В компаниях часто случается следующая ситуация. Вложили миллионы рублей в новую корпоративную систему. Проходит полгода, собственник спрашивает: «А сколько денег она нам принесла?». Выясняется, что напрямую – нисколько. Возникает ложный вывод: проект оказался бесполезным. На самом деле, IT-система не создает новую выручку напрямую. Ее ценность в повышении продуктивности труда. В этой статье разберу, как руководителю понять, окупилось ли внедрение IT-продукта, в котором нет кнопки «заработать деньги».
Что измерять после внедрения IT-решения
С корпоративными IT-системами привычная схема оценки инвестиций не работает. Продукт может не увеличивать продажи, не привлекать клиентов и не генерировать отдельную прибыль. Но при этом сокращать время работы сотрудников, устранять ручной труд, уменьшать ошибки или давать руководству данные для решений. Поэтому сначала нужно определить, какой именно бизнес-показатель должна изменить автоматизация.
1. Экономия времени
Это самый простой и понятный показатель. Считается так: сколько времени занимал процесс до внедрения, сколько занимает после, сколько операций выполняется в месяц и сколько сотрудников участвует. Экономия времени = количество операций × сокращение трудозатрат на одну операцию.
Хороший пример – автоматизация командировок. Раньше процесс затрагивал несколько подразделений и занимал около 14 дней. После автоматизации – около трех дней. Важен не сам факт внедрения системы, а результат: высвобожденные часы сотрудников можно направить на более полезные задачи.
2. Рост производительности без расширения штата
Компания растет, объем работы увеличивается в три раза. Обычно пришлось бы нанимать дополнительных сотрудников. Но благодаря автоматизации существующая команда обрабатывает выросший объем. Например, раньше сотрудники обрабатывали 600 объектов, после внедрения – 2 тыс., при этом штат не вырос пропорционально. Экономический эффект заключается не в сокращении сотрудников, а в том, что их не пришлось дополнительно нанимать. Компания экономит на зарплатах, обучении и управлении новыми людьми.
3. Сокращение количества рабочих ошибок
Ручные процессы почти всегда сопровождаются ошибками: неправильное значение, потерянный документ, дублирование, ошибка при переносе данных, использование устаревших сведений. Чем больше ручных операций, тем выше вероятность проблем. Стоимость ошибки тоже можно оценить: количество ошибок до внедрения умножить на среднюю стоимость одной ошибки. Причем стоимость – это не только прямые деньги, но и часы работы сотрудников на исправление. Автоматизация убирает часть ручного труда, а встроенные проверки не позволяют ввести некорректные данные.
4. Скорость принятия решений
До автоматизации руководитель получает информацию раз в месяц, через Excel, после ручной подготовки отчета из нескольких источников. После внедрения он видит актуальные данные непосредственно в системе. Ценность IT-продукта – в сокращении времени между возникновением проблемы и решением руководителя. Это сложно напрямую перевести в рубли, но для бизнеса эффект может быть огромным.
5. Прозрачность бизнес-процессов
До внедрения корпоративной системы руководитель мог не знать, где находится заявка, кто ее задерживает, сколько времени занимает каждый этап, почему одни подразделения работают быстрее других. После внедрения появляется цифровой след. До автоматизации руководитель управляет процессом по рассказам сотрудников, после – по данным. Прозрачность сама по себе является бизнес-результатом, позволяя выявлять узкие места, перераспределять нагрузку, контролировать сроки.
6. Устранение лишнего процесса
Иногда лучший результат автоматизации – не ускорить работу сотрудника, а сделать так, чтобы эту работу вообще больше никто не выполнял.
- Плохая автоматизация: сотрудник нажимает кнопку и получает отчет быстрее.
- Хорошая автоматизация: отчет формируется автоматически, и сотрудник вообще перестает заниматься его подготовкой.
Нужно считать не только «насколько быстрее стало», но и «что мы вообще перестали делать». Если система убирает целый этап, эффект гораздо выше, чем просто ускорение работы.
Когда можно оценить результат автоматизации процессов
Пытаться доказать эффективность проекта через полгода после запуска – это ошибочный подход. Ведь никто не записал исходные показатели. До внедрения нужно зафиксировать хотя бы: длительность процесса, количество операций, число участвующих сотрудников, количество ручных действий, число ошибок, количество заявок, время подготовки отчетности, количество обращений в поддержку, стоимость процесса. После внедрения измеряются те же показатели. Схема простая: до → внедрение → после. Только так можно объективно говорить об эффекте.
Перед разработкой руководителю стоит ответить на пять вопросов:
- Какой процесс мы хотим изменить?
- Как он работает сейчас в цифрах?
- Какой показатель должен измениться после внедрения?
- Как мы его измерим?
- Какой результат будем считать успешным?
Не «нам нужна новая система командировок», а «мы хотим сократить оформление командировки с 14 до 5 дней и уменьшить количество ручных операций вдвое». Тогда IT-проект из абстрактной разработки превращается в управленческий инструмент.
Почему не каждый эффект автоматизации нужно переводить в деньги
Я выступаю против чрезмерного увлечения ROI. Некоторые показатели достаточно сравнить напрямую: 14 дней → 3 дня, 600 операций → 2000, 7 ручных этапов → 2, отчет раз в месяц → данные онлайн, 10 источников информации → одна система. Попытка любой ценой перевести каждый показатель в деньги приводит к искусственным расчетам вроде «мы сэкономили директору 17 минут, его зарплата составляет X рублей, значит проект принес Y». Такие расчеты выглядят убедительно на бумаге, но далеко не всегда отражают реальную ценность.
Также читайте:
