Как контролировать время сотрудников через процессы

Вопрос контроля рабочего времени всегда был в списке важнейших задач в управлении бизнес-процессов. После пандемии он стал одним из ключевых для спасения практически любого бизнеса.

Показатель эффективности сотрудника, с высокой степенью уверенностью можно сказать, измеряется его вовлеченностью в процесс. При текущем, довольно развитом уровне доступности знаний и информации, опыт и заявленные навыки имеют лишь отдаленно потенциальный характер. Взять под контроль процессы компании, а именно фиксировать каждый шаг сотрудника — мечта каждого владельца бизнеса и сегодня как никогда близка к реализации, по одной простой причине — больше нельзя ждать. С этой точки зрения онлайн-работа предоставляет идеальные условия для наполнения цифрового поля компании — ее экосистемы.

Еще до кризиса к нам обратился владелец компании, строящей аэропорты. Перед компанией стояла задача: не набирая новых сотрудников в управляющую компанию, реализовать грандиозный проект по строительству нового аэропорта, и при этом, чтобы эффективность сотрудников не только не упала, но и выросла. Стоимость внедрения объекта была более 20 млрд рублей, что многократно превышало стоимость предыдущих проектов и оборот компании в целом.

Желаемый результат

В каждый момент времени нужно было показывать на планшете владельца компании результаты деятельности компании в виде цифр по четырем ключевым показателям:

  1. Сроки по каждому процессу — «начало», «окончание», а точнее суммарный показатель.
  2. Влияние сроков каждого процесса на общий результат и его последовательность.
  3. Выплаченные деньги подрядчикам, привязанные к срокам и процессам.
  4. Оценка качества выполненной работы по каждому процессу.

Решение задачи начали с того, что предложили описать рабочие процессы как есть сейчас, и представили вариант как должно быть в будущем. В общем, ничего особенного с точки зрения консалтинга, но не IT-технологий. Новую экосистему предложили написать в виде «ролевой системы», в которой контроль вводится с помощью идентификации сотрудника и фиксации реперных точек через действия сотрудника на цифровом поле.

В классическом понимании «ролевых» CRM, ERP-систем разделяют несколько главных процессных участников, которые наполняют цифровое поле. Вместе с тем большинство стандартных систем главными пунктами в своей работе считают «ввод данных», интеграцию с другими системами компании, но не процессный подход, который позволяет контролировать время сотрудников.

Подобная информационная система ставит «ролевую модель» процессов во главе системы. В ней важнее не ввод данных, а процесс работы целиком. Каждый процесс охватывает все отделы и ключевых сотрудников компании, включая генерального, коммерческого, финансового директоров, которые выступают в роли контролеров и согласующих.

Как составляется цифровая карта рабочих процессов

В системе выделяется несколько ролей, которые могут выполнять неограниченное количество сотрудников. Главная особенность в такой системе в том, что администраторы могут назначать права на те или иные действия, что обеспечивает беспрерывную работу процессов компании.

  • Владелец процесса — тот, кто запускает его и отвечает за главные KPI компании. Он инициирует новые отношения с клиентами, задает в системе новый договор.
  • Исполнитель процесса фиксирует начало и окончание, пребывает внутри процессов.
  • Согласующий процесса ведет промежуточный контроль технической части и бюджета по проекту.
  • Контролер процесса, имея определенные показатели по времени и качеству исполнения процессов, проверяет количественные и качественные показатели по всем процессам, управляет обратной связью.

Каждый из этих уровней создает цифровую карту событий, которая в конечном счете и составляет эффективность бизнеса через его процессы. Собственник компании при этом может находиться в любой точке мира, и в любой момент времени видеть целостную картину своего бизнеса.

Таблица

Таблица № 1. Оценка вовлеченности сотрудников в процессы компании.

Сотрудники 1, 5, 6, имеют низкую вовлеченность в рабочий процесс. Именно их работа являются фокусом для усиления действий и понимания причин низкой производительности, вовлеченности в рабочее время.

Вместе с тем средний и высокий уровни тоже нуждаются во внимании. Высокая степень вовлеченности может связана как с высокой производительностью, так и с неоцененностью потенциала самого процесса.

Удовлетворенность своими процессами

Степень связи с другими процессами

Вектор движения функционала

Сотрудник 1

Высокая

Высокая

Вовлечение в другие процессы

Сотрудник 2

Высокая

Высокая

Вовлечение в другие процессы

Сотрудник 3

Высокая

Высокая

Обучающая функция

Сотрудник 4

Низкая

Высокая

Переключение на другие процессы (замена)

Сотрудник 5

Низкая

Высокая

Вовлечение в другие процессы

Сотрудник 6

Высокая

Низкая

Обучающая функция

Таблица № 2 Уровень удовлетворенности сотрудников компании и связи рабочих процессов как показатель вектора движения в функциональном развитии сотрудника.

