Почему системы мотивации на основе KPI не работают?

На определенном этапе развития компании руководителю приходит в голову мысль, что нужно что-то менять. В этот момент у руководителя всегда субъективное ощущение, что штат раздут, зарплаты завышены, работает только 20% персонала, остальные – лодыри, которых просто еще не поймали за бездельем, а бизнес не приносит ожидаемой прибыли.

Одним из выходов в этой ситуации, который находит руководитель, это поиск нового HRD, который предложит волшебное решение всех проблем, связанных с производительностью персонала. Стандартные ожидания от нового HRD: снижение затрат на ФОТ и повышение показателей работы персонала, и как следствие, увеличение прибыли компании. Причем при найме HRD последнего даже не спросят, какое бы решение он предложил – обычно решение уже готово. Это внедрение новой системы мотивации, а задача HRD – это решение реализовать.

В 90% случаев HRD, идя на поводу у работодателя, предполагает внедрение системы KPI, как наиболее понятной и ожидаемой системы мотивации.

По итогу, когда проект по системе мотивации заканчивается, что получает компания на выходе?

  1. ФОТ увеличился на 10-15%. Оказалось, что нельзя «попилить» текущий оклад работника на оклад пониже + премия. При установке KPI работнику необходимо что-то дать (иначе какой стимул выполнять достижения?). Дать из того, что он уже имеет (попилить оклад на оклад пониже + премия), не получается. Приходится увеличивать бюджет ФОТ и предлагать работнику «морковку», за которую он будет тянуться к высотам KPI.
  2. Пришлось нанять дополнительный персонал или нагрузить за доплату текущий персонал, так как все KPI требуют регулярного мониторинга, расчетов, процедуры утверждения…
  3. ФОТ увеличился, а показатели производительности труда – нет. Либо увеличились, но незначительно.
  4. Компания не стала больше зарабатывать, зато стала больше тратить, на увеличенный ФОТ и доплату персоналу за обработку KPI.

Почему так происходит?

Когда сотрудник приходит устраиваться на работу, он готов продать свои навыки за определенную, гарантированную, сумму дохода. Самое частое, что вы можете услышать от сотрудников российского бизнеса в части оплаты труда, это фразу: «Я в премии не верю». И согласитесь, довольно обоснованное замечание.

«Кидалово» сотрудников на премии – это профессиональный спорт в российских компаниях. Поэтому большинство сотрудников готовы выполнять даже повышенный объем работы, но за конкретную, гарантированную, сумму оплаты (оклад).

Дело в том, что мотивация к эффективному труду не базируется на том, какую награду работник получит. Производительность труда основывается на внутренней мотивации человека, которая формируется еще в детстве. На внутренней дисциплине, уровне эмоционального интеллекта, установках доводить дело до конца, степенью ответственности и количестве жизненных сил. Все эти качества нельзя купить за деньги. Они либо есть, либо нет.

Если вы попробуете «морковкой» мотивировать работника, у которого низкий уровень вышеуказанных качеств, то он будет только искать способ формально обойти правила, меньше работать, но при этом получить «морковку» побольше. И наоборот. Мотивировав «морковкой» работника с высоким уровнем вышеуказанных качеств, для него «морковка» не будет стимулом для увеличения результативности труда (он и так работает на максимум в силу личностных качеств). Для него это будет просто приятным дополнением к основному доходу (окладу).

Причем показатели обоих работников могут незначительно увеличиться. У первого за счет имитации бурной деятельности, у второго за счет небольшого перенапряжения. Но глобально производительность обоих особо не вырастет. Причем второй начнет зарабатывать очень хорошо, ведь у него в принципе и без мотивации высокие показатели. Но теперь ему еще и доплачивают за эти показатели. В итоге показатели те же, а оплата выше. Обычно в этот момент второму «режут» премию, он деморализуется и через некоторое время увольняется.

Обработка данных по результатам KPI – это отдельная тема. Обычно вся сложность заключается в том, что руководство компании экономит на программном обеспечении, которое может разгрузить работников, занятых на отслеживании, расчете результата показателей, обходясь функционалом Excel. К тому же, IT-отделу неохота возиться с внедрением нового продукта, руководителям осваивать новые программы, а HRD не всегда готов предложить конкретный продукт. В итоге производительность труда не выросла, прибыль не увеличилась, а руководители разругались из-за подсчета премий подразделений друг друга. Сплошное яблоко раздора.

