​Многозадачность хуже лжи?

Делать две вещи сразу – значит, не делать ни одной.
Публий Сир, римский философ

Недавно я оказалась в поезде Женева-Милан с разряженными компьютером и телефоном, а в сумке не оказалось ни одной книги. От мысли о предстоящем вынужденном безделье меня охватила наверняка знакомая вам паника. Как провести эти три с половиной часа, если спать не хочется? Просто смотреть в окно? Боже мой, сколько можно было бы успеть за это время! А теперь оно будет просто потеряно, уйдет в никуда…

И тут я задумалась. А почему люди все время куда-то бегут, пытаясь по максимуму заполнить каждую минуту «очень полезными» и «очень важными» делами? Еще лучше, если в единицу времени сделать две-три задачи одновременно... Когда последний раз я сосредотачивалась на чем-то одном или просто позволяла себе провести час или два, не делая вообще ничего?

Книга «Миф о многозадачности: К чему приводит стремление успеть все» оказалась как нельзя кстати, чтобы поразмышлять над этими вопросами. Автор, бизнес-тренер из Калифорнии Дэйв Креншоу, рассказывает об опасных последствиях распыления сил и приводит убедительные примеры. Книга построена в формате case study: успешный консультант по тайм-менеджменту Фил помогает загнавшей себя бизнес-вумен Хелен разобраться, почему она никогда ничего не успевает. Динамичный сюжет и небольшой объем (60 страниц А4) позволяют проглотить книгу за час-полтора. И хотя в кейсе рассматривается ситуация, в которой оказался генеральный директор, рекомендации и упражнения будут полезны не только топ-менеджерам, но и наемным сотрудникам, а также фрилансерам, работающим одновременно над несколькими проектами.

Сколько стоят наши переключения?

Меня поразило упражнение, которое Фил попросил выполнить Хелен и ее ассистента Салли. На листе бумаги нужно двумя способами написать фразу «Многозадачность хуже лжи» и замерить, сколько времени уйдет на каждый из них. Сначала чередуем цифры и буквы: в первой строчке пишем по одной букве из этой фразы, а в строчке ниже – цифры от 1 и далее в восходящем порядке. То есть в первой строчке пишем букву «м», потом во второй – цифру «1», затем в первой строчке – букву «н», во второй – цифру «2», и так до конца. Второй способ: сначала пишем в первой строчке всю фразу целиком, а во второй последовательность цифр от 1 до 22.

Не пожалейте двух минут, попробуйте! Вот что получилось у меня: 27,33 секунды во втором случае и на 80% больше – 48,65 секунд в первом случае, то есть 21 секунда (почти половина времени!) ушла на переключение внимания между буквами и цифрами!


Именно это Креншоу называет «стоимостью переключения»: время, которое мы теряем, заканчивая думать об одной задаче, и полностью фокусируясь на другой. Цитата из книги: «В среднем каждый человек тратит примерно 28% своего рабочего дня на прерывания и неэффективные действия. 2,1 часа – это средняя оценочная потеря продуктивности одного человека в день по причине прерываний при 40-часовой рабочей неделе. $650 млрд – ежегодная оценочная потеря экономики США из-за всевозможных прерываний плюс время на восстановление». Впечатляет?

Кстати, у героини кейса разница во времени между двумя способами составила почти 120% – 29 и 63 секунды соответственно. Значит ли это, что я добилась больших успехов? Осмелюсь предположить, что если в вашем случае разница будет незначительной, то вы ас многозадачности и научились практически не терять времени на переключение внимания. В таком случае закройте эту статью, не открывайте книгу Дэйва и не слушайте ничьих советов, у вас и так все прекрасно получается!

Как многозадачность влияет на долгосрочные цели

Уже более года я планирую свои личные и профессиональные цели и задачи – на пять лет, на год, на месяц, на неделю и на каждый день. Чудесным мотиватором и «волшебным пинком» выступает моя подруга и коуч Маша Карабан, с которой мы проводим регулярные стратегические сессии и отчитываемся по результатам.

Один вопрос долго не переставал меня мучить: почему на этапе еженедельного планирования все поставленные цели (по договоренности, не более десяти) кажутся достижимыми и реалистичными, а в конце отчетного периода я еле-еле дотягиваю до общего KPI в 50-60%? Ответ я нашла еще в одном упражнении Креншоу, которое можно условно назвать «Бюджет времени» и которое открывает нам глаза на то, куда на самом деле уходит наше время.

Нужно просто выписать в табличку все занятия по группам, которыми вы занимаетесь в течение дня, подробно обозначить рамки каждого занятия (что именно туда входит, чтобы в группах не было пересечений) и оценить, сколько времени с округлением до получаса каждую неделю уходит у вас на каждое из занятий.

