5 ошибок при выборе системы дистанционного обучения

Пять лет назад технологии онлайн-обучения не входили даже в десятку инвестиционно привлекательных ниш. Сегодня на них в России инвестиционный бум. Вместо очных тренингов и мастер-классов компаний создают электронные курсы и обучают сотрудников дистанционно. Объем рынка корпоративного онлайн-обучения в России, по данным исследования российского рынка образовательных технологий «Высшей школы экономики», уже в 2017 году превысил 3 млрд рублей, а в 2021 году возьмет отметку в 11,3 млрд. И это консервативный прогноз.

Чтобы запустить онлайн-обучение в компании, нужна СДО. Система помогает сотрудникам проходить курсы и смотреть вебинары в удобное время с планшета и телефона, а руководителям следить, как обучение влияет на показатели бизнеса.

Выбрать систему дистанционного обучения сложно — на российском рынке больше 10 решений, которые, на первый взгляд, мало отличаются друг от друга. При этом спонтанная покупка может обернуться потерей нескольких миллионов рублей и месяцев впустую потраченного времени. Эксперты онлайн-обучения из IDS Borjomi, «Лукойл», iSpring и других компаний рассказывают, на какие грабли чаще всего наступают новички при выборе СДО, и как их обойти.

Неправильно спланировали бюджет

Александр Макаров, руководитель обучения IDS Borjomi:

Новички думают, чтобы запустить онлайн-обучение — достаточно заложить в бюджет деньги на СДО и программу для создания курсов. Потом начинается... Сотрудников нужно вводить в систему в первый рабочий день для правильного администрирования. При большом штате это трудоемкая операция. Нужно либо расширять штат, либо настраивать интеграцию с другими IT-системами: 1C, SFA или CRM.

Для запуска обучения в СДО нужен учебный контент. Иногда на его создание уходит от 3 до 6 месяцев. И важно забюджетировать контент-менеджера, который будет работать над курсами, или покупать контент у компаний-провайдеров.

Бизнес регулярно спрашивает об эффективности использования СДО. Для этого нужно настроить систему непрерывной отчетности на дашбордах с Power BI. Доступ к отчетам должен быть у СЕО и HR-директора 24 часа в сутки. В результате система может простаивать, а отдел обучения вынужден запрашивать новый бюджет и обосновать дополнительные инвестиции.

Решение

Когда планируете бюджет, учитывайте полную стоимость проекта:

Аренда или покупка системы дистанционного обучения.
Интеграция системы обучения с другими IT-решениями.
Доработка, например, дизайн учебного портала, настройка архитектуры, брендированное мобильное приложение.
Оплата серверов, если вы хотите хранить данные внутри компании, а не у провайдера.
Создание дашбордов со сводными отчетами через Power BI или Tableau.
Конструктор курсов, если планируете создавать контент сами. Некоторые конструкторы стоят больше $1 500.
Инструменты для дизайна курсов. Например, Adobe Photoshop и CorelDRAW.
Оборудование для видеосъемки, если решите снимать видеокурсы.
Зарплаты контент-менеджеру, администратору, руководителю проекта.
Железо, на котором будут учиться сотрудники: компьютеры, планшеты или телефоны, сим-карты с хорошим Интернетом.
Мощные компьютеры для людей, которые создают курсы.
Оплата техподдержки.
Стоимость часа разработки на разработку кастома от провайдера.

Также учитывайте, насколько быстро бизнес просит развернуть СДО, и запустить проект. И есть ли конкуренция за IT-ресурс внутри компании. Если результат нужен еще вчера, проект будет стоить намного дороже.

Переплатили за ненужные функции в СДО

Виктория Савицкая, ведущий специалист Корпоративного центра компетенций «Лукойл»:

Система дистанционного обучения — технически сложный продукт. Но ее часто выбирают, как блендер в магазине — чем больше функций, тем круче. Так в чек-листе появляются новые опции: лента новостей, чат-бот, корпоративная соцсеть, система управления талантами. Пока не знаем зачем, но пусть будет.

Потом все происходит как с любой спонтанной покупкой — в комплекте с блендером много полезных насадок, из которых пользуются двумя от силы. Остальные ржавеют в коробке. Зачем переплачивали?

Другая проблема — система получается настолько сложной, что сотрудники не понимают, как ей пользоваться. И приходится искать отдельного специалиста, который наладит работу и будет следить за работоспособностью СДО.

