Электронные трудовые книжки: в чем плюсы и минусы?

Правительство РФ 1 июля 2019 года одобрило пакет законопроектов, предполагающих переход на электронные трудовые книжки и создание информационной системы Пенсионного фонда России. С 2021 года трудовые книжки будут вестись только в электронном виде. Работодатели должны будут направлять все необходимые данные в ПФР в электронной форме. На бумажном носителе трудовые книжки вестись не будут с 1 января 2027 года.

Редакция Executive.ru задала экспертам вопрос: в чем плюсы и минусы электронной трудовой книжки для компании и для работника?

Елена БеляеваПоявляется риск утечки информации

Елена Беляева, директор по организационному развитию и маркетингу, Grundfos, эксперт Executive.ru

Этот переход – естественный процесс: все сервисы постепенно уходят в цифру, кадровые документы – не исключение.

Плюсы состоят в возможности производить все операции с информацией о трудовом стаже в формате онлайн. Это удобно и сотруднику, и работодателю, и Пенсионному фонду, и всем прочим организациям, которым периодически нужна информация о занятости человека (например, банкам при выдаче кредитов).

По сути, сотрудник при трудоустройстве не должен ничего приносить работодателю, компания просто получает из системы данные о предыдущих местах работы и вносит новую запись. Отсутствие необходимости запрашивать выписки из трудовой и получать их в «натуральном виде» снижает нагрузку на HR-отдел. Сотрудник экономит время, получает выписку в любой момент в любой географической точке.

Безусловно, для полного использования такого сервиса нужно, чтобы документ заверялся электронной подписью HR-сотрудника, иначе получится очередной фарс: распечатав документ дистанционно, нужно будет все равно идти за живой подписью.

Снизится возможность манипуляций с информацией о трудоустройстве. Уже нельзя будет купить пустую книжечку и вписать в нее фиктивные данные. При этом работодатель всегда сможет предварительно, до трудоустройства человека, проверить его трудовую историю и сравнить ее с представленным резюме.

Минусы состоят в том, что, как и любая система, база данных о трудовой деятельности граждан будет сбоить. Написал неверно одну букву в фамилии или названии компании, и трудовой стаж человека (а может и сам человек) потерялся в информационных недрах. Потом доказывай, что ты существуешь и работал там-то в такое-то время. Судя по опыту, «доказывать» нужно лично и очно, что сразу же уничтожает все прелести электронного документооборота.

Как и со всеми другими системами, возникает риск утечки информации. Это глобальный риск, связанный со всеобщей цифровизацией. При этом надо помнить, что далеко не у всех жителей нашей страны есть компьютер или смартфон, не все активные пользователи цифровых сервисов. Они будут чувствовать себя некомфортно в отсутствие бумажного документа. 

Максим ЧасовиковТрудовые книжки – это рудимент

Максим Часовиков, ведущий специалист, НЦЦЭ МГУ им. М.В. Ломоносова, эксперт Executive.ru

 

Минусов электронной трудовой книжки по сравнению с бумажной я не вижу. Из плюсов могу назвать следующие:

  • Электронную книжку невозможно потерять.
  • Все записи становятся доступными всем заинтересованным сторонам.
  • Упрощается ведение кадрового делопроизводства.

Я считаю, что трудовые книжки – отмирающий рудимент: есть СНИЛС, пенсионные накопления, этого достаточно для работника, государства и работодателя. По идее, все значимые факты, которые отмечаются в трудовой, должны регулярно передаваться в Пенсионный фонд. Дублировать еще раз эту информацию в другой сущности – излишне.

Давно пора избавляться от бумажных носителей. Польза трудовой книжки – сомнительна: достаточно знать о пенсионных накоплениях, у другой информации из трудовой книжки ценность, на мой взгляд, отсутствует.

Алексей ПокидовУ электронных книжек есть ряд преимуществ

Алексей Покидов, руководитель сервисного центра по обслуживанию персонала, Северсталь-Центр Единого Сервиса

Электронные книжки имеют ряд преимуществ:

  • Их невозможно потерять или подделать.
  • Работнику не нужно будет предоставлять бумажные копии трудовой книжки, чтобы подтвердить сведения о трудовом стаже при обращении за государственными услугами.
  • Кадровики быстро получат сведения о трудовой деятельности соискателя при трудоустройстве.
  • У работодателей снижаются издержки на ведение и хранение бумажных книжек.

