10 лайфхаков, как экономить время бизнесмену и менеджеру

Время – наш самый лимитированный ресурс, его всегда не хватает. И бизнесмену, и менеджеру. Как часто вы не замечали в рабочих и повседневных делах, что уже наступил вечер? У меня это происходило настолько часто, что я начала задумываться о том, где и как упускаю свои драгоценные минуты. В итоге в моей жизни появились правила, которыми я пользуюсь, чтобы не тратить время попусту. Думаю, они будут полезны всем. Применяйте разумно.

1. Не в потоке

«Все бегут, бегут, бегут, и я бегу», – пел Валерий Леонтьев. И его песня, согласитесь, очень жизненная. На работу и с работы мы все едем примерно в одно и то же время, проводя значительную его часть в пробках. В магазины забегаем в похожие часы, поэтому стоим в очереди на кассе, теряя минуты. Даже в отпуск летим по расписанию – и часто попадаем на битком забитые пляжи и в дорогущие отели. 

Совет: смените расписание, живите не как все.

Найдите время, когда на улице нет загруженного трафика, и используйте для переездов его. Бизнесмену это сделать проще – он сам себе хозяин и может приехать на два часа позже в офис, да и уехать в своем режиме. Если у вас свое дело, по возможности не планируйте встречи на загруженные часы, пояснив свое предложение пообщаться попозже экономией времени партнера. Это многие оценят. 

Менеджерам стоит поговорить с начальством о возможности выходить на работу не по расписанию У меня есть друзья, которые приезжают в офис и раньше положенного, и позже. Первые – жаворонки, вторые – совы. Соответственно, они раньше или позже уезжают, опять же не попадая в пробки. Если вы исполняете обязанности без нареканий, с большой вероятностью вам не откажут. Даже в жестких корпоративных условиях банка такие предложения срабатывают.

2. Одно дело за раз

Огромное количество времени мы теряем в попытках все сделать сразу: ответить на письма, на сообщения в мессенджерах, прочитать статью или осуществить все то, что пришло нам в голову. Смена деятельности – это всегда огромные затраты энергии и времени, так как пропадает фокус внимания, и нам нужно снова сосредоточиться. Если мы мечемся от задачи к задаче, то успеваем не много и делаем дела с низкой продуктивностью. Это касается и бизнесменов, и менеджеров, и даже домохозяек. 

Совет: составляйте план и придерживайтесь его, компонуйте однотипные задачи.

Проще говоря, не отвлекайтесь от проекта на каждое письмо или сообщение (исключая особенно важные). Решите для себя проверять почту 2-3 раза в день или же раз в логичный допустимый для вашей занятости период времени. Я, например, отвечаю на письма по утрам, а после заглядываю на почту раз в час, при этом просто прохожу взглядом отправителей. Только самым важным я отвечу сразу, все остальные письма откладываю на завтрашнее утро. При потоке в 10 писем в час экономия времени получается впечатляющей.

То же самое касается многих идей о развитии компании, которые нередко приходят в голову бизнесменам. Чаще всего они появляются в самый загруженный момент, когда ум максимально сконцентрирован. Очередное «А если вот так» лучше записать и обдумать позже, вернувшись к делам насущным.

План дел на день позволит успеть все, если вы придерживаетесь его более-менее стабильно. Гибкость никто не отменял, но в разумных пределах.

3. Позвоните!

Случалось ли вам выехать на встречу и в пути или даже на месте узнать, что у партнера изменились планы и он забыл вас предупредить? Слово «партнер» можно заменить на «клиент», «друг», «родственник», «супруг». Бывает очень жаль потраченного на дорогу и подготовку времени.

Совет: позвоните или напишите партнеру перед встречей. Не стесняйтесь, ваше время ценно. 

Возьмите за правило заранее в нужный день уточнять у партнеров, клиентов или друзей, в силе ли договоренность о встрече. Если позволяют отношения, то позвоните прямо перед выездом и спросите, успевает ли он вовремя. Особенно это важно, если вы потратите много времени на дорогу.

Кстати, для простого шоппинга это правило тоже работает. Если планируете купить конкретный товар в магазине, который далеко от дома, позвоните туда перед выездом, уточните, есть ли он в наличии. 