Постарайтесь ничего не забыть! Если нужно, понаблюдайте за собой день, чтобы ничего не упустить. Самое интересное получается, когда мы посчитаем итоговые часы в настоящем. У Хелен получилось 190 часов, у меня – 183,5. Но дело в том, что в неделе всего 168 часов! То есть каждый день мы пытаемся обмануть мироздание и удлинить свои сутки на 10-15%, впихнув в них еще два-три часа, а потом удивляемся, что не успеваем многое из запланированного.

Следующий шаг – балансировка. Цифры в колонке «Настоящее» нужно откорректировать так, чтобы в итоге получилось ровно 168 часов. После этого ищем, что можно изменить в будущем: например, в моем случае было очевидно, что если я хочу больше времени тратить на профессиональное развитие и личный бренд (статьи, свой сайт и так далее), то чем-то придется пожертвовать – например, телевизором или соцсетями. Или придется нанять домработницу.

После этого заполняем колонку «Будущее» и перераспределяем бюджет так, как мы хотим видеть свой день, выделяя цветом строчки, которые нужно изменить. Не стоит стремиться радикально все перестроить прямо с завтрашнего дня: Креншоу рекомендует дать себе на это примерно месяц. Попробуем? Для примера – вот что получилось у меня:

Занятие

Рамки

Настоящее, 1 апреля

Будущее, 1 мая

Текущая работа

Мои клиенты

30

20

Подготовка

Душ, одевание, макияж и т.д. утром и вечером

7

7

Домашние дела

Стирка, уборка, посуда, порядок в доме, покупка еды

14

10,5

Еда + готовка

Завтрак (30), обед (40), ужин (60) + 1,5 часа в день на готовку

24,5

21

Сон

8 часов в день

56

56

Потерянное время*

Туалет, парковка, соцсети

7

7

Телевизор

1,5 часа в день / заменить на 1 фильм в неделю

10,5

2

Перспективные занятия

Стратегические сессии, обучение, новые возможности, статьи, презентации, свой сайт

4

10

Чтение

Полчаса ежедневно

3,5

3,5

Прогулки с собакой

1 час ежедневно

7

7

Друзья

Встречи с друзьями

2

2

Массаж

1 час в неделю + дорога

2

2

Физупражнения

Утренняя и вечерняя зарядка по полчаса 6 дней в неделю

3

3

Семья

Время с мужем – час в неделю

7

7

Хобби

Танго раз в неделю + дорога

2

4

Культурные мероприятия и поездки

1-2 раза в неделю + дорога

4

6

Итого

183,5

168

* Эту группу, а также рамки и бюджет времени для нее (1 час в день) задает сам Дэйв. Соглашусь здесь с автором.

Как же это помогает мне добиться лучших KPI по итогам недели? Очень просто. Я вижу, что на профессиональное развитие и перспективные занятия у меня сейчас есть только четыре часа, а в идеальном будущем не больше десяти (час по будням и по два-три часа в субботу и в воскресенье). Значит, я не буду ставить в планы на одну неделю две новых статьи (2 х 4 = 8 часов), контент для собственного сайта (4 часа) и участие в вебинаре (2 часа). Я не стану этого делать, даже если мне кажется, что я супервумен и легко со всем справлюсь! Сфокусировавшись на одной – максимум двух вещах, я смогу избежать фрустрации по результатам недели и медленно, но верно двигаться вперед.

Фоновая задачность

Немного схитрить и увеличить неделю на несколько часов помогает фоновая задачность. Она отличается от многозадачности тем, что вы одновременно выполняете два дела или более, но голова задействована только в одном из них. Например, я часто слушаю подкасты по нейромаркетингу, пока привожу дом в порядок или готовлю, звоню родителям из машины (в наушниках, конечно же) или читаю в очереди у врача.

Фоновая задачность может стать спасением, но она таит в себе и опасности. Типичный пример – механическое пролистывание ленты соцсетей за ужином или при разговоре с домашними. Качество общения при этом стремится к нулю, и мы уже не имеем права классифицировать это время как уделенное семье.

Читать или не читать?

Мнения в рецензиях на книгу Дэйва Креншоу на litres.ru варьируются от «очередное НЛП для чайников» до «рекомендую каждому, кто задумался об эффективности своей компании». Я, без сомнения, примкнула к лагерю последних. После прочтения у меня пока еще ни разу не возникло соблазна одновременно проводить скайп-конференцию и отвечать на деловые письма, разговаривать с коллегой и рассылать пресс-релиз. Правило «Один час – одна задача» помогает мне успевать больше за то же самое время, а результат получается лучше, что уже подтвердили клиенты своими отзывами.

Попробуйте! Может быть, и вы откроете для себя всю редкую прелесть полного погружения и концентрации в нашем многозадачном мире? Бонусы в виде повышенной эффективности и отличного качества работы не заставят себя ждать!

