О пользе эпистолярного жанра в общении с партнерами

Бизнес

Управляющая компания во главе нескольких предприятий малого и среднего размера с общим составом акционеров.

Ситуация

На первый взгляд, отношения между акционерами и управление бизнесами не имели проблем. Назначив управляющего партнера, акционеры занимались своими проектами и «под ногами» управляющего не мешались.

Конечно, были обязательные ежегодные собрания акционеров, повестка которых повторялась из года в год: заслушать управляющего о результатах деятельности компаний, распределить прибыль, высказать пожелания и предложения.

Конечно, были звонки и визиты с дежурным вопросом «ну как дела?». Не более того. Дежурный же ответ «все нормально» всех устраивал.

Но у этой идиллической картины была обратная сторона.

Доверие акционеров – это, конечно, здорово. До тех пор, пока решения и действия управляющего не приведут к фатальным или просто негативным последствиям. Вот тогда-то обязательно всплывет, что есть вопросы, которые относятся к исключительной компетенции акционерного собрания и управляющий был не вправе решать их единолично. А такие вопросы возникали куда как чаще, чем раз в год. Серьезнейшие вопросы, способные кардинальным образом повлиять на бизнес. Причем на решение некоторых из них отводилось очень ограниченное время. Добиться же оперативных ответов акционеров (не то что собрать внеочередное акционерное собрание), оперативно выработать консолидированное решение акционерного собрания становилось все труднее и труднее.

Причин тому было несколько.

Были объективные:

  • акционеры загружены проблемами своих проектов;
  • один из акционеров – государев человек – вообще живет в каком-то ином измерении;
  • часовые пояса – один ведет бизнес в Сингапуре и большую часть времени проводит там, двое – в Москве, а еще двое на ПМЖ в Штатах.

Но были (что больше всего раздражало управляющего) и субъективные причины – некоторые акционеры настолько привыкли, что все [управляющим] разруливается само, настолько приучились не напрягаться, что заставить их задуматься, высказаться и подписаться под каким-либо решением, стоило огромных нервов и времени.

Поначалу управляющий пытался использовать самый оперативный, как казалось, способ связи – телефон. Но быстро выяснилось, что у этого способа масса недостатков. Во-первых, разница во времени. Когда в Сингапуре заходит солнце, Москва только просыпается. И, соответственно, Штаты приступают к работе, когда в Москве рабочий день подходит к концу. Во-вторых, длинная цепочка звонков для принятия устраивающего всех решения. Первый круг звонков – изложить суть проблемы, вопроса и предложения. Второй – собрать мнения. Третий – предложение на основе собранных мнений. Четвертый – получить одобрение. И все это по пять раз в одном кругу. А если вдруг возникают разные мнения, то круги могут быть бесконечными. Но главная, как выяснилось, проблема – великий и могучий русский язык. Не раз и не два возникала ситуация, когда «я не это имел в виду», «я тебя не так понял», «ты же говорил полосатое, а теперь выясняется, что черно-белое».

Это действительно становилось серьезной проблемой, так как компания теряла один из важнейших козырей средне-малого размера – оперативность принятия решений.

В качестве конкретного примера – управляющий не смог нанять топ-менеджера, зарплатные ожидания которого значительно превышали утвержденный акционерами бюджет, но который, в понимании управляющего, окупился бы сторицей. Этот кандидат готов был даже немного поступиться компенсационным пакетом, но оказался не готов ждать две недели на получение оферты. И его можно понять.

Другой пример – перераспределение расходных статей бюджета в пользу приобретения небольшого, но перспективного бизнеса. Принятие решения по этому вопросу вообще не имело срока и, в результате, затерялось где-то в телефонных проводах.

К великому сожалению, таких примеров было много.

Вроде «мелочи», но они приводили к тому, что не только терялась текущая прибыль, но и страдала репутация. Как компании, так и самого управляющего. А это трудноизмеримая, но реальная и серьезная угроза успехам будущих периодов.

Как «сплющить» часовые пояса и заставить молчунов… молчать?

Первое, что вынужден был проделать управляющий над собой – заставить себя писа́ть. Писать все, что собирался сказать акционерам. Суть проблематики, вопросы, варианты решения и так далее. Только письменно!

