Неэффективные сотрудники: 4 рабочих метода, как их вычислить

1. Трекер времени или фотография рабочего дня

Этот способ простой, экстренный и не самый системный. Если возникли вопросы по одному из сотрудников, и вы хотите разобраться, подходит он для работы дальше или нет — делайте фотографию рабочего дня.

Цель – проверить, на что сотрудник тратит рабочее время, много ли от его труда пользы, или в его работе много того, что не приносит пользу клиенту. 

Я использую программу Time Doctor. Она платная, стоит порядка $10 за сотрудника, но испытательный период бесплатный, и его хватит проверить 1-2 ребят. Есть много аналогов — и дешевле, и бесплатные.

Мой опыт. Благодаря Time Doctor я уволил двоих неэффективных сотрудников день в день. Более 3-х лет назад выяснилось, что руководитель отдела продаж большую часть времени занимался личными задачами и запуском личного проекта. Он переехал в другой город, а работать с удаленными руководителями я тогда не умел. У Time Doctor есть отличная функция — делать скриншоты рабочего стола, следить за открытыми программами и постоянно спрашивать о текущей задаче: когда сотрудник переключается на другой диалог внутри системы, Time Doctor спросит, ту ли задачу ты делаешь. Мне импонирует, как это выглядит — настойчиво, но при этом ненавязчиво.

В конце рабочего дня руководителю присылается отчет, в котором видно количество рабочего времени за день. При этом можно открыть разбивку, провалиться детально вглубь каждого рабочего диапазона и просматривать скриншоты, обнаруживая для себя массу интересного. Первый тревожный признак — сомнения насчет адекватности задач, которые сотрудник написал в отчете. Второй – если на скриншотах видно одно, а в задачах написано другое, то сотрудник вам врет и часть времени тратит не на работу.

Плюсы:

  • Быстрота внедрения. Практически ничего не надо настраивать. Зарегистрировали себя, дали ссылку человеку, он поставил приложение на компьютер, не важно, в каком городе или в каком месте мира — и пошла оценка.
  • Недорого. Есть бесплатный тестовый период, но $10 за человека — тоже приемлемо.
  • Быстрый результат. Иногда на оценку работы сотрудника достаточно одного дня. В более тяжелых случаях нужно отслеживать неделю или хотя бы 2-3 дня.
  • Проверка конкретного сотрудника. Способ подходит для поиска проблемы в случае, если возникли вопросы к определенному сотруднику.

Минусы:

  • Не подходит для крупной компании. Я не видел адекватного решения для большого количества сотрудников, например, 50-70 человек. Возможно, способы настройки есть, но тогда будет стоять вопрос стоимости, понадобится администратор — как любое софтверное решение, это потребует большего внимания, времени и некоторой интеграции.
  • Требует привычки и высокой осознанности для регулярного заполнения. Для телефона тоже есть приложение, но его нужно заполнять — то есть такой же власти, как в системе Windows, у приложения не будет. Нужно будет тыкать руками, какое приложение и что конкретный человек сейчас делает сам, никаких скриншотов системы iOS тоже не будет. Если ребята ездят куда-то на встречи — все будет на веру.

2. Сторонний аудит

Это более системный и глубокий способ поиска неэффективных сотрудников. Проводится сторонним консультантом, который проводит сначала установочную встречу с заказчиком процедуры, а потом — очные или Zoom-встречи с каждым из сотрудников. Консультант задает им вопросы в соответствии с задачей, а заодно — HR-консультационные вопросы, чтобы найти у сотрудников признаки неэффективности или токсичности, как это можно сейчас говорить. Попутно выявляет точки роста так, чтобы сотрудники тоже накидали решений.

Встреча с сотрудником занимает от 30 до 90 минут. Задаются вопросы от базовых (что является результатом работы, и за что компания платит деньги) до ситуационных — как человек относится к новому руководителю, комфортно ли с ним работать, как ставится задача, как он понимает, что эти задачи выполнены, как понимает, что руководитель доволен его работой и тому подобное. На выходе формируется подробный отчет и, на удивление, все неэффективные сотрудники себя крайне ярко проявляют.

Есть забавный побочный эффект — с приглашенным консультантом сотрудники показывают свое истинное отношение к собственнику. Важный момент, заказчик стороннего аудита должен довести до своих сотрудников важную мысль: аудит – это задача, которую поставил собственник. Сотрудники должны понимать, что все сказанное ими, будет демонстрировать их отношение к собственнику — так, как если он бы отвечал на вопросы собственника напрямую.

