5 ошибок при выборе системы дистанционного обучения

Пять лет назад технологии онлайн-обучения не входили даже в десятку инвестиционно привлекательных ниш. Сегодня на них в России инвестиционный бум. Вместо очных тренингов и мастер-классов компаний создают электронные курсы и обучают сотрудников дистанционно. Объем рынка корпоративного онлайн-обучения в России, по данным исследования российского рынка образовательных технологий «Высшей школы экономики», уже в 2017 году превысил 3 млрд рублей, а в 2021 году возьмет отметку в 11,3 млрд.  И это консервативный прогноз.

Чтобы запустить онлайн-обучение в компании, нужна СДО. Система помогает сотрудникам проходить курсы и смотреть вебинары в удобное время с планшета и телефона, а руководителям следить, как обучение влияет на показатели бизнеса.

Выбрать систему дистанционного обучения сложно — на российском рынке больше 10 решений, которые, на первый взгляд, мало отличаются друг от друга. При этом спонтанная покупка может обернуться потерей нескольких миллионов рублей и месяцев впустую потраченного времени. Эксперты онлайн-обучения из IDS Borjomi, «Лукойл», iSpring и других компаний рассказывают, на какие грабли чаще всего наступают новички при выборе СДО, и как их обойти.

Неправильно спланировали бюджет

Александр Макаров, руководитель обучения IDS Borjomi Александр Макаров, руководитель обучения IDS Borjomi:

Новички думают, чтобы запустить онлайн-обучение — достаточно заложить в бюджет деньги на СДО и программу для создания курсов. Потом начинается... Сотрудников нужно вводить в систему в первый рабочий день для правильного администрирования. При большом штате это трудоемкая операция. Нужно либо расширять штат, либо настраивать интеграцию с другими IT-системами: 1C, SFA или CRM.

Для запуска обучения в СДО нужен учебный контент. Иногда на его создание уходит от 3 до 6 месяцев. И важно забюджетировать контент-менеджера, который будет работать над курсами, или покупать контент у компаний-провайдеров.

Бизнес регулярно спрашивает об эффективности использования СДО. Для этого нужно настроить систему непрерывной отчетности на дашбордах с Power BI. Доступ к отчетам должен быть у СЕО и HR-директора 24 часа в сутки. В результате система может простаивать, а отдел обучения вынужден запрашивать новый бюджет и обосновать дополнительные инвестиции. 

Решение

Когда планируете бюджет, учитывайте полную стоимость проекта: 

  • Аренда или покупка системы дистанционного обучения.
  • Интеграция системы обучения с другими IT-решениями.
  • Доработка, например, дизайн учебного портала, настройка архитектуры, брендированное мобильное приложение.
  • Оплата серверов, если вы хотите хранить данные внутри компании, а не у провайдера.
  • Создание дашбордов со сводными отчетами через Power BI или Tableau.
  • Конструктор курсов, если планируете создавать контент сами. Некоторые конструкторы стоят больше $1 500.
  • Инструменты для дизайна курсов. Например,  Adobe Photoshop и CorelDRAW.
  • Оборудование для видеосъемки, если решите снимать видеокурсы.
  • Зарплаты контент-менеджеру, администратору, руководителю проекта.
  • Железо, на котором будут учиться сотрудники: компьютеры, планшеты или телефоны, сим-карты с хорошим Интернетом.
  • Мощные компьютеры для людей, которые создают курсы.
  • Оплата техподдержки.
  • Стоимость часа разработки на разработку кастома от провайдера.

Также учитывайте, насколько быстро бизнес просит развернуть СДО, и запустить проект. И есть ли конкуренция за IT-ресурс внутри компании. Если результат нужен еще вчера, проект будет стоить намного дороже.

Переплатили за ненужные функции в СДО

Виктория Савицкая, ведущий специалист Корпоративного центра компетенций «ЛУКОЙЛ»Виктория Савицкая, ведущий специалист Корпоративного центра компетенций «Лукойл»:

Система дистанционного обучения — технически сложный продукт. Но ее часто выбирают, как блендер в магазине — чем больше функций, тем круче. Так в чек-листе появляются новые опции: лента новостей, чат-бот, корпоративная соцсеть, система управления талантами. Пока не знаем зачем, но пусть будет.

Потом все происходит как с любой спонтанной покупкой — в комплекте с блендером много полезных насадок, из которых пользуются двумя от силы. Остальные ржавеют в коробке. Зачем переплачивали?

Другая проблема — система получается настолько сложной, что сотрудники не понимают, как ей пользоваться. И приходится искать отдельного специалиста, который наладит работу и будет следить за работоспособностью СДО.   

Решение

При выборе системы дистанционного обучения отталкивайтесь от бизнес-задач. Если в ближайший год вы планируете только тестировать сотрудников, остальные опции лишние. Докупите их позже, когда проект выйдет на нужный уровень.

