Как сократить время проведения совещания на 90%

«Управляющие действуют по правилам, лидер действует правильно»

Уоррен Беннис, эксперт по обучению и организации.

«Большинство советов о том, как проводить совещания фокусируются на «как», но усилия, направленные на повышение качества совещаний, должны начинаться с вопроса «что», – считает Fred Kofman, директор Conscious Business Center Университета Francisco Marroquín. Он утверждает, что неважно, насколько продуктивно совещание о проблемах, которые вы потом сочтете незначительными. В любом случае эти проблемы останутся незначительными, а вы потратили на их обсуждение время.

Фред присутствовал на многих неэффективных совещаниях и отметил то, что объединяло их все: не было цели, не было повестки дня, не было подготовки, не было нужных документов, графика, никаких детально проговоренных действий, никаких наблюдений, и так далее. Мы все ненавидим подобные совещания. Мы все хотим сделать их эффективными и продуктивными. Вот почему тема эффективной организации совещаний является одной из самых популярных. Основной проблемой непродуктивных совещаний, по мнению автора, является то, что большинство времени их проведения тратится впустую, потому что люди неправильно выбирают повестку дня.

В этой статье будет предложен способ сократить время проведения совещания, но не для того, чтобы провести непродуктивное совещание быстрее, а о том, как совещаться о меньшем количестве дел. Эта рекомендация сократит время встречи на 90%. Это вовсе не означает, что вы можете сделать работу, используя только 10% времени. Вам все же придется посвятить немало времени и усилий для решения тех или иных проблем, но делать это можно, работая более эффективно, наслаждаясь своим счастливым настроением и достигая лучших результатов.

В чем секрет?

Единственная цель совещания – «решить и поручить». Ни одна другая цель не стоит организации совещания.

Нет совещаний для «обсуждения». Нет совещаний, направленных на пересмотр решения вопросов. Нет совещаний для информирования сотрудников. Нет совещаний для прочтения своих докладов. Нет совещаний для презентаций, проверочных, оценочных, «воспитательных» совещаний. Нет совещаний, чтобы подумать над какими-то проблемами.

Конечно, для того, чтобы принимать решения и поручать дела ответственным сотрудникам, необходимо обмениваться информацией, следить за прогрессом, предоставлять обновления, обзоры материалов, обсуждать идеи, анализировать варианты и оценивать затраты и выгоды. Это очень разумные варианты, на которые можно потратить время совещаний.

Но это промежуточные задачи, итогом которых должно является достижение цели. Для этого команда должна предложить разумное решение, поручить выполнение задач тем, кто без сомнений справится, чтобы в результате этих действий цель была достигнута. Хорошее совещание фокусируется на первых двух действиях для того, чтобы и был этот результат.

Если вы встретитесь для обсуждения, вы сократите ваш объем работ недостаточно и будете работать со значительно меньшей энергией. Конечно, вы будете обсуждать, чтобы принять решение и поручить выполнение дела, но в реальности цель – «сделать», а не «обсудить».

Тем не менее, многие команды практикуют так называемый «вуду менеджмент». Они верят, что обсуждения проблемы волшебным образом достаточно для ее решения. Они гордятся тем, что «работают» над чем-то в то время, пока они только высказывают свое мнение о том, что должно быть сделано. Но как уже было сказано, нет никакого действия без результата. Не удивительно, что каждый чувствует разочарование, потому что проблема остается нерешенной «после того, как мы столько разговаривали об этом».

Ценность информации

Представьте, что вы заперты, связи с внешним миром нет в течение следующих 24 часов. Фред предложил дать информацию, в которой содержится выигрышный номер билета в лотерее, которая будет проведена уже сегодня вечером. «Этот билет, выигрыш от которого составит $100 млн, по-прежнему доступен. Сколько вы должны заплатить за эту информацию?»

Нисколько.

Эта информация для вас нисколько не стоит, потому что вы не сможете среагировать соответствующим образом.

Информация ценна постольку, поскольку она может позволить вам добиться лучших результатов, чем добились бы без нее. Пока информация не может заставить вас действовать по-другому, чем бы вы действовали, не зная ее, ее стоимость равна нулю. Так как вы не можете ни купить лотерейный билет, ни попросить кого-нибудь сделать это, знание выигрышного номера бесполезно для вас.

То же самое происходит с совещаниями. Если совещание не может заставить людей действовать по-другому, чем они действовали бы, если бы не было совещания, его проведение бесполезно. И это – независимо от того, насколько интересно и эффективно оно прошло.

Дорогое удовольствие

Совещание требует, чтобы все участники в одном и том же (может быть, виртуальном) месте присутствовали одновременно. Это дорогое удовольствие. Существует только одна практическая причина, чтобы оправдать такие затраты: оценка альтернативных стратегий, а также коллективное решение и обязательство осуществлять стратегию, которая, по мнению команды является наиболее благоприятной для реализации миссии компании.

