Как автоматизировать систему документооборота

Зачем оптимизировать, если все хорошо

Пусть сейчас вы занимаете лидирующее положение, но нельзя останавливаться в развитии. Любой бизнес находится в динамичной рыночной среде: развиваются технологии, меняются потребности и ожидания клиентов. Всегда стремитесь усиливать конкурентные преимущества. Если внешние условия сложно поддаются воздействию, ищите ресурсы внутри компании.

В любом бизнес-процессе можно найти «точки улучшения»: сделать работы быстрее, удобнее, качественнее. Возможно, взглянув на бизнес-процесс сверху в ходе внедрения системы электронного документооборота, вы поймете, что необходимо в корне пересмотреть концепцию работы. Например, упростить порядок согласования договора или внутреннего документа, исключение лишних согласующих, делегирование. Такая оптимизация позволяет более чутко реагировать на изменения в окружении, и вместе с тем оставляет запас прочности.

Автоматизация vs оптимизация – проблемы и советы

«Мы не можем заставить сотрудников начать использовать новые инструменты и одновременно менять порядок работы».

Двигайтесь поступательно. Советую начать с автоматизации. Почему? В процессе автоматизации порядок работы будет меняться. Сотрудники начнут работать в информационной системе, оценят удобство новых инструментов и будут готовы к изменению порядка работы.

Даже если на первом этапе не менять в корне процесс работы, внедрение СЭД уже обеспечит конкурентное преимущество в виде быстрого и качественного обслуживания клиентов.  Ускоряется движение информационных потоков, возможность контролировать все процессы. Если система достаточна гибкая в настройке процессов, то далее можно легко сделать итерацию с более глубоким изменением процессов.

Автоматизация поможет провести оптимизацию и реорганизацию процессов. Она, как лакмусовая бумажка, показывает слабые места, повышает прозрачность бизнес-процесса и позволяет увидеть, как на самом деле организована работа на всех уровнях. Например, можно обнаружить, что не во всех филиалах соблюдается контрактная политика. Также появится информационная база для глубокого анализа и поиска возможностей оптимизации. Когда сотрудники оценят новые инструменты, можно будет с легкостью изменить порядок работы.

Опасения и риски – проблемы и советы

«А что, если инструменты СЭД не подойдут сотрудникам? Вдруг мы зря потратим деньги?».

Помимо издержек на покупку системы электронного документооборота или приобретения абонемента, неудобные инструменты приведут к увеличению времени на обработку документов, часть работ придется выполнять дважды, любимые клиенты устанут ждать и уйдут к более расторопным поставщикам, за неуплату отключат отопление… И даже бумаги не будет, чтобы развести костер и погреться…

Не волнуйтесь, подходите к выбору системы осознанно. Как понять, какие инструменты оптимизации нужны именно вам? Посмотрите вокруг и выделите самые очевидные проблемы. Как? Помогут симптомы – проявления проблемы в повседневной жизни, обычно заметные невооруженным глазом. Определившись с проблемами, убедитесь, что выбранная СЭД располагает возможностями для их решения.

Цитаты и ответы

На проектах внедрения я собрала самые частые цитаты руководителей, решившихся на перемены, и подобрала решения, которые предлагают СЭД. Вот чек-лист, который поможет при выборе СЭД.

Симптом

Проблема

Решение в СЭД

«Вечно теряются важные документы»

 

Медленный поиск и беспорядочное хранение.

 

 

 

Электронный архив для оперативного хранения.

Реестры с панелями фильтрации.

Удобный настраиваемый поиск с широким рядом критериев.

Подписание документов с помощью ЭЦП.

Проставление штампов ЭЦП для подтверждения подписания.

«Надоело подписывать кучу бумаг на столе»

Нет доверия к «файлам», документы подписываются в бумажном виде.

Нет делегирования из-за сложного контроля исполнительской дисциплины.

Требуется много времени на выяснение деталей по бумажным документам.

«Я не вижу, что делают сотрудники. Захожу в бухгалтерию, они постоянно чай пьют»

Нет прозрачности бизнес-процесса.