Без ленты новостей и встроенной соцсети можно работать. Но если в СДО нет нужного отчета или теряется статистика, автоматизировать аттестацию не получится. Тогда зачем это все?

Чтобы правильно расставить приоритеты, составьте техническое задание. Оно поможет выбрать систему под задачу и не переплачивать.

Выбрали СДО по совету друзей

Михаил Кречин, руководитель проектов iSpring:

Бывает так: компания запускает онлайн-обучение. Проект выстреливает, и его авторы начинают рассказывать всем на конференциях, что встать на онлайн-рельсы выгодно и легко. Конкуренты уже на подхвате и делают все под копирку: покупают ту же СДО, набирают в штат похожих специалистов. Проект не взлетает. Деньги и время потрачены впустую.

Часто это ошибка выжившего: если у человека что-то получилось, это не значит, что получится у другого.

Решение

Купить СДО по рекомендации все равно, что надеть чужой пиджак — в плечах широко и узко в талии. Если и собрался носить, придется перешивать. То же самое с системой дистанционного обучения — если она подошла вашим коллегам или конкурентам, не значит, что подойдет вам. У каждой компании разные задачи и бизнес-процессы.

Чтобы не ошибиться в выборе и зря не потратить миллионы рублей, проведите пилотный проект. Например, запустите онлайн-обучение для одного отдела компании. Для этого у каждой СДО есть бесплатная пробная версия. Здесь важно пройти весь путь — от настройки системы обучения до создания курсов и анализа результатов.

Пилот покажет, какая система решает задачи, какие есть ограничения, насколько оперативно отвечает техподдержка поставщика, и довольны ли ваши сотрудники. Просто изучая демо-версию и общаясь с менеджером, невозможно узнать все нюансы. Позже удачный пилот станет весомым аргументом для бизнеса — почему стоит инвестировать именно в это решение, а не другое.

Выбрали систему под тренера, а не сотрудников

Алина Матвеева, бизнес-партнер IC LABАлина Матвеева, бизнес-партнер IC LAB:

Часто систему обучения в компании подбирают под тренера, который будет ей управлять: добавлять пользователей, назначать курсы и выгружать отчет. Логика простая: если тренеру удобно, систему можно брать. О сотрудниках никто не думает, а стоит.

Пять секунд — столько времени люди обычно проводят на отдельном сайте и уходят, если он сложный и там нет ничего полезного. Уже на главной странице пользователи должны видеть, что этот сайт — для них.

Та же история с учебным порталом или как его еще называют — система дистанционного обучения. Пройдя по ссылке, сотрудник должен сразу понять, куда ввести логин и пароль, где хранятся электронные курсы, как посмотреть оценки за пройденные тесты и место в общем рейтинге успеваемости. Иначе к порталу быстро пропадет интерес, и люди начнут саботировать обучение.

Вот условный Матвей открыл на корпоративной почте письмо с приглашением пройти электронный курс по пожарной безопасности. Он перешел по ссылке
и оказался на портале с десятками папок и подпапок. Куда нажимать? В лучшем случае Матвей напишет письмо в отдел обучения и попросит его сориентировать
на портале. В худшем — просто закроет вкладку.

Запомните: если пользователю нужно сделать десять кликов, чтобы открыть учебный материал, вы его потеряете. Возможно, навсегда. Проект, на который вы потратили несколько миллионов, не окупится.

Решение

Самый очевидный совет — не покупать СДО со сложным интерфейсом. Если деньги уже потрачены, а СДО раздражает сотрудников, попросите провайдера «заточить» систему под ваши задачи. 

Еще один вариант — организовать техподдержку внутри компании: нанять одного-двух специалистов, которые хорошо разбираются в учебном портале и проконсультируют сотрудников по всем техническим вопросам, зарегистрируют новых пользователей, выгрузят отчеты по успеваемости. Да, это лишние траты для компании, однако внутренний саппорт сбережет нервные клетки пользователям и не отобьет желание учиться онлайн.

Не подумали о контенте

Мария Сафиуллина, руководитель цифрового обучения в Ralf Ringer Мария Сафиуллина, руководитель цифрового обучения в Ralf Ringer:

Когда компания выбирает систему обучения, то смотрит на масштабные вещи: аналитику, мобильное приложение, интеграцию с другими программами. При этом не все уделяют внимание деталям. Например, какой контент работает в СДО. Условная компания «Торфлекс» купила систему обучения, которая отвечает всем хотелкам. Есть и встроенная соцсеть, магазин подарков и даже личный кабинет руководителя в телефоне. Один нюанс — СДО поддерживает только видео и тесты.  