Есть много способов решать вопросы, получать доклады о ходе работы, обмениваться информацией, запрашивать разъяснения, задавать вопросы, выдвигать возражения, вносить предложения и варианты без надобности собирать совещания. Обмен письмами по e-mail кажется уже почти доисторическим средством по сравнению с теми многими электронными инструментами, доступными сегодня, но даже они работают достаточно хорошо для достижения хороших результатов.

Единственное, что может быть сделано только интерактивно, это оценка глобальных последствий альтернативных вариантов действий команды. Это требует понимания каждого члена команды своей зоны ответственности, знание возможностей и последствий, которые могут вызвать некоторые действия.

Например, команда одной из трех крупнейших ИТ-компаний в мире, которой Фред помогал в течение нескольких лет, перестала совещаться (с помощью видео-конференции) четыре часа в неделю, чтобы «следить за прогрессом» их различных проектов. Теперь они используют специальную программу, где каждый владелец проекта пишет отзыв с тремя пунктами:

1. Что мы сделали на прошлой неделе;

2. Что мы планируем сделать на следующей неделе;

3. Любые вопросы, в решении которых нужна помощь.

Только когда третий пункт требует взаимодействия со всей командой, собирается совещание. В других случаях, есть мини-встречи, чтобы решать специфические вопросы. На них приглашаются сотрудники, которые непосредственно имеют отношение к данному вопросу. Никто не сидит без дела в ходе обсуждения, и каждый присутствующий играет очень важную роль в принятии того или иного решения.

Команда в полном составе теперь встречается каждые четыре месяца для того, чтобы изучить новые стратегии компании. Все любят эти встречи, потому как они занимают около 10% времени, чем если бы совещания собирались каждую неделю.

Серьезное испытание

Возьмите красный маркер и выделите в своем органайзере такие слова, как «обсудить», «обновление», «обзор», и другие, не связанные с окончательным принятием решения. Посмотрите, что осталось не выделенным.

Затем для каждого из оставшихся пунктов задайте три вопроса:

«Что мы будем делать по-другому, если мы проведем совещание по этому пункту?»

«Почему мы должны проводить совещание для решения этой проблемы?»

«Как это поможет нам в достижении общей цели команды?»

Если вы последуете всем этим советам, есть гарантия, что 90% времени, которое вы запланируете на совещание – вам не понадобится.

Фото: pixabay.com

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Генеральный директор, Нижний Новгород
Единственная цель совещания – «решить и поручить». Ни одна другая цель не стоит организации совещания. Оставим на время спорное второе утверждение. В первом утверждении уже спорно то, что для того, чтобы поручить, нужно обязательно совещание. Для этого оно не нужно.
Researcher, Украина

А что, поручения не обсуждаются?

Менеджер интернет-проекта, Москва
Нет совещаний для «обсуждения». Нет совещаний, направленных на пересмотр решения вопросов. Нет совещаний для информирования сотрудников. Нет совещаний для прочтения своих докладов. Нет совещаний для презентаций, проверочных, оценочных, «воспитательных» совещаний. Нет совещаний, чтобы подумать над какими-то проблемами
Это или плохой перевод, или, мягко говоря, недоинформированность либо лукавство автора высказывания. :)
Только когда третий пункт требует взаимодействия со всей командой, собирается совещание. В других случаях, есть мини-встречи, чтобы решать специфические вопросы
А ''мини-встреча'' - это не совещание?
Есть много способов решать вопросы, получать доклады о ходе работы, обмениваться информацией, запрашивать разъяснения, задавать вопросы, выдвигать возражения, вносить предложения и варианты без надобности собирать совещания. Обмен письмами по e-mail кажется уже почти доисторическим средством по сравнению с теми многими электронными инструментами, доступными сегодня, но даже они работают достаточно хорошо для достижения хороших результатов.
От того, что совещание проведено по скайпу, оно не перестает быть совещанием и, соответственно, не перестает нуждаться как минимум в грамотной структуре и грамотной модерации. :) На мой взгляд, на E-xecutive.ru есть гораздо более полезные материалы по повышению эффективности совещаний. Например, Александра Кудряшова.
Researcher, Украина
Светлана Шишкова пишет: Это или плохой перевод, или, мягко говоря, недоинформированность
Почему же,.. перевод правильный. Возможно вы (скажем, многие из нас) испытали трудность менталитета. К примеру, говоря эту фразу для русских..., я бы, конечно, перестроил фразу:
нет совещаний для «обсуждения»
Сказал бы, - нет обсуждений для обсуждения.... или - нет совещаний для совещания. Именно так у нас говорят такую фразу. В том числе и о материалах на эту тему, у упомянутого вами автора (Кудряшова А.). [COLOR=gray=gray]СОВЕЩАНИЕ- это заседание или собрание, посвященное обсуждению каких-либо вопросов[/COLOR] Автор предлагает установить целью обсуждения - «решить и поручить».
Единственная цель совещания – «решить и поручить».
Это правильно! Потому, что дальше он пишет:
Конечно, для того, чтобы принимать решения и поручать дела ответственным сотрудникам, необходимо обмениваться информацией... ...обсуждать идеи.... Это очень разумные варианты, на которые можно потратить время совещаний. Но это промежуточные задачи, итогом которых должно является достижение цели.
Просто я возразил Владимиру Токареву именно в том ключе, что для него, похоже, дать поручение - это односторонний посыл. Ну знаете как у авторитетов русского бизнеса бывает... ну, когда еще рабство было - это все началось... P.S. Тем более, что Кудряшов А. в этой связи, предлагает массу способов продвигать поручение руками ''получателя'' такого поручения (путем манипуляций с совещаниями) и независимо от того принял его сотрудник или нет. Тем самым провоцируя деловую активность далеко от пределов своей деятельности.
Директор по производству, Украина