Поначалу «трактаты» рождались в муках. Получались длинными и не слишком читабельными.

Но достаточно быстро «сочинительство» стало нормой и, что примечательно, это значительно сократило время на выработку и принятие решений. Во-первых, не нужно было подгадывать часовые пояса. Адресат прочтет информацию в удобное для него время. Во-вторых, свелись к минимуму проблемы «испорченного телефона» и нюансы русского языка. В-третьих, в письме, в отличие от голосовой связи, меньше эмоций и больше сути.

Второе, что сделал управляющий для исправления ситуации, – вышел на акционеров с предложением регламента заочного принятия решений по вопросам, входящим в исключительную компетенцию собрания акционеров.

Основные пункты регламента:

  1. В случае объективной невозможности проголосовать акционер заранее объявляет доверенное лицо из состава акционеров, которому отдает свой голос.
  2. Отсутствие ответа в определенные сроки считается согласием с большинством.
  3. Голосование производится с помощью электронной почты и только при отсутствии таковой – голосом.
  4. Все предложения по сути вопроса принимаются только в письменном виде.

Последний пункт стоит отдельного комментария. Дело в том, что часть акционеров, неглупых, уважаемых людей и успешных предпринимателей, умели и любили рассуждать и давать добрые советы. Любили поговорить. Но написать две строчки или, о, ужас, абзац для них было смерти подобно! Может быть, это условие было слишком жестким в их отношении, но зато оно исключило «шелуху», на которую управляющий директор вынужден был как-то реагировать. Есть дельное предложение – сформулируй кратко и письменно. Если не можешь (не хочешь, лень) – значит дельного предложения нет.

Резюме

Сопротивление «несознательной» части акционеров было недолгим и несильным. Вскоре они настолько привыкли к новым правилам, к «писанине», что при смене управляющего уже не понимали, как они могут оценивать происходящее и участвовать в принятии решения, не имея перед глазами письменного изложения сути проблем и вопросов.

Фото в анонсе: Unsplash

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Директор по маркетингу, Москва
В чем приятная необычность этой статьи? В том, что ее автор – [COLOR=red=red]не «словесник», а бизнесмен[/COLOR]. Отлично! Свою культуру написания деловых писем, меморандумов, предложений и т.д. я нарабатывал на западных фирмах. Очень многому научил опыт создания дипломатических «справок» для высших государственных органов СССР в мою бытность сотрудником МАГАТЭ (не более двух страниц!). Очень помогли западные пособия по деловой документации. Автор прав – толковый сжатый документ, если он правильно создан, выполняет работу десятков телефонных разговоров. К тому же его можно перечитать, его можно показать другим заинтересованным лицам, его можно подшить (а сейчас запомнить в электронном виде). Частный пример – чисто устная продажа продуктов «трудного выбора», особенно когда решение о покупке принимает группа представителей разных отделов, дает слабые результаты, если встреча не подкреплена письменными документами. Об этом, к сожалению, не говорят нашим продавцам. [COLOR=red=red]Писать деловые документы у нас не умеют![/COLOR] У нас нет не только культуры деловой переписки. У нас нет вообще культуры изложения мыслей на бумаге. Одна из причин этого в том, что наша школа нас этому не учит. Она нас учит только дубовой пунктуации и догматическому правописанию. Лет 15 тому назад, придя в ужас от качества (содержание, представление, форматирование и пр.) документов, которые мне выдавали на фирме, которую я тогда консультировал, я, придя домой, на адреналине написал памятку «Как создавать документы» (http://www.repiev.ru/articles/docum.htm). Судя по получаемым мною отзывам, она многим помогает.
Директор по маркетингу, Москва
«Поначалу «трактаты» рождались в муках. Получались длинными и не слишком читабельными.» ''
Репьев Александр пишет: Писать деловые документы у нас не умеют!
Одно из моих любимых высказываний (Миттеран кажется): ''Если вы хотите что бы я выступал 5 минут - дайте мне неделю на подготовку. Если вы хотите что бы я выступал 1 час - то я смогу выступить завтра. Если же вы хотите что бы я говорил бесконечно - то я могу начать прямо сейчас'' Хорошая статья Андрей. ''Основные пункты регламента'' в работе тоже используем.
Председатель совета директоров, Москва
Репьев Александр пишет: http://www.repiev.ru/articles/docum.htm ...
немного критики: Сам документ ''Как создавать документы'' написанный в три колонки (Word) не слишком удобен для чтения :D :D
Нач. отдела, зам. руководителя, Украина
У нас нет вообще культуры изложения мыслей на бумаге.
Если мысль не может быть изложена в письменном виде, то, может, мысли-то и не было????(мнение одного математика) Второй ''слоник'' -исчезают напроч: ''ты меня не так понял''..''а ты мне этого не говорил...'', что полезно и в общении с сотрудниками. Поэтому автору +1
Директор по маркетингу, Москва
Евгений Корнев пишет: Сам документ ''Как создавать документы'' написанный в три колонки (Word) не слишком удобен для чтения
-- А что Вы скажете о газетах, которые в 6-8 колонок? И журналах, многие из которых в 3 колонки? Кстати, в этом документе есть информация о длинне строк. Дело скорее в том, что Вы стали читать документ на экране. В Word есть простая функция, позволяющая читать в одну колонку и шрифтом любого размера.
Управляющий директор, Самара
Сам документ ''Как создавать документы'' написанный в три колонки (Word) не слишком удобен для чтения
а мой первый (любимый) документ, когда я обосновываю проект - начинается всегда с трех колонок: ''От чего уходим'', ''К чему приходим'', ''Что нужно сделать'' :), когда даже еще цифр нет. По мере необходимости - увеличиваем количество колонок.
Председатель совета директоров, Москва
Александр Абрамов пишет: По мере необходимости - увеличиваем количество колонок...
тогда уж лучше таблица ;)
Аналитик, Москва

