Секреты эффективного совещания

Виктория Хотян

Для Вас совещание – это:

а) формальность и трата времени;

б) критика и каторга;

в) повод подраться и раздуть конфликт;

г) повод показаться и покрасоваться;

д) место для решения проблем, определения плана действий и т.д.

Для меня было истинным открытием то, что для большинства компаний ответ «д» просто не существует! Есть компании, в которых абсолютно отсутствует культура организации, проведения совещаний и митингов (кстати, этот англоязычный термин уже очень прочно вошел в словарь бизнеса). Причем, в головах большинства сотрудников совещание – нудный и никчемный процесс...

На самом деле совещание – это самый главный инструмент как для большой корпорации, так и для семейной фирмы. В этой статье я хочу поделиться своим опытом в решении двух задач:

1. Как построить систему совещаний?

2. Как сделать совещания результативными?

Определяемся: Что значит митинг?

Когда я говорю про создание системы митингов, я имею в виду совещания в очень широком смысле слова, которые в том или ином виде есть во всех компаниях:

- периодические глобальные совещания ( ежегодные конференции, ежеквартальные митинги);

- периодические оперативные собрания, (ежемесячные заседания, еженедельные встречи, ежедневные планерки);

- периодические незапланированные телеконференции или собрания, посвященные текущему проекту или обсуждению новых возможностей;

- незапланированные сессии или созваны, посвященные определенным проблемам или ситуациям.

Митинги могут быть внутренние (совещания в рамках отдела, кросс-функциональные или корпоративные) и внешние (например, конференции с партнерами).

Как правило, цель любого митинга – собрать людей, и информировать их о чем-то + обсудить проблемные моменты + (!) побудить делать что-то.

Определяемся: Что такое результативный митинг?

Чтобы решить задачу, надо поставить для нее условия. Побывав на нескольких действительно качественных митингах, для меня стало очевидно, что эффективность заключалась в нескольких факторах:

1. один лидер или ведущий;

2. грамотное планирование и подготовка;

3. заинтересованность участников и активная работа во время;

4. зафиксированные результаты, выводы и план действий после;

5. выполнение намеченного после митинга.

В целом, организация митинга для меня стала синонимом реализации (!) мини-проекта, даже если речь идет о часовой планерке.

Решаем: Какие простые инструменты необходимо создать и внедрить?

1) Регламент совещаний (Meeting Governance)

Годовое расписание митингов, на которое сориентированы коммуникации в организации, которое предполагает подготовку отчетов и презентации.

В регламенте должны быть прописаны известные параметры и обязательно закреплена ответственность: частота, название, местоположение, участники, обсуждаемые вопросы, ответственность: кто составляет презентаций для митинга, кто пишет протокол и т. д.

2) Алгоритм подготовки и проведения митинга [Meeting scheme]

Потратьте один раз время, чтобы составить алгоритм по подготовке и проведению типовых митингов, и он будет служить шпаргалкой для контроля и учета всех необходимых шагов, в том числе в случае если это делегируется коллегам. Что надо решить, что выбрать вопрос для утверждения...и т.д.

3) Приглашения в календаре почтовой системы [Meeting invitation]

Это безусловная необходимость, однако, многие забывают о ней. Как результат, опоздания, забывания, плохая подготовка и другие организационные проблемы. Участники должны видеть и учитывать при планировании все совещания в своем календаре.

4) Повестка/Программа совещания [Meeting agenda]

Программу надо составлять всегда, хотя бы в форме краткого списка вопросов и целей совещания.

Лучше сделать шаблон программы в Excel, чтобы удобнее было корректировать программу при изменениях длительности, времени или очередности выступлений.

5) Протоколсовещания [Minutes of meeting]

Фиксировать договоренности надо всегда, даже если все кажется с первого взгляда однозначно. Шаблон протокола тоже лучше сделать в Excel, что позволит фильтровать план действий по ответственным, также мониторить по датам.

6) Анкета обратной связи [Questionnaire]

Вопросники обязательно надо составлять при введении новых совещаний, новых форматов или участников совещаний. Результаты удобно собирать и анализировать в электронном виде. Есть сайты как monkeysurvey, где можно бесплатно и очень быстро составлять и использовать простые и понятные анкеты.

В целом, использование инструментов может стать достаточным для того, чтобы проведение совещаний в компании стало эффективным и действенным процессом. Однако существуют некоторые моменты, которые могут омрачить этот процесс.

Какие существуют типовые проблемы и варианты их решения?

Оказавшись на нескольких неудачных, даже конфликтных митингах, не приводящих ни к каким действиям участников, было несложно составить список основных ошибок или ключевых рисков в планировании и организации таких мероприятий.

А организовав несколько удачных митингов с информирующими и мотивирующими выступлениями, конструктивными обсуждениями и действенными планами, удалось разработать решения и инструменты для уменьшения рисков и предупреждения этих ошибок.

Эта таблица является кратким обзором основных решений, шпаргалкой для ведущих совещаний, включает некоторые известные практики и инструменты, использующиеся при проведении совещаний, презентаций, тренингов и на переговорах.