Мой опыт. Мы увольняли токсичных сотрудников, которые незаметно подрывают авторитет руководителя и собственников, причем эти ребята работали давно. Правильно заданный вопрос позволяет таких сотрудников найти, убрать из коллектива и решить тем самым многие проблемы.

Как побочный эффект — формируется список задач для внедрения, потому что сотрудники охотно говорят о сложностях. Да, это не аналог стратегической или тактической сессии, но сотрудники так или иначе отвечают на вопросы, которые связаны с текущими задачами бизнеса — в том числе и о реальных сложностях, занимающих их внимание, и о возможных решениях.

Плюсы:

  • Выявление и систематизация неочевидных, глубинных проблем в коллективе.
  • Резюме по каждому из ключевых сотрудников.
  • Быстрый старт — сделали установочную встречу, закинули денег, работа пошла.

Минусы:

  • Дорого. Меньше 200 тыс. руб. это не стоит, а если стоит дешевле — возможно, у консультантов не хватает опыта.
  • Долго. На сам аудит и подготовку отчета уходит от 7 до 14 дней. В теории можно быстрее, но это масштабная консультационная работа, которая требует не только сбора информации, но и ее дальнейшей аналитики, правильной упаковки и презентаций решений.
  • Результат сильно зависит от консультанта. Если консультант — сильный управленец, то и отчет потенциально может быть сильный, будут найдены интересные возможности и точки роста. Если консультант – новичок, которого недавно поставили и дорого продали, то и отчет будет «новичковым».
  • Конфликт интересов. Это проблема всей консультационной деятельности — чем больше проблем ты нашел, тем дольше можешь продавать компании свои услуги. К этому нужно относиться взвешенно. Как сказал мне один умный и более чем обеспеченный человек — никогда не верь одной точке зрения, бери информацию минимум из трех источников. Поэтому если есть возможность и это крайне важные сотрудники, делайте их аудит двумя консультантами и сравнивайте результат.
  • Энергозатратно для сотрудников. Какой-то сторонний человек проводит какую-то работу... сотрудники относятся к этому настороженно, так как понимают, что их проверяют. Если аудит проводится очно — это привлекает слишком много внимания в ущерб работе, и это стоит энергии, времени, потенциально потерянных денег.

3. Программы слежения за рабочим столом и телефоном

Примеры — «Стахановец» и Kickidler. Это масштабные программные решения — программы, которые следят за всей деятельностью сотрудника на стационарном компьютере и специально подготовленном телефоне (Android с определенной прошивкой и предустановленным программными обеспечением). Вся введенная информация — с клавиатуры, мышки, все переходы, коммуникация между сотрудниками, другие действия — аккумулируется и хранится внутри программы.

Еще есть словари, которые можно настраивать руками, добавлять туда сленговые слова бизнеса и получать инструмент, который на регулярной основе подсвечивает администратору информацию, нуждающуюся в проверке. Если видим, что сотрудник заходит на сайты поиска работы или вбивает в строку поиска «поиск работы» или «Москва, найти работу» — наверное, все-таки он в поиске работы.

Программа считает количество неэффективно потраченного времени — на каких сайтах, в каких приложениях и сколько именно. Являются сайты рабочими или нет, легко сегментируется по тем же самым словарям. Системы позволяют выявлять скрытые риски — например, подработки в рабочее время, взятки и откаты.

Мой опыт. Был случай, когда после скрытой установки подобного программного комплекса мы уволили наркокурьера — девушку, которая принесла в офис товар для последующей продажи. Причем это было не что-то легкое, и страшно представить, что произошло бы с компанией, если бы этого человека взяли в офисе вместе с товаром.

Второй пример – уволили взяточника. Компания занимается такой деятельностью, что периодически менеджерам, которые работают с партнерами, предлагаются взятки. Зная об этом, компания предложила сотрудникам класть эти денежки официально в кассу и получать крайне весомый процент. Но даже при этом один конкретный человек взятки брал, и с ним таким образом попрощались.

Плюсы:

Это мощное системное решение, которое позволяет на регулярном уровне выявлять всех бездельников и тех, кто работает неэффективно.