Полностью поддерживаю!
Текстовый документ с подписями был и остается главным инструментом работы с официальными лицами.
И не только с ними.
Сталкиваясь по работе с безответственностью и разгильдяйством руководителей нижнего звена, переходил на официальную переписку, и это всегда приносило результаты. Документированная история решения какого-то вопроса (с размытой ответственностью) всегда выручает добросовестного работника.
Другой пример. Занятый начальник неделями не может вас принять по горящему вопросу. Пишите суть дела с указанием сроков, ответственности и ваши предложения - и секретарю под регистрацию. Тем самым вы корректно переложили ответственность на начальника.
И еще. Ничто так не действует на обнаглевших чиновников, как необходимость вовремя ответить на грамотное письмо. Парадоксально, но письменный документ - самый короткий путь к достижению цели.
Некоторая потеря времени на формулировки компенсируется сторицей - документированием процесса, фиксацией этапов, результатов, достигнутых участниками процесса. Родина знает своих ''героев'', никто не отвертится.
Кроме того, процесс письменного изложения заставляет самого автора более глубоко и широко осмыслить проблему и даже иногда подсказывает интересные идеи.

Директор по маркетингу, Москва
Евгений Корнев пишет: тогда уж лучше таблица
Вы, похоже, не читаете прессу, поскольку совершено незнакомы с принятыми в них стандартами форматирования. Есть такое понятие читаемость. Она предполагает выполнение правил, открытых более 100 лет назад в результате изучения усвоения текстов нашими глазами и мозгом. Соблюдение этих правил облегчает чтение. Одним из критериев является длинна строк -- чем длиннее строка, тем труднее она усваивается. Исследования показали, что максимальная длина строки – 45 знаков. Кстати, теория скорочтения основана на короткой строке. Правда, возможно, Ваше зрение работает иначе. Все бывает.
Председатель совета директоров, Москва
Александр Репьев пишет: Вы, похоже, не читаете прессу, поскольку совершено незнакомы с принятыми в них стандартами форматирования...
в том контексте
Александр Абрамов пишет: ''От чего уходим'', ''К чему приходим'', ''Что нужно сделать''
как раз лучше не текст, а именно таблица... это обычный план организационных мероприятий и к прессе и читаемости никакого отношения не имеет...
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.

Японцы доказали, что при четырехдневной рабочей неделе производительность растет. В Microsoft сообщили о росте на 40%

Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.

 
Кто счастлив в России?

Самыми счастливыми оказались - медики, госслужащие и HR-ы. Об этом сообщается в исследовании Headhunter.