Автоматизированные системы контроля рабочего времени – как выбрать

Александр Бочкин,
генеральный директор «Инфомаксимум»

Я уже рассказывал на E-xecutive.ru о законодательной стороне учета времени персонала, в другом материале рассматривал вопрос корректного внедрения программы и знакомства с ней сотрудников. В этой статье раскрою фактическую сторону вопроса: что такое система учета рабочего времени, как она работает, какие задачи решает, какие виды систем существуют.

IT

Система учета рабочего времени – программа, которая анализирует действия пользователя во время работы за компьютером: какие сайты и программы он использует, сколько времени им посвящает, когда начинает и заканчивает работу, когда отлучается. Под активностью подразумевается не просто открытое окно какой-либо программы или ресурса, а реальные действия, совершаемые человеком – нажатие клавиш, скроллинг и т.п. Это основной набор, но некоторые системы дополнены специфическими функциями.

Обобщить функционал всех представленных на рынке систем довольно сложно. Попробуем классифицировать их по ключевым признакам:

1. Специализация

  • Шпионаж – программы этой категории ориентированы на тотальный контроль. Система контролирует буквально все – количество нажатий клавиш и скролинг, наблюдает за сотрудниками через веб-камеру, делает скриншоты, мониторит электронную переписку, включая вложения. При этом, с точки зрения автоматизации процессов, система крайне неудобна, потому что отсматривать видео и скрины по каждому сотруднику приходится лично администратору.
  • Корпоративная продуктивность – программы заточены на повышение эффективности работы, а не на тотальную слежку и «запугивание» подчиненных. Разделяют время на полезное и непродуктивное (некоторые системы выделяют еще некомпьютерное и непрофильное время). Ориентированы на предоставление информации для нормирования труда, оптимизации бизнес-процессов.
  • Личная продуктивность – инструмент для сотрудников, увлеченных тайм-менеджментом и стремящихся повысить собственную продуктивность. Как правило, система настраивается индивидуально, показывает активность за компьютером. Некоторые варианты ПО позволяют ограничивать доступ на отвлекающие сайты.

2. Технологическое решение

  • Saas – облачное решение, данные по сотрудникам хранятся на сервере компании-разработчика (стоимость систем меньше, оплата по месяцам).
  • Standalone – устанавливается на внутренний сервер организации, разработчик к данным доступа не имеет (стоят дороже, оплата разовая, в дальнейшем оплачиваются только обновления).

3. Автоматизация процессов

  • Система контроля – программа автоматически разделяет время на продуктивное и непродуктивное (в некоторых случаях еще и непрофильное) и выдает статистику, удобную для анализа. Часто в подобных системах встроены оповещения о нарушениях.
  • Система учета времени – программа регистрирует активности сотрудников, но не разделяет отработанное время на категории. Предоставляет администратору общую информацию об использовании программ и сайтов.

Какие задачи помогает решить система?

Руководитель компании, используя данные программы контроля времени, может:

  • оценивать эффективность работы подчиненных, отделов и компании в целом;
  • анализировать эффективность бизнес-процессов;
  • своевременно замечать и реагировать на нарушения регламентов;
  • получать объективную картину занятости сотрудников;
  • анализировать кадровую ситуацию;
  • контролировать рабочее время удаленных сотрудников;
  • повышать дисциплину в компании.

На самом деле, задачи часто зависят от специфики и масштабов организации, потому список можно продолжить, дополняя потребностями конкретной компании.

IT

Пример отчета о рабочем времени сотрудников. Кликните, чтобы увеличить картинку

Два лагеря

Помимо приведенной классификации, все системы учета рабочего времени можно условно разделить на два лагеря по степени контроля персонала:

  • жесткие – например, Staffcop (Россия), Bitcop Security (Россия)
  • и лояльные – например, CrocoTime (Россия), DeskTime (Латвия).

Производители жесткого ПО изначально закладывают функционал, который позволит контролировать любое действие сотрудника. К особенностям установки таких программ относится необходимость оформить дополнительное соглашение к трудовому договору каждого работника. При этом работник может отказаться от контроля, так как в большинстве случаев он нарушает права служащего.

Внедрение «жесткого контроля», по моему мнению, оправдано на режимных объектах, в организациях, занимающихся секретными разработками или в компаниях, где велик риск разглашения коммерческой тайны. Опять же, здесь чаще используют DLP-решение (Data Leak Prevention, предотвращение утечек данных). Возможно, у коллег другое мнение на этот счет, буду рад познакомиться с ним в комментариях.

