Успеть все. Нужна ли многозадачность?

В стремлении делать несколько дел одновременно, мужчины завидуют женщинам, преуспевающим в этом умении. Женщины стремятся к совершенству, обладая «природным» даром Цезаря.

Но возможно ли «Успеть все» в режиме выполнения множества задач одновременно, переключаясь с одной на другую?

Предлагаю вашему вниманию примеры двух экспериментов, проведенных мной относительно этого вопроса.

1. Оценка скорости выполнения задачи в различных режимах

Для проведения первого эксперимента необходимо выполнить следующее упражнение. Задание состоит в том, чтобы записать по порядку в столбик числа от единицы до десяти арабскими и римскими цифрами и так же в столбик — латинские буквы от A до L. И сделать это построчно. Например, 1 — I — A, 2 — II — B, 3 — III — C и т. д.

Следует засечь время. В среднем у меня на это уходит около 40 секунд.

А теперь сделайте тоже самое, но не построчно, а по столбцам. Сначала пишем все арабские цифры, потом — римские, затем — буквы. В среднем я делаю это за 20 секунд.

Это что же получается? Переключаясь между разнородными задачами, мы тратим львиную долю времени на то, чтобы переключиться между задачами?

Согласно данным исследования Джеральда Вайберга, опубликованным в статье «Quality Software Management: System Thinking» (NY: Dorset House, 1991), потери при переключении между четырьмя разнородными проектами составляют в среднем 60%, а пятью — 75%.

Это отчасти подтверждает нашу нервозность, когда нас отвлекают от какого-то дела, и мы не можем заново сосредоточиться на нем.

Бывает, что сидишь в раздумьях над сложной задачей, а тут, бах, звонок и с мысли сбивает, потом долго включиться не можешь. А если задача совсем «мозгоемкая», то прокрастинация съедает мгновенно.

Умозрительно все эти явления тесно связаны. Производительность обратно пропорциональна отвлечению на различные задачи. Если мы можем побороть первичную прокрастинацию, то «повторная» — еще быстрее снижает мотивацию к выполнению и «включению» после того, как пытаешься переключиться обратно.

Какие альтернативы? Не концентрироваться на том, чтобы выполнить весь список задач, а уделить максимум внимания самой ценной задаче, сделав ее до конца.

Звучит красиво, но я решил проверить в «полевых условиях».

Оценка производительности в различных режимах

В течении двух месяцев я чередовал два способа управления на работе.

15 рабочих дней февраля я жил в режиме полной многозадачности. Как я это моделировал. С утра ставил в стек 30 задач и в скоростном режиме старался продвинуть и позаниматься каждой из них. К слову заметить, с учетом размера, сложности и опыта, моя норма — 10-15 задач в день.

В течение каждого из 15 рабочих дней марта я выбирал с вечера одну самую важную царь-задачу и начинал утро с нее, потом намечал следующую, и так далее.

С точки зрения моей загрузки месяца были более-менее сопоставимы. Я сознательно оставлял последнюю неделю месяца на обычную (смешанную) работу, чтобы минимум задач с февраля перешло на март.

За 15 дней февраля, когда я практиковал многозадачный подход, прилетело в общей сложности 220 задач, 84 из которых были выполнены полностью, 68 — оказались в высокой стадии готовности, а остальные — готовы наполовину или только в начальной стадии работы.

За аналогичный период марта, когда я занимался только важными задачами, свел к минимуму переключения, отключил громкость у телефона и ввел ограничения по посещениям, в общий стек поступило 213 задач. 136 из них я довел до конца, а 73 даже не начинал.

Затем я свел все цифры в таблицу и рассчитал свою производительность. Перемножил число обработанных задач на процент их завершенности по двум режимам. А потом просуммировал эти значения, и соотнес их к количеству поступивших задач по каждому из режимов.

Получилась странная вещь. Общая производительность при многозадачном режиме оказалась несколько выше последовательного режима. Даже с учетом недостатков эксперимента нельзя сказать, что при переключении я потерял кучу времени. Однако, при этом нельзя не обратить внимание, что завершенных оказалось на 62% больше при использовании последовательного режима работы.

Показатель

Многозадачный режим

Последовательный режим

Полностью выполнено задач (100%)

84

136

Задачи с высокой стадией завершенности (более 70%)

68

3

Задачи со средней стадией завершенности (40-70%)

47

1

Задачи с низкой стадией завершенности (менее 40%)

21

73

Индекс выполнения задач (%)

71%

65%

Перейду от количественной оценки к качественной. За первую неделю я очень сильно вымотался, был «выжатым лимоном», полная многозадачность была похожа на хаос. Меня ненавидели мои сотрудники, поскольку я постоянно их отвлекал от работы кучей заданий, а я ненавидел их.

