Процессно-проектный подход: как распределить время в течение дня

Как я сошел с рельсов

До сентября 2017 года я работал начальником ремонтного участка: знал – что делать, как делать и когда делать, поэтому у меня оставалось время на чтение книг, написание статей и проведение мастер-классов по тайм-менеджменту.

В сентябре 2017 года получил новую должность. Произошел одновременно горизонтальный и вертикальный рост. Ответственность возросла. Задачи поменялись на 100%. Вместо организации конкретной работы пришлось контролировать направление. Изменились цели и сбился установленный порядок. Не умеющего плавать ребенка вытолкнули из лодки. Началась суета и барахтанье.

Если раньше задачи были расписаны по минутам, теперь я барахтался в море задач и выполнял их в авральном режиме. И этот аврал вытеснил знания и навыки тайм-менеджмента. Как будто у Гарри Поттера отобрали волшебную палочку.

Я сошел с рельсов. Перестал ставить приоритеты на день, а выполнял задачи в случайном порядке и ориентировался на количество, а не на значимость, потому что пока не понимал, у каких задач выше приоритет. Появилось ощущение холостого хода. Работаешь, но никуда не движешься. Когда я это осознал, начал возвращаться к реальности.

Понял, что нужно «встать на рельсы» – научиться выполнять и довести до автоматизма задачи, входящие в обязанности: описать процессы и навести порядок в проектах. Я посмотрел по сторонам и увидел, что с подобными трудностями сталкиваются люди вокруг. Они не успевают выполнять работу, но не понимают корня проблемы.

Я начал эту статью в январе 2018, как совет тем, кто оказался в подобной ситуации, но отложил написание до того момента, когда проверю теорию практикой. Проверка заняла пять месяцев.

Причины беспорядка в работе

Я назвал этот способ организации работы процессно-проектный подход. Понятия процесса и проекта я рассматриваю в контексте индивидуальной работы.

  • Процесс – это задача, которая выполняется раз в день, неделю, месяц: планерки и совещания, подписание и согласование документов, заявки, составление и согласование отчетов, подписание табелей и графиков и так далее. Процесс – это рутина.
  • Проект – это разовая задача: запуск нового оборудования или новых продуктов, открытие магазина, подбор сотрудника, наведение порядка в бумагах, составление инструкции. Проект – это изменение в работе, переход на новый уровень или «заполнение дыры».

У одних в работе преобладают проекты, у других – процессы. Проблема возникает при переходе: монтажник переходит в сервис и приходится перестраивать мышление с проектного на процессное. Еще большая проблема возникает при совмещении: когда мышление приходится перестраивать в день по несколько раз. Построили дом (проект) и обслуживаете (процесс), но при этом строите другой дом (проект). Нужно уделять время и внимание и тому и другому.

Мое подразделение обслуживает завод: планово и аварийно ремонтируем оборудование, закупаем и самостоятельно изготавливаем запчасти. Это процессы. Несколько раз в год проводится модернизация старого оборудования или монтаж нового. Это проекты.

У сотрудников начинается хаос в голове и в работе, когда в ежедневную процессную работу вклинивается проект, а если проект не один, то скорость падает в разы. Появляются ошибки, начинается суета и паника.

Люди, за которыми наблюдал, наводят порядок двумя способами:

  1. Берут дополнительное время – остаются после работы. Это время в кредит у себя или у семьи.
  2. Не выполняли часть процессов – брали кредит у работы в надежде нагнать после проекта. Иногда такая тактика срабатывала.

Оба способа ведут к увеличению задач впоследствии. Время в кредит возвращают с процентами. Кредит времени, как и денежный, берут бездумно. Почему при появлении одного-двух дополнительных проектов начинается хаос?

  1. Не знаем, какие процессы и проекты выполняем в работе. В результате принимаем безрассудное решение, когда выполнять новые задачи, какими из старых задач можно пренебречь.
  2. Не управляем задачами. Выполняем те задачи, невыполнение которых грозит последствиями, остальные откладываем.
  3. Отсутствует буферное время, которое выделяется под новые задачи. Где его взять? В оптимизации процессов. Люди не наводят порядок в процессах, до тех пор, пока не появятся лишние задачи. Пока рак на горе не свистнет и петух не клюнет. Когда это происходит, уже поздно.
  4. К проектам нужен другой подход.

Для работы с проектами нужны хотя бы небольшие навыки и знания проектной работы.

Я снова встал на рельсы

Осознав проблему, я понял, как встать на рельсы, используя навыки тайм-менеджмента.

