Как мы внедряли мессенджер в бизнес и чуть не сошли с ума

Бизнес находится в постоянном поиске возможностей, позволяющих модернизировать процессы и сократить время на ту или иную операцию. Сейчас цифровые инструменты создаются и меняются практически еженедельно, а ведь не так давно сотни тысяч бизнесменов из года в год отправляли документы с помощью факса. Забываются многие классические помощники бизнеса: корпоративная почта, коллективные собрания с обязательным присутствием и так далее. Для проведения деловых встреч уже не обязательно выезжать в офис или ресторан – более того, их можно провести, не выходя из дома.

Неоспоримый тренд, активно развивающийся по всему миру последние несколько лет, – это мессенджеры. Они прочно вошли в жизнь и наряду с социальной приобрели и бизнес-функцию. В них реализуются многие задачи и уже сложно представить рабочий процесс без проектных чатов и видеоконференций. Никто не станет спорить, что мессенджер – это удобный, быстрый и современный инструмент, который при правильном использовании способен вывести вашу корпоративную культуру на новый уровень.

Три боли при внедрении работы в мессенджере

Любые изменения в привычном режиме работы проходят, как правило, болезненно для сотрудников. Недовольства будут высказываться до тех пор, пока они не привыкнут и не оценят новый сервис, правило или услугу. Наше агентство не стало исключением: при введении корпоративного мессенджера и переводе части рабочих процессов в него, мы столкнулись с рядом трудностей.

Первой бедой стала потеря информации и ее «синхронизация». На этом этапе что-то оставалось на почте, а что-то уже появилось в мессенджере. Переключаться и судорожно искать информацию то в одном, то в другом месте, было неудобно и времязатратно. Поэтому мы завели правило: на стадии подготовки проекта определять, какие документы мы отправляем по почте, а какие – в мессенджере. Например, весь документооборот проходит в Outlook, а разработка и утверждение концепции – в чате.

Следующая проблема, которая заявила о себе после начала работы с корпоративным мессенджером, это большой поток информации. Говоря просто и современно, в деловых чатах начался флуд – обсуждения не по теме. Итог очевиден: много важной информации терялось в потоке диалогов «за жизнь».

Через некоторое время мы нашли оптимальное решение: ограничили рабочие группы по каждому проекту до четырех-пяти человек и ввели правила ведения рабочих чатов. В них, в частности, перечислены темы, которые категорически запрещены для обсуждения в рабочих ветках – семья, частная жизнь. Для большего успеха можно выделить отдельного сотрудника, который станет «цензором» чатов и будет отслеживать качество коммуникации – в нашем случае это лидер проекта.

Параллельно мы вели борьбу с другим затруднением, а именно – поиск отправленных файлов занимал много времени и нервов. Тогда в правилах ведения рабочих чатов появился еще один пункт: общие названия для файлов.

При оформлении каждого нового проекта ему присваивается цифро-буквенный код, который ставится в название любого связанного с ним документа с добавлением наименования и номера версии или даты последней корректировки документа.

Например, ORI15_BUDGET_V1

Гайд по переходу бизнеса на мессенджер

В первое время при переходе на корпоративный мессенджер было пропущено несколько срочных запросов (сотрудник не установил уведомление на телефон) и несколько комментариев к предложению от клиента (затерялись в потоке сообщений). Множество других мелких недочетов и неудобств вскрывались со временем, и требовали моего личного внимания. Поэтому ниже я перечислю общие правила, которыми необходимо руководствоваться при внедрении мессенджера в вашу офисную жизнь.

Шаг 1: Сделайте правильный выбор. Мессенджеры и планировщики сейчас представлены в огромном количестве, но не все из них действительно подходят для решения рабочих вопросов.

На какие функции важно обратить внимание?

  • создание диалоговых веток – под каждый проект заводится отдельная ветка, а после окончания она уходит в архив;
  • возможность ограничить доступ к веткам – чтобы не отвлекать незадействованных коллег уведомлениями по другим проектам;
  • функция адресации сообщения конкретному сотруднику в общем чате – так ваш вопрос или просьбу сотрудник точно не пропустит;
  • расширенный поиск – для быстрого поиска информации;
  • возможность синхронизировать мессенджер с приложением на компьютере – для расширения возможностей и комфортной работы.

Шаг 2: Приготовьтесь «отказаться» от корпоративной почты. И подготовьте к этому своих сотрудников! Если в команде есть возрастные коллеги, возможно, придется провести презентацию мессенджера с подробной инструкцией о том, как им пользоваться.

Шаг 3: Внедряйте постепенно. Например, только для обсуждения одного проекта. Позже экспериментальная группа коллег подскажет вам, с какими сложностями придется столкнуться, если они вообще появятся (скорее всего, все-таки появятся). Однако по опыту ведущих компаний, через несколько месяцев почти вся переписка – корректировка, отправка файлов, обсуждения – будет с комфортом вестись в мессенджере.

Рынок бизнес-технологий развивается с большой скоростью, и иногда бывает страшно остаться позади. Начать внедрять мессенджер в корпоративную жизнь – не так-то просто, как может показаться на первый взгляд. Зато эта технология в разы удобнее и оперативнее, чем старые дряхлые почты.

Фото: Pixabay

Комментарии
Руководитель, Москва

"Первой бедой стала потеря информации и ее «синхронизация». На этом этапе что-то оставалось на почте, а что-то уже появилось в мессенджере. "

Вообще-то мессенджер для обсуждений, документы должны быть в облаке..