От этого выигрывают все. Для работодателя это значительная экономия времени на ведении трудовых книжек в бумажном виде: экономия ресурсов, экономия бюджетов.

К моменту расчета пенсии ПФР будет обладать полной информацией о трудовой деятельности гражданина. Возможно, не сразу, все зависит от того, как будут внесены исторические данные.

Работник получит возможность в любой момент посмотреть записи, которые делает работодатель, а также направить свои данные при трудоустройстве, в том числе и для работы удаленно. Каждый сотрудник будет иметь доступ к своей электронной трудовой книжке.

Как будут предоставляться доступы юридическим лицам? Есть несколько вариантов. Самый вероятный вариант: только действующий работодатель будет иметь доступ к электронной трудовой книжке сотрудника. Это означает, что если на этапе подбора персонала работодатель захочет проверить карьерную историю кандидата, он запросит у кандидата выписку из электронной трудовой книжки. Невероятный вариант: все работодатели будут иметь доступ ко всем электронным ТК сотрудников. Что противоречит Закону о персональных данных.

Как будут передаваться данные в Пенсионный фонд? Для этого используется технический формат xml. Будет разработан новый формат передачи данных в ПФР или расширен существующий формат передачи. Информация передается в Пенсионный фонд до 15 числа следующего месяца за отчетным. Эти же сроки определены для электронных трудовых книжек с 1 января 2020 года.

2020 – пилотный год проекта, с 2021 года сроки становятся жестче. Например, информация о приеме или увольнении должна быть передана на следующий день после приема или увольнения. В 2021 году на электронные трудовые книжки перейдут и малые предприятия, где менее 25 сотрудников.

После начала использования электронных трудовых книжек встанет вопрос об оцифровке истории трудовой деятельности сотрудников. Здесь несколько вариантов развития событий: действующий работодатель передает всю историю работы сотрудника в этом юридическом лице. В этом случае уже сложится история, как минимум, по текущему работодателю.

Может ли работодатель передать историю сотрудника в других юридических лицах, и насколько это будет корректно? Сведения в трудовой книжке о других местах работы – ответственность других юридических лиц.

В этом случае возможен сценарий оцифровки этой информации через МФЦ. Когда текущий работодатель дает заверенную копию бумажной трудовой книжки. Далее работник идет с ней в МФЦ и там ее оцифровывают. Тогда Пенсионный фонд будет обладать полной информацией о трудовой деятельности, передвижениям работника и всем этапам его трудовой деятельности.

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки? Минтруд предложил перечень мер, которые понадобится провести для перехода на новые правила в 2020 году. В том числе:

  • С участием профсоюзной организации подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты.
  • Письменно уведомить работников о грядущих изменениях.
  • Обеспечить техническую готовность компании, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.

Более того, в законопроекте планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц за нарушение сроков подачи сведений и за направление неполной или недостоверной информации.

Следующим этапом развития кадрового делопроизводства может быть полный переход на электронный документооборот с использованием электронной подписи.

Инга ДарминаНе разъяснен порядок доступа в систему ПФР

Инга Дармина, директор единого центра сервисной поддержки персонала, Schneider Electric

 

Переход на электронные документы, в том числе и введение электронной трудовой книжки, имеет ряд неоспоримых плюсов для сотрудников и для работодателей. В первую очередь, это упрощение взаимодействия сотрудников с государственными органами, где требуется предоставление заверенных копий трудовых книжек. Также электронную трудовую книжку невозможно потерять, это важно, ведь существующий процесс восстановления бумажной трудовой достаточно затратный по времени.

Работодателю новый закон позволит сократить издержки на обеспечение сохранности бумажных трудовых книжек: освобождаются площади, на которых хранятся книжки, отпадает необходимость приобретения несгораемых сейфов, уменьшается объем документооборота.

Электронная система ПФР, в которой будут храниться сведения по трудовому стажу, облегчит навигацию и поиск необходимых сведений о сотрудниках, упростит процесс внесения корректировок в трудовую книжку, позволит минимизировать ошибки при заполнении.

Все вышеперечисленные плюсы нового закона возможны при разработке и внедрении четкого и максимально простого механизма взаимодействия между сотрудниками и работодателями и механизма пользования информационной системой ПФР. Пока не разъяснен порядок доступа работодателя в систему ПФР. 

