«Пожиратели времени»: почему возникают, и как их ликвидировать

Актуальным становится выполнить поставленные задачи или поручения быстро и качественно. Только качество при хорошем рабочем темпе возможно добиться в условиях отсутствия факторов, отвлекающих ваше внимание. После отвлечения от выполнения работы понадобится больше времени для погружения в задачу вновь и установления прежнего рабочего темпа.

Отвлекающие факторы принято в тайм-менеджменте называть пожирателями времени или хронофагами.

Это могут быть люди совершенно в разных статусах: близкие вам и не очень, ваш коллега, руководитель, поставщик, партнер, соседка, подруга, вы сами можете быть.

Это может быть деятельность, которая захватывает ваше внимание, отвлекает, результат такой деятельности один – его нет.

Что нужно запомнить: пожиратели времени – съедают ресурсы и не создают результата. Возникает потеря времени, финансов, энергии, репутации и других ресурсов.

Основа возникновения хронофага – отсутствие способности приоритизировать, определять что для тебя важно и приоритетно. Такая ситуация приводит к отсутствию целей, интересов. Инициаторами возникновения хронофагов являемся мы сами. К примеру, болтовня с коллегой о погоде – хронофаг, а запланированный пятиминутный перерыв в виде диалога с коллегой о погоде, это уже не хронофаг, а запланированный разговор, имеющий цель – отдых.

Почему возникают пожиратели времени: 7 причин

1. Нечеткая постановка целей. Важно применять SMART-критерии, можно не по всем критериям расшить цели, но чем понятнее прописана цель, мероприятия и конкретные шаги, тем быстрее будете к ней двигаться, меньше отвлекаться и видеть конечный результат.

2. Отсутствие планирования. Нет планирования, нет результата. Через умение планировать мы учимся фиксировать свои приоритеты, выделять время на конкретные мероприятия и ощущать полученный результат. В ежедневной текучке через планирование мы сосредотачиваемся на том, что для нас важно и приоритетно.

3. Неорганизованность. Беспорядок вокруг – беспорядок в голове. Неорганизованные люди тратят массу времени на поиск нужных файлов, документов, информации, людей и чего угодно. Это отвлекает, уходит масса времени впустую. Организуйте свое рабочее и личное пространство удобно, комфортно, мотивационно.

Для организации своего рабочего места нужно учесть:

  • режим работы;
  • необходимость бумажных архивов, распечаток и хранения документов;
  • формат работы (звонки, включенная видеокамера, микрофон, работа в информационных системах). 

4. Спешка или «тушение пожара». Когда вы спешите, то чаще допускаете ошибки, а потом приходиться все переделывать. Чтобы не спешить, учитесь соблюдать дедлайны и не отвлекайтесь на внешние раздражители.

5. Чтение ненужной информации. Во время работы не заходите в соцсети и на новостные сайты. Эта информация вряд ли вам сейчас пригодится. А вот зайти во время перерыва на сайт с советами по профессиональному развитию — это отличный вариант.

Если вам хочется заглянуть в соцсети, поставьте таймер, фиксируйте времяпровождение, не заходите в информационный поток без осознанного запроса.

6. Неспособность сказать «нет». Учитесь видеть свою загрузку и реально оценивать свою производительность. Помните, «нет» – это обоснованный отказ от принятия тех или иных обязательств. Ответив «да», но не выполнив обещание, куда хуже, чем обоснованно и открыто сказать «нет».

Преувеличение принятых обязательств над своими способностями приведет только к эмоциональному выгоранию.

7. Пустые разговоры и ненужные встречи. Возьмите себе за правило – никакой пустой болтовни и сплетен. Это не только бесполезная, но и вредная трата времени и энергии. Научитесь справляться с навязчивыми болтунами, с людьми-сериалами.

Нужно знать в лицо «сериальщиков». Вот их признаки:

  • высокий эмоциональный фон;
  • преувеличение любых событий;
  • наличие своей, «уникальной» драмы;
  • растянутый во времени монолог;
  • плачь в жилетку.

Такие люди не плохие, даже очень хорошие есть среди них, но общение с ними, как правило, затягивается во времени.

Как работать с пожирателями времени: 4 действия

  1. Важен личный запрос на диагностику пожирателей времени. Можно провести хронометраж своего рабочего времени и увидеть, что вас отвлекает на протяжении рабочего дня. 
  2. Важно увидеть пожирателей времени в работе. К примеру, вы приходите на работу, и каждый раз встречаете коллегу, которая на протяжении часа вам расхваливает свои вечерние будни, вы уже можете пересказывать ее монолог, но почему-то слушаете его в очередной раз. Теперь вы знаете, что перед вами пожиратель вашего времени, который крадет у вас ваше личное время.
  3. Обозначить границы действия вашего пожирателя. К примеру, вы всегда можете сказать, что у вас есть свободных 10-15 минут, и вы с удовольствием выслушаете ее рассказ в этот интервал времени, или можете сказать, что торопитесь к руководителю, у вас срочный звонок.
  4. Осознанная ликвидация пожирателя, которая заключается в двух шагах: увидеть – ограничить.

Техник много, каждая зависит от ваших реальных ресурсов и вашей позиции в конкретной ситуации. Конечно, если ваш руководитель – пожиратель времени, то здесь нужна особая стратегия. Стратегии могут быть жесткими, блокирующие коммуникацию, более демократические, в основе которых сохраняется комфортность общения, но строго обозначаются границы времени.

Как правило, если вы пожирателя времени определили, вы сможете нормализовать с ним общение. Когда запрос сформулирован, то деятельность приобретает целеустремленность и осознанность, что само собой сокращает пожирателей времени, ставит им ограничение, фильтр.

