Процессно-проектный подход: как распределить время в течение дня

Как я сошел с рельсов

До сентября 2017 года я работал начальником ремонтного участка: знал – что делать, как делать и когда делать, поэтому у меня оставалось время на чтение книг, написание статей и проведение мастер-классов по тайм-менеджменту.

В сентябре 2017 года получил новую должность. Произошел одновременно горизонтальный и вертикальный рост. Ответственность возросла. Задачи поменялись на 100%. Вместо организации конкретной работы пришлось контролировать направление. Изменились цели и сбился установленный порядок. Не умеющего плавать ребенка вытолкнули из лодки. Началась суета и барахтанье.

Если раньше задачи были расписаны по минутам, теперь я барахтался в море задач и выполнял их в авральном режиме. И этот аврал вытеснил знания и навыки тайм-менеджмента. Как будто у Гарри Поттера отобрали волшебную палочку.

Я сошел с рельсов. Перестал ставить приоритеты на день, а выполнял задачи в случайном порядке и ориентировался на количество, а не на значимость, потому что пока не понимал, у каких задач выше приоритет. Появилось ощущение холостого хода. Работаешь, но никуда не движешься. Когда я это осознал, начал возвращаться к реальности.

Понял, что нужно «встать на рельсы» – научиться выполнять и довести до автоматизма задачи, входящие в обязанности: описать процессы и навести порядок в проектах. Я посмотрел по сторонам и увидел, что с подобными трудностями сталкиваются люди вокруг. Они не успевают выполнять работу, но не понимают корня проблемы.

Я начал эту статью в январе 2018, как совет тем, кто оказался в подобной ситуации, но отложил написание до того момента, когда проверю теорию практикой. Проверка заняла пять месяцев.

Причины беспорядка в работе

Я назвал этот способ организации работы процессно-проектный подход. Понятия процесса и проекта я рассматриваю в контексте индивидуальной работы.

  • Процесс – это задача, которая выполняется раз в день, неделю, месяц: планерки и совещания, подписание и согласование документов, заявки, составление и согласование отчетов, подписание табелей и графиков и так далее. Процесс – это рутина.
  • Проект – это разовая задача: запуск нового оборудования или новых продуктов, открытие магазина, подбор сотрудника, наведение порядка в бумагах, составление инструкции. Проект – это изменение в работе, переход на новый уровень или «заполнение дыры».

У одних в работе преобладают проекты, у других – процессы. Проблема возникает при переходе: монтажник переходит в сервис и приходится перестраивать мышление с проектного на процессное. Еще большая проблема возникает при совмещении: когда мышление приходится перестраивать в день по несколько раз. Построили дом (проект) и обслуживаете (процесс), но при этом строите другой дом (проект). Нужно уделять время и внимание и тому и другому.

Мое подразделение обслуживает завод: планово и аварийно ремонтируем оборудование, закупаем и самостоятельно изготавливаем запчасти. Это процессы. Несколько раз в год проводится модернизация старого оборудования или монтаж нового. Это проекты.

У сотрудников начинается хаос в голове и в работе, когда в ежедневную процессную работу вклинивается проект, а если проект не один, то скорость падает в разы. Появляются ошибки, начинается суета и паника.

Люди, за которыми наблюдал, наводят порядок двумя способами:

  1. Берут дополнительное время – остаются после работы. Это время в кредит у себя или у семьи.
  2. Не выполняли часть процессов – брали кредит у работы в надежде нагнать после проекта. Иногда такая тактика срабатывала.

Оба способа ведут к увеличению задач впоследствии. Время в кредит возвращают с процентами. Кредит времени, как и денежный, берут бездумно. Почему при появлении одного-двух дополнительных проектов начинается хаос?

  1. Не знаем, какие процессы и проекты выполняем в работе. В результате принимаем безрассудное решение, когда выполнять новые задачи, какими из старых задач можно пренебречь.
  2. Не управляем задачами. Выполняем те задачи, невыполнение которых грозит последствиями, остальные откладываем.
  3. Отсутствует буферное время, которое выделяется под новые задачи. Где его взять? В оптимизации процессов. Люди не наводят порядок в процессах, до тех пор, пока не появятся лишние задачи. Пока рак на горе не свистнет и петух не клюнет. Когда это происходит, уже поздно.
  4. К проектам нужен другой подход.