  1. Провел хронометраж. Создал и распечатал бланк и в течение пяти недель раз в пятнадцать минут записывал каждое действие.
  2. Проанализировал хронометраж. Определил процессы – задачи, которые выполняю каждый день, неделю, месяц; проекты – крупные разовые задачи; случайные задачи – остальное, что нужно перестать делать.
  3. Составил список процессов. Что делаю каждый день, каждую неделю, каждый месяц. Этот список висит на стене.
  4. Описал процессы. Редкие и крупные, чтобы не тратить время на вспоминание. У меня много времени уходит на то, чтобы вспомнить, как выполнять задачу, которую выполняю раз в месяц, поэтому я просто достаю описание процесса и подглядываю в него при выполнении задачи. Часто выполняемые, чтобы впоследствии оптимизировать.
  5. Визуализировал процессы. Простой вариант – блок-схема, более трудоемкий – пиктограммки, еще более трудоемкий – фото или видеоинструкция. Для объяснений другим лучше видеоинструкция или блок-схема, для себя – любые заметки, которые помогают вспомнить.
  6. Собрал процессы в блоки. Измерил время блока. Прочитал, что процессы лучше выполнять блоками и попробовал это в работе – не прижилось. Много отвлечений, блок постоянно разбивают. Стараюсь придерживаться, но рекомендовать этот способ не могу. У меня работает плохо.
  7. В течение каждого процесса отслеживаю время и стараюсь улучшить. Еженедельный процесс «составление плана работ на ремонт» в специализированной программе изначально занимал 4 часа, сейчас занимает час. Благодаря горячим клавишам, тренировке и объяснениям, как это делать другим людям.
  8. Выписал проекты. И те, которые начал сам, и те, которые начало руководство.
  9. Составил план для каждого проекта. Описал цель проекта, желаемый результат и этапы проекта.
  10. Расставил приоритеты по проектам. Сначала выполняю первый в списке, если это невозможно – второй. Приоритет проекта – понятие субъективное и меняется от настроения руководителя, моего настроения и погоды.
  11. Визуализировал ход каждого проекта. Для себя я изобрел метод «батарейка». Выполняя часть проекта, закрашиваю нарисованную батарейку на 10%, 20% или 50%. Можно конечно и MS Project применять, но для моих проектов это будет как убийство мухи кувалдой.
  12. Составляю план на день, исходя из затрат времени на процессы и проекты. Я знаю, когда у меня блоки процессов и когда есть время на проекты. При планировании дня беру листок с проектами и решаю, над каким этапом, какого проекта буду сегодня работать и ставлю в план дня. Конечно, с учетом приоритета. С 8 до 9 и с 16 до 17 у меня есть время, когда меня не отвлекают. В это время работаю над проектами, или совершенствую процессы, или пишу статьи.

Особенности подхода

  1. Процессы известны и постоянно совершенствуются.
  2. Проекты известны и описаны. Завершение одного проекта открывает время следующему.
  3. Можно предметно разговаривать с руководителем.
  4. Можно делегировать и процессы и проекты, потому что они описаны.
  5. Если будет аврал, запланирую его на свободное время.
  6. Осознанно направляю время и внимание на процессы и проекты.
  7. Осознанно отказываюсь от процесса или проекта, а не бессознательно отодвигаю на задний план.

Если у вас много задач и вы не знаете, за что хвататься, начните с хронометража. Определите – чего в работе больше – процессов или проектов, и выберите процессный или проектный подход, а может быть процессно-проектный.

Комментарии
Генеральный директор, Санкт-Петербург

Хоршо написано. Стиль, темп, конкретика, мало воды. С методом можно соглашаться или спорить, но изложено комфортно.

Генеральный директор, Хабаровск

Максим Денисов пишет: «Если у вас много задач и вы не знаете, за что хвататься, начните с хронометража. Определите – чего в работе больше – процессов или проектов, и выберите процессный или проектный подход, а может быть процессно-проектный».

На мой взгляд, рекомендация неверна в корне. Начинать надо с определения приоритетных задач. С решения проблем, влияющих на вашу жизнь, здоровье, бизнес, карьеру (они, как правило смешаны и определяются индивидуально). С делегирования задач подчиненным. С исключения задач, которые ранее показались значимыми.

Директор по производству, Украина

Тайм-менеджмент – это хорошо. Но, это средство типа «у владельца молотка всё вокруг – это шляпки гвоздей».