Возможно, для многих будет удивлением, но за весь свой опыт работы я практически не встречала работников, которые бы откровенно ленились и ничего не делали бы на своем рабочем месте. Избегать работы – это трудозатратно и скучно. Настоящие лентяи обычно либо не работают вообще, сидя на обеспечении у родственников или государства, либо долго в компании не задерживаются (пару месяцев на имитацию деятельности).

В массе своей работники готовы к труду. Причем к довольно большому объему труда. И если работник ничего не делает, обычно на это есть причины. Они могут быть разного характера: задача не поставлена, не выполнима, непонятна, работник деморализован чем-то… Но лень – редкое явление.

На внутреннюю мотивацию работника повлиять невозможно. Но работодатель может создать условия для повышения как внутренней, так и внешней мотивации персонала, которые основываются на четырех «слонах».

1. Ресурсы

Для реализации любой задачи необходимы ресурсы. К ресурсам относится широкий спектр возможностей, начиная от наличия необходимого количества канцтоваров, до сырья, финансовых средств, рабочей силы и т.д.

Очень печально наблюдать картину, когда работник не может выполнить поставленную задачу из-за отсутствия ресурса для ее выполнения. К примеру, работник не может подписать договор с клиентом, потому что в офисе кончилась бумага, потом он не может отправить документ курьером, потому что такого рабочего ресурса нет в компании и вообще из-за отсутствия принтера в кабинете он даже напечатать документ не сможет.

Или другой пример. Отсутствие качественного оборудования на производстве и низкосортное сырье позволяют выпускать только низкокачественную продукцию, с большим количеством брака, отходов и затрат в результате. Работник тратит массу времени на оправдание перед руководством, почему «никогда так не было, опять так получилось».

Почему это влияет на мотивацию?

Представьте, что вы решили приготовить борщ. У вас есть все, кроме мяса. Вы выкручиваетесь как можете, и готовите овощной борщ. Подаете его на стол и слышите отзывы дегустаторов: «Борщ так себе. Можно было бы приготовить и лучше». И вы начинаете оправдываться: да у меня мяса нет! Но дегустаторов это не волнует. Борщ невкусный, а значит, тебе просто не хватило профессионализма и навыков. Вы деморализованы, и желание готовить борщ для этих дегустаторов отпадает.

Так и в работе. Если в наличии дефицит ресурсов для реализации поставленной задачи, то трудозатраты на ее реализацию будут завышены, а результат непредсказуем.

2. Прозрачные бизнес-процессы

Желательно не только прозрачные, но и понятные каждому сотруднику компании. А в идеале – система обучения/донесения до персонала о наличии того или иного бизнес-процесса.

Речь идет о буквальной последовательности действий и правил, которые необходимо выполнить для реализации поставленной задачи. Простыми словами, менеджеру по продажам должно быть понятно, как заключить договор с клиентом или как выставить счет. И он не должен метаться по бухгалтерии в попытке узнать, у кого счет нужно подписать, с кем согласовать, и кто вообще его выставит. Решение каждой задачи должно иметь внятный алгоритм действий, который не меняется на ходу. Так процедура согласования должна быть понятной и не должно быть ситуаций, когда работник практически выполнил ключевую задачу, а потом оказалось, он с кем-то что-то не согласовал, визу не поставил, а такую-то бумажку не приложил…

Речь не идет о махровой бюрократии или сложных процедурах, но любая последовательность действий для реализации стандартной задачи должна быть продумана и автоматизирована.

Как это влияет на мотивацию?

Когда бизнес-процессы в компании отлажены и доведены до автоматизма, работнику уже нет необходимости врубать на полную творческое мышление для решения задачи по выписке счета клиенту. Он может выполнить простейший алгоритм автоматизированных действий и потратить силы на привлечение нового клиента. Наличие автоматизированных бизнес-процессов экономит силы и время персонала на решение задач, тем самым повышая ощущение от высокой производительности собственного труда.

3. Бюджет

И не только бюджет, но и полномочия им распоряжаться. «Ноги» бюджета растут из тех же ресурсов. Разница только в том, что ресурсы – это когда деньги в принципе есть, но их нужно просить. А бюджет – это когда у работника номинально есть такая-то сумма, которую он может освоить сейчас, не проходя все круги ада с согласованием и обоснованием.

Связь с мотивацией?