Для работы с проектами нужны хотя бы небольшие навыки и знания проектной работы.

Я снова встал на рельсы

Осознав проблему, я понял, как встать на рельсы, используя навыки тайм-менеджмента.

  1. Провел хронометраж. Создал и распечатал бланк и в течение пяти недель раз в пятнадцать минут записывал каждое действие.
  2. Проанализировал хронометраж. Определил процессы – задачи, которые выполняю каждый день, неделю, месяц; проекты – крупные разовые задачи; случайные задачи – остальное, что нужно перестать делать.
  3. Составил список процессов. Что делаю каждый день, каждую неделю, каждый месяц. Этот список висит на стене.
  4. Описал процессы. Редкие и крупные, чтобы не тратить время на вспоминание. У меня много времени уходит на то, чтобы вспомнить, как выполнять задачу, которую выполняю раз в месяц, поэтому я просто достаю описание процесса и подглядываю в него при выполнении задачи. Часто выполняемые, чтобы впоследствии оптимизировать.
  5. Визуализировал процессы. Простой вариант – блок-схема, более трудоемкий – пиктограммки, еще более трудоемкий – фото или видеоинструкция. Для объяснений другим лучше видеоинструкция или блок-схема, для себя – любые заметки, которые помогают вспомнить.
  6. Собрал процессы в блоки. Измерил время блока. Прочитал, что процессы лучше выполнять блоками и попробовал это в работе – не прижилось. Много отвлечений, блок постоянно разбивают. Стараюсь придерживаться, но рекомендовать этот способ не могу. У меня работает плохо.
  7. В течение каждого процесса отслеживаю время и стараюсь улучшить. Еженедельный процесс «составление плана работ на ремонт» в специализированной программе изначально занимал 4 часа, сейчас занимает час. Благодаря горячим клавишам, тренировке и объяснениям, как это делать другим людям.
  8. Выписал проекты. И те, которые начал сам, и те, которые начало руководство.
  9. Составил план для каждого проекта. Описал цель проекта, желаемый результат и этапы проекта.
  10. Расставил приоритеты по проектам. Сначала выполняю первый в списке, если это невозможно – второй. Приоритет проекта – понятие субъективное и меняется от настроения руководителя, моего настроения и погоды.
  11. Визуализировал ход каждого проекта. Для себя я изобрел метод «батарейка». Выполняя часть проекта, закрашиваю нарисованную батарейку на 10%, 20% или 50%. Можно конечно и MS Project применять, но для моих проектов это будет как убийство мухи кувалдой.
  12. Составляю план на день, исходя из затрат времени на процессы и проекты. Я знаю, когда у меня блоки процессов и когда есть время на проекты. При планировании дня беру листок с проектами и решаю, над каким этапом, какого проекта буду сегодня работать и ставлю в план дня. Конечно, с учетом приоритета. С 8 до 9 и с 16 до 17 у меня есть время, когда меня не отвлекают. В это время работаю над проектами, или совершенствую процессы, или пишу статьи.

Особенности подхода

  1. Процессы известны и постоянно совершенствуются.
  2. Проекты известны и описаны. Завершение одного проекта открывает время следующему.
  3. Можно предметно разговаривать с руководителем.
  4. Можно делегировать и процессы и проекты, потому что они описаны.
  5. Если будет аврал, запланирую его на свободное время.
  6. Осознанно направляю время и внимание на процессы и проекты.
  7. Осознанно отказываюсь от процесса или проекта, а не бессознательно отодвигаю на задний план.

Если у вас много задач и вы не знаете, за что хвататься, начните с хронометража. Определите – чего в работе больше – процессов или проектов, и выберите процессный или проектный подход, а может быть процессно-проектный.