Как сократить время проведения совещания на 90%?

Ответ автора статьи - не единственный. Можно и так:
- 10% времени остаются с прежним названием ''совещание''.
- А остальные 90% времени надо назвать иначе. Например, симпозиум.
:)

Генеральный директор, Нижний Новгород
Юрий Гринько пишет: когда еще рабство было
Если рассматривать любое общение руководителя с подчиненным как совещание, тогда весь менеджмент - это 100% совещание, больше ничего :)) Ну и тогда причин для такого рода ''совещания'' будет много больше, чем 2, что есть у автора книги. Как обычно - требуется определение термина, которое устроит всех, только после этого двигаться дальше - от рабства к капитализму :)
Исполнительный директор, Москва
Уважаемые соучастники... Прочитал очередную статью и в очередной раз возмущаюсь... Что делает автор? Он выхватывает из сложного и многообразного процесса управления ОДИН инструмент. Всего один !! Еще хуже то, что он даже не удосужился СПЕЦИФИЦИРОВАТЬ этот инструмент. Что он под термином ''совещанием'' понимает? Но ведь у руководителя в арсенале множество инструментов. И применение этих инструментов к разным ситуациям и людям разное. В одних случаях работает ''плетка'' и публичная ''порка'' (это как назвать?) , в других ''сказка на ночь'' по бычка, который укусит за бочок если ты, сволочь такая, не сделаешь ЭТО!! (это совещание??). И еще важно то, что именно совокупность инструментов, их последовательность и регулярность (а не один) приносят желаемый результат. Согласен, что руководитель должен ''оттачивать'' свои инструменты... Потери времени и смысла на ''совещаниях'' могут быть значительны. Но тогда необходимо четко разделить (выделить) на группы по целям/задачам, по участникам, по .... . Дать рекомендации , процедуры ... Ценность такой публикации была бы выше. Возможно это есть в книге или в других работах автора.
Researcher, Украина
Владимир Токарев пишет: Как обычно - требуется определение термина
Валерий Овсий пишет: Что он под термином ''совещанием'' понимает?
Вам не понятно что значит слово совещание?..
Исполнительный директор, Москва
Юрий Гринько пишет: Вам не понятно что значит слово совещание?
Я имею свое понимание термина ''совещание''. Вот даже Вы, прочитав мою фразу спрашиваете что? Я ведь сказал, дословно: ''Что ОН понимает под термином совещание?''. Разницу улавливаете? Что[COLOR=red=red] ОН[/COLOR] понимает... и Что[COLOR=red=red] Я[/COLOR] понимаю. Видите какое разное у людей ПОНИМАНИЕ. И для того чтобы понималось ОДИНАКОВО существует правило определить '' понятия'' перед декларированием любых утверждений. На что я и указал. Надеюсь теперь и Вам понятно ....
Председатель совета директоров, Москва

даже обсуждать не хочу. В.Овсий прав, при этом даже один этот инструмент был рассмотрен здесь многими авторами досконально и неоднократно, в том числе и представленным вашим покорным слугой:-((((

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Капитал под наблюдением

Тренд дня: Власть усиливает контроль за расходованием денег маткапитала на улучшение жилищных условий.

«Яндекс» тестирует в Сколково беспилотник

Тест дня: «Яндекс» запускает беспилотное такси на территории «Сколково».

​Минздрав: сигареты будут без картинок

Тренд дня: Минздрав обсуждает новые меры в сфере табачного регулирования.

Stockmann продал последний магазин в РФ

Факт дня: Финская Stockmann Group объявила о продаже своего последнего актива.