А достоинство мессенджера - это возможность получить ответ на вопрос "здесь и сейчас", а так же практически постоянное нахождение в доступности.

+ для работодателя сбор статистики - кто с кем коммуницирует, в какое время кто активен.. Ну и расширение горизонтальных связей.

Консультант по корп. финансам
Параллельно мы вели борьбу с другим затруднением, а именно – поиск отправленных файлов занимал много времени и нервов. Тогда в правилах ведения рабочих чатов появился еще один пункт: общие названия для файлов.

При оформлении каждого нового проекта ему присваивается цифро-буквенный код, который ставится в название любого связанного с ним документа с добавлением наименования и номера версии или даты последней корректировки документа.

Например, ORI15_BUDGET_V1

Это важная проблема, и это плохое решение, вы ее не решили.

Вообще хорошее описание проблем, я поставил плюс статье. Будет интересно узнать другие способы их решения.

И в конце статьи у меня крутился в голове еще один совет - подумать, нужно ли вообще внедрять мессенджер? По крайней мере, из того, что я прочитал здесь, мне вообще непонятны преимущества мессенджера.

Системный администратор, Сыктывкар

Если организацией используется мессенджер для взаимодействия работников друг с другом, то в этой организации отсутствует организация труда и производственных процессов.

Если организацией используется мессенджер для взаимодействия с клиентом, то значит организация предоставляет продукт вызывающий дополнительные вопросы к организации. Конечно, если продуктом не является консультация.

Какой смысл организовывать консультирование посредством мессенджера, если все равно необходимо читать и при этом желательно получать сведения и другую информацию от первоисточника, а не в виде пересказа?

Аналитик, Москва

Стыдно - я не знаю, что такое "гайд"!

А ещё мне кажется, что бронзовый век предшествовал железному. Бронзу легче плавить.

В- третьих, тема интересная и я благодарен Анастасии за её инициирование. Но, увы, я не думаю, что стоит противопоставлять электронную почту мессенджерам. Сейчас чаще говорят об экосистеме: облако, мессенджеры (причём несколько одновременно), блоги, вики и, естесственно, е-мейл.

Для разных задач применяются разные мессенджеры. Анастасия об этом написала, но, как я понял, они остановились на одном. У нас на фирме и слак, и вотсап они ничуть не мешают друг другу. Для программистов - в слаке гораздо меньше соблазнов завалить всех спамом по случаю годовщины пионерии. Само "сообщество" слака следить за глупыми чатами.

Категорически не согласен с желанием идти в тренде и удалять е-мейл. Не потому что мне уже даже не 40. е-мейл - это самый простой способ получить юридически значимую визу. Поиск писем - он сейчас прост, как азбука, Максим Часовиков верно отметил, что для хранения документов удобнее облако, а не сложная система кодирования документов.

Консультант по корп. финансам
Анатолий Курочкин пишет:

Стыдно - я не знаю, что такое "гайд"!

Гайд - гид. Путеводитель.

Про удаление е-мейла вообще жесть. Надеюсь, это имелось ввиду только для сотрудников, которые не взаимодействуют с внешними организациями (производственники, внутренние аналитики и т.п.).

Руководитель, Москва

Зачем нужна эта корпоративная Аська? Почта + Скайп = Удобный сервис.

Руководитель, Москва
Андрей Панахов пишет:
нужно ли вообще внедрять мессенджер?

А какие свои боли вы собираетесь решить с помощью мессенджера?

Консультант по корп. финансам
Максим Часовиков пишет:
Андрей Панахов пишет:
нужно ли вообще внедрять мессенджер?

А какие свои боли вы собираетесь решить с помощью мессенджера?

Вы по сути предлагаете мне самому дать ответ на вопрос, который я написал)

Руководитель, Москва
Андрей Панахов пишет:
Максим Часовиков пишет:
Андрей Панахов пишет:
нужно ли вообще внедрять мессенджер?

А какие свои боли вы собираетесь решить с помощью мессенджера?

Вы по сути предлагаете мне самому дать ответ на вопрос, который я написал)

Ну если вы не знаете о цели своей деятельности, то ваша деятельность бесцельна ;)

Консультант по корп. финансам
Максим Часовиков пишет:

Ну если вы не знаете о цели своей деятельности, то ваша деятельность бесцельна ;)

Я и не собирался его внедрять.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Новости образования
В Москве пройдет выставка лучших бизнес-школ со всего мира

Представители топовых международных MBA-программ встретятся с бизнес-профессионалами из Москвы в формате one-to-one.

Первый в России форум «Цифровой менталитет руководителя» пройдет в Москве

Форум будет полностью посвящен проблеме повышения эффективности управления в различных сферах бизнеса и не только.

ИБДА РАНХиГС проведет День открытых дверей программы Executive MBA «Стратегическое управление и лидерство»

День открытых дверей – это отличная возможность познакомиться с программой, ее руководством, преподавателями и выпускниками.

В Школе бизнеса МИРБИС стартовала акция для поступающих на программу Executive MBA

Руководителям и собственникам бизнеса, поступающим на программу Executive МВА, предоставляется скидка 30% на первый этап обучения.

Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Каникулы рубрики

Рубрика «Цифры и факты» уходит на каникулы до осени.

Россияне начали скупать валюту

Спрос россиян на наличную иностранную валюту вырос на 40%.

Экономика США боится замедления

Доходность 10-летних казначейских облигаций США упала.

«Яндекс.Такси» полетит на вертолетах

«Вертолеты России», правительство Москвы и «Яндекс.Такси» ведут переговоры об интеграции.