Минусы:

  • Сотрудники не должны знать. Желательно, чтобы сотрудники других компаний не знали об этом решении, потому что любая слежка за сотрудниками будет вызывать у последних послевкусие недоверия со стороны компании. К камерам в кафе все привыкли, а к камерам внутри офиса не очень. Понимание того, что за каждым твоим шагом следят, и все, что ты вписал в компьютер, будет записано в программу и проанализировано, вызывает ощущение «большого брата» — привет Джорджу Оруэллу и «1984».
  • Требует покупки техники. Это решение не подразумевает, что вы забираете телефон у сотрудника, ставите на него приложение и отдаете обратно — нужно выдать рабочий телефон.
  • Нужен сервер. «Стахановец» требует установки на сервере. Сервер нужно купить либо арендовать, а установка и настройка требуют компьютерной грамотности, это чуть-чуть тяжеловесное решение. Kickidler в этом плане попроще, но разбираться и дружить с компьютером тоже нужно.
  • Нужен сотрудник и контроль за ним. Для полноценной работы с этим решением в идеале выделяется отдельный администратор. И здесь мы подошли к следующему этапу развития компании, когда появляется внутренняя служба безопасности, у которой есть полномочия якобы следить за всеми. Но чем меньше власти у человека, чем больше он этой властью пользуется — поэтому следить за следящими тоже приходится. Важно, чтобы информация была в руках у адекватного, сильного, вменяемого, осознанного человека, который не будет этой информацией пользоваться в личных целях.

Три вышеперечисленные решения необходимы, если:

  • Вы уже заработали денег на эти решения;
  • В компании возможно воровство или мошенничество;
  • Просто вы чересчур параноик.

4. Эффективный системный менеджмент

Мне нравится пример моего тезки Сергея Галицкого, бывшего владельца сети «Магнит». Его спросили, как он, самый крупный работодатель в стране, управляет 200-ми тысячами людей — а он ответил, что управляет не 200-ми тысячами людей, а только шестью. У каждого руководителя, которым он управляет, в подчинении еще 6 человек и так далее.

Задача менеджмента – конкретно ваше лично эффективное управление шестью людьми (нормальный диапазон от 4 до 8). Разберем, что это подразумевает.

1. Прописанные ключевые показатели должности. Они должны вестись в системе — например, мы используем Platrum, это последняя разработка ребят из Roistat. Очень толковое, понятное, простое, наглядное и бесплатное. Если в компании условно 50 сотрудников, то 20 ключевых там будут бесплатные.

2. Регулярные встречи. Мы в компании используем Scrum-технологию, которую доработали до наших реалий. Она чуть упрощенная, чуть более приземленная, у нас тоже есть спринты и утренние собрания на бегу. И эти регулярные встречи позволяют держать руку на пульсе и мне как руководителю, и ребятам, которые проводят свои Scrum-собрания в рамках групп.

3. Отчетность. Сотрудники отчитываются по выполненным показателям, и вы уже понимаете, выполняют ли они свои задачи. И можно копать дальше — например, собирать с них фотографию рабочего дня.

4. Бизнес-процессы с прописанными сроками. Это требует прописывания бизнес-процессов компании и запихивания их в какую-то из систем управления процессами. Мы используем Pyrus, но вообще выбор большой — 1С-системы, BPMN или BPM-системы.

Если бизнес-процессы зафиксированы, их легче отслеживать. Объем просроченных задач, задачи, которые зависли на каком-то сотруднике – это значит, что у него не хватает внимания, он перегружен либо просто раздолбай. Замечая проблему, проваливаемся внутрь на определенную глубину, чтобы разобраться, проблема ли это в целом и как ее решить. Да, это требует времени и энергии, но этим нужно заниматься.

Мы выбрали Pyrus, потому что это такая low-code система, которую мы можем сами настроить. Каждый ключевой сотрудник умеет это делать сам, поэтому мы прописываем внутренний бизнес-процесс, который в Pyrus называется «форма», под каждую новую задачу. Это позволяет избегать ошибок и заодно искать эффективных и неэффективных сотрудников.

Мы ушли из всех популярных канбан-досок — Trello, Asana, Wrike и прочих, потому что у них есть одна очень не смешно забавная особенность – любая задача может быть удалена бесследно. Даже если вы потратили кучу времени, поставили кому-то задачи и подумали, что они будут выполняться — ни черта подобного. Кто-то действительно неэффективный или токсичный может подправить эти задачи по срокам или удалить, и вы об этом не узнаете при всем желании.

5. Работа на канбан-досках. Я не знаю ни одного более эффективного инструмента, позволяющего отследить большой объем задач. Мы используем канбан-доски под каждый проект — проектная деятельность, call-центры, бухгалтерия, финансы, юридическая часть. Отдельная канбан-доска со списком задач, которые накидали в процессе мозгового штурма. На этих канбан-досках легко отслеживать объем работы, он понятен, с ним удобно работать.