4. Нет перспектив – заканчивайте 

Нередко люди бизнеса попадают в ловушку «довести дело до конца во что бы то ни стало». Вы начали проект, вложились в него значительно и потратили массу времени. Но вдруг рыночная ситуация поменялась и ваше детище более не так востребовано, как вы планировали. Невероятно сложно это признать и отойти от дела вовремя. Мы продолжаем тратить на него массу времени, хотя понимаем, что не сработает. Реальность такова: выигрывает тот, кто легче и быстрее подстраивается по ситуацию. 

Совет: не тратьте время на то, что более не перспективно.

Дома также можно сэкономить немало времени, например, не досматривая фильм, который не понравился после первых 15 минут. И настроение будет хорошим, и что-то более интересное успеете сделать за выигранный час. 

5. У меня буквально 3 минуты

Наверняка у каждого был партнер или клиент, который любил поболтать и кроме важного рассказать о детях, здоровье и семье. Как вы понимаете, времени на это уходит огромное количество. Если это не тот, от кого кардинально зависит ваш доход или зарплата, то диалог можно значительно сократить, предупредив в начале разговора, что у вас буквально 3-5 минут до важной встречи или садится батарея. В этом случае вы узнаете все важное в первые минуты общения и далее сможете сами решить, стоит ли продолжить диалог на отвлеченные темы. 

Совет: ограничьте разговор, чтобы не терять времени.

С назойливыми родственниками и знакомым также можно сэкономить немало минут, предупредив их заранее, что ждете звонка от курьера или важного клиента.

6. Приемные часы

Здесь все достаточно просто: если ваше дело предполагает активное общение с подчиненными, ограничьте его приемными часами. Если этого недостаточно, то можно сделать сигнальную систему, предупреждающую, что прямо сейчас вас беспокоить нельзя. Например, держать дверь плотно закрытой. В этом случае вы сможете выполнять важные дела вовремя без отвлечений.

Совет: не будьте доступны для общения все время. Оставляйте часы для выполнения важных дел.

7. Помощники помогут

Если совсем непонятно, куда уходит время, поставьте себе на телефон и компьютер программу, которая будет отслеживать ваши действия, например, Rescuetime или подобные. Кроме вас эти данные мало кому могут быть полезны, поэтому не стоит бояться утечки. Зато вы узнаете, сколько времени проводите на различных ресурсах, сколько часов уделяете электронной почте и мессенджерам. Подобный ежедневный отчет расскажет о скрытых резервах времени, которое можно использовать более эффективно. 

Совет: узнайте больше, куда вы тратите время, и оптимизируйте процесс. 

8. На пике

Узнайте больше о своей продуктивности. Понаблюдайте, в какие часы вы делаете сложные дела более качественно, быстро и с настроением. На это время планируйте самые важные проекты и встречи. Весь остальной день можно посвятить разъездам, приемным часам или рутинной работе.

Если вы точно не можете сказать, когда более всего настроены на работу, поэкспериментируйте: можно вставать пораньше и все делать рано утром. Или же наоборот, поздно вечером или ночью.

Кстати, в зависимости от возраста и ситуации активное время может меняться. Раньше я очень продуктивно работала в ночные часы. С появлением семьи это время сместилось на утреннее-дневное.

Совет: делайте важные дела в момент пика своих возможностей. 

9. Сокращайте сроки

Мы уделяем работе столько, сколько сами решили. Поэтому не позволяйте себе тратить время там, где это не нужно. Если отчет можно сделать за 2 часа, не планируйте на него 4. Соберитесь и сделайте все качественно и эффективно, не растягивайте. Лучше запланируйте оставшиеся 2 часа на приятный перерыв после.

Совет: делайте важные дела в разумные сроки, не тратьте на них больше, чем нужно.

Кстати, свои повседневные дела вы тоже можете делать более эффективно, просто не смешивая их с чтением ленты новостей или общением в социальных сетях. 

10. Нет!

Это важное слово, которое экономит массу времени и сил. Особенно его важно говорить своим вредным привычкам и токсичным людям, которые не ценят свое и ваше время. Таким образом вы избавите себя от необходимости посещать бесполезные встречи, общаться с бестолковыми коллегами и делать то, что причиняет вред вашему здоровью, отнимая массу часов.