Надежда МиллерСведения о вредных условиях труда могут быть утеряны

Надежда Миллер, HR-директор, Otc.ru

 

У электронной трудовой книжки есть плюсы для работодателя и работника:

  • Она не может потеряться, работнику не придется отправлять запросы во все организации, в которых работал, для восстановления. Не может испортиться. Подделать вряд ли будет возможно.
  • Не нужно будет вести учет в книгах по расходу и учету трудовых книжек, закупать для этого специальные журналы и бланки трудовых и вкладышей.
  • Упростится работа кадровым специалистам (заполнение трудовых «от руки», ведение бумажных журналов и учета в них, не нужно будет заверять копии).
  • Не нужно будет хранить в сейфе трудовые и нести за них ответственность в случае порчи.
  • Не нужно запрашивать согласия на отправку трудовой почтой, если работник работает в регионе.
  • Не нужно предоставлять проверяющим и сверяющим инстанциям копии трудовых.

Однако у нее есть и минусы:

  • Возможны хакерские атаки.
  • Возможны обвалы баз данных.
  • Все сведения по трудовому стажу, у кого-то еще и вредности, опасности условий труда, будут потеряны.

Интересно тогда, каким образом люди в этом случае будут подтверждать свой трудовой стаж и вредность? Запрашивать информацию у всех работодателей для восстановления, по тому же принципу, как и с бумажными трудовыми? Я, сколько это будет возможным, буду помимо электронной трудовой книжки параллельно вести также в бумажном виде, со всеми записями, подписями и печатями.

Нина ФилоненкоТрудовые книжки – российское явление

Нина Филоненко, совладелец, директор по развитию, «Экоокна»

 

Трудовые книжки – это российское явление. На Западе практически нигде нет трудовых книжек. Везде в первую очередь спрашивают диплом об образовании, смотрят на дипломы о повышении квалификации и рекомендательные письма с прошлых мест работы.

Разработка электронных книжек в России – часть масштабного плана по цифровизации данных и чем-то напоминает историю с электронным дневником со всеми плюсами и минусами. В трудовой книжке будут храниться не только записи с мест работы, но и информация об образовании, о повышении квалификации. Невозможно будет подделать диплом или купить трудовую книжку в метро. Предполагается, что проект заметно упростит кадровое делопроизводство и документооборот, облегчит работу ПФР и налоговой.

С другой стороны, многие московские родители знают, как долго настраивалась система электронных дневников и сколько проблем испытали учителя, ученики и их родители. Едва ли стоит ожидать, что этот проект заработает сразу, как надо. Это дорогостоящий проект, и во сколько обойдется его запуск – сложно предсказать. А любые сбои в работе и неполадки могут негативно отразиться на трудоустройстве граждан или повлекут дополнительные проблемы для самих компаний. Непонятно, что делать маленьким компаниям в регионах, у которых нет даже нормального доступа в интернет.

Кроме того, далеко не все сотрудники хотят афишировать определенную информацию о себе. Получается, что с введением повальной цифровизации человек оказывается без всякой защиты и приватности, как было раньше. А это уже этический вопрос. Есть и сомнения, что такие системы будут обеспечены надежной защитой. А что делать, если данные попадут к злоумышленникам?

Илья СоломатовСтанет невозможно использовать несколько трудовых книжек

Илья Соломатов, директор департамента проектов, «Аптеки Вита»

Для компании плюсом будет, прежде всего, прозрачная история кандидата на вакансию. Некоторые кандидаты используют несколько трудовых книжек. Также к плюсам можно отнести меньший объем ручной работы с хранением и ведением книжек. Плюс для больших компаний: высвобождение площадей, занятых под хранение.

Для сотрудников главный плюс – не нужно будет восстанавливать трудовую в случае повреждения или утери. Не будет случаев, когда работодатель удерживает сотрудника, отказываясь выдавать трудовую книжку.

Из основных рисков – сбои в работе базы данных, оборудования, каналов передачи. В случае повреждения данных будет затронуто огромное количество людей.

Фото в анонсе: freepik.com


Материал подготовлен с помощью сервиса «Лига экспертов» Executive.ru. Комментарии экспертов Executive.ru публикуются в начале текста, со ссылкой на профайл участника Сообщества.