6. Работа над стратегическими задачами, поставленными на стратсессии. Вовлеченные сотрудники, которые связывают себя с интересами компании — скорее всего, точно не те неэффективные ребята, о которых изначально шла речь. Если вы смогли вовлечь сотрудников в цели компании, если вы адекватный, интересный, вменяемый собственник или руководитель, то у сотрудников просто не будет причин быть неэффективными или их станет меньше. А всех негодяев, которые вредят бизнесу, можно вычислить методами, которые я обозначил ваше. Удачи вам, используйте методы, убирайте неэффективных сотрудников, набирайте эффективных.

Читайте также:

Комментарии
Генеральный директор, Москва

Возвращаясь к одному из примеров статьи: что мешает сотрудникам, чьи компьютеры и телефоны Вы поставили под постоянный мониторинг, использовать другие телефоны и компьютеры для собственных проектов?

Генеральный директор, Екатеринбург

"Разбор способов выявления работников, которые могут навредить компании..."

Я конечно дико извиняюсь, но может проблема в подборе кадров? Может для начала поменять эйчара?

Генеральный директор, Москва

Сколько же денег и времени тратит неэффективный руководитель используя программы слежения за своими сотрудниками. Просто гестапо и концлагерь какой-то, и это все результат слабой компетентности руководителя, который не понимает, что его основная задача работать с людьми.

А вот варианты канбан-досок и вовлеченние на стратсессиях, очень порадовали, наконец-то увидел адекватную систему управления людьми.

Не надо искать лодырей, надо увлекать людей работой.

И кстати, то что опытный сотрудники говорят плохо о руководителе, говорит только то, что руководитель совершенно не умеет работать с наиболее компетентными, а значит ценными сотрудниками и увольнять их это вообще верх глупости. 

Начальник участка, Волгоград
Михаил Боднарук пишет:

 

И кстати, то что опытный сотрудники говорят плохо о руководителе, говорит только то, что руководитель совершенно не умеет работать с наиболее компетентными, а значит ценными сотрудниками и увольнять их это вообще верх глупости. 

Опереться можно только на то что "упирается".

Для решения задач соответствующего уровня нужны специалисты соответствующей подготовки и ответсвтенности. Автор статьи видимо подбирает шлаковый товар на рынке труда "за дешево", а потом при помощи сложных систем управления и контроля что из них выдавить. Это в принципе можно делать, но это точно дороже и сложнее чем нанять подходящих сотрудников и относиться к ним так что бы они не разбегались.

Если рассматривать данный кейс с уровня управленческих компетенций. Человек купил запорожец и поменяв набалдашник на КПП, Руль, панель приборов думает что он сейчас поедет быстрее. Теперь все усилия сотрудников будут направлены на эмуляцию показаний это будет отнимать целевое время от выполнения основных операций. 

Исполнительный директор, Санкт-Петербург

Интересная, но неоднозначная статья. Человек не машина, отношение к человеку как к роботу, с тотальным контролем показателей неэтично, нарушает закон (в случае слежки), и в итоге снижает эффективность (после того как команда узнает что за ней следят продуктивность падает). К тому же человек, будучи человеком склонен к отвлечению. 

С другой стороны огромное количество людей в офисах, которые тратят свое время на сидение в соцсетях и хотят за это кучу денег. Работа стоит, кофе пьется, годы идут. История с наркокурьером на работе - вообще атас. 

Наверное стоит просто установить КPI и требовать их исполнения. Как их человек достиг - за 10 минут или за 10 часов это проблемы исполнителя, главное результат и дедлайн. Хотя конечно, если результата нет надо переходить к контролю процесса.  

Исполнительный директор, Санкт-Петербург
Валерий Меркулов пишет:

"Разбор способов выявления работников, которые могут навредить компании..."

Я конечно дико извиняюсь, но может проблема в подборе кадров? Может для начала поменять эйчара?

У Вас клавиатура сломалась. Пора в ремонт.

Директор по продажам, Санкт-Петербург
Святослав Иванов пишет:
Валерий Меркулов пишет:

"Разбор способов выявления работников, которые могут навредить компании..."

Я конечно дико извиняюсь, но может проблема в подборе кадров? Может для начала поменять эйчара?

У Вас клавиатура сломалась. Пора в ремонт.

