Многие управленцы считают, что «всегда на связи» – это признак преданности делу. Нет, это красный флаг, который означает только одно: у вас нет процессов, вы не умеете делегировать, и весь бизнес держится на вашей личной гиперответственности. Такое «самоотверженное» поведение – не подвиг, а признак управленческого кризиса.
- Если вы устали, но держитесь.
- Если выгорели, но все равно работаете без выходных.
- Если просыпаетесь ночью, потому что забыли ответить кому-то в мессенджере.
Вы не руководитель, вы – костыль. А бизнес, пользующийся костылями, далеко не уйдет. И скорее всего, никогда не доковыляет ни к инвесторам, ни к масштабированию, ни к прибыли.
Пять признаков, что в компании управленческий кризис
1. Руководитель не знает, кто чем занят
Значит, в компании нет нормального task-менеджера. Получается, хаос в делах. Все еще ведете проекты в голове, в чате мессенджера, в Excel-файле или на салфетках? Поздравляю, вы добровольно живете в аду. Каждое утро начинается с фразы «а что у нас там с…?» и заканчивается ощущением, что никто ничего не делает. На самом деле ваши сотрудники что-то делают – просто не то или не так.
Установите удобный task-менеджер. Главное, чтобы задачи были у всех перед глазами, статусы менялись по ходу дела, а дедлайны были не по наитию, а по расписанию.
Заведите еженедельный чек-ин – короткий ритуал по понедельникам или пятницам, где каждый участник проговаривает: что сделал, что делает, где застрял. 15 минут максимум, не надо устраивать из этого унылую планерку.
2. Все вопросы идут к руководителю
Значит, у команды нет самостоятельности, и нет нормального распределения ролей. Если любой чих в компании заканчивается «а что скажет…(ваше имя)», у вас не команда, а зал ожидания перед кабинетом. Вы – главный эксперт по каждому направлению, эрудит, живой гугл и точка принятия решений. Прекрасно. До первого сердечного приступа.
Хорошая система – это когда люди не просто знают, что делать, а знают, что не нужно дергать руководителя. Для этого есть матрица RACI – методика распределения полномочий и ролей в бизнес-процессах, по которой четко понятно, кто отвечает, кто делает, кто согласует, кого просто информируют. Заведите документ, где написано, кто за что в ответе. Повесьте на стену. Прочитайте вслух. Повторяйте каждый день, пока вас не перестанут дергать.
Начните прописывать все процессы в компании. Пошагово объясните, как и где заказывать воду для кулера и зерновой кофе для кофемашины, как оформлять договоры и акты, как решить спорный момент с клиентом. Главное, пишите внятно, чтобы на любые «а как?» был ответ не «сейчас объясню», а «смотри в инструкцию».
3. Руководителя дергают в мессенджерах 24/7
Значит, нет культуры коммуникации. Плохой знак: вы не успеваете сходить в душ, как уже кто-то что-то срочно спрашивает: «на секундочку», «не мог бы ты глянуть», а кто-то просто шлет эмодзи, чтобы быть в топе ваших чатов.
Прекратите быть хелпдеском. Любая коммуникация – через задачи. Срочно? Звони. Все остальное – в таск-менеджер. Мессенджеры – только для флуда, мотивашек и поздравлений. Иначе вы превращаетесь в колл-центр. И внятно объясните это команде – лучше письменно, чтобы было что переслать при повторении.
Назначьте «тихие часы» в команде – время, когда никто никому не пишет. Например, с 14:00 до 16:00 – никакого онлайн-общения. Это перезагрузка нервной системы и шанс поработать, а не бесконечно отвечать «принято, посмотрю позже».
4. Руководитель не может уехать в отпуск
Значит, нет делегирования, бизнес работает, пока работаете вы. Назначьте заместителя, определите игрока №2. Пропишите, кто за что отвечает, когда вас нет. Введите дежурство, график ответственности, передавайте контекст.
Да, первое время будет сложно, непонятно, страшно. Зато потом вы внезапно поймете: все может работать без вас. И это не значит, что вы лишний. Это значит, что теперь можно думать, а не просто реагировать. Развивать, а не тушить. Руководить, а не латать.
