Группа компаний Техпортавтосервис занимается обслуживанием, продажей спецтехники и запчастей для грузового транспорта. С 2023 года я формирую отдел маркетинга для OOO «ТехПортАвтоСервис» и АО «Бав-движение» — сейчас команда выросла до 9 человек. Правда и выстраивать рабочие процессы стало сложнее.
Как работали раньше и зачем понадобился Kaiten
Сначала мы пробовали ставить задачи в Excel и Битрикс24, но их функций не хватало, чтобы равномерно распределить нагрузку между сотрудниками и сохранить прозрачность работ в крупной компании.
В 2024 году я начал искать площадку, куда можно переехать. Коллеги из отдела гарантии рассказывали, что используют Kaiten, и я решил изучить сервис. Вот на что обращал внимание в первую очередь:
- Скорость планирования. Как руководителю, мне нужно оперативно распределять нагрузку между сотрудниками. Поэтому важно было оцифровать всю операционку и собрать в одном месте. До этого мы часть задач вели онлайн — другая же хранилась на листочках, в переписках и, конечно, постоянно терялась.
- Масштабируемость. Для некоторых проектов мы привлекаем коллег из других отделов — их важно быстро ввести в курс дела. Для этого я искал сервис с возможностью прикреплять документы и комментарии к карточке задачи.
- Прозрачность процессов. Для меня важно фиксировать, что происходит в моем отделе — например, нагрузку сотрудников или время, которое уходит на разные задачи. Для этого я искал сервис с удобными отчетами.
Оказалось, что канбан-доски отлично подходят, чтобы оценивать нагрузку сотрудников, назначать задачи и контролировать их состояние, а также создавать прозрачные процессы. В результате я принял решение внедрить в отделе Kaiten.
Как управлять командой в Kaiten с помощью канбан-досок
Часто в компаниях используют общую доску канбан — на ней отображаются все этапы работы в одном пространстве. Но когда задач много, все они по разным направлениям и филиалам, разобраться в такой доске становится невозможно.
Я нашел другой подход и для каждого сотрудника создаю отдельную доску, где собираю все нужные ему задачами. Мне так проще оценить нагрузку команды — сколько у кого задач в работе сегодня или что человек успел сделать за определенный период.
(кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
На доске проверяю, можно ли дать сотруднику задачу или он плотно занят в другом проекте
Как контролировать процессы
Для каждой задачи, даже самой минимальной, заводим отдельную карточку. Чтобы понять, над чем сейчас работает сотрудник, достаточно одного взгляда на доску — не приходится открывать карточку и искать нужный пункт в описании.
Сейчас каждый участник команды выполняет от 60 до 90 задач каждый месяц. Чтобы ориентироваться в таком количестве карточек, используем метки:
- по приоритету — высокий, средний, низкий;
- по направлению — чтобы ориентироваться, к какому филиалу относится задача;
- по проекту — например, сотрудник работает с Авито, запускает рекламу в ВК или занимается сайтом;
- отдельно отмечаю задачи, которые требуют внимания.
Метки помогают отслеживать как сотрудники выбирают задачи. Если один берет только легкие задачи, а другой перегружает себя сложными проектами — я это увижу и смогу вовремя скорректировать.
(кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
Так выглядит доска с метками. Стараюсь распределять задачи так, чтобы сотруднику не приходилось постоянно переключаться между проектами
Отследить огромное количество задач, которое проходит через отдел маркетинга, одному невозможно. Поэтому доску заполняю не только я. Например, если придет запрос из отдела продаж, разместить объявление на Авито — ответственный сотрудник сам откроет карточку.
Как организовать спринты
Чтобы распределить нагрузку в команде, я сортирую карточки по 3 столбцам:
- быстрая задача — можно выполнить меньше, чем за 10 минут;
- стандартная задача — на выполнение требуется от 10 минут до 4 часов;
- проектная задача — сотруднику нужно больше 4 часов, возможно, несколько дней.
Даже при использовании канбан-метода можно работать по спринтам. Я каждый месяц назначаю количество задач, которые должна выполнить команда. Если кто-то из сотрудников окажется перегружен сложными проектами, то я сразу увижу это на доске и смогу перераспределить задачи.
(кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
В самом левом столбце хранятся все карточки по принципу бэклога, а в самом правом — готовые задачи
Как оценить нагрузку сотрудкников
Чтобы понимать объем работы команды, я использую несколько отчетов.
1. Суммарный — этот отчет использую чаще всего. С его помощью понимаю, сколько времени на задачи потратил сотрудник. Например, если вижу, что на быструю задачу ушло не 10 минут, а несколько часов — скорректирую график сотрудника.
(кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
Платформа автоматически собирает суммарный отчет. Можно посмотреть информацию по сотруднику или всему отделу
2. Сроки по задачам — здесь проверяю какие задачи выполнялись в срок, а где сотрудник просрочил дедлайн. Например, если по одному из направлений задачи постоянно приходится переносить — распределяю эти задачи между двумя сотрудниками.
(кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
Пример отчета «сроки по задачам»
3. Контрольный график — помогает видеть отклонения в работе команды. Если задача выбивается из списка я понимаю, что там были проблемы в процессах. Например, на эту задачу у нас ушло 9 месяцев, хотя работали всего два дня. Открыли карточку, а потом еще долго собирали данные с заказчика и обсуждали план проекта — все это время сотруднику приходилось откладывать выполнение задачи.
(кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
Как выглядит контрольный график команды
Как сотрудники адаптировались к работе в Kaiten
Сотрудники по-разному отреагировали на внедрение нового инструмента. Первое время многие не хотели или забывали вовремя заводить карточки. Не всем нравилось, что другие коллеги могут видеть статус их задач — в том числе с пропущенными дедлайнами.
Чтобы команде было проще адаптироваться, я обкатывал сервис на молодых специалистах, более гибких к изменениям и постоянно напоминал про карточки. Так в итоге все в отделе стали работать в сервисе.
Важно контролировать внедрение цифровых платформ со стороны руководства. Иначе задачи затягиваются или откладываются — проблема в самоорганизации сотрудников. Одни легко привыкают вести задачи в цифровом формате, другие сопротивляются и требуют постоянного напоминания, третьи просто забывают следовать правилам.
Я настоял на том, чтобы сотрудники перестали использовать ежедневники — теперь все задачи, даже мелкие, записываем в Кайтен. Это решило проблему с потерей записей и сделало работу отдела прозрачной. Оказалось, что сотрудники часто брались за неважные задачи или сами меняли их приоритет.
Как работа в Kaiten повлияла на эффективность работы отдела
После того как вся команда адаптировалась к работе в Kaiten, изменились наши показатели:
- Повысилась эффективность. Дробление на мелкие задачи помогает сотрудникам не прокрастинировать над огромным и сложным проектом. Мы стали работать на 20% эффективнее. После перехода на новую систему процент выполненных задач вырос с 60% до 83%.
- Процессы стали прозрачнее. Визуализация на канбан-досках позволяет не утонуть в потоках задач — они не теряются и не подвисают в бэклоге. Мне стало легче управлять командой и следить, чтобы никто из сотрудников не был перегружен.
Кайтен помогает в первую очередь оценить в моменте и среднесрочной перспективе чем занимается сотрудник и на ком застревает та или иная задача.
С начала я работал по системе «одно пространство = одно направление или регион». Так можно было охватить общую картину по проектам, и понять, как проект двигается. Но если говорить именно о работе сотрудников — эта система не позволяла точно понимать, чем занят конкретный работник. Из-за этого я изменил подход и стал работать по принципу «один сотрудник = одно пространство». Так стало понятно, чем вообще занят персонал и как я могу регулировать нагрузку. Например, как могу увеличить, распределить на отдел, либо вообще перенаправить задачи на других сотрудников. Это стало возможно именно благодаря возможностям визуализации платформы.
Больше всего мне нравится, что Kaiten заточен под одну задачу — навести порядок в рабочих процессах. Большинство других платформ пытаются сочетать в себе как можно больше возможностей, от таск-трекера до образовательного сервиса. В итоге они не могут дать такой же функциональности и гибкости.
Партнерский материал
Рекламодатель ООО «Кайтен Софтвер» ИНН 7714426252 erid: 2SDnjd2hhCS
Читайте также:
Управление в службе маркетинга, это не только управление задачами и сотрудниками, но, и самое главное, это управление ресурсами: денежными средствами, различными материалами, техническими средствами, которые привязаны к задачам и порой ими надо эффективно комбинировать и управлять в многомерной шкале событий. И все это в рамках единого бюджета. Часто бывает, здесь срок оплаты сдвинулся, там уже проходит, и объемы меняются и т.д. Думается Kaiten с подобными задачами не справиться.
Да, Вы правы, бюджет не учитывается в этой системе, но многомерная шкала - по моему мнению, это усложение. Срок оплаты сдвинулся - передвигается срок выполнения по задаче. Я не знаю Ваш бизнес, возможно там сложнее, чем у нас, но пока мы работаем в кайтен и, как сказал классик, "...и мы счастливы"