Как не нужно проводить презентации

Недавно присутствовал на совершенно провальной, на мой взгляд, презентации программного продукта. Озвучивать название программного продукта не буду, равно как и компанию, проводившую эту презентацию. Вместо этого, хотел бы поделиться списком замечаний, который я для себя составил на этой презентации, чтобы не повторять этих ошибок самому.

Место проведения презентации, наличие парковки. Место проведения презентации было выбрано в центре города, в его, так сказать, деловой части. Места на парковке, даже платной, найти не так просто. Мне пришлось изрядно «покружить», прежде чем «пристроить» куда-то свою «ласточку». Спасло то, что я взял времени с запасом и все равно успел вовремя. Возможно я придираюсь, но если бы, в качестве проявления некоторой заботы о посетителях мероприятия, место проведения было выбрано с наличием мест на близлежащей парковке, а я знаю пару таких мест у нас в городе — было бы здорово.
Первое выступление перед аудиторией — «разогревающее» интерес. Это следует учитывать при подготовке этого выступления, потому что его успех в значительной степени может предопределить успех последующих, возможно, более слабых в отношении методов удержания интереса слушателей и более ориентированных на технические детали выступлений. Возможно стоит в этом выступлении сознательно применять некоторые методы для «разогрева» публики, подготовки ее к восприятию информации. Неслучайно, как правило, первое выступление предоставлено организаторам презентации, и позволяет провести оперативную оценку обстановки и, возможно, внести коррективы в сценарий проведения презентации. Обычно, и в данном случае это не исключение, организаторы бездарно тратят это время на то, чтобы свалить со своей больной головы какие-то, возможно, надуманные проблемы на здоровую голову совершенно неподготовленных и ничего не подозревающих слушателей, и провозгласить себя чуть ли не единственной и естественно самой лучшей компанией, способной эти проблемы решить. Образованный этим раскол недоверия между докладчиками и аудиторией, обычно «сшивается» только к концу первой серии докладов.
Мелкие символы и, вообще, перегруз информации в слайдах презентации. На мой взгляд, успешная презентация должна содержать необходимый минимум технических сведений и фактов. Если же без этих деталей обойтись нельзя, они имеют исключительную важность, тогда стоит сделать рассылку материалов презентации слушателям заранее, чтобы они могли ознакомиться с этой информацией. Не все одинаково легко воспринимают подробную и перегруженную деталями информацию и, возможно, к этой информации придется периодически обращаться.
По той же принине, в ходе доклада, нужно сначала озвучить слушателям принцип того или иного действия, решения или технологии, а уже потом погружаться в детали. Факт в том, что слушатели могут удерживать внимание в течении первых 15 минут. Потом внимание слушателей нужно стимулировать, расслабляя обсуждением, например, каких-нибудь кейсов, да и просто, ситуаций из жизни, давая возможность слушателю немного порефлексировать и фокусируя при помощи вопросов или других каких-то техник. Но, разбазаривать это драгоценное время, когда «с места в карьер и шашкой» закапываться в тонкости реализации какого-нибудь протокола или регламентной процедуры не объяснив, как это в целом работает, и зачем вообще нужно — непростительно.
Предлагать решение гарантированно создающее проблемы в другой области. Это сразу собирает негатив слушателей, и напрочь лишает права докладчика вообще что-то в дальнейшем предлагать. Возникает стена недоверия, а сам докладчик уходит в «глухую защиту» оправдываясь, потому что, в глазах разгневанных потребителей, кто-то же должен «ответить за все».
Вообще, стиль доклада, на мой взгляд, должен отвечать двум целям: узнать о проблемах слушателей в конкретной области и предложить какое-то решение. И первая цель должна очень четко работать на вторую. Не нужно держать наготове все ответы. И нет никакой необходимости все эти ответы давать прямо сейчас. Нужно, прежде всего, понять «боль клиента» и дать четкий и ясный посыл, что вы готовы на себя ее принять. Помочь и найти решение вместе, даже если ради этого придется взять клиента за ручку и отвести к конкуренту, потому что собственная компания решение предоставить (пока) не готова. Ошибкой было бы занимать позицию ментора, как это обычно на таких презентациях делают, и пытаться «учить ходить» тех, у кого проблема «сдать разряд по бегу».
Совершенно забавный случай, когда докладчик, в ходе презентации, углубился в свой ноутбук, начал копаться в каких-то настройках, вызывать результат от какой-то сложной последовательности действий, целью которой, как оказалось, было сообщение на экране. Человек потратил 15 * 50 (кол-во слушателей) минут чужого времени, чтобы просто показать ERROR-месседж?! Естественно, на время, пока докладчик «копошится» в компьютере, связь его с аудиторией рушится настолько, что потом требует специальных реанимирующих мероприятий. А это еще половина времени, отведенного на доклад. Короче, если что-то нужно продемонстрировать, разместите это в слайде презентации. Прокомментируйте, если необходимо.
Оперативные ответы на вопросы слушателей — важная часть доклада, позволяющая устранить дальнейшее недопонимание сути вопроса, ровно настолько, насколько они служат этим целям. Это не повод обсудить технические детали, с которыми столкнулись отдельные слушатели. Их можно смело адресовать по времени к перерывам в презентации или к обмену контактами, с целью выбрать более подходящее место и время для обсуждения этих вопросов. Еще раз, если вопрос относится к концепции решения — обсуждать в ходе доклада, если к техническим деталям — отсылать к другому формату обсуждения.
Можно долго и красиво говорить о каких-то отвлеченных вещах, технологических новинках, задачах… А как у «них»… А как у «нас»… Но, пока тема не раскрыта со всех сторон, эти все обсуждения — всего лишь «бла-бла-бла». Поэтому, информация должна подаваться так, как это видится со стороны всех заинтересованных лиц. Что это внедрение даст собственнику? Что финблоку предприятия? Чем порадует гендиректора? Чем поможет программисту, сисадмину, другим сотрудникам? Все параметры проекта внедрения этого в цифрах, в рублях, если хотите. Нет твердых расчетов? Предоставьте кейсы. Кто сколько потратил, и что получил взамен? Информация должна быть побудительной. Все слушатели должны заразиться настоящей золотой лихорадкой, причем каждый по своей причине. В общем, мне, как любителю все перекладывать на цифры, было изрядно скучно.
Обязательно запланировать время доклада на получение обратной связи. Уточняющих вопросов, пожеланий. В общем, всего, ради чего этот семинар в общем и доклад, в частности, затевался. Смотреть на полный зал заинтересованных лиц, и никого потом не привести к себе в компанию в качестве клиента — это как можно назвать? По той же причине, должно быть заключительное слово организатора. Ведь это он, за собственный счет, собрал в одной аудитории всех этих людей. Это он «разогревал» их интерес серией докладов. Это его «воронка продаж», параметры которой он просто обязан контролировать, даже если не затратил на это мероприятие ни копейки. Естественно, всем, кто отметил интерес к теме, должно прийти какое-то предложение от компаний-провайдеров, назначены встречи, индивидуальные консультации. В этом случае, кстати, не было. Хотя, всех попросили заполнить какие-то анкеты с контактами, видимо, для своей какой-то отчетности. И я продолжил общение только с теми, с кем обменялся визитками в перерывах. Консультантов и представителей компании-провайдера среди них не было, почему-то. Поразительно!