Найдите заместителя, и прокачивайте его, передавайте часть ответственности. Пусть учится не просто отвечать за задачи, а принимать решения. Да, он будет ошибаться, но не сильнее чем вы, который за три года ни разу не был в отпуске.
5. Руководитель боится, что без его участия процессы остановятся
Эта проблема объединяет все предыдущие и означает только одно: вы не построили бизнес – вы стали бизнесом. Многим руководителям нравится эта мысль: «Без меня ничего не работает». Это не гордость, это приговор. Если ваш бизнес без вас разваливается, значит, вы не владелец компании, вы ее главный винтик. Причем одинокий и перегретый.
Выход – строить систему. Структуру, где решения принимаются не потому, что вы на месте, а потому что есть регламенты, процессы, зона ответственности и трекеры.
- Руководитель, который нужен каждый день, – это системная уязвимость.
- Руководитель, который может на неделю уйти в горы без связи – это актив. В такую компанию можно прийти с инвестициями, можно масштабировать, можно продать.
Сделайте симуляцию своего отсутствия на три дня: отключите уведомления, исчезните из чатов и не отвечайте на звонки. Посмотрите, что сломается, где затыки? Кто тянет, а кто не может без подстраховки? Это тест на зрелость бизнеса. Если все рухнуло – отлично, понятно, что чинить.
Выводы
- Плохая новость: если узнали себя хотя бы в трех пунктах, у вас не компания, а драматический кружок, где вы играете все роли.
- Хорошая новость: система спасает – делегируйте, оцифруйте, уходите из центра событий в центр управления.
А еще: поставьте себе отпуск в календарь, две недели, с отключенным интернетом. Если к этому моменту вы не сможете уйти, значит, перечитайте эту статью еще раз.
Также читайте:
если Вы плохой Руководитель, никакой Битрикс и другие системы не помогут....
Ну я написал про ЛПР (Лицо, принимающее решение), но многие вопросы решаются именно на уровне 1-го лица. Например, утверждение контракта.
Удивительных случаев много. Был у меня генеральный, компания чуть более ста человек. Он сидел постоянно в запертом кабинете. Пускал к себе только через секретаря, или по звонку. При этом у секретаря самый частый ответ "Занят, попозже". А по телефону недоступен.
Был случай,когда моя команда была лишена премии по какому-то недоразумению - мы план перевыполнили. Только наличие прямой связи с руководителем, который ступени на четыре был выше меня и находился в другой части Москвы. Он исправил ситуацию, я обратился к нему напрямую.
Был у нас финдиректор (в корпорации более тысячи человек, завод и несколько филиалов), у которой был всегдашний ответ: "Я занята, позже". А именно она утверждала процессы для автоматизации.
Надо в контракте прописывать доступ к первому лицу!
:)))
Это о делегировании. Для формальной подписи достаточно доверенности с лимитом.
А это о процессе.
А это об цепочке эскалации в том же процессе. Хорошо, что такое было предусмотрено, и вопрос не вернули с предложением разобраться на месте.
Снова о делегировании. Нужно, но по факту отсутствует. Узкое место.
Ну, человек постоянно занят и к нему очередь из подчиненных сидит с реальными вопросами требующими его немнедленного реагирования. А Вы предлагате ему отвлечься на много недель и все это расписать. А "оно" завтра может и не понадобиться?!
Второй важный вопрос. Наличие понятных всем правил не позволяет "вымучивать понемногу ресурсы", и невозможность вымучивания очевидна, а потери общей системы бизнеса от "муток" не очевидны. Для очевидности нужно системное мышление более менее развитое - редкость в популяции.
Да нет, я этому "постоянно занятому" уже бы ничего не предлагал. Он уже показал, как организовать работу на порученном участке - превратился в обычное "реле", включенное в цепь. Это другие должны делать, пока данное направление совсем не обвалилось, ну и искать толкового менеждера. А вообще, такое - верный признак развала работы. Системы нет, все на "ручном приводе".
Совсем без ручного управления слишком сложно. Но, как часто бывает, вопрос баланса и расшивки узких мест.