Хм)))) "продвинутые" работодатели, долгое время сознательно отказывались от такого качества у работников, как ответственность, подменяя её какой-то свободой во всём, а по сути самой изъезженной разнузданностью. И, вот такие пересвободные пришли на работу. Они свободны и им особо не нужны обязанности. И, на работе они не работают, а лишь хотят получать зп. И, вот , такие работодатели, привлекая таких, заведомо безответственных работников, всё равно их привлекают, тратят много денег и своего времени на контроль за ними. И, многие вещи,в статье, относительно контекста,  правелен и применим. Какой-то замкнутый круг, глупый по своей природе)))) а, чего вы хотели-то?)))

Генеральный директор, Москва
Валерий Андреев пишет:
И, вот такие пересвободные пришли на работу. Они свободны и им особо не нужны обязанности. И, на работе они не работают, а лишь хотят получать зп.

Тут важно не забыть, что "они" пришли именно на работу, все остальное второстепенно. Если работа не выполняется или плохо выполняется, работодатель должен сделать выводы. Иначе заказчики сделают свои, и это будет очень быстро.

А оценить эффективность работы сотрудников достаточно просто. 

Директор по продажам, Санкт-Петербург
Евгений Равич пишет:
Валерий Андреев пишет:
И, вот такие пересвободные пришли на работу. Они свободны и им особо не нужны обязанности. И, на работе они не работают, а лишь хотят получать зп.

Тут важно не забыть, что "они" пришли именно на работу, все остальное второстепенно. Если работа не выполняется или плохо выполняется, работодатель должен сделать выводы. Иначе заказчики сделают свои, и это будет очень быстро.

А оценить эффективность работы сотрудников достаточно просто. 

  Ну, это верно! Кто бы спорил?! Однако, приглашая таких и видя их отношение, подавляющее большинство работодателей их и не увольняют, да ещё и деньги на них дополнительно тратят. Ну, типа на слежку, в смысле на контроль. Вся эта несуразица началась лет 15 назад, с активного привлечения только молодых и, обязательной заменой этих молодых во всем коллективе от более возрастных работников.  Типа, молодая кровь, проактивность и т.п. ересь. Очень быстро нахлебавшись этого, многие задумались, что делать и, как быть? Вся эта проактивность молодых не есть= ответственному отношению к порученному делу....

  Более умные и прагматичные поувольняли с лёгким сердцем всех этих проактивных, но как оказалось,  далеко безответственных и не обязательных людей.  И, набрали, и успели набрать, тех ещё кто остался, постарше, но обязательных, ответственных и работоспособных, дисциплинированных. И, радуются. А, те кто не думает об этом, тот строит системы слежения, тратит на это деньги и время, считая всех бездельниками и ворами его рабочего времени. 

  Ведь в статье ни слова о самом человеке. Ни слова о проверке системы подбора. А, странно. Людей там нет, есть конвейер и поточный метод. Метод подбора, метод распределения работы, метод контроля. И, чего тогда удивляться,  что набранные тобой люди, по составленной тобой методике подбора, очень быстро замечены в том, что  увиливают от работы? Но, в некоторых компаниях это типа нормально.  В предыдущей статье автор описал такие. Он для них подбирает персонал.  Кстати, очень удобная схема up-sale. Подобрал персонал и потом продал услуги по контролю за ними. Да, в плане бизнес схемы это нормально. И, я лишь предполагаю это, но не исключаю и не утверждаю, что это так и есть в случае с автором. Однако, на самом деле,  такие вещи вполне нормальны для многих . Почему? Ну, есть спрос, есть и предложение. Слишком много таких работодателей, с таким отношением.

Менеджер, Москва
Валерий Меркулов пишет:

"Разбор способов выявления работников, которые могут навредить компании..."

Я конечно дико извиняюсь, но может проблема в подборе кадров? Может для начала поменять эйчара?

Или проблема в руководителях

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
В Москве в рестораны будут пускать только тех, кто сделал прививку от коронавируса

Также запрещены все развлекательные и спортивные мероприятия численностью более 500 человек — как в помещениях, так и на открытом воздухе.

Kelly Services: компаниям не хватает рабочих рук

Большинство работодателей планируют расширить штат и повысить зарплаты, а самой востребованной категорией работников остается производственный персонал.

В некоторых регионах России вводят обязательную вакцинацию от коронавируса

Уже в 11 регионах страны в короткие сроки нужно привить минимум 60% от всех сотрудников.

Роспотребнадзор рекомендует сократить рабочий день во время жары

В Москве ждут рекордную за 120 лет температуру.