Производители «лояльных систем контроля» придерживаются идеи о мониторинге исключительно рабочего процесса. В таком случае, система должна выдавать данные, которые помогут увеличить продуктивность работы персонала. Все больше российских компаний приходят к политике заботы о собственном HR-бренде, вовлечению сотрудников и внедрению программ лояльности. В таких условиях, естественно, не может идти речи о «жесткой» системе контроля, а «лояльное ПО», при правильном позиционировании, будет воспринято пусть не с радостью, но вполне сдержанно.

Выводы

То, что контроль рабочего времени дисциплинирует сотрудников и помогает им не отвлекаться в рабочее время, давно не секрет. Однако и случаи увольнения ценных специалистов из-за слишком жесткого контроля также всем, наверное, известны. Вывод напрашивается сам собой: выбирая систему контроля рабочего времени, руководителю нужно помнить «контроль – это важно, но не переборщить с ним – еще лучше».

Редактор рубрики «IT для бизнеса» – Сергей Соловьев

Комментарии
Нач. отдела, зам. руководителя, Ульяновск

Такие системы имеют побочный эффект - как только персонал выясняет, что за ним следят и его контролируют, его эффективность снижается. Поэтому здесь очень важным является не ИТ решение, а грамотная HR политика, чтобы положение с производительностью не ухудшилось. В этой связи интересно, насколько такие системы способны быть незаметными на рабочий местах. Хотя рано или поздно все тайное становится явным..

Генеральный директор, Екатеринбург
Вадим Белов пишет: Такие системы имеют побочный эффект - как только персонал выясняет, что за ним следят и его контролируют, его эффективность снижается. Поэтому здесь очень важным является не ИТ решение, а грамотная HR политика, чтобы положение с производительностью не ухудшилось
Выскажусь насчет слежки и персонала. Сама в 80-е работала на производстве под хорошим контролем (в оборонке). Персоналу полезно знать, что за ним ''следят''. Производительность снижается, если человека обидеть. А если объяснить все ''на берегу''? Контроль входит в цикл менеджмента и является нормой. Из моей HR-овской практики. Если сотрудники приходят на работу вовремя, а уходят, когда задание шефа выполнено (гораздо позже окончания рабочей смены), и их на следующее утро воспитывают по поводу опоздания на 7 минут, - тогда однозначно возникает обида. Везде нужен здравый смысл и баланс. А контроль необходим. Порядок автоматически поддерживает.
Нач. отдела, зам. руководителя, Нижний Новгород
Елена Власова пишет: А если объяснить все ''на берегу''?
согласна: только на берегу. в противном случае система бует воприниматься не как контроль и инструмент анализа эффективности, а как карательная система. а какое к ней тогда отношение? почувствуйте разницу! только в полном бреду можно придумать тайный запуск. причем где-то недавно уже обсуждали и был комментарий, что внедрение тайм-трекеров в одной компании показало, что ''не тем'' занимаются наиболее эффективные (помнится, в дискуссии было указано, что их ''поругали за просмотр ''котиков''). кроме того, пора бы ''докторам'' определиться все-таки на чем делать акцент: на результат в кпэ или на тайм-трекерах. это тоже, кстати, к вопросу баланса. на мой взгляд, последние годны для низового персонала, т.к. развернутые кпэ в некоторых случаях использовать дольше и затратней
Генеральный директор, Екатеринбург
Ксения Шмелева пишет: только в полном бреду можно придумать тайный запуск.
Отчего же? Смотря, над чем организация работает.
Ксения Шмелева пишет: кроме того, пора бы ''докторам'' определиться все-таки на чем делать акцент: на результат в кпэ или на тайм-трекерах.
''Доктор'' - это ''очепятка''? Или я опять чего-то не понимаю? Хороша ложка к обеду и акценты тоже хороши тогда, когда в них есть необходимость, когда они направленны на стимулирование труда. Во всем нужен свой смысл и к тому же здравый. Если результаты жесткой системы были жестко предъявлены хорошему, ценному сотруднику, то менеджмент слабый и оставляет желать лучшего. Значит руководителю важнее сотрудника другой какой-то фактор: скорее всего, собственный статус, боязнь санкций сверху и т.д. Все упирается в менеджмент.
Управляющий директор, Москва

Спасибо автору за материал. Хорошо, что есть такие инструменты, и хорошо, что они пока не стали повсеместной практикой.

Аналитик, Москва

Лично я всегда и везде своим подчинённым разрешал играть во все игры и лазить по всем сайтам в любое время. Если им нечем занятся, то надо увольнять или меня или их.