Чтобы установить удобный таск-менеджер, который обеспечит видимость задач для всех участников, своевременное обновление статусов и четкое соблюдение дедлайнов, вот пошаговая инструкция:
1. Выбор подходящего таск-менеджера
Начните с выбора инструмента, который соответствует вашим потребностям. Вот ключевые критерии и примеры решений:
· Функциональность: Ищите поддержку канбан-досок, диаграмм Ганта, календарей, напоминаний и автоматизации.
· Коллаборация: Возможность комментирования, упоминаний, совместного редактирования и гибких настроек доступа.
· Кроссплатформенность: Веб-версия, мобильные и десктоп-приложения для синхронизации на всех устройствах.
· Интеграции: Поддержка календарей (Google, Яндекс), мессенджеров (Telegram, Slack) и других инструментов.
· Цена: Бесплатные тарифы для старта или платные с расширенными функциями.
Примеры таск-менеджеров:
· WEEEK (российский): Поддержка канбана, диаграмм Ганта, интеграция с Telegram, напоминания.
· Kaiten (российский): Гибкие доски, автоматизация, импорт из Trello/Jira.
· YouGile: Встроенный чат, гостевой доступ, Agile-инструменты.
· Asana (международный): Мощная автоматизация, но требует VPN в РФ.
2. Установка и настройка
1. Регистрация и создание рабочего пространства:
· Зайдите на сайт выбранного таск-менеджера (например, WEEEK или Kaiten).
· Зарегистрируйтесь и создайте рабочее пространство для вашей команды.
2. Настройка проектов и задач:
· Создайте проекты (например, по клиентам или отделам).
· Добавьте задачи с четкими названиями, описаниями, исполнителями и дедлайнами.
· Используйте подзадачи для дробления крупных задач.
3. Настройка визуализации:
· Используйте канбан-доски для отслеживания статусов (например, "В работе", "На проверке", "Завершено").
· Включите календарь или диаграмму Ганта для контроля сроков.
4. Автоматизация:
· Настройте автоматические уведомления о дедлайнах.
· Используйте правила для автоматического изменения статусов (например, при перемещении карточки в колонку "Готово").
5. Интеграции:
· Подключите календари (Google Calendar, Яндекс.Календарь) для синхронизации дедлайнов.
· Настройте уведомления в Telegram или Slack.
3. Вовлечение команды
· Пригласите участников: Добавьте членов команды в рабочее пространство и назначьте роли (например, администратор, исполнитель).
· Обучите команду: Проведите мини-обучение по использованию таск-менеджера. Акцентируйте внимание на:
· Как создавать и обновлять задачи.
· Как использовать комментарии и упоминания.
· Как реагировать на уведомления.
· Назначьте ответственных: Каждая задача должна иметь исполнителя и срок.
4. Контроль дедлайнов и прогресса
· Регулярные проверки: Ежедневно или еженедельно проверяйте прогресс через календарь или диаграмму Ганта.
· Уведомления: Настройте напоминания о дедлайнах за день или час.
· Отчеты: Используйте встроенную аналитику (например, в WEEEK или Kaiten) для оценки загрузки команды и соблюдения сроков.
5. Дополнительные советы
· Единые правила: Установите стандарты названий задач, тегов и статусов, чтобы избежать путаницы.
· Резервное копирование: Для критичных проектов используйте таск-менеджеры с коробочной версией (например, Kaiten).
· Обратная связь: Регулярно собирайте фидбек от команды для улучшения процесса.
Пример настройки в WEEEK:
1. Создайте проект → добавьте задачи с дедлайнами.
2. Перейдите в режим "Неделя" или "Доска" для визуализации.
3. Настройте уведомления в Telegram через интеграцию.
4. Используйте автоматизацию для смены статусов при перемещении карточек.
Что избегать:
· Слишком сложные настройки: Начните с базовых функций, чтобы не перегрузить команду.
· Игнорирование мобильной версии: Убедитесь, что приложение удобно для смартфонов.
Если нужно, протестируйте 2-3 таск-менеджера на бесплатных тарифах (например, WEEEK или Kaiten), чтобы выбрать оптимальный вариант.