Вектор движения каждого сотрудника и есть результат того, как развиваются сотрудники. У них есть возможность передвигаться по карьерной лестнице, охватывая больше процессов в компании или совершать горизонтальный переход.

Основные процессы внедряли с сопротивлением персонала

В первую очередь, был достигнут максимальный уровень контроля времени сотрудника. Если топ-менеджер приходит и просит разобраться в ситуации полгода, чтобы принимать решения — это прямой убыток собственника. Любая работа должна быть прозрачна и измерима, если она оплачивается.

Если ключевой сотрудник приносит одного большого клиента один раз в месяц, а все остальное свое время посвящает вводным встречам, перекурам и совещаниям, то это первичный признак того, что сам работник не получает удовлетворения, а несчастливый топ-менеджер даже с блестящими результатами на долгосрочном периоде не повлияет позитивно на развитие компании.

Стало намного проще выявлять сбои в цепочках процессов на уровне глубинных ценностей. Если простой одного сотрудника составляет более одного часа (например, простоя строителя), значит либо процессы нуждаются в оптимизации, либо что-то не так с производительностью сотрудника. Процессы должны протекать беспрерывно во времени, что отражается на цифровом поле «началом» и «концом» процесса.

Скорость взаимодействия между отделами внутри управляющей компании выросла в несколько раз, благодаря внедрению инструмента «согласования».

Появилась возможность менять процессы прямо во время внедрения системы, в зависимости от времени их завершения и уровня удовлетворенности.

Прозрачность задач, которые видны были всем сотрудникам цифрового поля, создавала культуру быстрого реагирования, чтобы «статусы не накопились».

Не получилось внедрять систему в кратчайшие сроки, чтобы все проекты были реализованы через нее. К сожалению, высокая степень сопротивления внедрения новой системы, да и просто любой новизны, настолько высока, что приходится задействовать все административные ресурсы и приказы для этого, что тянется во времени в несколько раз дольше запланированного.

Ролевой подход к процессам — ключевой инструмент

Процессный контроль, а точнее фиксация действий сотрудника выступают фильтром для того, чтобы определять самые эффективные сферы и типы сотрудников. Если сотруднику тяжело иметь высокую степень вовлеченности в процесс, может быть он занимается совсем не своим делом, и ему пора переходить в новую — в более нужную отрасль и заниматься делом для души?

Оптимальный охват рабочего времени сотрудника — на цифровом поле можно проследить все процессы за конкретный отрезок времени — важный показатель вовлеченности сотрудника в процесс, и составлять он должен от 80% общего рабочего времени сотрудника.

В XXI веке практически не осталось недоступных знаний в управлении или сложностей в повышении квалификации. Вместе с тем проблема эффективности и полезного контроля для устойчивого развития — действительно, вопрос, нуждающийся в исследованиях и принятии решений через мягкий контроль и глубинные ценности компаний.

Читайте также:

Комментарии
Нач. отдела, зам. руководителя, Беларусь

Вопрос контроля рабочего времени всегда был в списке важнейших задач в управлении бизнес-процессов. 

Этой теории уже больше ста лет и называется она в честь инженера Тейлора, который стоял с секундомером над рабочими. Эта теория не только старая, но и не рабочая. Такая постановка задачи для управления ведёт к локальным оптимумам, в то время, как требуется оптимизация всей  системы. В переводе на русский, это значит, что ВСЕГДА будут сотрудники, которые будут раздражать директоров своим "ничегонеделанием". 

Показатель эффективности сотрудника, с высокой степенью уверенностью можно сказать, измеряется его вовлеченностью в процесс.

Всегда хотелось узнать что это значит? Это значит, что я должен ходить по всей конторе с озабоченным видом? Я-то думал, что моя эффективность - это умение своевременно и качественно выполнять рабочие задачи.

Взять под контроль процессы компании, а именно фиксировать каждый шаг сотрудника — мечта каждого владельца бизнеса

Не дай Бог работать в таком бизнесе. Владельцы бизнеса забывают, что они НАНЯЛИ меня для выполнения определенных задач, но они (владельцы бизнеса) почему-то решили, что они меня купили.

К сожалению, высокая степень сопротивления внедрения новой системы, да и просто любой новизны, настолько высока, что приходится задействовать все административные ресурсы и приказы для этого, что тянется во времени в несколько раз дольше запланированного.

