Как правильно организовать совещания

Опять встреча? А когда мне делать свою работу? Кто не расстраивался от мысли, что придется убить час рабочего времени или больше на дискуссии с коллегами, вместо того, чтобы за это время решить несколько задач. Компании теряют сотни миллионов долларов на снижении производительности от плохо организованных встреч, собраний, совещаний и прочих митингов.

С другой стороны, хорошо организованная десятиминутная летучка может сэкономить время на десятках э-мейлов, предостеречь команду от ошибок, связанных с недопониманием, а также позволить родиться великолепным идеям. Именно поэтому стоит подробнее изучить стиль встреч успешных бизнес-лидеров, таких как Сатья Наделла, CEO Microsoft.

Когда Наделла занял свой пост, Microsoft переживала не лучшие времена: кризис был в самом разгаре. Компания впала в летаргию, страдала от междоусобиц и утратила свое новаторское преимущество. Однако менеджеру удалось совершить потрясающий разворот. Под его руководством Microsoft вернула себе имидж крутой технологичной компании.

Одна из важных реформ, которые он провел – изменил культуру проведения собраний. В одном интервью Наделла рассказал о своем методе проведения эффективных встреч. Правила простые:

  • Больше слушать.
  • Меньше говорить.
  • Быть решительным, когда придет время.

Его правила укладываются всего лишь в несколько слов, но в них есть смысл. Давайте разберемся, почему этот метод такой простой и одновременно такой гениальный.

1. Больше слушать

Когда вы слушаете, вы учитесь. Навыки слушания неоценимы для любого, кто проводит встречи, потому что единственная причина, по которой вы вместе собрались, состоит в том, чтобы извлечь выгоду из точек зрения и взглядов других людей. Кроме того, умение слушать позволяет руководителю обеспечить психологически безопасную, доверительную атмосферу, в которой команда чувствует себя комфортно, и готова выражать открыто мысли и делиться идеями, и даже рассказывать о проблемах и ошибках.

Навыки активного слушания помогают получить ценные данные, которые не только помогут направить встречу, но и управлять командой наиболее эффективным способом.

2. Меньше говорить

Это не означает, что вовсе не стоит разговаривать. Просто говорите меньше. Вы можете меньше солировать во время встречи и при этом задавать больше вопросов. Старайтесь быть кратким, не произносите длинные речи. Не пытайтесь вникнуть во все вопросы, откажитесь от микроменеджмента, не стремитесь решить каждую проблему самостоятельно. Интересуйтесь мнением застенчивых и молчаливых сотрудников-интровертов. Соблюдайте регламент.

Если вы склонны много говорить во время встречи, задайте себе три проверочных вопроса:

  • Надо ли это говорить?
  • Необходимо ли, чтобы это сказал именно я?
  • Надо ли сказать это именно сейчас?

Если ответ на все три вопроса – утвердительный, тогда, конечно же, надо говорить. В ином случае промолчите, и вы увидите, что это пошло только на пользу встрече.

3. Быть решительным

После того, как вы внимательно всех выслушали и взяли время на то, чтобы все тщательно обдумать, пришло время сделать вашу работу – принять решение и двигаться дальше. Больше слушать и меньше говорить самому – отличный подход ко встрече, но... эти навыки не приведут к результату, если по итогам не поставить задачи и не выполнить их.

Безусловно, не каждое принятое вами решение будет всем нравиться. Но в этом и заключается работа руководителя: делать трудный выбор, стремиться к тому, чтобы этот выбор впоследствии стал успешным, чтобы сотрудники поверили в него и внесли свой вклад в общий результат.

В следующий раз перед собранием повторите эти три принципа. Больше слушать. Меньше говорить. Быть решительным, когда это важно. Подход Сатья Наделлы поможет оставаться уравновешенным и продуктивным на любой встрече.

По материалам businessinsider.com, перевела с английского Алина Прудских

Фото: freepik.com

Комментарии
Генеральный директор, Нижний Новгород

Чтобы меньше говорить и лучше слушать, нужно сначала разослать тезисы обсуждения, проект решений - и тогда все будет лаконичней. 

Генеральный директор, Москва

Из все статьи, больше всего мне понравилась эта цитата:

Но в этом и заключается работа руководителя: делать трудный выбор, стремиться к тому, чтобы этот выбор впоследствии стал успешным, чтобы сотрудники поверили в него и внесли свой вклад в общий результат.

IT-консультант, Украина

Хорошая статья, жаль только что у нас обычно больше говорят и никого не слышат

 

Researcher, Москва

Статья очень слабая и я бы сказал вредная.

За основу была взята случайная фраза Наделла, вырванная из контекста интервью. К слову сказать, заслуга (если можно так выразится) Наделла не такая уж большая и совсем не в теме организации совещаний.

Автор статьи совершенно не говорит о главном: о цели совещания! 

Именно ЦЕЛЬ определяет что важно. Говорить или слушать, или быть решительным. 

Я за боле чем 20 лет руководства своей компаний проводил в среднем по 2(два) совещания в неделю. 

И если цель совещания "прокачать" подчиненных новой идеей то в основном нужно говорить, а если цель разбор "прокола" с клиентом, то больше слушать.

