Как мы внедряли мессенджер в бизнес и чуть не сошли с ума

Бизнес находится в постоянном поиске возможностей, позволяющих модернизировать процессы и сократить время на ту или иную операцию. Сейчас цифровые инструменты создаются и меняются практически еженедельно, а ведь не так давно сотни тысяч бизнесменов из года в год отправляли документы с помощью факса. Забываются многие классические помощники бизнеса: корпоративная почта, коллективные собрания с обязательным присутствием и так далее. Для проведения деловых встреч уже не обязательно выезжать в офис или ресторан – более того, их можно провести, не выходя из дома.

Неоспоримый тренд, активно развивающийся по всему миру последние несколько лет, – это мессенджеры. Они прочно вошли в жизнь и наряду с социальной приобрели и бизнес-функцию. В них реализуются многие задачи и уже сложно представить рабочий процесс без проектных чатов и видеоконференций. Никто не станет спорить, что мессенджер – это удобный, быстрый и современный инструмент, который при правильном использовании способен вывести вашу корпоративную культуру на новый уровень.

Три боли при внедрении работы в мессенджере

Любые изменения в привычном режиме работы проходят, как правило, болезненно для сотрудников. Недовольства будут высказываться до тех пор, пока они не привыкнут и не оценят новый сервис, правило или услугу. Наше агентство не стало исключением: при введении корпоративного мессенджера и переводе части рабочих процессов в него, мы столкнулись с рядом трудностей.

Первой бедой стала потеря информации и ее «синхронизация». На этом этапе что-то оставалось на почте, а что-то уже появилось в мессенджере. Переключаться и судорожно искать информацию то в одном, то в другом месте, было неудобно и времязатратно. Поэтому мы завели правило: на стадии подготовки проекта определять, какие документы мы отправляем по почте, а какие – в мессенджере. Например, весь документооборот проходит в Outlook, а разработка и утверждение концепции – в чате.

Следующая проблема, которая заявила о себе после начала работы с корпоративным мессенджером, это большой поток информации. Говоря просто и современно, в деловых чатах начался флуд – обсуждения не по теме. Итог очевиден: много важной информации терялось в потоке диалогов «за жизнь».

Через некоторое время мы нашли оптимальное решение: ограничили рабочие группы по каждому проекту до четырех-пяти человек и ввели правила ведения рабочих чатов. В них, в частности, перечислены темы, которые категорически запрещены для обсуждения в рабочих ветках – семья, частная жизнь. Для большего успеха можно выделить отдельного сотрудника, который станет «цензором» чатов и будет отслеживать качество коммуникации – в нашем случае это лидер проекта.

Параллельно мы вели борьбу с другим затруднением, а именно – поиск отправленных файлов занимал много времени и нервов. Тогда в правилах ведения рабочих чатов появился еще один пункт: общие названия для файлов.

При оформлении каждого нового проекта ему присваивается цифро-буквенный код, который ставится в название любого связанного с ним документа с добавлением наименования и номера версии или даты последней корректировки документа.

Например, ORI15_BUDGET_V1

Гайд по переходу бизнеса на мессенджер

В первое время при переходе на корпоративный мессенджер было пропущено несколько срочных запросов (сотрудник не установил уведомление на телефон) и несколько комментариев к предложению от клиента (затерялись в потоке сообщений). Множество других мелких недочетов и неудобств вскрывались со временем, и требовали моего личного внимания. Поэтому ниже я перечислю общие правила, которыми необходимо руководствоваться при внедрении мессенджера в вашу офисную жизнь.

Шаг 1: Сделайте правильный выбор. Мессенджеры и планировщики сейчас представлены в огромном количестве, но не все из них действительно подходят для решения рабочих вопросов.

На какие функции важно обратить внимание?

  • создание диалоговых веток – под каждый проект заводится отдельная ветка, а после окончания она уходит в архив;
  • возможность ограничить доступ к веткам – чтобы не отвлекать незадействованных коллег уведомлениями по другим проектам;
  • функция адресации сообщения конкретному сотруднику в общем чате – так ваш вопрос или просьбу сотрудник точно не пропустит;
  • расширенный поиск – для быстрого поиска информации;
  • возможность синхронизировать мессенджер с приложением на компьютере – для расширения возможностей и комфортной работы.

Шаг 2: Приготовьтесь «отказаться» от корпоративной почты. И подготовьте к этому своих сотрудников! Если в команде есть возрастные коллеги, возможно, придется провести презентацию мессенджера с подробной инструкцией о том, как им пользоваться.

Шаг 3: Внедряйте постепенно. Например, только для обсуждения одного проекта. Позже экспериментальная группа коллег подскажет вам, с какими сложностями придется столкнуться, если они вообще появятся (скорее всего, все-таки появятся). Однако по опыту ведущих компаний, через несколько месяцев почти вся переписка – корректировка, отправка файлов, обсуждения – будет с комфортом вестись в мессенджере.

Рынок бизнес-технологий развивается с большой скоростью, и иногда бывает страшно остаться позади. Начать внедрять мессенджер в корпоративную жизнь – не так-то просто, как может показаться на первый взгляд. Зато эта технология в разы удобнее и оперативнее, чем старые дряхлые почты.

Фото: Pixabay

Расскажите коллегам:
Комментарии
Руководитель группы, Москва
Андрей Панахов пишет:
Вы по сути предлагаете мне самому дать ответ на вопрос, который я написал)

Это в стиле "коучинг")

Консультант по корп. финансам
Елена Аронова пишет:
Андрей Панахов пишет:
Вы по сути предлагаете мне самому дать ответ на вопрос, который я написал)

Это в стиле "коучинг")

В отрыве от ситуации, смешно))

2
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Новости образования
«Яндекс» и НИУ ВШЭ расширят подготовку специалистов по ИИ

В следующие 10 лет количество выпускников программ «Яндекса» в НИУ ВШЭ увеличится в 4 раза по сравнению с прошлым десятилетием.

ВШБ НИУ ВШЭ провела выездной модуль программы МВА на Байкале

Участники отработали теоретические основы и взаимодействие, после чего им предстоял переход через озеро Байкал.

Высшая школа бизнеса НИУ ВШЭ представила программу GMP

«Бизнес-лидер будущего» — первая в России программа уровня GMP (General Management Program).

В МИРБИС прошел тренинг «Эффективный руководитель. Управление бизнес-процессами»

В нем приняли участие представители 16 компаний.

Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.

70% россиян отмечают сильное влияние работы на уровень стресса

Наибольший стресс создают строгие дедлайны, внезапные и большие объемы задач, а также собственные ошибки при выполнении задач.