Многозадачность – офисная чума. Как ее преодолеть?

Вы уверены в своей суперсиле, что можете сделать все и сразу. Но, вы не можете и самое главное – не должны.

Последние исследования пролили свет на оборотную сторону мультизадачности. Любителям «делать сто дел одновременно» пора задуматься, стоит ли продолжать работать в таком режиме. Ученые из Стэндфордского университета по итогам своих исследований сделали вывод, что поклонники мультизадачности, как правило: легче отвлекаются, менее продуктивны, чаще ошибаются и демонстрируют хуже результаты в тестах на внимательность.

А все почему? Потому что наш мозг просто не создан для того, чтобы одновременно решать сразу несколько задач. Если вы хотите быть максимально эффективным, переключайтесь в режим монозадочности, т. е. сосредоточились на одной задаче, выполнили ее и перешли к следующей. Такой подход к работе поможет избежать глупых и нелепых ошибок, а также, благодаря глубокому погружению в задачу и высокой концентрации энергии на поиске ее решения, вы сможете улучшить свою производительность и креативность. Нестандартные и альтернативные варианты решений будут появляться сами собой в вашей голове.

Конечно, сложно стать монозадачным в современном мире, когда тебя атакуют и отвлекают со всех сторон: письмами, звонками, уведомлениями соцсетей, митингами, и новостями. Надо все успеть сделать и как можно быстрее: все изучить, принять решение, дать обратную связь.

С вами произойдут чудеса, когда вы начнете практиковать монозадачность. Вы сами не заметите как, но станете более эффективными. Вам не придется больше тащить работу домой или задерживаться в офисе. Количество ошибок снизится. Вы будете больше успевать, и гарантированно будете заканчивать рабочую неделю маленькими, а может быть и большими победами.

Как же расстаться с привычкой мультизадачности? Половина успеха заключается в грамотном управлении временем и блокировке отвлекающих факторов. Есть как минимум 8 сценариев, которые помогут вам постепенно сдвинуться в сторону монозадочности:

1. Два главных приоритета в день

Составьте список самых важных задач. Затем определите две приоритетные из них таким образом, чтобы вы со стопроцентной уверенностью смогли их сделать в конце одного дня. Дело сделано, мозг начал работу. Расставляя приоритеты, вы помогли ему направить большую часть своего ресурса и внимания на решение этих двух задач. Строго запрещено позволять себе переходить к другим задачам из вашего списка, пока не сделаны «два приоритета» сегодняшнего дня. Если справились и уложились по времени, можете двигаться дальше по списку.

2. Заложите время в своем расписании на выполнение этих задач

Оцените время, которое вам понадобиться для выполнения приоритетов дня и заблокируйте это время в своем расписании. В эти промежутки времени никакой другой активности, только действия, направленные на решение ваших топ-задач из списка на сегодня. Относитесь с уважением к этому расписанию и времени. Не идите на компромисс, если вас будут умолять переключить внимание на другие задачи. Эти запланированные часы должны стать священными для вас.

3. Используйте коммуникации внутри своей команды

Использование разных мессенджеров и приложений может сильно изменить качество вашей работы. Первое, что они позволяют сделать – это снизить поток входящих и исходящих писем, посвященных проекты. Все участники команды могут коммуницировать друг с другом напрямую, добавлять комментарии, назначать ответственных за задачу, передавать ее, и здесь же отчитываться о результатах. Все просто, понятно и прозрачно.

4. Блокируйте социальные сети на время работы

Перед тем, как приступить к работе, убедитесь, что все уведомления, которые могут вас отвлечь, отключены. Не хватает силы воли сделать это самим, можно воспользоваться специальными приложениями, которые заблокируют определенные сайты на заданные вами периоды времени.

