В компаниях часто случается следующая ситуация. Вложили миллионы рублей в новую корпоративную систему. Проходит полгода, собственник спрашивает: «А сколько денег она нам принесла?». Выясняется, что напрямую – нисколько. Возникает ложный вывод: проект оказался бесполезным. На самом деле, IT-система не создает новую выручку напрямую. Ее ценность в повышении продуктивности труда. В этой статье разберу, как руководителю понять, окупилось ли внедрение IT-продукта, в котором нет кнопки «заработать деньги».
Что измерять после внедрения IT-решения
С корпоративными IT-системами привычная схема оценки инвестиций не работает. Продукт может не увеличивать продажи, не привлекать клиентов и не генерировать отдельную прибыль. Но при этом сокращать время работы сотрудников, устранять ручной труд, уменьшать ошибки или давать руководству данные для решений. Поэтому сначала нужно определить, какой именно бизнес-показатель должна изменить автоматизация.
1. Экономия времени
Это самый простой и понятный показатель. Считается так: сколько времени занимал процесс до внедрения, сколько занимает после, сколько операций выполняется в месяц и сколько сотрудников участвует. Экономия времени = количество операций × сокращение трудозатрат на одну операцию.
Хороший пример – автоматизация командировок. Раньше процесс затрагивал несколько подразделений и занимал около 14 дней. После автоматизации – около трех дней. Важен не сам факт внедрения системы, а результат: высвобожденные часы сотрудников можно направить на более полезные задачи.
2. Рост производительности без расширения штата
Компания растет, объем работы увеличивается в три раза. Обычно пришлось бы нанимать дополнительных сотрудников. Но благодаря автоматизации существующая команда обрабатывает выросший объем. Например, раньше сотрудники обрабатывали 600 объектов, после внедрения – 2 тыс., при этом штат не вырос пропорционально. Экономический эффект заключается не в сокращении сотрудников, а в том, что их не пришлось дополнительно нанимать. Компания экономит на зарплатах, обучении и управлении новыми людьми.
3. Сокращение количества рабочих ошибок
Ручные процессы почти всегда сопровождаются ошибками: неправильное значение, потерянный документ, дублирование, ошибка при переносе данных, использование устаревших сведений. Чем больше ручных операций, тем выше вероятность проблем. Стоимость ошибки тоже можно оценить: количество ошибок до внедрения умножить на среднюю стоимость одной ошибки. Причем стоимость – это не только прямые деньги, но и часы работы сотрудников на исправление. Автоматизация убирает часть ручного труда, а встроенные проверки не позволяют ввести некорректные данные.
4. Скорость принятия решений
До автоматизации руководитель получает информацию раз в месяц, через Excel, после ручной подготовки отчета из нескольких источников. После внедрения он видит актуальные данные непосредственно в системе. Ценность IT-продукта – в сокращении времени между возникновением проблемы и решением руководителя. Это сложно напрямую перевести в рубли, но для бизнеса эффект может быть огромным.
5. Прозрачность бизнес-процессов
До внедрения корпоративной системы руководитель мог не знать, где находится заявка, кто ее задерживает, сколько времени занимает каждый этап, почему одни подразделения работают быстрее других. После внедрения появляется цифровой след. До автоматизации руководитель управляет процессом по рассказам сотрудников, после – по данным. Прозрачность сама по себе является бизнес-результатом, позволяя выявлять узкие места, перераспределять нагрузку, контролировать сроки.
6. Устранение лишнего процесса
Иногда лучший результат автоматизации – не ускорить работу сотрудника, а сделать так, чтобы эту работу вообще больше никто не выполнял.
- Плохая автоматизация: сотрудник нажимает кнопку и получает отчет быстрее.
- Хорошая автоматизация: отчет формируется автоматически, и сотрудник вообще перестает заниматься его подготовкой.
Нужно считать не только «насколько быстрее стало», но и «что мы вообще перестали делать». Если система убирает целый этап, эффект гораздо выше, чем просто ускорение работы.
Когда можно оценить результат автоматизации процессов
Пытаться доказать эффективность проекта через полгода после запуска – это ошибочный подход. Ведь никто не записал исходные показатели. До внедрения нужно зафиксировать хотя бы: длительность процесса, количество операций, число участвующих сотрудников, количество ручных действий, число ошибок, количество заявок, время подготовки отчетности, количество обращений в поддержку, стоимость процесса. После внедрения измеряются те же показатели. Схема простая: до → внедрение → после. Только так можно объективно говорить об эффекте.