В марте, надо сказать, я чувствовал себя прекрасно, особо не уставал. Ко второй неделе эксперимента люди привыкли меня не отвлекать. Но я пару раз серьезно получил «по первое число» от шефа, поскольку долго выполнял его срочное поручение.

Одно законченное дело или пять начатых?

  1. В режиме многозадачности производительность возрастала, когда я объединял однородные задания из стека в определенный временной интервал.
  2. В режиме последовательного выполнения задач я терял время на те задачи, которые мог совмещать без отвлечения. Например, при рутинной обработке данных, я мог послушать новости. Или пока висла система, мог изучить отчетные данные. Но я сознательно выделял отдельное время на каждую задачу.

В итоге в апреле я планирую еще поэспериментировать над собой и попробовать некоторый симбиоз, который позволил бы избавить меня от недостатков параллельного и многозадачного режимов.

Главное в этом деле ответить себе на вопрос. Что лучше: одно дело, доведенное до конца, или пять незаконченных?

Читайте также:

Комментарии
Генеральный директор, Нижний Новгород

Да. напридумывал автор себе экспериментов. которые даже из текста ясно, ничего никому не доказывают.

Впервые я встретиттся с подобным эксперимнтом в одной соцсети по Лин, там нужно было листочки сложить в конверты и еще какая-то ерунда. 

Эксперимент доказывал - Лин лучше (не использовать работу партиями).

После не очень продолжительной дискуссии меня (без единого перехода на личности с моей стороны)  из той соцсети вычистили - так как Лин могла быть посрамлена (это, конечо, моя точка зрения о причинах) в противном случае. 

Теперь я представлю мнение двух гуру, с которыми не только согласен,  но и многолетними экспериментами подтвердил для себя их правоту:

1. Адам Смит, 18 век. Он не только высказался о пользе разделения труда (работа с одной задачей), но и вывел  причины повышения производительноти труда при такой работе. 

Его красочно  покритиковал Чаплин - в известном фильме о разделении труда на заводе. 

Просто, хорошо известно, что кроме разделения труда  есть еще убывающая отдача. 

Если мне опостылила работа над одной книгой или формой работы с книгой (корректура, написание  - много чего разного), я переключаюсь с работы на работу, учитывая убывающую отдачу (нужно отдыхать от одного в другом). 

Вот сейчас  делаю перерыв, чтобы и я и читатели коммента передохнули. 

А пока писал - отдыхал от одной своей книги по управлению персоналом. 

Генеральный директор, Нижний Новгород
Теперь я представлю мнение двух гуру, с которыми не только согласен,  но и многолетними экспериментами подтвердил для себя их правоту:

2. Второй гуру - Э.Голдратт. Его книга Критическая цепь.
Для меня там главным было следующее:

если вести группе несколько проектов, то если есть ограниченный ресурс, который нельзя гармонизировать (термин К.Адамецки), то возникает следующая картина -
после быстрого доведения до конца первого проекта (например, крымского моста) от этого проекта будет уже выгода, пока будет идти второй проект. А если два попеременно, то выгода будет позже.

Я это применил для себя. Учитывая убывающую отдачу, работаю над несколькими книгами для отдыха, не более того. Но стараюсь по возможности завершить только одну книгу - далее она выходит на рынок, продвигается книжными магазинами и начнет продаваться уже в то время, когда будет идти второй проект. То есть отдача получается в денежном выражении максимально быстро.
Причем деньги тут не при чем - просто выполнив работу - результатами ее уже можно пользоваться.

Вывод: многозадачность нужна только для отдыха, не более того. А в целом она вредна экономически.

 

 

Директор по развитию, Екатеринбург

В итоге в апреле я планирую еще поэспериментировать над собой и попробовать некоторый симбиоз, который позволил бы избавить меня от недостатков параллельного и многозадачного режимов.

Многозадачность – это когда сотрудника дёргают с разных сторон, и он в конечном счёте толком ничего не делает хорошо:

– Всё бросай, сейчас надо срочно вот это!

– Какой идиот тебе сказал это делать, да плюнь ты на него, вот это надо срочно!

– Какого ты это... не тем ты …твою занят, это за… вечно эти пи…, какую-то … придумают, зайди ко мне в кабинет, я тебе дам задание... а то так и будешь всякой …. заниматься …

Мозг работает, как компьютер, или наоборот, компьютер, как мозг, а там идёт последовательность – 01010101. Чтобы переключиться с одной задачи на другую, мозг необходимо перегрузить, т.е. выгрузить одну задачу и загрузить в него другую, со-настройка, и мозг начинает работать.