А.А.Жириков указал на важнейшие средства организации личной работы руководителя – приоритеты и делегирование. Дальнейший разговор на тему статьи – это технология применения этих средствах. Чтобы не лишать автора статьи и некоторых её читателей радости самостоятельного познания истины, сошлюсь на книжку Дж.Моррисея «Целевое управление организацией». :)

Главный инженер, Тольятти
Александр Жириков пишет:

Максим Денисов пишет: «Если у вас много задач и вы не знаете, за что хвататься, начните с хронометража. Определите – чего в работе больше – процессов или проектов, и выберите процессный или проектный подход, а может быть процессно-проектный».

На мой взгляд, рекомендация неверна в корне. Начинать надо с определения приоритетных задач. С решения проблем, влияющих на вашу жизнь, здоровье, бизнес, карьеру (они, как правило смешаны и определяются индивидуально). С делегирования задач подчиненным. С исключения задач, которые ранее показались значимыми.

Это спор о яйце и курице. С чего начать с анализа того что мы делаем и делали или с того что нужно сделать. Я действовал сначала в точности как вы пишете. Расставлял приоритеты и работал. И сейчас также поступаю. И до тех пор пока не провёл хронометраж был уверен, что работаю эффективно.

Определить в какую сторону копать очень важно. Но из своего опыта могу сказать, что нужно ещё понять в какую сторону копали до этого момента и понять почему копали совком, зигзагами и на глубину в два раза больше необходимой.

А вот делегировать задачи подчинённым и исключать задачи, которые казались важными без хронометража не рекомендую.

Генеральный директор, Нижний Новгород
Святослав Иванов пишет:
С методом можно соглашаться или спорить, но изложено комфортно.

Я сторонник сначала разобраться с методом, пусть он изложен не как у автора, а некомфортно: сначала содержание, потом форма.

Я также сторонник переноса по максимуму достижений менеджмента организаций в тайм-менеджмент (все функции управления, стратегия карьеры и пр. тонкости о чем пишет автор).

Цитата - Построили дом (проект) и обслуживаете (процесс), но при этом строите другой дом (проект).

Чтобы построить дом, нужно реализовать множество процессов.

То есть строительство дома (проект) не может быть реализован без процессов.

Проекты, полагаю, лучше рассматривать как элемент системы (например, проектная оргструктура) или как новые задачи.

Процессы - описание (подпроцессов) как эта система работает. Описание процессов позволяет повысить эффективность (убрать ненужные, исправить неловкие - как рекомендовал Тейлор).

Отладка процессов в личной работе - это хороший инструмент повышения эффективности.

Любую разовую задачу (проект) можно разделить на более мелкие задачи и в разнообразных проектах найдется много повторяющихся подпроцессов.

Пример - я пишу новую книгу (проект). Но есть литобработка, корректура и пр. во всех книгах.

В личной работе, т.о., лично у меня никаких проблем не возникает.

Цитата - когда в ежедневную процессную работу вклинивается проект, а если проект не один, то скорость падает в разы.

Это нормально. Но, следует использовать отлаженную ранее процедуру.

Цитата - Определите – чего в работе больше – процессов или проектов, и выберите процессный или проектный подход, а может быть процессно-проектный.

Этот момент я не смог уловить - если одного больше - выбираем этот, если ровно пополам - оба. И, главное, не смог уловить разницу в организации работы, что предлагает автор? Например, в моем простом примере по написанию книги (автор пишет статьи (проекты) - потому ему мой пример не должен доставить затруднения. Буду признателен за пояснения.

Генеральный директор, Хабаровск
Максим Денисов пишет:
Александр Жириков пишет:
На мой взгляд, рекомендация неверна в корне. Начинать надо с определения приоритетных задач. С решения проблем, влияющих на вашу жизнь, здоровье, бизнес, карьеру (они, как правило смешаны и определяются индивидуально). С делегирования задач подчиненным. С исключения задач, которые ранее показались значимыми.
Это спор о яйце и курице. С чего начать с анализа того что мы делаем и делали или с того что нужно сделать. Я действовал сначала в точности как вы пишете. Расставлял приоритеты и работал. И сейчас также поступаю. И до тех пор пока не провёл хронометраж был уверен, что работаю эффективно.
Определить в какую сторону копать очень важно. Но из своего опыта могу сказать, что нужно ещё понять в какую сторону копали до этого момента и понять почему копали совком, зигзагами и на глубину в два раза больше необходимой.
А вот делегировать задачи подчинённым и исключать задачи, которые казались важными без хронометража не рекомендую.