Решение

При выборе системы дистанционного обучения отталкивайтесь от бизнес-задач. Если в ближайший год вы планируете только тестировать сотрудников, остальные опции лишние. Докупите их позже, когда проект выйдет на нужный уровень.

Без ленты новостей и встроенной соцсети можно работать. Но если в СДО нет нужного отчета или теряется статистика, автоматизировать аттестацию не получится. Тогда зачем это все?

Чтобы правильно расставить приоритеты, составьте техническое задание. Оно поможет выбрать систему под задачу и не переплачивать.

Выбрали СДО по совету друзей

Михаил Кречин, руководитель проектов iSpring:

Бывает так: компания запускает онлайн-обучение. Проект выстреливает, и его авторы начинают рассказывать всем на конференциях, что встать на онлайн-рельсы выгодно и легко. Конкуренты уже на подхвате и делают все под копирку: покупают ту же СДО, набирают в штат похожих специалистов. Проект не взлетает. Деньги и время потрачены впустую.

Часто это ошибка выжившего: если у человека что-то получилось, это не значит, что получится у другого.

Решение

Купить СДО по рекомендации все равно, что надеть чужой пиджак — в плечах широко и узко в талии. Если и собрался носить, придется перешивать. То же самое с системой дистанционного обучения — если она подошла вашим коллегам или конкурентам, не значит, что подойдет вам. У каждой компании разные задачи и бизнес-процессы.

Чтобы не ошибиться в выборе и зря не потратить миллионы рублей, проведите пилотный проект. Например, запустите онлайн-обучение для одного отдела компании. Для этого у каждой СДО есть бесплатная пробная версия. Здесь важно пройти весь путь — от настройки системы обучения до создания курсов и анализа результатов.

Пилот покажет, какая система решает задачи, какие есть ограничения, насколько оперативно отвечает техподдержка поставщика, и довольны ли ваши сотрудники. Просто изучая демо-версию и общаясь с менеджером, невозможно узнать все нюансы. Позже удачный пилот станет весомым аргументом для бизнеса — почему стоит инвестировать именно в это решение, а не другое.

Выбрали систему под тренера, а не сотрудников

Алина Матвеева, бизнес-партнер IC LAB:

Часто систему обучения в компании подбирают под тренера, который будет ей управлять: добавлять пользователей, назначать курсы и выгружать отчет. Логика простая: если тренеру удобно, систему можно брать. О сотрудниках никто не думает, а стоит.

Пять секунд — столько времени люди обычно проводят на отдельном сайте и уходят, если он сложный и там нет ничего полезного. Уже на главной странице пользователи должны видеть, что этот сайт — для них.

Та же история с учебным порталом или как его еще называют — система дистанционного обучения. Пройдя по ссылке, сотрудник должен сразу понять, куда ввести логин и пароль, где хранятся электронные курсы, как посмотреть оценки за пройденные тесты и место в общем рейтинге успеваемости. Иначе к порталу быстро пропадет интерес, и люди начнут саботировать обучение.

Вот условный Матвей открыл на корпоративной почте письмо с приглашением пройти электронный курс по пожарной безопасности. Он перешел по ссылке
и оказался на портале с десятками папок и подпапок. Куда нажимать? В лучшем случае Матвей напишет письмо в отдел обучения и попросит его сориентировать
на портале. В худшем — просто закроет вкладку.

Запомните: если пользователю нужно сделать десять кликов, чтобы открыть учебный материал, вы его потеряете. Возможно, навсегда. Проект, на который вы потратили несколько миллионов, не окупится.

Решение

Самый очевидный совет — не покупать СДО со сложным интерфейсом. Если деньги уже потрачены, а СДО раздражает сотрудников, попросите провайдера «заточить» систему под ваши задачи.

Еще один вариант — организовать техподдержку внутри компании: нанять одного-двух специалистов, которые хорошо разбираются в учебном портале и проконсультируют сотрудников по всем техническим вопросам, зарегистрируют новых пользователей, выгрузят отчеты по успеваемости. Да, это лишние траты для компании, однако внутренний саппорт сбережет нервные клетки пользователям и не отобьет желание учиться онлайн.

Не подумали о контенте

Мария Сафиуллина, руководитель цифрового обучения в Ralf Ringer:

Когда компания выбирает систему обучения, то смотрит на масштабные вещи: аналитику, мобильное приложение, интеграцию с другими программами. При этом не все уделяют внимание деталям. Например, какой контент работает в СДО. Условная компания «Торфлекс» купила систему обучения, которая отвечает всем хотелкам. Есть и встроенная соцсеть, магазин подарков и даже личный кабинет руководителя в телефоне. Один нюанс — СДО поддерживает только видео и тесты.