Совет: говорите «нет» там, где ваше время априори будет потрачено зря. 

Смело говорите «нет» сериалам, клипам и социальным сетям. Но не ограничивайте себя сразу и полностью, чтобы не было кризиса.


Нам всем зачастую не хватает времени в течение суток, часы летят, а сделано не так много. Включайте осознанность, расставляйте приоритеты и планируйте. Увидите, что в рабочем дне куда больше возможностей, чем мы привыкли думать. 

Читайте также: 

Расскажите коллегам:
Комментарии
Консультант, Нижний Новгород
Анатолий Курочкин пишет:
Ирина Плотникова пишет:

 

Кстати, в 2020 году исполнилось 100 лет российскому управлению временем. Мне тогда цитата вот эта попалась из одной монографии (Южный федеральный университет. – Ростов-на-Дону).  

"В 1920-е гг. в СССР была создана «Лига времени». В это объединение входили многие, в том числе Троцкий и Выготский. Для чего была создана лига? Для того чтобы решить одну проблему. Какую? Выяснилось, что русские не ценят время. У них нет сознания ценности времени, из-за этого русские склонны к своеволию, к неподчинению порядку. Они думают, что вздумается, приходят и уходят, когда хотят. Для искоренения этого недостатка стал издаваться журнал «Время».

В России и до Революции очень трудно приживался протестантский̆ лозунг «время—деньги». Почему? Потому что мы живем в православной̆ стране. Нелегко было приучить русского крестьянина вовремя приходить на работу, не ходить по газонам, не пить в рабочее время, не сквернословить, слушать мастера. Мерой переделки крестьянской натуры были штрафы. На штрафы русские рабочие отвечали забастовками".

Какая-то неумная цитата, Ирина.
Мы с Вами земляки. Так вот на севере области есть Успенский Высоковский монастырь. Это единственный монастырь в истории, который добровольно перешёл от Старообрядческой церкви к новой. Но дело не в этом. Он - восхитительной красоты. Белого камня. При этом даже сейчас туда нет нормальной дороги, нет больших рек, место довольно глухое. Я многократно был там. Спросил отца Паисия, как могли люди в триста лет назад сделать такое. Он ответил - сильные духом были люди. Вставали с солнышком, ложились с солнышком. 

Умели расчитывать силы, понимали в течении времени, в глубине времени больше смысла, чем мы, чем протестанты и католики. Вот вам и таймменеджмент. Вот вам и тренинг. У протестантов - ренинги, у православных - жизнь.

В этом и есть отличие, Анатолий. Вы же сами его подтверждаете своим примероом. Время - деньги – это как раз скорость и выбор наиболее  приемлимого и подходящего варианта. Так устроена американская система. Главное – результат и быстро. А у нас глубина и процесс. Что ж в этом неправильного или обидного?

И да, простите за опечатки, у меня с клавиатурой проблемы, то буквы двоятся, то не  пропечатываются. Я вроде перечитываю потом, но не всегда замечаю.

Консультант, Нижний Новгород
Александр Егоршин пишет:
Ирина Плотникова пишет:
В кросс-культурном менеджменте...

Ирина... Я, может, чего не так скажу - не обессудьте. Я, как говорится, академиев не заканчивал. Не довелось. У меня всего два высших, две проф.переподготовки, да с десяток курсов разных. Поэтому, за сиволапость простите.

НО.

Я половину в Ваших текстах не понимаю. Слова, вроде, знакомые, а смысл ускользает. Нельзя ли изъясняться несколько попроще, в расчете на не очень высокий уровень образования и интеллекта не только лишь всех. Чтобы, значитца, мы, с интеллектуальной периферии которые, тоже могли в дискуссиях участвовать. Высказываться, так сказать. Делиться мыслью. 

Спасибо за обратную связь, Александр! Очень важно. Буду стараться.

Консультант, Нижний Новгород
Валерий Андреев пишет:
Ирина Плотникова пишет:
Диалектика китайской мысли. Очень мудрая, по-моему))

Мудрая. но, не всегда логичная. Зачастую относительная и внесистемная. чтобы о чем-то спорить или дискутировать нужно договорится о понятиях и обязательно.. 