Когда у подразделения есть утвержденный бюджет на будущий период, желательно с возможностью небольших отклонений в сумме и стаей затрат, руководитель и работники имеют возможность оперативно принимать решения. При наличии бюджета мы, во-первых, экономим время на попытку выцыганить лишнюю копейку на покупку подарка клиенту на НГ, а во-вторых, даем персоналу возможность и пространство для разумного творчества.

4. Грамотная постановка задач

Подразумевается, что работнику ставят задачу, обозначая: срок, качество и ожидаемый результат ее выполнения. И неважно, какая это задача – покупка скрепок или масштабное производство. В идеале, на каждый период должна быть пирамида задач с результатами и сроками их исполнения (план работ). Начиная от глобальных целей компании на год, и заканчивая задачами для конечных исполнителей. Конечно, детализированно прописать каждую задачу на год нереально, да и схема будет громоздкой и неповоротливой. Но в любом случае у каждого подразделения должны стоять понятные цели с понятными критериями в виде сроков и исчисляемого / измеряемого результата исполнения.

Вроде все знают, что «как задача поставлена, так она и выполнена», но при этом сплошь и рядом «пойди туда, не знаю куда, сделай то, не знаю, что». Вот и получается, что 60% выполняемых задач персоналом не имеют смысла и имитируют бурную деятельность.

Связь с мотивацией

Чем лучше работник понимает, что от него хотят, тем проще ему выполнить задачу, тем самым повышая процент личной эффективности. Высокий процент личной эффективности дает чувство удовлетворения от результата работы и как следствие, является мотивирующим фактором выполнять работу дальше.

Чтобы внедрить в компании эти четыре пункта, нет необходимости нанимать дорогого HRD. Достаточно начать вести расчет ресурсов, бюджетирование и формализовать бизнес-процессы. Конечно, необходим куратор этого процесса и обычно это операционный директор или руководитель с аналогичными функциями, у которого хватит квалификации и навыков, чтобы скоординировать все подразделения.

Касательно грамотной постановки задач, то оптимальным вариантом является установка программного продукта, который будет отслеживать исполнение как долгоиграющих целей, так и выполнение оперативных задач. И проведение краткого тренинга для руководителей.

Так нужны ли вообще KPI?

Нужны обязательно. Но не ограниченные рамками системы мотивации и премирования.

  1. Грамотно разработанные и формализованные показатели позволяют по итогу периода оценить результат деятельности всей компании. Понять, какие цели достигнуты, а какие нет. Это дает возможность оценить уровень «здоровья» компании. Динамику развития. В результате уже ставить более глобальные и долгосрочные цели. Достигать более высокие показатели и развиваться.
  2. KPI позволяют сделать более прозрачной систему оплаты труда. Более производительным труд не будет, но появится прозрачность. Почему Петров, который работает больше и производительнее, получает больше Иванова, производительность которого ниже, чем у Петрова. Ведь компанию может вполне устраивать производительность Иванова, а Петров – просто уникум, который моложе и сильнее Иванова. В любом случае из-за разной производительности оплата труда пропорциональна результату, а значит прозрачней, объективней и честнее. Также KPI хорошо внедрять на том этапе, когда в компании приходит понимание, что уровень дохода персонала отстает от рынка и необходимо увеличить доход. Но чтобы не ограничиваться банальным подъемом окладов, которые сложно завязать на производительность, хорошо установить премиальную часть на основе KPI. Главное, чтобы она была не слишком сложной и не требовала найма дополнительного штата специалистов для обработки и расчета показателей.
  3. Наличие KPI позволяет персоналу оценивать и влиять на результат своего труда. Если у каждого работника установлена прозрачная система KPI, то у него есть возможность самостоятельно оценить свою эффективность. Своими словами, работник понимает, что, зачем и с каким результатом он делает в компании.
  4. На основе работающей системы KPI эффективно проводить оценку персонала. Эффективность работника можно оценить в разрезе нескольких периодов, и тем самым, сделать вывод о его регулярной или нерегулярной эффективности.

Система KPI является очень важным и эффективным инструментом ведения бизнеса, но зачастую применяемая не по назначению. Ожидания от внедрения KPI, зачастую, противоречат результату, который система приносит заказчику. И результат этот хоть и не бесполезный, но не тот, которого ждет заказчик. Потому зачастую заказчик остается недоволен внедрением.

Фото: freepik.com

Комментарии
Директор по маркетингу, Санкт-Петербург

Еще одна отличная статья на ехе! Вот хочется поспорить...но не с чем. Все грамотно, правдиво, без пионерских лозунгов. Все написано из реальной жизни! Браво!