Менеджер по маркетингу, Москва

Если сотрудник действительно работает, а не прохлаждается в соц сетях, то чего ему бояться?
Если же ситуация такова, что ты работаешь усердно и активно, а коллега лишь имитирует деятельность, но на каждом углу рассказывает всем какой он эффективный, то без системы контроля сотрудников руководству получить объективную информацию крайне сложно, в итоге выигрывает хвастун, а не трудяга.

У нас установлено аналогичное ПО, ''Стахановец'' называется, сотрудники узнают об этом при приеме на работу, и никакого негатива. Ведь время - это тоже своего рода товар, который сотрудник ''продал'' своему работодателю и получил за него некую сумму денег.

Адм. директор, Украина
Елена, согласна с вами! Если ты на работе занимаешься своими прямыми обязанностями, а не ерундой, то наблюдение не должно тебя смущать. плюс еще зависит от самого руководителя, насколько он придирается к сотрудникам за каждую минуту. Например, у нас установлена система Yaware.Timetracker. Но что-то не припомню, чтобы кого-то за просмотры видео с котиками ''казнили''. Главное не забывать, что все хорошо когда в меру ;)
Руководитель проекта, Санкт-Петербург

Спасибо за статью! У нас в фирме фрилансеры, которые на нас работают, используют тайм-трекер (работаем с бесплатным Time Tracking primaERP). Мы просим присылать регулярные отчеты затрат времени (т.к. у нас почасовая оплата введена) по задачам, проектам. Это несколько мобилизует людей. Хоть какой-то контроль чем человек занимается и занимается ли вашим проектом вообще. Лично мне тайм-трекер помогает анализировать на что уходит время, помогает мне концентрироваться на задачах, помогает бороться с прокрастинацией.

Консультант, Ямайка

Несколько комментариев:
1. С точки зрения контролируемого работника. Много лет назад я работала в компании, которая мониторила то, чем я занимаюсь на рабочем месте. Сначала меня это раздражало, потом было пофиг, а потом возникло желание хакнуть эту систему (просто спорт, никакой корысти). Там было много несуразного. Вот например: мне платили за переработки. Но не за то, что я сделала, а за то, сколько времени потратила. В итоге смутные сомнения моих контролеров стали терзать только тогда, когда при том, что я уходила пораньше, а приходила попозже, по их "расчасовке" вмоих сутках никак меньше 48 часов не получалось. Тут нужно учесть, что количество людей, которые будут думать над тем, как обойти барьер, всегда будет больше того, сколько людей этот самый барьер проектировали. И рано или поздно количество логично переходит в качество.

2. С точка зрения продавца этих бус (решений для автоматизации). Один молодой предпринимать купил у нас сложное комплексное решение по контролю за торговым персоналом. Решение по контролю было тотальным. Он таким образом защищался от воровства в торговой сети. Решение мы внедрили, обходить систему контроля было очень трудно (проще было с ней смириться), убытков от пересортицы и прочих убылей такого рода у них действительно не стало. Но через какое-то время упали и оборот и прибыль. Просто на место находчивых продавцов пришли единицы попроще. Через какое-то время собственник немного изменил профиль бизнеса, перетряхнул штат, ослабил удавку контроля... И теперь, даже на фоне кризиса, компания подыскивает новый склад - расширяется и растет... А нам собственник иногда пиняет (мы продолжаем обслуживание этой компании по другим задачам): вот же, сколько же мы вам заплатили, а такая фигня на выходе получилась, что ж вы, гады, не предупредили, совести у вас нет...

3. С точки зрения руководителя. Любой контроль - это ЗАТРАТЫ. Не важно, по какому субсчету они будут проходить: автоматизация, найм контролирующих людей... Тратиться дополнительно - это значит повышать себестоимость продукта, а значит снижать свою конкурентоспособность. Здесь нужен разумный баланс. И не всегда автоматизированная система контроля, идущая по статье затрат, позволит как-то сказаться на конечном финансовом результате положительно. Это раз.

Контролировать нужно не процесс, а результат. Это важно по двум причинам: 1) если вы контролируете процесс, то перекладываете какую-то часть ответственности с исполнителя на контролера. В итоге можно запросто получить итальянскую забастовку: все будет сделано правильно, но все равно через ж_ _ _ . 2) Эффективность рабского труда падает по экспоненте. Продукт на выходе, сделанный без души, может быть и будет хорошим, но никогда не будет лучшим. Да и хорошим он будет недолго. Это два.

Все это, безусловно, imho:)

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
4
Где качество ???
Михаил Лурье
Ползучестью называют явление непрерывной пластической деформации под действием постоянного напря...
Все дискуссии