Как правильно организовать совещания

Опять встреча? А когда мне делать свою работу? Кто не расстраивался от мысли, что придется убить час рабочего времени или больше на дискуссии с коллегами, вместо того, чтобы за это время решить несколько задач. Компании теряют сотни миллионов долларов на снижении производительности от плохо организованных встреч, собраний, совещаний и прочих митингов.

С другой стороны, хорошо организованная десятиминутная летучка может сэкономить время на десятках э-мейлов, предостеречь команду от ошибок, связанных с недопониманием, а также позволить родиться великолепным идеям. Именно поэтому стоит подробнее изучить стиль встреч успешных бизнес-лидеров, таких как Сатья Наделла, CEO Microsoft.

Когда Наделла занял свой пост, Microsoft переживала не лучшие времена: кризис был в самом разгаре. Компания впала в летаргию, страдала от междоусобиц и утратила свое новаторское преимущество. Однако менеджеру удалось совершить потрясающий разворот. Под его руководством Microsoft вернула себе имидж крутой технологичной компании.

Одна из важных реформ, которые он провел – изменил культуру проведения собраний. В одном интервью Наделла рассказал о своем методе проведения эффективных встреч. Правила простые:

  • Больше слушать.
  • Меньше говорить.
  • Быть решительным, когда придет время.

Его правила укладываются всего лишь в несколько слов, но в них есть смысл. Давайте разберемся, почему этот метод такой простой и одновременно такой гениальный.

1. Больше слушать

Когда вы слушаете, вы учитесь. Навыки слушания неоценимы для любого, кто проводит встречи, потому что единственная причина, по которой вы вместе собрались, состоит в том, чтобы извлечь выгоду из точек зрения и взглядов других людей. Кроме того, умение слушать позволяет руководителю обеспечить психологически безопасную, доверительную атмосферу, в которой команда чувствует себя комфортно, и готова выражать открыто мысли и делиться идеями, и даже рассказывать о проблемах и ошибках.

Навыки активного слушания помогают получить ценные данные, которые не только помогут направить встречу, но и управлять командой наиболее эффективным способом.

2. Меньше говорить

Это не означает, что вовсе не стоит разговаривать. Просто говорите меньше. Вы можете меньше солировать во время встречи и при этом задавать больше вопросов. Старайтесь быть кратким, не произносите длинные речи. Не пытайтесь вникнуть во все вопросы, откажитесь от микроменеджмента, не стремитесь решить каждую проблему самостоятельно. Интересуйтесь мнением застенчивых и молчаливых сотрудников-интровертов. Соблюдайте регламент.

Если вы склонны много говорить во время встречи, задайте себе три проверочных вопроса:

  • Надо ли это говорить?
  • Необходимо ли, чтобы это сказал именно я?
  • Надо ли сказать это именно сейчас?

Если ответ на все три вопроса – утвердительный, тогда, конечно же, надо говорить. В ином случае промолчите, и вы увидите, что это пошло только на пользу встрече.

3. Быть решительным

После того, как вы внимательно всех выслушали и взяли время на то, чтобы все тщательно обдумать, пришло время сделать вашу работу – принять решение и двигаться дальше. Больше слушать и меньше говорить самому – отличный подход ко встрече, но... эти навыки не приведут к результату, если по итогам не поставить задачи и не выполнить их.

Безусловно, не каждое принятое вами решение будет всем нравиться. Но в этом и заключается работа руководителя: делать трудный выбор, стремиться к тому, чтобы этот выбор впоследствии стал успешным, чтобы сотрудники поверили в него и внесли свой вклад в общий результат.

В следующий раз перед собранием повторите эти три принципа. Больше слушать. Меньше говорить. Быть решительным, когда это важно. Подход Сатья Наделлы поможет оставаться уравновешенным и продуктивным на любой встрече.

По материалам businessinsider.com, перевела с английского Алина Прудских

Фото: freepik.com

Комментарии
Директор по продажам, Санкт-Петербург
Олег Шурин пишет:

Интересная статья на эту тему:

https://www.bbc.com/russian/vert-cap-50253265

Интересная идея про комбинезоны и тепловую карту!))

Отличный пример про армию -- очень здравый и ведущий общий объединяющий стимул ради чего они все и работают.

Генеральный директор, Санкт-Петербург

За 25 лет работы могу вспомнить только с десяток эффективных совещаний, а так совещания - это способ себя показать, переложить заранее ответственность, пожаловаться, свести личные счеты, похвалить шефа за умелое руководство, измучить отчетами региональных руководителей, выпустить пар на подчиненных. Многочасовые посиделки большого количества людей от АХО, кадровиков до оперативников. Пользы практически никакой нет. Проблема в качестве управленцев, их умении и опыте, в доверии и ответственности за свою работу.