Расскажите коллегам:
Комментарии
Александр Жириков +2192 Александр Жириков Генеральный директор, Хабаровск
Владимир Зонзов пишет: То есть, поиск "спасения в тайм-менеджменте" стоит от 3/15 до 5/15 (20-33%) рабочего времени. ... :)

Кроме самонаблюдения есть множество иных методов, которые позволяют за 10-15 минут "разложить" любое предприятие "по косточкам", определить основные проблемы в организации управления.

Главный инженер, Тольятти

Не думал я, что придётся защищать такой инструмент, как хронометраж.

1. Это единственный мне известный инструмент, который позволяет посмотреть на свою работу со стороны. Можно убедить себя, что ты великолепный управленец, а можно провести анализ и посмотреть сколько времени ты тратишь на пустые разговоры. И не нужно отталкиваться от результата. Без описания процесса доказать, что результат не может быть выше невозможно.

Попробуйте установить RescueTime, если думаете, что хронометраж отнимает много времени. Этот трекер сам посчитает сколько времени вы работали продуктивно, а сколько комментировали статьи. Кстати, e-xe он относит к непродуктивным сайтам.

2. При хронометраже я делаю запись из 2-3 слов. И это отнимает 2-3 секунды, а не 2-3 минуты. Анализ пятимесячного хронометража занял у меня 6 часов, два захода по 3 часа. Я делаю это исключительно в рабочее время, потому что анализирую работу, а не личную жизнь.

3. Если вы думаете что аврал в работе современного руководителя что-то необычное, то я вам завидую и прошу описать свой день, а лучше неделю. Уверен что это будет интересно не только мне.

4. Аврал понятие не конкретное поэтому не стоит цепляться к этому слову. Директор мне не родственник, до меня за два года на этой должности сменилось 6 человек, я работаю год, если меня до сих пор не уволили, значит что-то всё-таки показываю. При этом я принципиально не работаю сверхурочно.

5. Если вы не пробовали проводить хронометраж спор не имеет смысла. Это из разряда "Не читал, но осуждаю". Если пробовали, но не получилось тогда расскажите или напишите статью. Опять таки, это будет интересно 1500 человек прочитавшим эту статью. И уж тем более не стоит говорить о гвоздях и молотках, если вы не пробовали этот молоток.

Researcher, Москва
Максим Денисов пишет:
Не думал я, что придётся защищать такой инструмент, как хронометраж.

Меня Ваш "хронометраж" сильно смущает и непонятно что для Вас есть текучка.

Вы кто? Руководитель или рядовой исполнитель?

Из текста статьи я понял, что Ваше подразделение выполняет работы:
а) обслуживание оборудование;
б) установка нового (замена старого?)

Какова Ваша (личная) роль в этих работах и какие производственные функции Вы (лично) в этих работах исполняете?

Например при обслуживании вы Лично даете задание слесарю (?) или сами "крутите гайки" ?

Александр Жириков +2192 Александр Жириков Генеральный директор, Хабаровск
Максим Денисов пишет:

Не думал я, что придётся защищать такой инструмент, как хронометраж.

А никто и не утверждает, что самонаблюдение (хронометрирование) плохой инструмент. И на ведение СН, действительно, требуется 5-7 минут в течение всего рабочего дня. Вопрос стоит о целях и задачах, решаемых СН. И большое значение имеет аналитика, понимание того, что вы хотите. определить

Researcher, Москва
Александр Жириков пишет:
А никто и не утверждает, что самонаблюдение (хронометрирование) плохой инструмент.

Странно, но я за свои 44 года трудовой деятельности (не считая обучение в ВУЗе) ни разу им не пользовался.
Может этот инструмент бессмысленное занятие?

Главный инженер, Тольятти
Валерий Овсий пишет:


Из текста статьи я понял, что Ваше подразделение выполняет работы:
а) обслуживание оборудование;
б) установка нового (замена старого?)
Какова Ваша (личная) роль в этих работах и какие производственные функции Вы (лично) в этих работах исполняете?
Например при обслуживании вы Лично даете задание слесарю (?) или сами "крутите гайки" ?

Я главный энергетик и по совместительству главный инженер.

Текучка это согласование графиков ППО, согласование заявок на запчасти и оборудование, совещания, переписка с контрагентами, собеседования, написание приказов, контроль порученных задач, разбор аварийных ситуаций и т.д. и т.п. Это то что я должен делать периодически.