P.S. Буквально вчера разговорились с коллегами о модном сейчас направлении – изучении дизайна человека (human design). И вот что я подумала: раз уж природой мы не созданы сторукими великанами, трехглавыми драконами или четырехглазыми циклопами – возможно, стоит действительно использовать одну голову для одной задачи, а две руки – для одного дела в одну единицу времени? Что думаете?

Комментарии
Генеральный директор, Хабаровск

На заданный вопрос, читать эту книги или нет, лично я советую не читать. Автор вымучил книгу, но сам ни к чему не пришел.

Слушатель MBA, EMBA, Москва
Автор пишет:
Сколько стоят наши переключения?

Замечательная, аргументированная статья!

И хороший повод разобраться в терминологии. Многозадачность - это выполнение нескольких задач (хотя бы двух) одновременно. Т.е. БЕЗ переключений между ними. Такой процесс (многозадачное вычисление) организован в современных процессорах. Когда в вашем процессе возникает переключение - знайте - это ПСЕВДО многозадачность. Отсюда и печальные результаты предложенного упражнения.

В связи с этим интересный вопрос: может ли человек, в принципе, работать в многозадачном режиме?

Автору и Маше Карабан совет: изучить группу процессов планирования PMBoK, т.к. лучшие методики планирования отработаны в управлении проектами. Потратив совсем не много времени Вы без прецедентно улучшите ваши "KPI по итогам недели".

Инженер, Москва

На мой взгляд, в статье перепутаны понятия. Управление временем, на последовательное решение задач, здесь называется многозадачностью. Многозадачность (как я её понимаю) - способность человека одновременно задействовать различные каналы производительности. Например: ехать по знакомой дороге на велосипеде, одетым в жилет с подогревом поясницы, петь песню и созерцать окрестности - многозадачность. Но стоит Вам сесть на велосипед, не имея достаточных навыков езды на нем, пытаться рулить, не зная дороги, одновременно вспоминая текст забытой песни и держа по очереди то руль, то грелку на пояснице - вот тут уже вы начинаете выполнять последовательную цепочку действий, т.к. накладываются ограничения в виде невозможности одновременного использования таких ресурсов, как мозг и руки для одновременного решения двух и более задач.

Короче, многозадачность надо убрать из заголовка))

Генеральный директор, Москва

Пожалуй, самое ценное в статье это то, что она показывает насколько опасны (с точки зрения эффективности) частые переключения в работе.

При проведении организационных изменений, первое, что слышишь от руководителей подразделений: «У меня люди перегружены. Не хватает времени на выполнение текущих задач. А вы ко мне с новыми – дополнительными».

Когда начинаешь изучать работу конкретного подразделения, то быстро выясняется, что работа в подразделении идет спонтанно. В любой момент любому сотруднику могут сказать: «Бросай все и срочно переключись на эту работу». Самое интересное, что такая команда может поступать не только от непосредственного начальника! Но и от начальника начальника, от учредителя (хозяина), от СЕО, от начальника или даже сотрудника соседнего подразделения (если начальник этого подразделения ближе к высшему руководству) и т.д. и т.п.

Иногда большую часть времени приходится тратить на переключения между различными задачами. В итоге работа сотрудника носит рваный и мозаичный характер.

Только от того, что исполнителя перестанут дергать хотя бы в течение дня можно выиграть до трети рабочего времени и повысить качество создаваемой ценности!

А если еще добиться того чтобы сотруднику предоставляли полную, адекватную и актуальную информацию (необходимую для его работы) то рабочее время можно еще на треть освободить для создания ценности.

Генеральный директор, Нижний Новгород

По терминологии - пусть автор даст свое определение (многозадачности) - тогда можно будет или согласиться, или предложить изменить либо мнение, либо название термина.

Цитата - "Мнения в рецензиях на книгу Дэйва Креншоу на litres.ru варьируются от «очередное НЛП для чайников» до «рекомендую каждому, кто задумался об эффективности своей компании». Я, без сомнения, примкнула к лагерю последних".

Судя по всему, это не реклама книги редакцией, а реклама книги автором публикации.

Потому для себя решил - что следует поучаствовать в обсуждении трех (с небольшим) конкретных кейсов, приведенных автором (помогая, т.о., бескорыстной рекламе публикации/книги). Начну со второго кейса (тем более, что во втором практический опыт составляет у меня как минимум 10 лет круглосуточного учета времени по карточкам Гастева).

