаг 3. Когда пора переходить к разработке, дублируем задачу на доске IT-отдела. Для этого не нужно переносить карточку вручную, достаточно нажать кнопку «Создать карточку в разработке».
Не теряем время на поиск очереди, просто жмем кнопку
Шаг 4. Ведем карточку по этапам разработки. Стадии стандартные, например сбор данных, технический анализ, UI-дизайн. При переходе на каждый следующий этап к задаче автоматически добавляется тимлид отдела и ответственный сотрудник. Например, если нужно написать текст, к карточке прикрепляются руководитель отдела по копирайтингу и копирайтер.
На доске разработки — стандартные этапы
Шаг 5. Когда промежуточная задача выполнена, например, написаны тексты, на доске «Координация» переносим ее в «Готово» одной кнопкой. При этом на доске IT-отдела дочерняя карточка переходит на этап «Валидация» для проверки результата. Так повторяется несколько раз, пока все стадии не будут пройдены: Backend, Frontend, Code Review, Тестирование.
Все другие повторяющиеся действия мы тоже переложили на правила. Кнопки на карточке создают дочерние задачи в отдельной доске разработки. На доске отдела, например IT, задача описана подробнее, чем в «Координации». Так разработчики видят «сухие» дочерние карточки без маркетингового шума и других лишних деталей. При этом заказчики могут посмотреть полную историю у родительской карточки.
Также мы настроили автоматизацию через API-скрипт. Если фичу нужно перевести, он формирует отдельную карточку на соответствующей доске этапа. Релиз блокируется, пока локализация не будет готова — так мы точно по ошибке не выпустим фичу без перевода.
Все автоматизации собраны в разделе «События», там же их можно создавать и настраивать
Еще используем модуль Service Desk, с которым сотрудники могут оставлять заявки в их личные пространства, HR, юридический отдел прямо через Kaiten. В нем тоже настроены автоматизации.
Какие результаты показала работа с Kaiten
С переходом на новый таск-трекер мы оптимизировали и упростили процессы.
- Меньше времени уходит на груминг карточек. Раньше это занимало около 3 часов каждые две недели, теперь — всего 30 минут раз в месяц. До Kaiten 100% терялись задачи, а искать заказчика — это целый квест. Теперь вся информация может быть в одной карточке с комментариями и утвержденными правками от заказчика. Благодаря автоматизациям сократился ручной контроль и микроменеджмент.
- Количество забытых багов и срочных доработок свелось к нулю. Задачи на досках легко отслеживать, они не теряются.
Мы постоянно экспериментируем и развиваем систему контроля задач. В ближайших планах — вынести крупные эпики в шаблон-пространства и связать Kaiten с BI, чтобы видеть Lead Time продуктовых потоков в реальном времени.
Самый ценный урок, который мы усвоили за время работы в системе Kaiten, звучит просто: сначала соберите все отделы и сотрудников на одной доске, а потом снимайте каждую лишнюю ручную операцию — по одной кнопке за раз.
Партнерский материал
Рекламодатель ООО «Кайтен Софтвер» ИНН 7714426252 erid: 2SDnje73Hc9
Читайте также:
Тоже на одном из проектов использую Kaiten. До сих пор не понимаю эту моду на Jira ) Это же действительно монстр. Тяжелейший интерфейс перегруженый связями, родительскими и дочерними объектами. Как правило команда дико путается с отчетами, таск трекерами