Chotjan1.jpg

Chotjan2.jpg

Chotjan3.jpg

Chotjan4.jpg

С первого взгляда все решения могут казаться простыми, однако практика подсказывает, что и половины этих простых рекомендаций не выполняются даже матерыми руководителями и ведущими митингов.

Чтобы минимизировать расходы на совещания с региональными сотрудниками, можно использовать недорогие Вебинары.

Система митингов должна быть в каждой компании и каждом отделе, а коммуникации в них должны приводить к результатам!

Также смотрите:

Алексей Дудин: Не теряя времени: практика эффективного совещания

Генеральный реформатор

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Директор по продажам, Тольятти

Узнал новое слово - ''созваны''.
Если это существительное, то интересна его этимология.
Да, статья ''ни о чём''. Даже на курсовую работу не тянет.

Аналитик, Москва

И я:
1. Созваны. Так и не понял что это. Думал, может быть ''созвОны''...

И ещё новый вид отношения времени и сущности:

2. ''периодические незапланированные созваны''.

Крайне низкий уровень. Обсуждать нечего.

Менеджер, Москва
хм, учитывая, что статью сильно подредактировала редакция, заменила название и удалила все картинки с примерами документов...созваны точно первоначально были созвонами :( (еще осенью)
Журналист, Москва

Извините, что не исправила Вашу опечатку, Виктория! Такое бывает. Катастрофы в таких случаях не случается.

Директор по работе с клиентами, Москва

Виктория! Такой вопрос: не понаслышке знаком с фармотраслью и состоянием взаимодействий ''производитель-дистрибьютор-закупщик-аптека'' в наших регионах, скажите, как вам удаётся формализовать это болото, да ещё и - внедрить бизнес-процессы?

Knowledge manager, Москва

Виктория, спасибо за попытку систематизировать информацию об основных ошибках в организации совещаний и предложение решений, основанных в т.ч. на собственном опыте. Вы абсолютно правы, что на словах мы всегда знаем все и даже больше, а вот на практике применяем хорошо если процентов 10 того, что знаем. А знание без действия равносильно незнанию :)
Можно ли получить оригинальную версию статьи, с примерами документов? Спасибо

Менеджер, Москва

Виктория, и мне плз оригинал статьи, если можно.
А вообще, полезная тезисная статья. Практичная, то есть легко применимая на практике.