Хронометраж – термин неправильный. Правильное название метода – хронометрирование илисамонаблюдение (СН). И он требует достаточно много времени: 3-6-9-12 месяцев, иначе вы не уловите тенденции, ошибки и проблемы, которые (а) либо вы сами себе создаете, (б) либо ваши подчиненные, (в) либо ваши руководители, (г) либо внешние факторы,(д) иные и даже (е) все вместе. Раньше была такая дисциплина – научная организация труда (НОТ), которая учила, как надо организовывать свой труд, рабочее место. Затем появились другие технологии, всякие приложения, диаграммы и иные инструменты. Но мало, кто владеет этими методами, включая метод самонаблюдения. Путем проведения хрометрирования рабочего времени нельзя получить ответы "в какую сторону копали до этого момента и понять почему копали совком, зигзагами и на глубину в два раза больше необходимой".

Главный инженер, Тольятти

Владимир, спасибо за развёрнутый комментарий. Я сомневаюсь что вам что-то непонятно по сути, но всё же попытаюсь объяснить.

Если бы автор писал только статьи, то это была бы проектная работа, как у журналиста или копирайтера, но автор работает на заводе и у него есть куча рутинных задач, которые он обязан выполнить до того, как примется за статью.

Помимо рутинных задач - процессов, есть ещё проекты: подбор нового сотрудника, ремонт трансформатора, замена масла в котельных и так далее. Вы абсолютно правы каждый проект состоит из процессов.

Суть моего метода в том, что необходимо описать процессы, заполнить день этими процессами. А в освободившееся место вставлять куски проектов (тоже процессы). Согласно приоритета. Но только в таком порядке. Далее идут нюансы соотношение проектов и процессов, размер проектов.

У большинства людей вокруг список задач не разделён на проекты и процессы и в результате работа выполняется, но может выпасть один процесс.

Если взять за пример написание книги. То вы сначала выполняете рутинные обязанности генерального директора, а потом пишете книгу, или наоборот, но осознанно. И организация на плаву и проект движется.

Генеральный директор, Нижний Новгород
Максим Денисов пишет:
Суть моего метода в том, что необходимо описать процессы, заполнить день этими процессами. А в освободившееся место вставлять куски проектов...Но только в таком порядке.
...а потом пишете книгу, или наоборот, но осознанно.

Спасибо, я действительно не уловил Ваше предложение.

Пробую его мысленно апробировать в моем примере:

у меня запланирована корректура новой книги (но для меня это рутинная работа, хотя книга новая). С утра над этим поработал (часто с 4-5 утра, дает знать возраст), потом (после завтрака) пошел на автостоянку - по дороге появились новые мысли (это может быть идея новой книги) - но трудно даже такую работу назвать проектом - это процесс генерации идей.

Быть может, чтобы разобраться глубже, стоит дать определение процесса и проекта? Типа - процесс - действия по движению к цели, проект - описание результата по достижению цели? Но обычно проект включает в себя и описание пути?


Директор по развитию, Москва

Согласен с мнением комментаторов. Здесь надо было почитать статьи (в этом же разделе) про делегирование полномочий.

Абсолютно правильно сказано - выделить главное...

Но возник вопрос по ходу чтения статьи. Руководитель, у которого несколько подразделений, не может быстро собраться, работает в аврале. Потом осознает что это плохо и ПЯТЬ (!!!) недель хронометрирует свою деятельность, чтобы потом все проанализировать (надеюсь не в рабочее время) и понять как исправить ситуацию. Директор Вашего завода Ваш родственник? Любого другого руководителя за неумение в течении двух месяцев организовать работу уже выгнали бы.

Директор по производству, Украина
>>> Руководитель, ... ПЯТЬ (!!!) недель хронометрирует свою деятельность, ...

.

Посчитаем.

Через каждые 15 мин совершается запись о содеянном. Пусть на свершение одной записи тратиться 2-3 минуты. Пусть удельный расход времени на анализ записей -- 1-2 минуты. Получается, что каждая запись стоит 3-5 мин расхода рабочего времени. То есть, поиск "спасения в тайм-менеджменте" стоит от 3/15 до 5/15 (20-33%) рабочего времени. ... :)

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
​Каков размер взяток в РФ

Цифра дня: Общая сумма выявленных взяток достигла почти 2 млрд руб.

​Работу офшоров ужесточают

Тренд дня: Резидентам офшоров придется открыть реальные офисы и нанять сотрудников.

Микрозаймы для малого бизнеса увеличились

Цифра дня: Размер микрозайма для малого и среднего бизнеса увеличен до 5 млн руб.

​Москвичи уходят в мессенджеры

Связь дня: Мобильный голосовой трафик в Москве снижается.