Директор по продажам, Санкт-Петербург

В дополнение и к совещаниям и к 4хдневной раб.неделе. В японском филиале Майкрософта, после эксперимента, производительность выросла на 40%. Об этом сообщает Bloomberg. По данным агентства, в таком режиме компания работала в течение пяти недель. Эксперимент показал не только рост продуктивности сотрудников, но и снижение расходов бумаги и электроэнергии. В течение месяца сотрудникам разрешалось не выходить на работу в пятницу. Кроме того, в компании сократили время совещаний до 30 мин., а также заменяли личные встречи переписками в мессенджерах. При этом руководство не сокращало зарплату и не вычитало дни из отпуска. Эксперимент показал, что продуктивность работников выросла на 40%. Они стали на 25% реже брать отгулы. Расходы электроэнергии снизились на 23%, а бумаги – на 59%, отмечает Bloomberg. Сокращенная рабочая неделя понравилась 92% сотрудников. 

 

 

 

 

Генеральный директор, Тольятти

В своем руководстве производственными предприятиями установил правило - совещание не должно быть более часа, иначе падает его результативность. Всегда проводил утреннюю планерку после ежедневного утреннего обхода производства. Сейчас нахожусь в активном поиске работы директором завода, и часто кадровички спрашивают механизм вытаскивания предприятий из ямы, куда их обычно загоняют предыдущие руководители. Так вот, помнится, одна кадровичка так возмущалась, что я провожу планерки каждый день, никак не могла понять, зачем проводить планерки, тратить время. Хотя мне кажется, что вот она работает в управляющей компании в Москве директором по персоналу, и процентов 80 своего рабочего времени сама находится на различных совещаниях, но естественно она будет петь оды своему директору. 

Помимо ежедневных планерок в острый период вытаскивания завода из ямы я также могу проводить еженедельные функциональные совещания, например, по экономике, качеству, производству, логистике и закупкам, техническое. Таким образом, обычно один час в день на ежедневную утреннюю планерку, она может быть и менее часа. И какое-нибудь функциональное совещание после обеда. В остальное время менеджеры работают. Такая схема совещаний дает известные результаты.

А в 90% организаций со слабым менеджментом совещания бестолковые, совещания ради совещаний, на которых люди должны сидеть и слушать какую-нибудь ересь от директора-недоучки. Но попробуй заявить ему, что он не копенгаген, и окажешься за забором. Вот все сидят и трясутся. Противно. А гендир такого завода несменяемый, потому что родственник или друг собственника.

Генеральный директор, Москва
Роман Сюров пишет:

В своем руководстве производственными предприятиями установил правило - совещание не должно быть более часа, иначе падает его результативность. Всегда проводил утреннюю планерку после ежедневного утреннего обхода производства. Сейчас нахожусь в активном поиске работы директором завода, и часто кадровички спрашивают механизм вытаскивания предприятий из ямы, куда их обычно загоняют предыдущие руководители. Так вот, помнится, одна кадровичка так возмущалась, что я провожу планерки каждый день, никак не могла понять, зачем проводить планерки, тратить время.

Уважаемый Роман! Проблема в том, что если я правильно помню по нашим старым обсуждениям, у Вас своебразное представление о планерках.

Вывод АУПА в новых спецовках в цех и вывешивание листка с проблемами, без конкретного обсууждения нюансов этих проблем, это действительно бесполезная трата времени.

Почитайте мои критческие высказывания в тех обсуждениях и может быть что-то из них, поможет Вам преодолеть скептицизм новых работодателей.

Генеральный директор, Тольятти

Уважаемый Олег. Ее скептицизм или Ваш, какое мне дело. Ни она, ни Вы не являетесь потенциальными покупателями по разным причинам. У Бу Андерссона все вице-президенты строем ходили в цех в 7 утра, до него они, говорят, даже и на работу-то не ходили. А Вы говорите, какая-то кадровичка. Эх, Олег. Да перестаньте уже покусывать меня своими колкими замечаниями.

Генеральный директор, Москва
Роман Сюров пишет:

Уважаемый Олег. Ее скептицизм или Ваш, какое мне дело. Ни она, ни Вы не являетесь потенциальными покупателями по разным причинам. У Бу Андерссона все вице-президенты строем ходили в цех в 7 утра, до него они, говорят, даже и на работу-то не ходили. А Вы говорите, какая-то кадровичка. Эх, Олег. Да перестаньте уже покусывать меня своими колкими замечаниями.

Уважаемый Роман! Поверьте мне на слово, я даже не думал Вас покусывать, а искренне хотел помочь. Я поэтому специально не написал, что мои высказывания являются априори верными, а написал

может быть что-то из них, поможет Вам преодолеть скептицизм новых работодателей.

Ведь не все собственники или HR-менеджеры, настолько продвинуты и являются почитателями Бу Андерссона, поэтому их видение организации работы директора завода, возможно и мешает Вам найти с ними контакт.

К счастью или к сожалению, многие российские собственники (особенно производственники), выбирая между "Вам с шашечками" или "Ехать", выбирают - ЕХАТЬ.

1 2 4
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.

Японцы доказали, что при четырехдневной рабочей неделе производительность растет. В Microsoft сообщили о росте на 40%

Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.

 
Кто счастлив в России?

Самыми счастливыми оказались - медики, госслужащие и HR-ы. Об этом сообщается в исследовании Headhunter.