Researcher, Украина
пишет: Или слово «совещание» ассоциируется у вас со скукой и бесполезной тратой времени?
Это вопрос, к кому?!? Судя по тексту, тому КТО... ''созывает''. Но содержание вопроса указывает на то, что созывает ОН по принуждению. Это статья для тех кто вынужден собирать совещания!!! :D Потому, что тем кому они важны, необходимы, такие советы не нужны.
Председатель совета директоров, Москва
Виктория Хотян пишет: хм,...
Совещания один из 7 инструментов топ-менеджмента, под №1. Из одного из моих семинаров: Любой вопрос эффективности организации проведения совещаний рассматривается с приоритетной позиции сокращения их количества. Попросту их проводится очень много. По своей личной практике, я на новом рабочем месте я начинал работу в этом направлении с ревизии проводимых совещаний по приказам, регламентам и протоколам. И как оказывалось, во многих случаях совещания были регламентированы не более чем на 40%, то есть совещания на 60% были организованы стихийно и только 10% совещаний являлись проблемными и действительно требовали их проведения. Еще более плачевно выглядит картина качества их подготовки и самого проведения. Примерно в 50% случаях можно было обойтись без их проведения. Уровень подготовки проводимых совещаний по предварительной «проработанности вопросов» в среднем составляет не более 40%, что приводит в 70% случаев, к отклонению от повестки совещания и протокола его проведения и, как следствие, увеличению запланированного срока совещаний о 20 до 50%. В 25% случаях, рассматриваются не все вопросы, включенные в повестку дня. При этом контроль исполнения принятых решений в среднем составляет не более, 60 - 75%, что говорит и об общем уровне исполнительской дисциплины. С другой стороны для вовлечения коллектива в изменения и перемены, планируемые в компании, не стоит экономить на соответствующих совещаниях, помня при этом, что данные совещания должны готовиться особенно тщательно. Ведь топ-менеджер всегда и регулярно должен разъяснять позицию компании на данном текущем этапе ее планы и задачи на ближайшее время и перспективу... Совещания по форме делятся на две основные группы. Классические: -собрание; -конференции; -семинар-совещание; -селекторное совещание; -личная встреча; -круглый стол. Альтернативные: -видеоконференции; -интернет-конференция; -телеконференции; -неформальная (без протокола) встреча. По видам совещания делятся также на две группы. Общие: -проблемные; -инструктивные; -оперативные; -отчетные (итоговые) и периодические; -по развитию; -партнерские; -представительские. Персональные: -личный разговор с сотрудником; -прием по личным вопросам; -общее собрание коллектива. Например, организация работы по проведению оперативных совещаний начинается с разработки пакета документов, в который входят: -приказ; -регламент ведения оперативных совещаний; -список участников; -формат протокола; -контрольные карточки. Все последующие документы после приказа являются его приложениями. Каждое оперативное совещание документируется протоколом, а его итоговые решения записываются в специальный документ решения оперативного совещания, который передается на контроль помощнику. Здесь следует обратить внимание на то, что контроль должен осуществляться регулярно (ежедневно), а не от совещания к совещанию… И, наконец (Источник: Эффективные деловые совещания: 20 ценных рекомендаций. http://business.damotvet.ru/productivity/810360.htm ), несколько общих замечаний по организации совещаний: Перед деловым совещанием: 1.Определите цель. Постарайтесь определить ясную цель совещания. Чего вы хотите добиться? Позаботьтесь о том, что бы участникам совещания об этом было известно. 2.Сколько необходимо времени? Хорошо подумайте о том, сколько времени потребуется на совещание. Например, зачем вам тратить час, когда достаточно 45 минут? 3.Устраивайте совещания утром. По возможности, старайтесь организовывать совещания утром, так как люди в это время обычно более внимательны. Они, скорее всего, также постараются закончить совещание вовремя – до обеда! 4.Приглашайте только тех, кто имеет отношение к обсуждаемым вопросам. Приглашайте только тех, кто может произвести в совещание значимый вклад. 5.Подготовьте повестку совещания. При подготовке повестки, постарайтесь не выходить за рамки одной страницы. В первую очередь перечислите самые важные вопросы, так как это позволит обсудить их, когда люди более всего внимательны. 6.Заранее известите людей. Пригласите участников совещания заранее, так как это повысит шансы того, что у них получится прийти, и даст время подготовиться. 7.Распространите повестку совещания. За несколько дней до совещания, познакомьте участников с повесткой и поинтересуйтесь, есть ли у них какие-либо комментарии или хотели бы они включить в повестку какие-либо дополнительные вопросы. Если повестка претерпит изменения, поставьте всех участников о произведенных изменениях. 8.Назначьте сильного председателя совещания. Хороший председатель является ключевым фактором успеха каждого совещания. 9.Назначьте секретаря или ответственного за ведение протокола. Позаботьтесь о том, чтобы на совещании был человек ответственный за ведение протокола совещания. В идеале, этот человек должен иметь индивидуальное отношение к обсуждаемым вопросам. 10.Подготовьтесь к совещанию. Если вы участник, составьте план того, что вы хотите сказать перед совещанием. Составьте список ключевых моментов, на которые сможете ссылаться во время совещания. 11.Начинайте совещание вовремя. Проследите за тем, чтобы совещание началось своевременно. Не тратьте время на ожидание опаздывающих. 12.Придерживайтесь повестки. Будучи председателем, вы обязаны напоминать участникам о повестке, когда бы кто-либо не отклонился от нее. 13.Стимулируйте обсуждение. Задавайте участникам прямые вопросы. Воздерживайтесь вопросов, требующих однозначных ответов: ''да'' или ''нет''. 14.Фиксируйте мероприятия. Проследите, чтобы мероприятия были зафиксированы ясно и четко. За каждым мероприятием необходимо определить исполнителя и целевые сроки выполнения. 15.Протоколируйте совещание. Всегда определяйте все стороны соглашения и проследите за тем, чтобы они были запротоколированы. 16.Будьте позитивны. Постарайтесь завершить совещание на позитивной ноте! Участники будут чувствовать себя более оптимистичными и готовыми к выполнению возложенных на них мероприятий и задач. После делового совещания: 17.Как можно быстрее подготовьте протокол совещания. По возможности, напечатайте протокол сразу после совещания, пока вы все помните. При необходимости получите его одобрение. 18.Придайте статус каждой задаче/мероприятию. Хорошей практикой является придание определенным на совещании задачам статус «открытой», «в процессе завершения» и «завершенной». 19.Распределите протокол в течение 24 часов. Постарайтесь подготовить и распределить протокол среди участников в течение 24 часов после совещания, так как это предоставит участникам больше времени для завершения задач. 20.Проследите за процессом выполнения задач. Найдите и попросите людей поставить вас в известность о текущем состоянии выполнения задач заранее перед следующим совещанием и включите их в протокол предстоящего совещания. Это позволит вам сократить продолжительность вашего следующего совещания. Вот так, где-то, без секретов :D :D
Генеральный директор, Санкт-Петербург
Евгений Корнев, Вам лучше писать это в виде статей - рекомендаций. У Вас полезной информации в РАЗЫ больше чем в подобного рода статьях, которые вывешиваются на Екзе.
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Назарбаев ушел в отставку

Президент Казахстана Нурсултан Назарбаев объявил об отказе от полномочий главы государства.

ЦБ назвал сектора теневой экономики

Активнее всего средства выводили в тень в строительном секторе.

Крабовые аукционы: Камчатка против

Правительство внесло на рассмотрение в Госдуму законопроект о крабовых аукционах.

Стрелки часов опять хотят перевести

Депутат от «Единой России» внес в Госдуму законопроект о возвращении сезонных переводов времени.