Директор по рекламе, Москва

что то далеко копнули с истоками мотивации - до детства и структуры личности в исходном натуральном виде

мотивацию к работе формируют ( при существующем глубоком разделении труда ) - отрасли, в отрасль люди вписываются на всю жизнь и формируют "я о себе" как часть отраслевой культуры "мы такие вот монтажники высотники, суперпилоты - авиаторы, врачи с клятвой и гуманизмом, напористые патриотичные следователи, танцоры большого театра, лучшие парикмахеры школы стилистов" и так далее

для формирования этого типа мотивации работает институциональная база отраслей деятельности со своими паттернами жизни и научаемыми нормами

более того юридически отраслевые нормы например в Германии связаны с уровнем социализации гражданина - уважением и местом в обществе в целом а это экстра мотивация плюс

попытка оторвать мотивацию от институтов отраслей и обвинить в ней личность оторванную от институтов - плохая попытка

Директор по маркетингу, Санкт-Петербург
Дмитрий Федоров пишет:
попытка оторвать мотивацию от институтов отраслей и обвинить в ней личность оторванную от институтов - плохая попытка

Че? :))

Это Вы сейчас с кем разговаривали? :)) Страшно далеки Вы от народа :))

Мотивацию к работе у большинства человеческих организмов формирует желудок. Кушать хочется людям. На это нужны деньги. А деньги платят на работах. Вот и вся мотивация.

Далеко не всем удалось продвинуться на следующий уровень в иерархии потребностей.... Увы. У большинства мотивацией является желание кушать. Лишь бы платили деньги.

Директор по продажам, Владивосток

Статья на пять.

Ноги KPI растут из MBO, управления по целям. Проблема то в том что целей, кроме прибыли в отчетном периоде у 90% компаний нет. То есть совсем. В малом бизнесе они в сущности и не нужны особо, если нет планов маштабироваться. Да и то чаще деверсификация интереснее, для города в 40 тыс., например.

Так что KPI в 90% случаев понимается как система начисления заработной платы, и о чудо, с оправданной возможностью "недоплачивать" обещанное. Только с этим и связано повсеместное его использование. Нет, ну а что? Менеджеры же "недорабатывают".

Десятки тысяч руководителей отделов по всей стране при разработке или "оптимизации" действующих KPI, ищут и не могут найти релевантные цели которые могли бы быть в их отделе, которые будут оцениваться как ключевые показатели. Ну там еще объем продаж, дебиторка и доходность... и все тупик.

Консультант, Москва

Немного поменяю - качество труда основывается на внутренней мотивации человека, которая формируется еще в детстве. На внутренней дисциплине, уровне эмоционального интеллекта, установках доводить дело до конца, степенью ответственности и количестве жизненных сил. Все эти качества нельзя купить за деньги. Они либо есть, либо нет.

А вот другая сторона

Обман с премиями это "демотивация' Демотивирующих факторов значительно больше чем мотивирующих. Зачем стараться если известен результат - за три оставшихся до конца года такой об'ем работы мы не сделаем. Когда стартует проект мне человеку с опытом почти в 30 лет заранее известно как он пойдет - сначала мы налажаем из за ошибки в сроках и оценки об'ема, потом мы покаемся перед заказчиком за срыв сроков, потом мы сделаем нормальный план и в конце концов закончим работы тогда, когда они должны закончится. И где бы я не работал, в большой в маленькой компании, везде всегда вот так. Теперь вопрос - чем меня можно мотивировать закончить проект к Новому году?


Партнер, Красноярск

Неплохо написано, плюсую. Насчёт "желания кушать" - тут спорно, да, есть много "овощей", которых нужно долго готовить, но есть много и готовых "выбирать по интересу". Их рОстить надо, это да, но всех рОстить надо )))

Директор по работе с клиентами, Москва

Отличная статья! Все из реальной жизни, очень грамотно и простым языком изложено.

Консультант, Нижний Новгород

Замечательная попытка посмотреть на мотивацию сотрудников с другой стороны. И очень правильная. Респект автору. Нельзя требовать мотивации, если для этого не созданы все условия, о чем чаще всего во многих компаниях забывают. Хотелось бы только добавить несколько "культурных центов". KPI, как система была разработана совершенно в другом обществе, совершенно с другими жизненными установками и приоритетами. Именно поэтому она идет у нас "вкривь и вкось". В социуме, где коллективное сознание пока еще превалирует, и есть другие особенности, отличающие одну культурную систему от другой, трудно применять чужую схему - не тот размер). Есть и доказательства, например, у японцев KPI тоже практически не прижились, сколько бы не вводили. Зададимся вопросом, почему?