А потом такие внедренцы удивляются высокой степени сопротивления. 

Адм. директор, Белгород

Нужно указать сферу применения такого контроля. Желание иметь роботов и контролировать вся и все ничего хорошего в сферах, где требуется свобода творчества, например, не даст.

Если это полувоенная организация, где нужно четко выполнять инструкции и поменьше думать, да.

Если нужно думать и принимать самостоятельные решения, не прелусмотренные инструкциями - нет

Адм. директор, Санкт-Петербург
Сергей Мамин пишет:
Если нужно думать и принимать самостоятельные решения, не прелусмотренные инструкциями - нет

Сергей, не хотел комментировать данный опус, но Вы уже высказались за меня в нужном направлении! Насколько много сейчас работ, где не нужно думать - я не знаю, одна из таких структур (например) - ростелеком, где "ручные обезьянки" сидят и вбивают ручками в компы то, что записали мастера-установщики руками и голосом, работая у клиентов... Контроль ради контроля иногда даже вреден! Сейчас во многих местах часто требуется участвовать, пусть и минимально, в нерабочее время в рабочих процессах, используя для этого корпоративные сетевые ресурсы. След от такого использования (дата, время, пользователь) безусловно остаются и видны работодателю. Поэтому я, например, спокойно захожу с рабочего компьютера в рабочее (график 5/8ч.) время в свою личную почту, и мне не задают глупых вопросов, чтобы я не давал глупые ответы... Ведь имеющий мозги да поймёт, что я гораздо быстрее настучу на клавиатуре короткое сообщение, чем буду тыкать пальцами его же на "неконтролируемом" смартфоне...

Я не отрицаю необходимость контроля за процессами и работой, а тем более необходимость "обратной корректирующей связи" между работником и руководителем, но вот "контроль ради контроля" не так эффективен для оптимизации бизнес-процессов, как это пытаются подать в этом материале...

P.S. Несколько лет имел возможность наблюдать на ходом реконструкции аэропорта "Пулково", поэтому приведённая сумма в 20 млрд.рублей выглядит смешно... один квадратный метр ВПП обходится ориентировочно в 200$ за квадратный метр, а стандартный сегодня размер ВПП 3600 х 60 метров без рулёжек, считайте сами...

Руководитель, Москва

Мда.. Та еще пурга... 

"Взять под контроль процессы компании, а именно фиксировать каждый шаг сотрудника — мечта каждого владельца бизнеса и сегодня как никогда близка к реализации, по одной простой причине — больше нельзя ждать"

1. Контролировать процессы и каждый шаг сотрудника - две большие разницы

2. Мечта собственника как правило далека от фискации каждого шага сотрудника, если только собственник не вуайери́ст

3. Если таки вам нужны сотрудники, что бы просто выполнять простояе операции и всегда одни и те же - то это предпоследний шаг к избалвению от сотрудников - скоро автоматы это смогут делать быстрее и контролировать их проще

4. Инетересна логика (скорее персуппозиция) - "как никогда близка к реализации по причине - ждать больше нельзя" - интересно, а все, чего больше ждать нельзя в жизни автора было близко к реализации? 

Ну и т.д. 

Аналитик, Москва

Напишу просто: как же я ненавижу этот "учёт рабочего времиени". Даже если его красиво назвать KPI.

Руководитель группы, Германия
Анатолий Курочкин пишет:
Напишу просто: как же я ненавижу этот "учёт рабочего времиени"

Присоединяюсь. И подумал вдруг: может партию организовать? Из тех, кто такого же мнения.  Думаю, что пару миллионов можно было бы собрать. 

Есть же партия "пиратов", например ...

Генеральный директор, Москва
Дмитрий Шуминский пишет:

Вопрос контроля рабочего времени всегда был в списке важнейших задач в управлении бизнес-процессов. 

Этой теории уже больше ста лет и называется она в честь инженера Тейлора, который стоял с секундомером над рабочими. Эта теория не только старая, но и не рабочая. Такая постановка задачи для управления ведёт к локальным оптимумам, в то время, как требуется оптимизация всей  системы. В переводе на русский, это значит, что ВСЕГДА будут сотрудники, которые будут раздражать директоров своим "ничегонеделанием". 

Показатель эффективности сотрудника, с высокой степенью уверенностью можно сказать, измеряется его вовлеченностью в процесс.

Всегда хотелось узнать что это значит? Это значит, что я должен ходить по всей конторе с озабоченным видом? Я-то думал, что моя эффективность - это умение своевременно и качественно выполнять рабочие задачи.