Алексей Уланов пишет:
владея базисом

 

Абсолютно согласна. Диалектика и логика – разные вещи. И о понятиях нужно договариваться на берегу. 

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Ирина Плотникова пишет:
Время - деньги – это как раз скорость и выбор наиболее  приемлимого и подходящего варианта. Так устроена американская система. Главное – результат и быстро. А у нас глубина и процесс.

"Признпю свою вину - меру степень глубину"))) Никак не могу согласиться с тем. что американцы менее глубоки чем надо для достижения результата. Как гласит одна некультурная пословица в моём вольном пересказе - "чересчур хорошо это тоже плохо". В смысле - не нужно делать то. что не нужно, даже если процесс этого и требует.

Ирина Плотникова пишет:
у меня с клавиатурой проблемы,

Аналогично увы

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Ирина Плотникова пишет:
 Протестантская этика не возбраняет стремление к успеху, причем материальному. Православная считает духовное начало выше  материального и богатства. И осуждает это.

Не встречал ни одного человека - ни в живую ни в литературе - который бы в религиозном служении отказывался бы от достатка. Если конкретно - спор между "иосифлянами" и "нестяжателями" о том хорошо ли монастырям быть такими богатыми и нацеленными на достижение коммерческого успеха любой ценой завершился победой иосифлян ещё при царе батюшке Иване 3-м - то есть ещё до рождения Ивана Грозного. С тех пор монастыри только богатели, и если бы не "анчихрист Пётр 1" то таковыми бы и оставались до самого большевизма. "Блаженны нищие духом" а вовсе не просто нищие.

Консультант, Нижний Новгород
Марат Бисенгалиев пишет:
Ирина Плотникова пишет:
 Протестантская этика не возбраняет стремление к успеху, причем материальному. Православная считает духовное начало выше  материального и богатства. И осуждает это.

Не встречал ни одного человека - ни в живую ни в литературе - который бы в религиозном служении отказывался бы от достатка. Если конкретно - спор между "иосифлянами" и "нестяжателями" о том хорошо ли монастырям быть такими богатыми и нацеленными на достижение коммерческого успеха любой ценой завершился победой иосифлян ещё при царе батюшке Иване 3-м - то есть ещё до рождения Ивана Грозного. С тех пор монастыри только богатели, и если бы не "анчихрист Пётр 1" то таковыми бы и оставались до самого большевизма. "Блаженны нищие духом" а вовсе не просто нищие.

Соглашусь) но вот как отвечают при этом батюшки на вопрос  о богатстве на портале Православие.

— Довольно часто говорят, что богатство — это благословение Божие, а бедность — наказание и даже проклятие. Вы согласны с таким мнением?

— При рассмотрении этого вопроса мы не должны уподобляться протестантам. Некоторые из них, например кальвинисты, так и утверждают: мол, внешнее благополучие — признак того, что человек спасен. Скажем, Жан Кальвин был приверженцем учения о безусловном предопределении Божием. Согласно этому представлению Бог еще до создания мира одних предопределил ко спасению, а других — к вечной погибели: от человека уже ничего не зависит, он не может изменить этого божественного благословения. И закономерно, что в среде кальвинистов возник вопрос: а как определить — ты спасен или обречен на вечную погибель? В итоге появился вот такой признак «спасенности»: внешнее благополучие, материальный достаток показывают, что Господь тебя возлюбил, и ты находишься в среде спасенных. Разумеется, нам, православным, с этим согласиться невозможно, ведь в таком случае святые были бы самыми богатыми людьми. В связи с этим хотелось бы привести библейский сюжет о многострадальном Иове. Он был самым праведным человеком в то далекое время, но на него обрушились всевозможные беды. И даже друзья его осуждали: они говорили, что, наверное, Иов совершил какой-то страшный грех и не хочет в этом покаяться, поэтому Господь его и наказывает. На самом деле через наказания Господь проявил праведность Иова. Так случается и в нашей жизни: различные невзгоды, в том числе и материальные, могут посылаться Богом для того, чтобы укрепить наш характер и утвердить нас в добродетели.