Финансовый директор, Якутск

Отличная статья

но хочу добавить пару замечаний

1. Мотивация это не про KPI.Автор прав мотивация к труду это связано с личными установками и культурой, то что понимается у нас под мотивацией – премирование - это стимулирование поведения. И тут есть что-то от дрессировки в цирке, сделала собачка номер правильно получила вкусняшку, навык закрепился. И даже если стимулирование поведения идет не через материальное или не только через материальное, как предлагается в статье – это все равно стимулирование (нематериальный стимул) индивидуума к желательному для руководителя или компании в целом поведению. А мотивация она внутри, она или есть в виде чувства удовлетворения от хорошо сделанной работы, полученного результата (типа «ай да Я ай да молодец, всем нос утер») или ее нет.

И да спорт здесь очень хорошая аналогия, не все становятся олимпийскими чемпионами, но соревновательный дух, чувство эйфории от одержанной победы необходимое качество для любого спортсмена, даже если это дворовая футбольная команда. Если этой мотивации (испытать прилив адреналина) нет тогда ваше место на трибуне среди болельщиков, и ни какие гонорары не сделают из вас спортсмена даже 3 детского разряда.

Финансовый директор, Якутск
  • Про KPI начнем с азов. Термин был введенДрукером в книге эффективный руководитель, в других переводах Эффективный управляющий, точной расшифровки понятия он не дал, да и в дальнейших его трудах термин не получил развития, и хотя множество последователей бросилась развивать эту мысль написав кучу интерпретаций это термина выскажу свою мысль:

- из контекста книги да и из самого ее названия следует что термин следует относить к сфере деятельности связанной с менеджментом (управлением), под которой Друкер понимал прежде всего управление людьми, нет у Вас подчиненных значит никакой Вы не менеджер и не важно что должность называется «менеджер по продажам» ничем кроме шариковой ручки и мышки от компьютера вы не управляете, а значит и KPI вам не положен, есть план продаж, будьте добры его выполнять. Стимулом может быть некое комиссионное вознаграждение в виде % от его перевыполнения. А за сам план вы получаете только оклад.

- Расшифровка термина KPI- Key Performance Indicators, и тут возникает путаница в переводе. Если Key – ключ, ключевой понятно, то Performance в английском имеет массу значений и «Эффективность» лишь один вариант, да и то не в каждом англо-русском словаре (для этого термина в английском есть efficiency ), а более точный перевод «Производительность» или «Деятельность». Ну и Indicators – его значение не показатель, а индикатор. В чем отличие Показатель – это количественная величина, например Выручка, Количество сделок, Продажи товара в шт. или тоннах. Показатель скорости на спидометре.

Любой Показатель говорит о состоянии объекта, но ничего о его производительности.

Индикатор – это относительная величина, Рентабельность (товара, отдела, подразделения), условный расход сырья на единицу продукции, выработка или выручка на одного сотрудника, или на 1 кв. м. торговой площади или на один столик в ресторане, На основе индикаторов вы можете сравнивать различные экономические сущности, товар по маржинальности, оборудование по производительности, имея единую систему оценки результатов деятельности, например если магазин у дома в 50 кв. м.имет большую рентабельность на кв. м. или доход на одного сотрудника чем супермаркет в 2-3 тыс. кв. м. значит что-то не так у Вас в супермаркете, и может его лучше закрыть (раз не получается) и открыть по больше магазинов у дома.

Получаем Ключевой Индикатор Производительности(Деятельности) и цель его применения определить состояние дел и направление в котором движется ваша компания.

А если начать его применять для стимулирования (премирования) то ничего кроме негатива не получается, а уж если бизнес процессы не отлажены и ресурсы и бюджет и постановка задач хромают, тогда бездумное внедрение KPI приведет только к????

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Вакансии (910)
Все вакансии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Суверенный интернет

Депутаты решили отгородить Рунет от интернета.

​ПДД: штрафовать будут строже

Тренд дня: Правительство хочет усилить санкции за нарушения ПДД.

ФНС дал бизнесу отсрочку

Факт дня: ФНС не будет штрафовать бизнес, который не успел обновить кассы.

Крупнейшая типография закрывается

Факт дня: «Экстра М» с января 2019 г. прекращает хозяйственную деятельность.