Как вы относитесь к переводу трудовых книжек в электронный формат?
Проголосовать и увидеть результаты опроса могут только зарегистрированные пользователи
Комментарии
Директор по развитию, Москва
Платон Миронов пишет:
Качество работы ИТ-систем в России очень низкое

Да, вот, кстати, а почему? Ведь у нас в России одни из лучших программистов в мире.

Руководитель проекта, Москва
Елена Аронова пишет:
Ведь у нас в России одни из лучших программистов в мире.

Подобное утверждение весьма распространено в сети. Однако сильно сомневаюсь, что было проведено сколь-нибудь серьёзное исследование каких-то параметров, по которым программисты тех или иных стран/наций лучше или хуже прочих.

В любом случае мне очень сомнительно, что наши программисты прямо "лучшие". Дело в том, что специальности "программист" в российских ВУЗ не учат, системы выращивания кадров на уровне страны нет. Значит... как можно делать выводы о "наших программистах" если эти самые программисты абсолютно различны по всей стране в форме работы, квалификации, базовом образовании и прочее?

Руководитель проекта, Москва
Елена Аронова пишет:
Платон Миронов пишет:Качество работы ИТ-систем в России очень низкое Да, вот, кстати, а почему?

Проблемы в создании российских ИТ-систем многообразны и разноплановы. Перечислю на верхнем уровне:

  1. Заказчик. Низкая управленческая и техническая квалификация Заказчика, незаинтересованность Заказчика в результате, частая сменяемость лиц, принимающих решения у Заказчика, полная неспособность выполнения своих обязательств по Договору.
  2. Договора и контракты. Низкое качество документов, неовзможность внесения изменений, отсутствие закрепления обязательств и ответственности, длинные закупочные процедуры и прочее.
  3. Управление проектом. Низкая квалификация РП, недоверие РП со стороны Кураторов и руководства исполнителей, недофинансирование затрат на управление проектом, забюрократизированность работы РП, отсутствие полномочий у РП.
  4. Финансирование. Тотальная неспособность участников процесса обеспечить стабильное и своевременное финансирование проекта.
  5. Стандарты и культура производства. Тотальное несоблюдение участниками процесса ГОСТ (начиная с грубейшего нарушения ГОСТ 34.601-90), отсутствие культуры производства как таковой. "Настоящие пацаны тестируются не на стенде, а в поле!" и так далее.
  6. Качество российского оборудования и программного обеспечения. Откровенно низкое. Частично объясняется тем же несоблюдением стандартов и культурой, частично квалификацией исполнителей и несособностью руководства организовать нормальные процесссы разработки и тестирования АПК.

Ну и далее много чего ещё.

Вот пока у нас так, у нас любая ИТ-система делается 1 год вместо 3 лет, а затем доводится 4 - 5 лет прямо по живым людям.

 

Директор по развитию, Москва
Платон Миронов пишет:
Однако сильно сомневаюсь, что было проведено сколь-нибудь серьёзное исследование каких-то параметров, по которым программисты тех или иных стран/наций лучше или хуже прочих. В любом случае мне очень сомнительно, что наши программисты прямо "лучшие".

HackerRank опубликовал результаты исследования, которое показало, в каких странах живут лучшие разработчики программного обеспечения.

HackerRank — это сайт, на котором разработчики могут совершенствовать свои навыки кодирования путем решения определенных задач. На основании скорости и точности, с которыми пользователи находят решение, HackerRank ранжировал 1,5 млн. программистов.

Интересно, что хотя наибольшее количество пользователей сайта находится в США и Индии, эти страны заняли в рейтинге всего лишь 28-е и 31-е места соответственно.

Так какие же государства лучшие в мире в области компьютерного программирования и почему?

1. Китай

Китай занял 1-место в мире за лучшие результаты программистов на HackerRank в целом. Что касается конкретики, то китайцы впереди всех в структурах данных, математике и функциональном программировании.

2. Россия

Россия, совсем чуть-чуть уступившая Китаю в общем зачете, является лидирующей страной, когда дело касается алгоритмов — наиболее популярного типа задач на сайте.

3. Польша

Польша лидирует в Java-разработке, что особенно впечатляет, так как Java является предпочтительным языком для большинства пользователей HackerRank. Как и многие другие страны в этом списке, Польша также предлагает уроки кодирования в своих школах.

4. Швейцария

Швейцария попала в пятерку лучших в 9 из 15 направлений программирования, оцениваемых HackerRank. Эта страна также является местом рождения Паскаля, одного из первых языков компьютерного программирования. Помимо этого, Швейцария заняла первое место в отчете Global Innovation Index за 2016 год.

5. Венгрия

Венгрия занимает впечатляющее 5-е место в рейтинге и первое место в мире, когда речь идет о руководствах (tutorials). Венгрия была одним из первых европейских государств, которое ввело уроки компьютерного программирования в систему образования в начальных и средних школах.

6. Япония

Что касается искусственного интеллекта, то Япония — впереди планеты всей, что подтвердило исследование HackerRank. И это неудивительно — к примеру, в начале лета в Университете Токио спасли жизнь женщины с помощью искусственного интеллекта, диагностировавшего рак.

7. Тайвань

Занять 7-е место Тайваню помогли высокие результаты в области баз данных, функционального программирования, алгоритмов и структур данных. Исследование показало, что в этой стране доминирующим языком программирования является Python.

8. Франция

Согласно исследованию HackerRank, французские программисты лучшие в C ++. Одна из причин этого: в июне 2014 года Франция начала вводить уроки программирования в начальных школах.

9. Чехия

Чехия доминирует в Shell-скриптинге — написании сценариев командного интерпретатора. Кроме того, она занимает на HackerRank 2-е место по математике. Эти умения вывели страну на 9-ю позицию в списке лучших программистских держав мира.

10. Италия

Разработчики этой страны определенно впечатляют, когда речь идет о базах данных и руководствах (tutorials), занимая второе место в обоих этих направлениях. Похоже, что HackerRank не единственный, кто высоко ценит Италию, ведь Apple анонсировала открытие новой школы на 600 программистов в Неаполитанском университете имени Фридриха II.

11. Украина

Украине, чтобы войти в десятку лучших программистских держав, не хватило совсем немного. И это несмотря на то, что, по данным HackerRank, украинцы лучшие в мире специалисты в области компьютерной безопасности.

Руководитель проекта, Москва
Елена Аронова пишет:
HackerRank — это сайт, на котором разработчики могут совершенствовать свои навыки кодирования путем решения определенных задач. На основании скорости и точности, с которыми пользователи находят решение, HackerRank ранжировал 1,5 млн. программистов.

1. Вот об этом я и говорю. Приведённое вами исследование - пример того, что такое "однобокое, неполноценное исследование". 

Да, люди умеют решать задачки. Некоторые делают это лучше других. Делает ли это умение из этих людей хороших сотрудников? Нет.

Я не знаю, какие программисты там. Возможно мне не везло с коллегами здесь. Но! Недисциплинированные, расхлябанные, непрогнозируемые, трудно управляемые, внесистемные, внекомандные ....? Это точно лучшие?

2. Возвращаясь к качеству ИТ систем.

ИТ-системы делают не программисты. Программисты - лишь один из видов сотрудников. Причём ... не самый самый главный. Есть ещё также:

  • Кураторы, руководители, администраторы, специалисты по планированию проектов, которые управляют проектом;
  • Инженеры-проектировщики и системные архитекторы, которые разрабатывают концецию, архиектуру, проект и прочее;
  • Инженеры-разработчики-схемотехники-системотехники, которые создают аппаратную часть, т.е. основу ситемы;
  • Инженеры-испытатели и тестировщики, которые контроль качества осуществляют;
  • Инженеры-внедренцы, настройщики, установщики, монтажники - те, кто выполняет работу руками по собственно сборке системы у Заказчика.
  • Инженеры по эксплуатации, системные администраторы - те, кто эксплуатирует систему на пилотный период, пока "создание системы" ещё не завершено.

Как видите, в программистов всё не упирается. Есть ещё много других людей, от которых зависит качество систем.

1 3
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Каникулы рубрики

Рубрика «Цифры и факты» уходит на каникулы до осени.

Россияне начали скупать валюту

Спрос россиян на наличную иностранную валюту вырос на 40%.

Экономика США боится замедления

Доходность 10-летних казначейских облигаций США упала.

«Яндекс.Такси» полетит на вертолетах

«Вертолеты России», правительство Москвы и «Яндекс.Такси» ведут переговоры об интеграции.