В качестве заключения, следует отметить, что хотя я не могу предложить способа спланировать на 100% успешную
презентацию, ведь это своего рода искусство, эти кейсы «как не надо делать» могут служить дополнительным инструментом проверки, тестирования уже готового плана презентаций и исправления очевидных ошибок, с целью минимизировать потери средств, репутационные потери, да и просто негатив слушателей от бездарно потраченного на вас времени.

Фото: Pixabay.com

+2264 Антон Французов IT-менеджер, Красноярск 05 декабря 2019, 12:40

Анастасия Борзенко пишет:

По мне самое главное говорить только о том, что знаешь с примерами из жизни, кино и книг (это делает беседу интересной и держит внимание, на одной из презентаций, например, когда я порекомендовала посмотреть кино о Роналде Макдоналде "Основатель" на определенной минуте, присутствующий топ менеджер сказал, что запланирует совместный просмотр с сотрудниками, когда на другой презентации сравнила СМК с женщиной из передачи "Модный приговор" (по типу - накрасить накрасили, причесали и переодели, а с внутренним самоощущением никто не поработал, отправили в жизнь, но ничего это не даст с "внешней штукатуркой"), слушательницы, которые скучали, сразу оживились и втянулись в разговор со слушателями, которые слушали), о практических реальных примерах само собой, надо рассказывать), потому что бывает слушаешь спикера и думаешь - "о, он вот эту книгу прочел..." или "о, он вот ту книгу решил взять за основу". Большая часть презентаций из тех, что проавиливается, проваливается почему? Бесполезно и неинтересно. А даже если полезно, но, не интересно - все равно минус спикеру.

а если продукт новый - те же истории, которые вызовут интерес по позитивным ощущениям. Слайды это визуал, их оформление тоже важно - чем короче информация и минимизация показателей, терминов и т.п - тем лучше. последнее время лично я делаю 2 презентации, одна "лайт" - для общения с аудиторией, моя цель - вовлечь и обсудить важные аспекты, ближе к понятным и интересным примерам, вторая - "тотал", в которой все, что нужно по параметрам, характеристикам и т.п., она как раз и рассылается всем для подробного изучения.

В комментариях здесь прекрасно написали про количество слайдов и информации по ним, я сама, когда вижу, что у спикера от 100 листов уже в настроении, что будет "нудно"... Почему то так и выходит...

Я тоже думаю, что главная задача - вовлечь слушателей, а детали, когда и на каких условиях он к нам присоединится де-юре - дело второе, что, впрочем, не мешает тому, чтобы определить наиболее удобный формат сотрудничества. Де-факто, он к нам уже присоединился, если он вовлечен в дискурс.

И вот тут уже важно обеспечить такой процесс, который ненавязчиво предоставит нужные механизмы, среду, из которых слушатель презентации может сконфигурировать индивидуальный, ему удобный формат сотрудничества. Очень интересно. Спасибо.