Перед разработкой руководителю стоит ответить на пять вопросов:
- Какой процесс мы хотим изменить?
- Как он работает сейчас в цифрах?
- Какой показатель должен измениться после внедрения?
- Как мы его измерим?
- Какой результат будем считать успешным?
Не «нам нужна новая система командировок», а «мы хотим сократить оформление командировки с 14 до 5 дней и уменьшить количество ручных операций вдвое». Тогда IT-проект из абстрактной разработки превращается в управленческий инструмент.
Почему не каждый эффект автоматизации нужно переводить в деньги
Я выступаю против чрезмерного увлечения ROI. Некоторые показатели достаточно сравнить напрямую: 14 дней → 3 дня, 600 операций → 2000, 7 ручных этапов → 2, отчет раз в месяц → данные онлайн, 10 источников информации → одна система. Попытка любой ценой перевести каждый показатель в деньги приводит к искусственным расчетам вроде «мы сэкономили директору 17 минут, его зарплата составляет X рублей, значит проект принес Y». Такие расчеты выглядят убедительно на бумаге, но далеко не всегда отражают реальную ценность.
Также читайте:
Рабочая статья, интересно, уже конкретика
Если сможете привязать к типам продуктов автоматизации, на основании опыта или мнения, то будет отлично, но это на ваше усмотрение.
Вопрос автору: как Вы считаете TCO, если мы говорим именно о деньгах, а не о натуральных показателях в штуках?
Затраты на корпоративные системы и инфраструктуру, включая средства связи, никогда не являются инвестициями - если это не что-то для условного майнинга. Следуя Карру, такие системы не дают и конкурентные преимущества. И практически всё зависит от целей внедрения и ожидаемых результатов. Любые инструменты стоят денег и не выбираются вслепую. Какие-то из них могут быть очень дорогими.
Но, для расчёта и анализа экономии - если она есть - по другим статьям и повышения продуктивности, нужно видеть реальную бухгалтерию предприятия и отслеживать изменения за период, если их можно фиксировать. Это не про ROI на финансовых рынках.
Статья интересная. С итоговым выводом не соглашусь: экономия при автоматизации не порождает доход - она сокращает расходы, и это принципиально.
Итоговый объем прибыли может у двух компаний быть равным, однако может при этом достигаться за счет разных драйверов. На этом целый бизнес M&A основан: расчет синергии от использования более эффективных инфраструктур при сокращении расходов. IT - просто одно из направлений в общей оптимизации.
Заданы очень важные вопоросы! Очень понимаю Петра. Этими вопросами просто достают всякого рода умники. Слышал их в миллионах интерпретаций. А потом умные люди с мировым именем пытаются как-то обосновать ответы.
Никогда не забуду вопрос одной дамы от губернатора одного региона, где мы внедряли когда-то интернет: "А какова эффективность интернета?". И мы делали вид, что вопрос поставлен правильно. С умыми рожами рисовали ей схемки и графики.
Системы внедряются, улучшаются, миллионы программистов и ученых работают каждый день, но снова и снова глупый "собственник спрашивает: "А сколько денег она нам принесла?".
Предлагаю отвечать: "Нисколько!". Как не приносит денег ваш пиджак и ботинки. Не приносит прибыль автомобиль. Совершенно невыгодна зубная щетка и даже наоборот, если вы, например, исполняете роль бомжа у церкви.
Хотя ради любопытства, ради интереса и правда можно бы начать измерять изначальные параметры. Этот этап назвается обследованием.
Единственное, что я не понял: что означает оформление командировок две недели? Всю жизнь это оформлялось за полчаса.
Есть вещи, которые просто должны быть. Еще когда я училасть в институте (это был РКИИ ГА), мы изучали подобную ситуацию: тогда одним из наиболее популярных был Ан-24. Отличный самолет, надежный, экономичный, взлетал с 15 см снега, фактически бежал по сугробам. Но вот беда -- уже в середине 80-х пассажиры на нем летать не хотели. Шумно, медленнно. Даже в СССР. Был поставлен вопрос о его замене.
все гораздо хуже, вам нужно поставить и разработать структуру замеров и согласовать. в 90 % этого нет, вы это прймете когда деликатно попросите статистику.
а внедрить метрики даже для сбора первичной информации, попообуйте ... и увидите радость окружающих.
Каков вопрос - таков ответ. Правильные вопросы иногда вовсе не такие простые, над ними нужно подумать.
Новые качества и достигнутые результаты влияют на многие факторы и приоритеты. Начиная от достижений фундаментальной науки со своими графиками внедрения в производство до улучшения покрытия мобильных сетей, строительства дорог там, где их раньше не было и космических программ. То же и с Internet - теперь это важная часть инфраструктуры, с помощью которой мы, к примеру, заходим в банк и вызываем такси.
Далеко не всё, что мы делаем, является инвестициями. И далеко не для всего считается эффективность, прибыль, срок возврата и прочее. Возможно, кто-то это не знает.
Мы же не считаем ROI от поездки в выходные за грибами. Или от перекраски волос из медного в розовый.
Важнейшие нужно отслеживать постоянно. Многие из прочих часто можно рассчитать, когда данные накапливаются. Финансисты и бухгалтеры это знают и делают.
Или быстрее. В системе слишком много подписей, без которых процесс дальше не идёт?
Мне кажется есть критическое противоречие между посылом "не считать экономические эффекты" и перечнем предлагаемых "натуральных" эффектов от внедрения IT в публикации (а с таким посылом подобных публикаций "вагон и маленькая тележка"):
Если существенные "экономия времени, сокращение ошибок, повышение производительности и прозрачности, улучшение процессов и т.п." не ведет к повышению экономической эффективности деятельности предприятия, то может все эти "улучшения" и не нужны были для бизнеса (зачем тогда так их полезность выпячивать/обосновывать)? Если они не монетизируются в экономические эффекты (что с IT, что без него - бизнес-результаты одинаковы), то ЗАЧЕМ IT нужны? Можно ли внедрить (нужно ли этого требовать) более бизнес-полезное IT решение? Можно ли/нужно ли тогда критиковать само IT решение?
Может давно уже надо рассматривать тему "экономические эффекты деятельности предприятия и IT" в таком ракурсе: если после внедрения IT предприятие не получило прироста экономической эффективности (не улучшились бизнес-результаты, вместо этого предлагается удовлетвориться множеством локальных натуральных эффектов), то что-то при создании КИС сделано не так (например, опять получили результат "автоматизации хаоса", в котором именно по этой причине все натурально полученные улучшения не монетизируются в интегральное повышение экономической эффективности предприятия).
И опять вернусь к своей гипотезе-тезису про то, что существенная часть "вины" связана с качеством предлагаемых решений от IT вендоров, когда они предлагают концепцию управления предприятием на основе планирования (ERP) для предприятий находящихся в бизнес-среде, в которой методы планирования не работают. Т.е. предлагают решение, которое ЗАВЕДОМО не может быть в ситуации предприятия эффективными.
Эффект от внедрения автоматизации носит характер философского вопроса.
А каков экономический эффект от нанятого сторожа, если бы его не было, нас обязательно бы обокрали?
Обязательно ли устанавливать видеонаблюдение или достаточно развесить муляжи?
Кстати, можно и альтернативы рассмотреть, вместо сторожа выпускать на ночь собак на территорию.
Мне кажется, что в первую очередь надо оценить насколько существенны для фирмы затраты на то или иное мероприятие, если не существенны, то проще сделать и не заморачиваться.
А мне кажется, что это не вопрос культуры/философии, а вопрос бизнес-рисков и бизнес-эффектов (т.е. должно оцениваться в бизнес-результатах = экономических эффектах на уровне предприятия).
Никто же не станет покупать "новый станок" из философских побуждений!?))) Почему же покупка "IT" у нас вдруг из рациональной аналогии с "покупкой станка" активно уводится в область нерациональной философии (просто так удобней, просто надо и все)!? Почему такие полезные "натуральные эффекты" невозможно перевести в интегральные экономические эффекты в масштабе компании? Мне кажется, что это задача которую надо научится корректно решать, а не задача, от которой нужно "отмазаться"? То что это задача "со звездочкой", не должно являтся "индульгенцией" на отказ от ее решения в стиле "Французкая академия наук больше не будет рассматривать модели вечных двигателей")))