Контроль исполнительской дисциплины.

«Нет порядка в процессах»

Настройка бизнес-процессов разной сложности и последующий мониторинг.

«Мы опять пропустили важный тендер, потому что не успели согласовать наше предложение внутри компании»

Медленное согласование

 

Возможность настраивать гибкие регламенты согласования, учитывающие разнообразные условия.

«Полгода рисовали матрицы согласования в контрактной политике и сейчас непонятно, насколько хорошо соблюдается последовательность согласования. Часто сотрудники забывают согласовать с кем-то»

Человеческий фактор при выборе согласующих

«Половину рабочего времени проводим на совещаниях. Секретарь фиксирует принятые решения, а на следующем совещании обсуждаем, что было сделано. Оказывается, не все участники приступили к работам, кто-то не видел письмо с протоколом в электронной почте, исполнение работ затягивается»

Сложно управлять совещаниями и контролировать исполнение поручений.

Ведение календаря рабочих встреч.

Формирование повестки, ведение протоколов и рассылка поручений по принятым решениям.

Формирование отчетов по исполнению поручения.

«У моего секретаря есть папка, в течение дня в нее собирают документы на подпись, а вечером после работы я подписываю их час, обычно специалистов уже нет, если возникают вопросы по документам, спросить не у кого, разобраться сложно»

Подписание изолировано от процесса согласования, на подпись приходит итоговый документ без комментариев согласующих.

Возможность посмотреть историю работы с документом, комментариев по ходу рабочих процессов подготовки.

Согласование в рамках регламента, хранится история согласования, возможность предоставить лист согласования.

«Главный инженер у нас всегда в командировках на проектах, и мы не можем принимать важные решения без его участия, поэтому постоянно откладываем»

Нет возможности удаленной работы

Возможность удаленной работы, доступ к документам из любого места, где есть интернет.

«Каждый раз подготовка к налоговой проверке парализует работу юридического отдела на месяц, лучше к ним даже не заходить с новыми документами»

Финансово-хозяйственные документы хранятся разрозненно.

Централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, подготовка к аналоговым и аудиторским проверкам.

Быстрый и удобный поиск.

«Сотрудники долго готовят информацию по запросу»

«Юристы жалуются, что запинаются о коробки с документами и опять просят дополнительный кабинет под архив или предлагают сдавать в специализированные организации, а это дополнительные затраты»

Необходимость долгосрочного хранения больших объемов документов

Долгосрочный электронный архив. Хранение документов любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, гарантия юридической силы документов.

«Теряются документы по пути к контрагенту. От контрагента оригиналы документов идут долго. Все это ненужные задержки бизнеса»

Отсутствие возможности электронного обмена документами с контрагентами.

Межкорпоративный документооборот из коробки, организация юридически значимого обмена электронными документами между компаниями.

«С увеличением объемов заключаемых договоров возросли почтовые и накладные расходы»

Узнали в цитатах себя? Не спешите заедать горе отобранным в бухгалтерии тортом. Вам следует задуматься о тех инструментах оптимизации, которые предлагают СЭД.

Мы описали симптомы, и вам будет проще найти «лечение», но не забывайте надпись на лекарствах «перед применением необходимо проконсультироваться со специалистом». На всех СЭД следовало бы поставить такую же печать, потому что часто за внешними проявлениями проблемы скрываются более глубокие причины, выявить которые можно только в ходе всестороннего профессионального анализа бизнес-процессов.

Подходите к выбору системы осознанно и оптимизируйте свои бизнес-процессы с умом.

Комментарии
Участники дискуссии: Платон Миронов
Руководитель проекта, Москва

Статья неплохая, только название не соответствует содержанию. Потому что как раз "КАК", а именно последовательность действий по автоматизации документооборота, не описана.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.

Японцы доказали, что при четырехдневной рабочей неделе производительность растет. В Microsoft сообщили о росте на 40%

Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.

 
Кто счастлив в России?

Самыми счастливыми оказались - медики, госслужащие и HR-ы. Об этом сообщается в исследовании Headhunter.