Методика «Сделать немедля»

Смысл это методики тайм-менеджмента в том, что дело нужно выполнить сразу. Вы можете сами его выполнить или делегировать ответственному лицу. При этом необязательно сразу действовать и принимать решение, можно начать со сбора данных, аналитики и фактов. Главное движение, а не простое размышление: надо, не надо, что делать, кто виноват.

Это методика имеет две маленькие хитрости: когда вы приметесь за дело сразу, вы сделаете его быстрее и инициативнее, будете мотивированы сделать быстро. Откладывание дел требует определенных затрат, потому что вы тратите дополнительное время на мысли о том, что вам нужно сделать, вместо того, чтобы делать это. Не тратьте больше ни минуты на размышления о том, какое задание выполнить — просто выберите одно и сделайте крайне необходимый объем работ.

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Консультант, Москва

Интересно, почему у уважаемого автора именно сейчас возник интерес к любимой теме классика отечественного тайм-менеджмента Глеба Архангельского - про "пожирателей времени"? Выросло новое поколение неэффективных менеджеров, которые не слышали про классика, и высшая школа намерена восполнить пробелы в их знаниях? Или в самой высшей школе, наконец, услышали про тайм-менеджмент? Или к высшей школе эта статья не имеет никакого отношения, а просто человек решил поделиться тем, что узнал?

В любом случае, я бы считала уместным упомянуть классика жанра, тем более, что пересказ темы очевидно близок к оригиналу.

Профессор, Казань
Любовь Гвоздилина пишет:

Интересно, почему у уважаемого автора именно сейчас возник интерес к любимой теме классика отечественного тайм-менеджмента Глеба Архангельского - про "пожирателей времени"? Выросло новое поколение неэффективных менеджеров, которые не слышали про классика, и высшая школа намерена восполнить пробелы в их знаниях? Или в самой высшей школе, наконец, услышали про тайм-менеджмент? Или к высшей школе эта статья не имеет никакого отношения, а просто человек решил поделиться тем, что узнал?

В любом случае, я бы считала уместным упомянуть классика жанра, тем более, что пересказ темы очевидно близок к оригиналу.

Классиков упоминаю:

Дэн Кеннеди "Жесткий тайм-менеджмент"

Брайан Трейси "Результативный тайм-менеджмент"

Дон Тэппинг "Бережливый офис "

Список можно продолжать, ежегодно новые интересные труды рождаются. Особенно востребован сейчас синтез результатов тайм-менеджмента, бережливого производства,  цифровизации процессов.

 

 

Профессор, Казань
Ольга Демьянова пишет:
Любовь Гвоздилина пишет:

Интересно, почему у уважаемого автора именно сейчас возник интерес к любимой теме классика отечественного тайм-менеджмента Глеба Архангельского - про "пожирателей времени"? Выросло новое поколение неэффективных менеджеров, которые не слышали про классика, и высшая школа намерена восполнить пробелы в их знаниях? Или в самой высшей школе, наконец, услышали про тайм-менеджмент? Или к высшей школе эта статья не имеет никакого отношения, а просто человек решил поделиться тем, что узнал?

В любом случае, я бы считала уместным упомянуть классика жанра, тем более, что пересказ темы очевидно близок к оригиналу.

Классиков упоминаю:

Дэн Кеннеди "Жесткий тайм-менеджмент"

Брайан Трейси "Результативный тайм-менеджмент"

Дон Тэппинг "Бережливый офис "

Список можно продолжать, ежегодно новые интересные труды рождаются. Особенно востребован сейчас синтез результатов тайм-менеджмента, бережливого производства,  цифровизации процессов.

 

 

Еще одного классика хотелось особо отметить – Алексей Капитонович Гастев (1882-1939) в 1920-е и 30-е годы возглавлял Центральный институт труда. Самый известный советский специалист в области научной организации труда.

В основе его трудов концепции организации труда Тейлора и Форда, инструменты тайм-менеджмента - хронометраж, избавление от ненужных пауз и т.д.

Гастев сформулировал ряд принципов организации собственной работы, которые по-прежнему актуальны на любом производстве, офисе и в личной жизни.

Дизайнер, Москва

Бывает все хуже - сама организация, построение всех ее процессов - суть пожиратели времени.

Профессор, Казань
Андрей Бровко пишет:

Бывает все хуже - сама организация, построение всех ее процессов - суть пожиратели времени.

Некоторые проекты тоже можно отнести сюда же

Event manager, Москва

Сорри, все это общеизвестно. Нет ничего нового. 

Директор по развитию, Псков

Данная проблема ликвидируется оптимизацией количества персонала и увеличением планов....

Директор по логистике, Пермь

Спешка или «тушение пожара». Я бы разделил эти понятия. Спешка - это скорее привычка все делать торопясь. В результате ошибки и переделки просто неизбежны. А "тушение пожара" как правило результат плохого (или отсутствия) планирования. Забыли, не предусмотрели, не просчитали риски и т.д. - получили горящую проблему и дружно побежали тущить. И снова ошибки и переделки.

Профессор, Казань
Сергей Науменко пишет:

Сорри, все это общеизвестно. Нет ничего нового. 

Цель статьи не обозначить что-то новое, оно давно уже придумано до нас. Цель - методично показать, как применить тот или иной инструмент тайм-менеждмента, первый шаг.  А для кого-то , судя по-моему управленческому опыту, полезно еще раз прочитать о том, что ты слышишь уже не раз , но в понятной интерпретации и начать движение. 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.

70% россиян отмечают сильное влияние работы на уровень стресса

Наибольший стресс создают строгие дедлайны, внезапные и большие объемы задач, а также собственные ошибки при выполнении задач.