Может быть хронометраж бессмысленное занятие, но пока вы его не попробуете вы можете только высказывать предположение.

Если за свои 36 шесть лет я не пробовал трюфель я не могу утверждать что он не вкусный. Но предположение о его вкусовых качествах я сделать могу.

Владимир Зонзов +10253 Владимир Зонзов Директор по производству, Украина
Максим Денисов пишет:
Я главный энергетик и по совместительству главный инженер.

Совмещение -- оригинальное.

Владимир Токарев +15105 Владимир Токарев Генеральный директор, Нижний Новгород
Максим Денисов пишет:
Не думал я, что придётся защищать такой инструмент, как хронометраж.

Мне представляется, что название хронометраж немного запутывает читателей (хотя широко используется как термин). На самом деле речь идет о применении научного метода (наблюдение - хронометраж, анализ - результатов хронометража, синтез - изменение структуры своего времени).

Применением научного метода Тейлору позволило повысить производительность труда отдельного рабочего (это были первые эксперименты, потом были другие) - в 4 раза, Адамецки (Россия, результаты опубликовал раньше Тейлора) смог повысить выработку прокатного стана в 3 раза (грубо говоря -за счет хронометража, на самом деле за счет применения научного метода.

Я вел круглосуточный учет времени (то есть фиксировал и время на сон) 10 лет, хронометраж по карточкам Гастева занимал у меня 7 минут в день (включая анализ прошлого дня, поэтому в конце месяца у меня время на анализ практически не занимало).

Известна система Любищева - пожалуй, самая трудоемкая. Но лучше прочитать Гранина Эта странная жизнь о его системе, чтобы понять, что, хотя система занимала достаточно времени, за счет нее можно прожить как бы несколько полноценных жизней (причем, полной жизнью, без каких-то ограничений) только за счет ... хронометража.

Защищать хронометраж не нужно по двум причинам:

1. Поскольку речь идет о научном методе, применяемом столетиями в самых разных науках (в данном случае речь идет о производстве, кстати ЛИН, по моему мнению, это просто научный метод, переложенный на язык торговой марки этого инструмента).

2. Друкер классифицировал все страны на 2 класса - развитые и ... другие, где в других находится Россия. Причины отличий он объясняет применением принципов Тейлора, на самом деле - просто применением научного метода в производстве - https://www.e-xecutive.ru/community/magazine/14982...



Researcher, Москва
Владимир Токарев пишет:
На самом деле речь идет о применении научного метода (наблюдение - хронометраж, анализ - результатов хронометража, синтез - изменение структуры своего времени).

Ошибочность такой трактовки "Научного метода" отметил даже Омар Хайям:

В одно окно смотрели двое (Токарев и Овсий ;-))
Один увидел дождь и грязь
Другой - листвы зеленой вязь, весну и небо голубое
В ОДНО окно смотрели двое.

Омар Хайям

Из этих строк совершенно очевидно что между "наблюдением" и "анализом" должно находится еще как минимум "интеллект", "знания", "ПОНИМАНИЕ !!"...

Почти уверен что если бы вместо Тейлора был бы "современный консультант" то результат был бы другой.

Мыслительный кейс для апологетов Токаревской трактовки "научного метода":

Свинья и курица смотрят в лужу после дождя. Их "анализ" совпадает? Если - нет, то почему?

Researcher, Москва
Максим Денисов пишет:
Может быть хронометраж бессмысленное занятие, но пока вы его не попробуете вы можете только высказывать предположение.

А зачем, с какой целью я должен ЕГО пробовать.

Я считаю, что загруженность, многозадачность, хаотичность работы менеджера НЕ В ХРОНОМЕТРАЖЕ личной жизни, а в ПЛОХОЙ организации работы подразделения, управляемого этим менеджером. Т.е. он плохой менеджер, плохой организатор.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.

70% россиян отмечают сильное влияние работы на уровень стресса

Наибольший стресс создают строгие дедлайны, внезапные и большие объемы задач, а также собственные ошибки при выполнении задач.