5. Перестаньте мгновенно отвечать на письма

Сложно? Все просто, отключите звук, включите режим «не беспокоить» и положите телефон так, чтобы вы его не видели. Если вам кто-то пишет или звонит, это не значит, что вы должны мгновенно ответить. Если, конечно, это не чрезвычайная ситуация в семье. На этот счет можно предупредить самых близких, что вы в ближайшие два часа очень заняты, лучше вас не беспокоить. Еще вариант создать кодекс семейных правил, например, если звонишь один раз, то «разговор терпит», если перезваниваешь три раза, то «случилась катастрофа, срочно выходи на связь».

6. Закройте глаза на две минуты

Бывает сложно сосредоточиться и настроиться на работу. Сделайте двухминутный перерыв. Заведите будильник на 2 минуты. Закройте глаза и погрузитесь в себя. Это поможет вам успокоиться и поймать рабочую волну. Когда будильник зазвонить, это сигнал, что пора возвращаться обратно.

7. Чередуйте работу и перерывы

Установите таймер на десять или двадцать минут. В этом интервале времени сосредоточьтесь на работе. Затем, небольшой перерыв. Можно выйти на улицу подышать или просто пройтись по офису. Затем вернулись на рабочее место и опять установили таймер на десять-двадцать минут. Таким образом, с помощью интервалов работы и отдыха, мы устанавливаем свой ритм, мозг привыкает к ним и четко знает, когда надо активно включаться, а когда можно передохнуть, чтобы с новой силой активизироваться.Интервалы времени можно выбрать на ваш вкус. Пять, десять, двадцать, тридцать минут или час. Главное, чтобы этот ритм был комфортным лично для вас.

8. Слушайте музыку, которая вас заряжает

Классическая музыка, звуки природы или музыка для медитаций как правило могут помочь вам успокоиться и сфокусироваться. Если вам надо взбодриться и зарядиться, слушайте рок, хип-хоп или техно-хаус. Энергичная музыка заставит сердце биться чаще, а кровь быстрее бежать по венам. Ритм задан, и вы готовы приступить к новой задаче.

В нашем быстро меняющемся и динамичном мире бизнеса скакать галопом по задачам, к сожалению, стало нормой. Если вы хотите работать лучше, качественнее, умнее и удивлять своими результатами всех и главная себя, то монозадачность – это ключ к успеху. Согласитесь, что важно не то, сколько вы сделали, а то насколько хорошо вы это сделали.

Какие две важные задачи вы завершили в конце дня?

Источник: www.inc.com. Перевела с английского Алина Прудских.

Фото: pixabay


Комментарии
Генеральный директор, Нижний Новгород

Цитата - 1. Два главных приоритета в день

Тема на Е-хе уже обсуждалась. Там был нашенский автор. Но суть не меняется. Повторим как ежедневную зарядку:

Почему именно 2, а не 1, 3 или 4? Ответа нет.

Цитата 2 - заблокируйте это время в своем расписании. В эти промежутки времени никакой другой активности, только действия, направленные на решение ваших топ-задач из списка на сегодня.

Зачем себя мучить. Или дело может не пойти (нужно собрать силы, подумать), либо Вас уволят (начальник поставил 3 приоритет как главный - а Вы его в лес посылаете - так рекомендовано западным автором, нехорошо).

Может просто зарезервировать время на всякий случай. Л. Зайверт в своей книге назвал его - резервное время - на случай неожиданных дел и пр.

Генеральный директор, Хабаровск

Многозадачность преодолеть нельзя! Каждый из нас решает множество задач, не связанных между собой. Часть задач, особенно мыслительный процесс, нельзя кому-либо перепоручить.

Менеджер по обучению персонала, Москва

Жаль что статья переводная, хотелось бы задать автору простой вопрос: что он понимает под многозадачностью? Монозадачность нам здесь как-то представили. А вот "отрицательный полюс" - то, чего надо избегать, как выглядит?
Для примера возьмем утро, сборы на работу. Есть сжатый промежуток времени и несколько задач. Упростим ситуацию до двух: приготовить кофе и умыться. Неужели автор предполагает, что многозадачность это когда я одно рукой придерживаю турку над огнем, а другой чищу зубы? А еще ногой подсыпаю коту корм...
Я редко встречал человека, который одновременно выполнял бы несколько задач, обычно в один момент времени выполняется одна задача: можно включить кофемашину, и пока она варит кофе, заняться еще чем-то. Или ждать?
Я подписываю договор с контрагентом, договор проходит внутреннее согласование: юристы, бухгалтерия, IT-шники. У каждого есть до 2-х дней на рассмотрение. Мне в этом случае ничего не делать, пока "мяч на другой стороне"? Шеф спросит - "чем сейчас занимаешься?" - "договор согласовываю!" - "Вот прямо сейчас?" - "меня научили, что нельзя одновременно делать несколько дел!" - "дорогу в отдел кадров помнишь? не забудь заявление захватить, по собственному"

Аналитик, Краснодар

"Многозадачный сотрудник" - мечта любого работодателя. Именно поэтому сейчас во многих вакансиях есть такой пункт "способность работать в режиме многозадачности в условиях дефицита времени". То есть нужен тот самый электровеник, который одной рукой бреется, другой варит кофе в турке, а ногой вытирает пол. Объяснять работодателю (начальнику), что так не получится, что это неэффективно и приведет к снижению качества работы и быстрой утомляемости сотрудника - бесполезно. Потому что, как я уже писАл где-то в другой теме, за что меня критиковали некоторые товарищи, цель любого начальника - "отжать" подчиненных, то есть загружать их максимально в каждый момент времени. И не беда, что любой прибор, постоянно работающий на 100% мощности, долго не проживет - ведь на рынке полно других кандидатов - молодых, дешевых, [пока что] энергичных. Из своего собственного опыта я сделал вывод, что качественно можно делать только 1 дело в единицу времени. Если сотрудника постоянно отвлекать другими задачами (более важными и более срочными) - это приведет только к общему падению качества работы и быстрой утомляемости человека. Просто в России руководители считают подчиненных ресурсом, который нужно использовать в качестве дров для костра собственной карьеры.

Инженер, Москва

По собственному опыту знаю, что "многозадачность" возникает в том числе и по причине неумения самому расставлять приоритеты в их решении (а все, кто спускают задачи, стараются убедить тебя, что их задача самая Срочная и самая Важная). Поэтому всегда придерживался следующего алгоритма:

1. Если можно задачу не решать вообще, то я её не решаю.

2. Если нерешение задачи приведет к негативным последствиям, то ищу человека, который сможет решить её не хуже меня и передаю ему.

3. Если такого человека нет, а последствия нерешения задачи необратимы - только тогда включаю её в свой лист: "To Do".

...да, и никогда не планировал все 100% рабочего времени. Опять же из опыта: то, что распланировано на 6 часов, занимает все 10! Поэтому если хотите закончить все дела за 8 часов, то более, чем на 5 часов - не планируйте (сколько бы задач ни было)!

Генеральный директор, Санкт-Петербург

Скорее всего здесь идет речь о многозадачности на работе. Это проблема рождена самими работодателями, в поисках якобы эффектиности и снижения затрат на персонал и появились эти объявления. Но увы, таких спецов можно по пальцам пересчитать, именно тех кто при всей мутизадачности не теряет в качестве, объеме и эффективности. Поэтому встает остро вопрос о контроле за продуктом на выходе вне зависимости какой он, управленческий или товарный, а об этом как раз собственники бизнеса забывают, вспоминая только тогда, когда считают деньги, но далеко не всегда понимают откуда выросла проблема.

Руководитель управления, Казань
Константин Столяров пишет:
...да, и никогда не планировал все 100% рабочего времени. Опять же из опыта: то, что распланировано на 6 часов, занимает все 10! Поэтому если хотите закончить все дела за 8 часов, то более, чем на 5 часов - не планируйте (сколько бы задач ни было)!

Мой план - работать без плана!

Руководитель управления, Казань
Владимир Богданов пишет:
при всей мутизадачности

Владимир, надеюсь это не опечатка - а производное от слова муть?

То есть "ЭФФЕКТИВНЫЕ" руководители ставят много мутных задач, которые заставляют выполнять в режиме МУТИзадачности!

Главный инженер, Тольятти

Часто комментарии интереснее статьи.

Второй раз за месяц многозадачность называют проблемой и предлагают от неё избавится. Вопрос: для чего избавляться? Точнее: для кого это проблема?

Для меня многозадачность становится проблемой, когда в мозг нужно загружать информацию по задаче снова и снова.

Например, я пишу служебную записку и в этот момент заходит сотрудник с вопросом. Если я могу ответить на вопрос удерживая мысль по служебной в голове, то я потом возвращаюсь и продолжаю, а если мне нужно что-то решить, а для этого нужно что сделать, то мне заново придётся загружать в мозг все мысли, которые у меня были в голове, когда я писал служебную.

Но даже из этого примера видно, что многозадачность - это следствие, а проблема - отвлечения.

Если организовать своё время, удалить отвлечения внешние и внутренние, то многозадачность перестанет быть проблемой.

Лучше всего работа мозга в режиме многозадачности описана в книге "Мозг. Инструкция по применению"

Аналитик, Краснодар
Максим Денисов пишет:
Но даже из этого примера видно, что многозадачность - это следствие, а проблема - отвлечения.

Уже проводили много исследований на эту тему и установили, что главная проблема, возникающая при многозадачности - потери времени на переключение с одной задачи на другую, которые могут доходить до 25-30 минут на каждое переключение. В результате этого теряется весь смысл многозадачности как процесса, призванного наиболее рационально расходовать рабочее время сотрудников, загружать их максимально возможным объемом работы. Плюс, как я уже писАл выше - быстрое переутомление уже через несколько часов такой работы, неизбежное снижение эффективности и качества результатов.

Лично я самостоятельно строю свой план работы (позволяет организация работы в компании). Есть определенные задачи, есть сроки их выполнения. Я никогда не планирую, чем буду заниматься в конкретный день. Это позволяет гибко менять приоритеты в зависимости от ситуации и моего самочувствия, желания работать. Часто делаю то, что хочется делать в данный конкретный момент времени.

Раньше у меня было так: сижу пишу отчет о проведенном маркетинговом исследовании. Есть какие-то мысли, задумки, как всё это нужно изложить, в каком порядке и т.д. Тут заходит шеф и говорит - бросай всё, срочно нужно сделать анализ чего-нибудь к совещанию. Соответственно - бросаю, делаю отчёт. Потом сажусь писАть исследование и понимаю, что уже забыл, о чём именно хотел написАть, в каком порядке хотел расположить данные, какую визуализацию хотел выбрать для данных. Далее где-то как раз полчаса сижу и вспоминаю, чего же я такое хотел сделать. И хорошо, если в этот период времени не прибежит еще кто-то с важным-преважным-срочным-пресрочным заданием. Потому что тогда процесс повторится, причем потери времени на возвращение к исследованию будут еще больше, чем когда меня первый раз отвлекли. Я убежден в том, что если человек делает какую-то сложную работу, требующую полного интеллектуального погружения, его не нужно отвлекать на текучку - тогда работа будет с большей вероятностью сделана качественно и в срок. А если каждые 15 минут поступает новая срочная задача, то качество работы по основному проекту будет, как минимум, неудовлетворительное.

Если же человек делает какую-то несложную работу, не предполагающую серьезной интеллектуальной нагрузки (загрузки), то можно и многозадачность устроить.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
В Хельсинки состоялась встреча Путина и Трампа

Президенты выразили желание исправить отношения между двумя странами.

Правительство поддержит нефтяников

Факт дня: Правительство согласилось внести поправки в законопроект о налоговом маневре.

НМГ увеличит долю в «Первом канале»

Факт дня: ФАС «приняла решение о согласовании ходатайства ЗАО «Национальная медиа группа» о покупке акций АО «Первый канал».

Долги посчитают попозже

Факт дня: Начало обязательного расчета показателя долговой нагрузки (ПДН) при выдаче кредитов физлицам перенесено до 1 октября 2019 года.