Как управлять сотнями откликов на вакансию и не сойти с ума

На рынке труда, особенно в IT и цифровых профессиях, сложился парадокс: доступность кандидатов растет, а эффективность их поиска падает. Данные hh.Индекс подтверждают, что число резюме в сфере маркетинга, информационных технологий и проектного менеджмента год к году выросло вдвое из-за высвобождения специалистов уровня middle+ и ниже, а число вакансий снизилось на 30%.

Как рекрутеру не утонуть в потоке откликов на вакансию

Как отмечают HR-специалисты, воронки вакансий для позиций go-разработчиков, java-инженеров, системных аналитиков или project-менеджеров превратились в «цифровые завалы» – количество откликов на одну вакансию варьируется в среднем от 500 до 850. Ручная обработка такого объема резюме съедает до 70 рабочих часов рекрутера и тормозит закрытие позиций. На этом фоне анкеты и тестовые задания при отклике оказались действенными инструментами, обеспечивающими стабильную и эффективную работу HR-команд.

Анкета или тестовое задание: когда и что применять

• Анкета – универсальный стартер, подходит для всех вакансий на этапе первичного отклика. Работает быстро и эффективно на сокращение потока и сбора базовых данных.
• Тестовое задание (ТЗ) – точечный инструмент, к которому соискатели относятся с недоверием и раздражением: приходится тратить время, усилия, а результат не гарантирован.

Основная задача ТЗ – оценка хард-скилов. Оно помогает объективно проверить навыки, когда на вакансию активно откликаются начинающие специалисты. Позволяет оценить потенциал творческих сотрудников, чей профессионализм проявляется при выполнении практических кейсов: пиарщиков, дизайнеров, копирайтеров, маркетологов. ТЗ также полезно при подборе менеджеров по продажам. Анализ рынка, схема продаж, подготовка коммерческого предложения – задание показывает не только знания, но и подход к решению задач.

В чем польза автоматической формы при отклике на вакансию

Мы стараемся не пользоваться готовыми автоформами банков вакансий, а создавать свои анкеты на базе «Яндекс Формы» или Google Forms, где много бесплатных и гибких шаблонов. Полученные через них ответы остаются в распоряжении рекрутеров и не исчезают, даже если соискатель удалил или закрыл резюме, что важно для стратегической работы.

Анкеты при отклике помогают решить несколько задач:

• Отсеять менее интересующихся вакансией соискателей.
• Понять уровень мотивации.
• Собрать список подходящих кандидатов и использовать данные для дальнейшей работы.
• Получить нужную информацию о человеке: желаемые место и формат работы, ключевые задачи и результаты на предыдущих местах трудоустройства, желаемый график, ожидания от заработной платы и пожелания к новому работодателю.

Как построить анкету

Опыт показывает, что эффективная анкета включает не более десяти вопросов, разделенных на два блока: базовые и профильные, 70% вопросов закрытые, с готовыми вариантами ответов, 30% – открытые. Такая структура позволяет кандидатам отвечать быстро, а результаты просто систематизировать для дальнейшей работы.

В базовой части вопросы о ФИО, контактах, грейде, зарплатных ожиданиях, графике, локации. Ответы на них не занимают много времени и позволяют быстро фильтровать полученные данные. Вторая часть анкеты составляется под вакансию. Это могут быть вопросы о наличии или отсутствии релевантного опыта: стек технологий или специализация, сфера, методология разработки, инструменты. Открытые вопросы направлены на описание проектов, с которыми работал кандидат, ожидания от работодателя, причины поиска работы и оценку мотивации.

Приведу пример работы с анкетами по достаточно сложной для поиска позиции – «Менеджер проекта». Свои силы здесь пробуют новички без какого-либо опыта работы, соискатели из смежных сфер, напрямую не связанных с реализацией проектов, выпускники многочисленных цифровых курсов с нерелевантным опытом и т.д. Автоформа сократила время, потраченное рекрутером на подбор кандидатов, в 3,5 раза.

• На первом этапе количество откликов уменьшилось на 40%, исключили тех, кто не заполнил анкету.
• База кандидатов с ответами на критичные для нас вопросы позволила рекрутеру в течение одного дня убрать еще 72% нерелевантных соискателей, выделить пул из 15 подходящих и согласовать их с нанимающим менеджером.
• Кроме того, на основе заполненных анкет рекрутер в течение часа сформировал актуальную вилку по зарплатным ожидания менеджеров проектов уровня middle и создал готовые профили для закрытия будущих вакансий.

Эти вопросы позволили исключить 72% кандидатов на позицию менеджера проекта

Отмечу два важных момента по работе с анкетами:

• Не забывайте давать обратную связь: кандидат потратил время на ответы, молчание формирует ложные ожидания и негативное отношение к бренду работодателя.
• Продумывайте вопросы анкеты с перспективой на будущее. Если изменятся требования по вакансии, база должна дать возможность отфильтровать людей по новым критериям.

Как составить тестовое задание

ТЗ требует уважения ко всем сторонам процесса и индивидуального подхода. Наша HR-команда сформулировала для себя несколько правил для успешной работы с кандидатами:

• Определить количество заданий и сроки выполнения. Чем выше грейд соискателя, тем меньше заданий, при этом задачи должны быть интересными и полезными кандидату. Например, задачи из смежных областей, которые не требуют глубокого изучения, но помогают оценить готовность к нестандартным кейсам. Либо творческие задания, которые кандидат может в дальнейшем использовать в работе или личных проектах.
• Учесть срочность вакансии, проверять только самое важное.
• Определить человека, который составляет и проверяет задания. Их нельзя брать из интернета, но и заимствовать из реальных рабочих задач не стоит. Лучше смоделировать схожую ситуацию.
• Определить сроки проверки и формат обратной связи. Проверяющий должен быть готов дать развернутый комментарий и рекомендации, что можно почитать, посмотреть, изучить, исходя из ошибок кандидата.

При очевидных плюсах мы не вводим тестовое задание на старте. Необходимо ли оно, оцениваем в каждом случае индивидуально. Так мы снижаем риски по долгому закрытию вакансий:

• Разработка и проверка ТЗ требуют времени профильных специалистов (не из HR-отдела), что тормозит процесс.
• Риск потери звезд: если кандидат находится на этапе финальных интервью в нескольких компаниях, то, оценив ситуацию, он может отказаться от выполнения тестового задания. Расчет простой: другие офферы могут прийти раньше, чем он получит обратную связь по очередному заданию от очередного потенциального работодателя.
• Гонка ИИ. Кандидаты используют нейросети для решения, компании – для проверки. Ценность ТЗ как инструмента оценки падает без продуманной защиты от этого.

Выводы

Как показал наш опыт, грамотно составленная автоформа – это не потеря кандидатов, а аргументированный выбор тех, кто действительно заинтересован в вакансии и максимально ей соответствует. Автоматические формы превращают хаос входящих откликов в структурированный поток данных, экономят рабочее время рекрутеров и помогают определить конкурентов, ускоряют закрытие вакансий. Главное помнить: каждый кандидат, потративший время на анкету и тестовое задание, заслуживает уважения и обратной связи. Автоматизация ради эффективности не должна убивать человечность.

Читайте также: