Как мы внедряли мессенджер в бизнес и чуть не сошли с ума

Бизнес находится в постоянном поиске возможностей, позволяющих модернизировать процессы и сократить время на ту или иную операцию. Сейчас цифровые инструменты создаются и меняются практически еженедельно, а ведь не так давно сотни тысяч бизнесменов из года в год отправляли документы с помощью факса. Забываются многие классические помощники бизнеса: корпоративная почта, коллективные собрания с обязательным присутствием и так далее. Для проведения деловых встреч уже не обязательно выезжать в офис или ресторан – более того, их можно провести, не выходя из дома.

Неоспоримый тренд, активно развивающийся по всему миру последние несколько лет, – это мессенджеры. Они прочно вошли в жизнь и наряду с социальной приобрели и бизнес-функцию. В них реализуются многие задачи и уже сложно представить рабочий процесс без проектных чатов и видеоконференций. Никто не станет спорить, что мессенджер – это удобный, быстрый и современный инструмент, который при правильном использовании способен вывести вашу корпоративную культуру на новый уровень.

Три боли при внедрении работы в мессенджере

Любые изменения в привычном режиме работы проходят, как правило, болезненно для сотрудников. Недовольства будут высказываться до тех пор, пока они не привыкнут и не оценят новый сервис, правило или услугу. Наше агентство не стало исключением: при введении корпоративного мессенджера и переводе части рабочих процессов в него, мы столкнулись с рядом трудностей.

Первой бедой стала потеря информации и ее «синхронизация». На этом этапе что-то оставалось на почте, а что-то уже появилось в мессенджере. Переключаться и судорожно искать информацию то в одном, то в другом месте, было неудобно и времязатратно. Поэтому мы завели правило: на стадии подготовки проекта определять, какие документы мы отправляем по почте, а какие – в мессенджере. Например, весь документооборот проходит в Outlook, а разработка и утверждение концепции – в чате.

Следующая проблема, которая заявила о себе после начала работы с корпоративным мессенджером, это большой поток информации. Говоря просто и современно, в деловых чатах начался флуд – обсуждения не по теме. Итог очевиден: много важной информации терялось в потоке диалогов «за жизнь».

Через некоторое время мы нашли оптимальное решение: ограничили рабочие группы по каждому проекту до четырех-пяти человек и ввели правила ведения рабочих чатов. В них, в частности, перечислены темы, которые категорически запрещены для обсуждения в рабочих ветках – семья, частная жизнь. Для большего успеха можно выделить отдельного сотрудника, который станет «цензором» чатов и будет отслеживать качество коммуникации – в нашем случае это лидер проекта.

Параллельно мы вели борьбу с другим затруднением, а именно – поиск отправленных файлов занимал много времени и нервов. Тогда в правилах ведения рабочих чатов появился еще один пункт: общие названия для файлов.

При оформлении каждого нового проекта ему присваивается цифро-буквенный код, который ставится в название любого связанного с ним документа с добавлением наименования и номера версии или даты последней корректировки документа.

Например, ORI15_BUDGET_V1

Гайд по переходу бизнеса на мессенджер

В первое время при переходе на корпоративный мессенджер было пропущено несколько срочных запросов (сотрудник не установил уведомление на телефон) и несколько комментариев к предложению от клиента (затерялись в потоке сообщений). Множество других мелких недочетов и неудобств вскрывались со временем, и требовали моего личного внимания. Поэтому ниже я перечислю общие правила, которыми необходимо руководствоваться при внедрении мессенджера в вашу офисную жизнь.

Шаг 1: Сделайте правильный выбор. Мессенджеры и планировщики сейчас представлены в огромном количестве, но не все из них действительно подходят для решения рабочих вопросов.

На какие функции важно обратить внимание?

  • создание диалоговых веток – под каждый проект заводится отдельная ветка, а после окончания она уходит в архив;
  • возможность ограничить доступ к веткам – чтобы не отвлекать незадействованных коллег уведомлениями по другим проектам;
  • функция адресации сообщения конкретному сотруднику в общем чате – так ваш вопрос или просьбу сотрудник точно не пропустит;
  • расширенный поиск – для быстрого поиска информации;
  • возможность синхронизировать мессенджер с приложением на компьютере – для расширения возможностей и комфортной работы.

Шаг 2: Приготовьтесь «отказаться» от корпоративной почты. И подготовьте к этому своих сотрудников! Если в команде есть возрастные коллеги, возможно, придется провести презентацию мессенджера с подробной инструкцией о том, как им пользоваться.

Шаг 3: Внедряйте постепенно. Например, только для обсуждения одного проекта. Позже экспериментальная группа коллег подскажет вам, с какими сложностями придется столкнуться, если они вообще появятся (скорее всего, все-таки появятся). Однако по опыту ведущих компаний, через несколько месяцев почти вся переписка – корректировка, отправка файлов, обсуждения – будет с комфортом вестись в мессенджере.

Рынок бизнес-технологий развивается с большой скоростью, и иногда бывает страшно остаться позади. Начать внедрять мессенджер в корпоративную жизнь – не так-то просто, как может показаться на первый взгляд. Зато эта технология в разы удобнее и оперативнее, чем старые дряхлые почты.

Фото: Pixabay

Комментарии
Руководитель, Москва

"Первой бедой стала потеря информации и ее «синхронизация». На этом этапе что-то оставалось на почте, а что-то уже появилось в мессенджере. "

Вообще-то мессенджер для обсуждений, документы должны быть в облаке..

А достоинство мессенджера - это возможность получить ответ на вопрос "здесь и сейчас", а так же практически постоянное нахождение в доступности.

+ для работодателя сбор статистики - кто с кем коммуницирует, в какое время кто активен.. Ну и расширение горизонтальных связей.

Консультант по корп. финансам
Параллельно мы вели борьбу с другим затруднением, а именно – поиск отправленных файлов занимал много времени и нервов. Тогда в правилах ведения рабочих чатов появился еще один пункт: общие названия для файлов.

При оформлении каждого нового проекта ему присваивается цифро-буквенный код, который ставится в название любого связанного с ним документа с добавлением наименования и номера версии или даты последней корректировки документа.

Например, ORI15_BUDGET_V1

Это важная проблема, и это плохое решение, вы ее не решили.

Вообще хорошее описание проблем, я поставил плюс статье. Будет интересно узнать другие способы их решения.

И в конце статьи у меня крутился в голове еще один совет - подумать, нужно ли вообще внедрять мессенджер? По крайней мере, из того, что я прочитал здесь, мне вообще непонятны преимущества мессенджера.

Системный администратор, Сыктывкар

Если организацией используется мессенджер для взаимодействия работников друг с другом, то в этой организации отсутствует организация труда и производственных процессов.

Если организацией используется мессенджер для взаимодействия с клиентом, то значит организация предоставляет продукт вызывающий дополнительные вопросы к организации. Конечно, если продуктом не является консультация.

Какой смысл организовывать консультирование посредством мессенджера, если все равно необходимо читать и при этом желательно получать сведения и другую информацию от первоисточника, а не в виде пересказа?

Аналитик, Москва

Стыдно - я не знаю, что такое "гайд"!

А ещё мне кажется, что бронзовый век предшествовал железному. Бронзу легче плавить.

В- третьих, тема интересная и я благодарен Анастасии за её инициирование. Но, увы, я не думаю, что стоит противопоставлять электронную почту мессенджерам. Сейчас чаще говорят об экосистеме: облако, мессенджеры (причём несколько одновременно), блоги, вики и, естесственно, е-мейл.

Для разных задач применяются разные мессенджеры. Анастасия об этом написала, но, как я понял, они остановились на одном. У нас на фирме и слак, и вотсап они ничуть не мешают друг другу. Для программистов - в слаке гораздо меньше соблазнов завалить всех спамом по случаю годовщины пионерии. Само "сообщество" слака следить за глупыми чатами.

Категорически не согласен с желанием идти в тренде и удалять е-мейл. Не потому что мне уже даже не 40. е-мейл - это самый простой способ получить юридически значимую визу. Поиск писем - он сейчас прост, как азбука, Максим Часовиков верно отметил, что для хранения документов удобнее облако, а не сложная система кодирования документов.

Консультант по корп. финансам
Анатолий Курочкин пишет:

Стыдно - я не знаю, что такое "гайд"!

Гайд - гид. Путеводитель.

Про удаление е-мейла вообще жесть. Надеюсь, это имелось ввиду только для сотрудников, которые не взаимодействуют с внешними организациями (производственники, внутренние аналитики и т.п.).

Руководитель, Москва

Зачем нужна эта корпоративная Аська? Почта + Скайп = Удобный сервис.

Руководитель, Москва
Андрей Панахов пишет:
нужно ли вообще внедрять мессенджер?

А какие свои боли вы собираетесь решить с помощью мессенджера?

Консультант по корп. финансам
Максим Часовиков пишет:
Андрей Панахов пишет:
нужно ли вообще внедрять мессенджер?

А какие свои боли вы собираетесь решить с помощью мессенджера?

Вы по сути предлагаете мне самому дать ответ на вопрос, который я написал)

Руководитель, Москва
Андрей Панахов пишет:
Максим Часовиков пишет:
Андрей Панахов пишет:
нужно ли вообще внедрять мессенджер?

А какие свои боли вы собираетесь решить с помощью мессенджера?

Вы по сути предлагаете мне самому дать ответ на вопрос, который я написал)

Ну если вы не знаете о цели своей деятельности, то ваша деятельность бесцельна ;)

Консультант по корп. финансам
Максим Часовиков пишет:

Ну если вы не знаете о цели своей деятельности, то ваша деятельность бесцельна ;)

Я и не собирался его внедрять.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Новости образования
Ректоры вузов Москвы предлагают пускать на очные занятия только привившихся студентов

Совет ректоров вузов считает, что для остальных следует организовать онлайн-занятия.

МИРБИС проведет открытые занятия на программе МВA

Участники смогут лучше познакомиться со Школой бизнеса МИРБИС, пообщаться с преподавателями и слушателями.

Декан WU Executive Academy рассказала, как осуществить перезагрузку онлайн-продаж

Кратко о самых важных фактах и советах, актуальных для этой области.

Декан WU Executive Academy рассказала о новой тенденции на рынке труда

Какой будет работа будущего, и во что превратятся офисы?

Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Какие специальности для студентов востребованы на рынке труда

Работодатели готовы принять молодых соискателей и без опыта работы. Спрос на таких специалистов за год вырос в 3 раза.

В Москве начинается обязательная вакцинация работников сферы услуг

За два месяца должны будут привиться 60% работников торговли и сферы услуг.

Россияне рассказали сколько денег нужно, чтобы содержать семью

Больше всего ресурсов нужно на воспитание подростков от 15 лет, а меньше всего – на малышей от 6 до 9 лет.

Российский бизнес уже не считает пандемию COVID-19 главной угрозой

Пессимизм директоров российских компаний упал до рекордно низкого уровня.