Многозадачность придумали невротики, которые одновременно хватаются за десять дел, а в конечном счёте получают - пшик! Не могут они грамотно организовать рабочий процесс. Больные, что с них возьмёшь?

Если в объявлении о найме есть что-то про многозадачность, то даже не думайте туда звонить! Или потом никому не рассказывайте, как вас там задёргали, и ещё до приезда на работу у вас начинается нервный тик.

Но, эксперементируйте, мозги-то ваши!

IT-консультант, Украина
Валерий Меркулов пишет:

 

– Всё бросай, сейчас надо срочно вот это!

– Какой идиот тебе сказал это делать, да плюнь ты на него, вот это надо срочно!

– Какого ты это... не тем ты …твою занят, это за… вечно эти пи…, какую-то … придумают, зайди ко мне в кабинет, я тебе дам задание... а то так и будешь всякой …. заниматься …

 

Субординация и корпоративная культура: У каждого сотрудника есть только один начальник. Решает все проблемы.

Директор по развитию, Екатеринбург
Андрей Роговский пишет:

Субординация и корпоративная культура: У каждого сотрудника есть только один начальник. Решает все проблемы.

И один начальник может задолбать, если у этого начальника есть начальник, который считает, что многозадачность это хорошо! Он же, как сам считает, многозадачен, сейчас это сказал, через пять минут другое, не ему же исполнять.

Культара у них корпоративная такая!

Я всяких повстречал... многоозадаченных.

Руководитель группы, Москва

Коллеги, добрый день! Владимир, спасибо за статью и эксперимент - наблюдения весьма интересны. Единственное, что напрашивается в голову - можно ли оценить равнозначность февральских и мартовских задач? Это к вопросу о чистоте эксперимента.

От себя хочу добавить, что во многом, выбор между многозадачностью и последовательностью выполнения дел зависит от человека, от его индивидуальных способностей. Лично я, стараюсь "разбавлять" одно большое дело несколькими другими, имея возможность переключаться и отдыхать таким образом от работы не теряя в качестве.

Генеральный директор, Тюмень

Ну от многозадачности нам никуда не деться.
Мы сами по жизни многолики и многозадачны, находясь в различных ипостасях.

Каждый и начальник (над своими подчинёнными, работниками), и исполнитель (перед начальником) одновременно.

По-моему эту многозадачность надо осозновать и управлять ею так, чтобы и не надорваться, и получить удовольствие от результата чего ты наделал.

Директор по развитию, Уфа
Максим Жуков пишет:

 Единственное, что напрашивается в голову - можно ли оценить равнозначность февральских и мартовских задач? Это к вопросу о чистоте эксперимента.

Безусловно, Максим, полностью равнозначных задач нет. Только мелкая рутина похожа. Но я честно старался, да и всегда стараюсь, разбивать задачи на равные по времени интервалы.

Мне было интересно на собственной шкуре выяснить, насколько "многими восхваляемый" параллельный режим будет реально и существенно более эффективен лично для меня.

Теоретически и умозрительно все понятно и красиво. Голдрат, Друкер, Сазерленд - великолепно! Главное не имена, главное: для чего это все? Для повышения личной эффективности. Причем существенного. А поскольку в управленческой теории нет ничего с заданной силой действия, то только такие эксперименты могут ответить: работает или нет.

Перефразируя начальную мысль отзыва уважаемого мной Владимира Токарева, хочется отметить, что если применение бизнес-инструмента "ничего не доказывает" лично вам, то есть ли в нем смысл лично для вас? Ведь все мы разные, к счастью или к сожалению.

Но! Эксперименты продолжаются. Спасибо!

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Видеоинтервью vs личные встречи: россияне назвали предпочтительный способ собеседования

Большинство респондентов знают о таком методе прохождения собеседования при трудоустройстве на работу как видеоинтервью.

Россияне назвали размер желаемого семейного дохода

Средний желаемый доход семьи россиян в этом году оказался самым высоким за все время наблюдения, отметили эксперты.

Mail.ru Group запустила сервис, позволяющий забрать часть заработка до дня зарплаты

Группа планирует зарабатывать на комиссиях за перечисление денег сотрудникам, для работодателей сервис будет бесплатным.

Cirque du Soleil уволил 3480 работников из-за пандемии

До пандемии в компании работало около 4000 человек, в том числе 1300 артистов из 50 стран.