Взять под контроль процессы компании, а именно фиксировать каждый шаг сотрудника — мечта каждого владельца бизнеса

Не дай Бог работать в таком бизнесе. Владельцы бизнеса забывают, что они НАНЯЛИ меня для выполнения определенных задач, но они (владельцы бизнеса) почему-то решили, что они меня купили.

К сожалению, высокая степень сопротивления внедрения новой системы, да и просто любой новизны, настолько высока, что приходится задействовать все административные ресурсы и приказы для этого, что тянется во времени в несколько раз дольше запланированного.

А потом такие внедренцы удивляются высокой степени сопротивления. 

Дмитрий, спасибо за детальный разбор! 
Контроль не над рабочими, а контроля времени через процессы. С этой точки зрения, важно определить сами процессы и их оптимизировать. А контроль времени, естественно, имеется в виду "не стоять над душой", а через фиксацию действий понимая эффективность самих процессов. В таком случае, становится возможным менять сами процессы, ну или в одном процессе задействовать нескольких специалистов. 

Очень интересный вопрос про "наняли сотрудника или купили его" а в чем разница, в качестве результата?

 

Генеральный директор, Москва
Сергей Мамин пишет:

Нужно указать сферу применения такого контроля. Желание иметь роботов и контролировать вся и все ничего хорошего в сферах, где требуется свобода творчества, например, не даст.

Если это полувоенная организация, где нужно четко выполнять инструкции и поменьше думать, да.

Если нужно думать и принимать самостоятельные решения, не прелусмотренные инструкциями - нет

Сергей, в данном конкретном кейсе сфера управления проектами в строительстве. И ключевой момент - несколькими проектами одновременно. Строительство - одно из самых регламентированных отраслей, с минимальными требованиями к творчеству 

Руководитель, Москва

Предлагаю автору статьи сделать проект по совершенствованию корпоративной формы одежды сотрудников и написать на эту тему статью. Сотрудники должны будут на работе при выполниии процессов соблюдать установленную форму одежды, удовлетворяющую требованиям:

  • констрастные вертикальные полоски;
  • наличие четкоразлечимого с расстояния не менее 20 метров личного номера спереди и сзади;
  • концентрических контрастных кругов на спине. 

Именно эта форма будет в наибольше степени соотвествовать той корпоративной культуре, которая возникает после такой реализации проекта. 

 

Генеральный директор, Москва
Максим Часовиков пишет:

Мда.. Та еще пурга... 

"Взять под контроль процессы компании, а именно фиксировать каждый шаг сотрудника — мечта каждого владельца бизнеса и сегодня как никогда близка к реализации, по одной простой причине — больше нельзя ждать"

1. Контролировать процессы и каждый шаг сотрудника - две большие разницы

Максим, несмотря на "пургу", спасибо за комментарий. Процессы - в теории, каждый шаг - это конкретная практика, факт. Контроль процессов и шагов взаимосвязаны и корректируют друг друга в перспективе. 

2. Мечта собственника как правило далека от фискации каждого шага сотрудника, если только собственник не вуайери́ст

3. Если таки вам нужны сотрудники, что бы просто выполнять простояе операции и всегда одни и те же - то это предпоследний шаг к избалвению от сотрудников - скоро автоматы это смогут делать быстрее и контролировать их проще

Согласна, одна из идей контроля овободить людей там, где работу могут выполнять роботы. Это нужно, прежде всего, самим работникам, чтобы заниматься новыми, более продвинутыми и важными сферами, а для собственника - для сокращения, расходов, естественно. 

4. Инетересна логика (скорее пресуппозиция) - "как никогда близка к реализации по причине - ждать больше нельзя" - интересно, а все, чего больше ждать нельзя в жизни автора было близко к реализации? 

Максим, подход "реализовать задачу, по которой чувствуется максимальное напряжение" - вполне обычная практика не только на работе. 

Ну и т.д. 

 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Крупнейший в мире оператор наружной рекламы ушел из России

У крупнейшего игрока на российском рынке больше нет иностранных собственников.

Названы отрасли, в которых сотрудники ищут работу более полугода

Представителям каких профобластей сложнее всего искать работу?

Бывшая жена основателя Amazon стала самой богатой женщиной в США

Forbes оценил состояние Маккензи Безос в 62,3 миллиарда долларов.

Минтруд поддержал идею компенсировать затраты граждан на удаленную работу

Пункты о компенсации можно будет включить в трудовой договор о дистанционной работе и локальные нормативные акты.