Вообще тема совещаний более чем важная и объемная. И хотелось бы услышать ЛИЧНЫЙ опыт руководителей, а не мнения кухонных консультантов.

Со своей стороны готов отвечать на вопросы о моем опыте...

Researcher, Москва
Владимир Токарев пишет:
разослать тезисы обсуждения, проект решений -

Категорически не советую так делать!

Нужно учитывать что на совещания приглашаются в ОСНОВНОМ подчиненные. Редко дополнительно приглашаются специалисты из сотрудников, не являющиеся прямыми подчиненными, рядом сидят из руководители. И еще реже пригалашаются внешние (не работающие в компании) консультанты.

И если вы разошлете тезисы и не дай бог проекты решения то все НЕСОГЛАСНЫЕ будут молчать. Ведь эти тезисы и решения идут от НАЧАЛЬСТВА. Редко кто осмелится сказать против НАЧАЛЬСТВА, ведь это он прислал... 

Директор по развитию, Москва
Валерий Овсий пишет:
Я за боле чем 20 лет руководства своей компаний проводил в среднем по 2(два) совещания в неделю.  И если цель совещания "прокачать" подчиненных новой идеей то в основном нужно говорить, а если цель разбор "прокола" с клиентом, то больше слушать.

Чтобы устроить публичную порку? Да Вы, батенька, гурман. )

Раз в неделю по вторникам в 10 часов устраивал планерку/совещание со своими сотрудниками. Первая часть краткий отчет подчиненных по своим направлениям (11 человек), вторая часть поругать/похвалить, третья часть довести новшества/изменения, четвертая часть уточнение локальных задач, пятая часть ответить на возникшие вопросы. Время проведения от 40 до 90 минут. По средам совещания внешние.

А резко возникающие проблемы касаются отнюдь не всех. Смысла собирать весь коллектив не вижу.

Researcher, Москва
Александр Воротовов пишет:
Первая часть краткий отчет подчиненных по своим направлениям (11 человек), вторая часть поругать/похвалить, третья часть довести новшества/изменения, четвертая часть уточнение локальных задач, пятая часть ответить на возникшие вопросы.

В принципе я делаю все то же. Только не на совещаниях.

1. По первой части: у нас принято в офисной системе обязательно каждому сотруднику (200 чел, за исключением некоторых технических) писать планы и отчеты о сделанной работе. Я это вижу и совещания мне не нужны

2. По второй части: Похвала и поругать (очень редко) отражается во внутреннем журнале "о жизни в компании". 

3. Довести новшества. Да. я это делаю на совещаниях и называю (сленг) прокачать сотрудников.

4. Уточнение локальных задач. Делаю только в личном общении с группой стейкхолдеров. Назвать это совещанием трудно, но с натягом можно...

5. Отвечать на вопросы. Есть условно говоря "часы приема" где каждый и любой может прийти ко мне и обсудить ЛЮБЫЕ вопросы.

В результате совещания у меня длятся не более 1 часа. Все об этом знают и соответственно планируют свою работу.

Генеральный директор, Москва
Валерий Овсий пишет:

Автор статьи совершенно не говорит о главном: о цели совещания! 

Именно ЦЕЛЬ определяет что важно. Говорить или слушать, или быть решительным. 

Очень правильное замечание. Но я бы даже еще уточнил - ИСТИННАЯ ЦЕЛЬ совещания.

К сожалению, очень часто, ИСТИННАЯ цель, не имеет ничего общего с ОЗВУЧЕННОЙ целью.

Директор по продажам, Санкт-Петербург
Владимир Токарев пишет:

Чтобы меньше говорить и лучше слушать, нужно сначала разослать тезисы обсуждения, проект решений - и тогда все будет лаконичней. 

Тезисы? Скорее -- план и темы совещания. Участники могут и должны подготовить всю необходимую инф-ю и подготовиться сами. Решения? Совещание ещё не прошло, а вы уже готовые решения рассылаете? Мудро. В этом случае, действительно  всё предельно лаконично. Как в анекдоте. Вот список ваших вопросов, вот список моих ответов, встреча закончена. Я понимаю, что совещания бывают разные по темам. А, обратная связь? А, обсудить?

Директор по продажам, Санкт-Петербург
Андрей Роговский пишет:

Хорошая статья, жаль только что у нас обычно больше говорят и никого не слышат

 

С одной стороны вы верно подметили, но с другой. В чём же она хороша, эта статья? Допускаю, что может Наделла так молчал и так умел слушать, что и обсуждения были не нужны и обратную связь не столь важно было обсудить. Вполне возможно. Однако, думается мне, что это вырвано из контекста. Если так, то это уже Вещание, а не Совещание. Зачем собирать-то всех? Получил от всех письма с вопросами и разослал всем письма с ответами. В конце решения. Что-то тут недосказано))

Вот вы,Андрей, совещания проводите? Как?

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.

Японцы доказали, что при четырехдневной рабочей неделе производительность растет. В Microsoft сообщили о росте на 40%

Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.

 
Кто счастлив в России?

Самыми счастливыми оказались - медики, госслужащие и HR-ы. Об этом сообщается в исследовании Headhunter.