Начинаются проблемы. Мерчендайзеров нужно научить правильно расставлять товар на полках. Что делать: искать оператора в штат или обратиться в студию? А деньги заложены в бюджет? А как выбрать подрядчика? Наверное, нужно проводить тендер?

Как быть с регламентами, которые меняются каждые полгода? Тоже снимать видео? Не вариант. Через шесть месяцев придется делать новое. В итоге проект буксует, результата нет, и собственник хочет сменить команду.

Решение

Чтобы быстро запустить онлайн-обучение в компании, отталкивайтесь от готового контента. Если у вас есть комплект инструкций и регламентов — СДО должна «переваривать» Word и PDF. Тогда регламенты можно загрузить в систему и открыть с телефона. Вот уже готова база знаний для сотрудников. 

Если тренеры строят мастер-классы на презентациях, ищите систему, которая «понимает» PPT. К презентации можно добавить аудиосопровождение — и вот вам готовый курс. Назначайте новичкам перед вводом в должность. Уже потом можно снимать видео, создавать электронные курсы и VR-тренажеры, чтобы развивать проект и закрывать больше задач.

Фото: Pixabay.com

Читайте также:
 
Комментарии
Директор по развитию, Москва
Любовь Гвоздилина пишет:

...Когда "ведущего можно потрогать руками", это очное обучение.

Тоже заметил, что в последнее время на термин "офлайн" распространилось понятие "очного обучения". Мне кажется, это пришло из event-индустрии и теперь проникло в образование. 

Поэтому, чтобы избегать путаницы, когда разговор не в учебном кругу, часто использую термины "синхронный/асинхронный онлайн" формат. 

Адм. директор, Белгород

По идее, у нас два параметра с двумя возможными вариантами каждый:

1. Лектор говорит, а студенты его слушают в реальном режиме времени.  Либо имеем дело с записью его мыслей и слов. Учебники, видео, аудио, конспекты лекций. 

2. Лектор (или записи его слов и мыслей) и студенты в одном помещении или дистанционно разделены.

Тогда легко различать:

- дистанционное обучение в реальном режиме времени - онлайн

- дистанционное обучение по видео, аудио, текстам - офлайн 

- в одном помещении с лектором в реальном режиме времени - очное

- обучение по материалам, находящимся в руках студента - самостоятельное

 

Директор по развитию, Москва
Сергей Мамин пишет:
самостоятельное

Сергей, здесь, скорее, речь уже не о форматах обучения: очное-заочное, самостоятельное или по заданной программе (я специально "засветил" другие разрезы терминов). О том, что есть устоявшаяся терминология в разных средах.

Сложно разговаривать, когда одно и то же слово подразумевает разные функции. Все недопонимания только отсюда. Но, это общая "проблема" - юристы её хорошо знают, там часто возникают такие коллизии: нередко и законы дают разные определения одинаковых слов.  

P.S. В компаниях и подразделениях, которыми руководил, "документ" №1" всегда был не "Устав", а "Глоссарий" в базе знаний, который пополнялся, изменялся. И договора всегда содержалии вводные определения.

Руководитель проекта, Швейцария

CorelDraw как инструмент для создания контента? Серьезно? )))

Директор по рекламе, Москва
Лилия Алиева пишет:

CorelDraw как инструмент для создания контента? Серьезно? )))

удивительно что он ещё существует ))) или это шутка?

update

новый выпуск "НОВЫЙ CorelDRAW Стандарт 2020
Программное обеспечение для графического дизайна для вашего хобби или домашнего бизнеса" 

что же долгих лет жизни Корел!

1 3 5
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Новости образования
Власти США выгоняют иностранных студентов из страны

Речь идет о студентах, университеты которых осенью перейдут на онлайн-обучение.

Опубликованы результаты опроса о влиянии диплома MBA WU на карьеру выпускников

Опрос помог выяснить, как диплом MBA влияет на зарплаты выпускников и как быстро он окупается.

МИРБИС предложил скидку 35% на первый этап обучения по программам для руководителей

Акция действует до 15 августа 2020 года.

ИБДА РАНХиГС проведет инфосессию программы EMBA Школы менеджмента Антверпена в формате вебинара

Это элитное европейское образование для менеджеров западных и российских компаний. Обучение в Москве в формате Weekend.

Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
В Москве с 13 июля откроются аттракционы, а с 1 августа – кинотеатры

Мэр Москвы Сергей Собянин объявил о новом этапе снятия ограничений для бизнеса и горожан.

PayPal прекратит переводы по России с 31 июля

Сервис будет поддерживать только международные платежи.

Джеффф Безос стал богатейшим человеком мира за последние 40 лет

Состояние главы Amazon превысило 180 миллиардов долларов.

Nielsen сократит 3,5 тыс. работников

Холдинг могут разделить на две организации.