 

 

Консультант, Нижний Новгород
Марат Бисенгалиев пишет:
Ирина Плотникова пишет:
у меня с клавиатурой проблемы,

Аналогично увы

Беда прямо) Говорят у маков – клавиатура самое проблемное место) Про американцев позже отвечу, что имела в виду)

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

А вообще весьма странная идея - по моему Вебера - что религия дескать что то там определяет в смысле желания быть богатым но здоровым. Возьмём голландцев-кальвинистов и фламандцев - католиков. Это одна и та же нация с разными религиями. И те и другие - богатые в равной степени. Ещё пример - хорваты, сербы и боснийцы. Тоже одна нация с разными религиями - до 20 века вообще всё это было географическими понятиями. Кто богаче? Тот кто богаче, пофиг в кого верит То же и с албанцами. То что половина венгров кальвинисты вообще мало кто из специалистов знает - и то же самое зарабатывают вровень.  Есть разница у ирландцев - там некатолики гонимое меньшинство - вот и результаты хорошие у них, пример Генри Форд. В некоторых случаях религия помогает с недопущением злоупотребления алкоголем. Но это и атеист может - не пить.

PS Католическая бавария самая богатая земля Германии. А протестантская бывшая ГДР - самая бедная. Вебер. ау!!!

Генеральный директор, Москва
Ирина Плотникова пишет:
Евгений Равич пишет:

 

Евгений Равич пишет:

Обломов и Штольц. Были, есть и будут.

Несомненно. Важн  удельный вес. 

Обломов и Штольц - два полюса. Большинство, в зависимости от обстоятельств, где-то между ними.

Сравните, к примеру, со средиземноморской культурой.

Начальник участка, Москва
Марат Бисенгалиев пишет:

А вообще весьма странная идея - по моему Вебера - что религия дескать что то там определяет в смысле желания быть богатым но здоровым. Возьмём голландцев-кальвинистов и фламандцев - католиков. Это одна и та же нация с разными религиями. И те и другие - богатые в равной степени. Ещё пример - хорваты, сербы и боснийцы. Тоже одна нация с разными религиями - до 20 века вообще всё это было географическими понятиями. Кто богаче? Тот кто богаче, пофиг в кого верит То же и с албанцами. То что половина венгров кальвинисты вообще мало кто из специалистов знает - и то же самое зарабатывают вровень.  Есть разница у ирландцев - там некатолики гонимое меньшинство - вот и результаты хорошие у них, пример Генри Форд. В некоторых случаях религия помогает с недопущением злоупотребления алкоголем. Но это и атеист может - не пить.

PS Католическая бавария самая богатая земля Германии. А протестантская бывшая ГДР - самая бедная. Вебер. ау!!!

Ну Марат в рамках христанства разница в догматах очень маленькая что бы менять мировоззрение хоть как то заметно от 0. Базис христианства - Библия, текст там у всех одинаков до буквы. Сконцентрированный смысл - Нагорная проповедь Христа.

Разница в концепции Святой Троицы, обожествления Девы Марии и засылаем деньги Папе Римскому или тратим их по месту. Об отличиях в устройствах Храмов, ритуалах и тд знают очень посвященные люди, но и эти отличия не кардинальны. Скажу даже больше - все три аврамические религии христианство, ислам и иудаизм в ценностном базисе очень схожи. Я работал с сербами и хорватами, таджиками, узбеками, киргизами, казахами, татарами татарстана и астраханскими татарами, голандцами, немцами, американцами-мормонами, поляками, армянами, калмыками, чеченами и пр. И уверен что разница город- деревня, север-юг больше чем этнонациональная и религиозная. 

Марат давайте например моих любимых татар рассмотрим. Есть татары татарстана есть астраханские татары - в принципе один народ. В 15-16 веке татары вместе с русскими после развала Улуса Джучи спустились с севера и колонизовали Волжское побережье. Так вот этнически народ один, а характеры разные - Астраханские злее, но одходчивее Казанских, а Казанские добрее и открытие, но более злопамятные и обидчивые. 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть профессионалов не доверяют своему руководству

Специалисты меньше, чем руководители и директора, склонны к доверию.

Зарплатные ожидания IT-специалистов превышают возможности работодателей в 1,5-2 раза

Общий рост зарплат в IT-сфере за первые 9 месяцев 2023 года составил 15-20%.

Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.