Начинаются проблемы. Мерчендайзеров нужно научить правильно расставлять товар на полках. Что делать: искать оператора в штат или обратиться в студию? А деньги заложены в бюджет? А как выбрать подрядчика? Наверное, нужно проводить тендер?

Как быть с регламентами, которые меняются каждые полгода? Тоже снимать видео? Не вариант. Через шесть месяцев придется делать новое. В итоге проект буксует, результата нет, и собственник хочет сменить команду.

Решение

Чтобы быстро запустить онлайн-обучение в компании, отталкивайтесь от готового контента. Если у вас есть комплект инструкций и регламентов — СДО должна «переваривать» Word и PDF. Тогда регламенты можно загрузить в систему и открыть с телефона. Вот уже готова база знаний для сотрудников.

Если тренеры строят мастер-классы на презентациях, ищите систему, которая «понимает» PPT. К презентации можно добавить аудиосопровождение — и вот вам готовый курс. Назначайте новичкам перед вводом в должность. Уже потом можно снимать видео, создавать электронные курсы и VR-тренажеры, чтобы развивать проект и закрывать больше задач.

Фото: Pixabay.com

Читайте также:

+5278 Галина Альтман Управляющий директор, Москва 21 мая 2020, 15:57

Павел Храмкин пишет:

Геткурс больше подходит для инфобиза и онлайн-школ. Он не заточен под корпоративное обучение. Например, нет отценки 360, возможности автоматизировать адаптацию сотрудников, построить кадровый резерв, создать базу знаний. Нет интеграции с HR-системами и системами аналитики по типу Power BI.

Для корпративного обучения есть другие готовые решения. Например:

1. Отечественная платформа iSpring www.ispring.ru/ispring-learn
Плюсы — все уже настроено и готово к работе. Достаточно создать аккаунт. Есть вебинары, конструктор электронных курсов, мобильное приложение, система аналитики, круглосуточная техподдержка.

2. Зарубежная разработка Moodle moodle.org/?lang=ru
Плюсы — бесплатное решение. Но долго настраивать. Потребуется помощь специалиста.

Хмм, не буду, опять же, говорить, что геткурс идеален - но все перечисленные инструменты там есть. И автоматическая проверка тестов, и набор баллов, и даже техподдержка 24/7 - кроме интеграции с HR-системой, наверное. Без сдачи теста на 100% переход к следующему обучающему видео невозможен. В конце обучения выдается сертификат об успешном прохождении курса - только в том случае, если ВСЕ задания выполнены. Всё это происходит автоматически. Интегрирована рассылка по базе, система геймификации с дополнительными баллами, выдача электронных сертификатов, система оценок или тестов - "задание выполнено на ... %". Техподдержка действительно круглосуточная. У "Синергии" база в 10 тыс.пользователей только на одном тренинге, и на пакетах с обратной связью работают 10 тренеров. "500 продавцов" - это смешно, это базовый тариф в месяц, он рассчитан на 1000 активных пользователей. Дальше тариф на 4000 пользователей в месяц, а от 10 тыс уже vip-тарифы с соответствующими скидками и преференциями.

На пакетах без обратной связи - автоматика: изучил-сдал-получил сертификат об успешном окончании. Про "научить учиться сотрудника" вообще не поняла - зарегистрироваться на сайте и зайти по логину (почта) и присланному на эту почту паролю такая проблема? После этого сотрудник оказывается в базе, вся информация о его учебе в ленте и в личном профиле, у тренера или у HRа такой же доступ к базе - что значит "вдруг он не будет учиться, как отследить?" Да не допускать к работе без полученного по окончании учёбы электронного сертификата, вот и всё. Вебинары встроенные есть. Конструктор сайтов тоже - ооооочень примитивный и простой, как раз чтобы любой мог и сконструировать, и тем более "разобраться в интерфейсе". Нет, ну если дизайн нужен обалденный, а не простота в использовании - тогда конечно, лучше самим придумать перегруженный интерфейс, в котором никто не может разобраться и приходится ещё УЧИТЬ ИМ ПОЛЬЗОВАТЬСЯ:))) К каждому уроку можно ТЕКСТОМ написать инструкцию, загрузить любые файлы "как учиться" - хоть на киргизском и в ворде, хоть pdf, хоть аудио, хоть видео. Наверное, проблема как всегда в том, что "свой велосипед" круче и самим помучиться прикольнее - ?