Цитата - (1) Постарайтесь ничего не забыть! Если нужно, понаблюдайте за собой день, чтобы ничего не упустить.... (2) если я хочу больше времени тратить на профессиональное развитие и личный бренд (статьи, свой сайт и так далее), то чем-то придется пожертвовать – например, телевизором или соцсетями

1. Это серьезная ошибка - никаких вспоминаний - только жесткая фиксация дел и времени (лучше с интервалом не более 1 часа). Лучший инструмент, по моему опыту, - карточка Гастева. А в помощь книга Гранина Эта странная жизнь. По этой части могу сказать только одно - зачем использовать неэффективные рекомендации западного автора, когда есть эффективные нашенские (Д. Гранина про А. Любищева и А.К. Гастева - о системе использования карточек учета времени).

2. В полученном результате в таблице сомневаюсь - по простой причине - не описан инструмент фиксации времени и дел (по памяти - см. п.1, тем более, что на "вспоминание" можно потратить от 30 минут до часа и точность будет плюс минус 30%, а если вести учет сразу - у меня тратилось в сутки 7 минут чистого времени (а если вспоминать в конце месяца - ошибка будет много больше 100%), что, кстати, тоже приходилось учитывать, так как 7 минут умножаем на число дней в месяце - цифра ощутимая.

Директор по PR, Италия
Александр Жириков пишет:
На заданный вопрос, читать эту книги или нет, лично я советую не читать. Автор вымучил книгу, но сам ни к чему не пришел.

Александр, спасибо за Ваше мнение. So many people - so many tastes, мне книга показалась очень полезной.

Директор по PR, Италия
Константин Столяров пишет:
На мой взгляд, в статье перепутаны понятия.

Константин, я придерживаюсь терминологии автора книги, который многозадачностью называет именно выполнение нескольких задач в единицу времени, в каждой из которых задействована голова: например, я участвую в конференц-звонке и одновременно пишу или рассылаю пресс-релиз. Многозадачность в Вашем понимании автор называет фоновой задачностью: когда выполняется несколько дел одновременно, но голова задействована только в одном из них (например, я мою посуду и слушаю подкаст по нейромаркетингу).

Директор по PR, Италия
Сергей Левицкий пишет:
хороший повод разобраться в терминологии.

Сергей, спасибо за мнение! Согласна, строго техническое понимание многозадачности (на уровне процессоров) имеет место быть, но в корпоративный обиход прочно вошло другое, более бытовое понимание, о котором и пишет автор. Помните, еще несколько лет назад ability to handle multiple tasks at once стояло неизменным пунктом в 90% вакансий? И речь шла не о процессорах, а о людях. Вот о такой "многозадачности" мы и говорим.

Генеральный директор, Нижний Новгород
Оксана Смирнова пишет:
многозадачностью называет

Спасибо автору, можно обсуждать. Лучше всего, как мне кажется (не очень сведущ по теме, потому кажется), сначала обратиться к термину многозадачности в управлении проектами - может взять готовое определение из Вики, - потом вернуться к предложенному для обсуждения.

Автору +1 - за участие в обсуждении, не часто встречается.

Директор по PR, Италия
Армен Мнацаканян пишет:
Только от того, что исполнителя перестанут дергать хотя бы в течение дня можно выиграть до трети рабочего времени и повысить качество создаваемой ценности!

Полностью согласна. Автор даже просчитал прямые затраты на эти переключения: «В среднем каждый человек тратит примерно 28% своего рабочего дня на прерывания и неэффективные действия. 2,1 часа – это средняя оценочная потеря продуктивности одного человека в день по причине прерываний при 40-часовой рабочей неделе. $650 млрд – ежегодная оценочная потеря экономики США из-за всевозможных прерываний плюс время на восстановление».

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Новости образования
Семь самых распространенных заблуждений о блокчейне

Профессор Альфред Таудес, руководитель Исследовательского института криптоэкономики при Венском Университете Экономики и Бизнеса и давний преподаватель WU Executive Academy развенчивает семь наиболее распространённых мифов о блокчейне и биткоинах.

Школа бизнеса МИРБИС объявила даты осеннего набора на программы МВА

Предлагаются 3 формата обучения, а также выбор из 12 функциональных или отраслевых специализаций МВА.

В ИБДА РАНХиГС пройдет День открытых дверей программы Executive MBA Школы менеджмента Антверпена

Требования к поступающим: возраст от 28 лет, высшее образование, управленческий стаж - не менее 7 лет, владение английским языком не ниже Upper Intermediate.

Что общего между игрой в футбол и разработкой успешной бизнес-модели?

Партнеры WU Executive Academy прокомментировали наиболее яркие параллели между футболом и цифровыми бизнес-моделями.

Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Лукашенко меняет курс: «Мы на фронте»

Цитата дня. Президент Белоруссии разворачивается в сторону ЕС.

​YouTube расширяет контент

Факт дня: YouTube поможет создателям контента.

​«Мегафон» продаст свои башни

Тренд дня: «Мегафон» готовит к продаже башенный бизнес.

Онлайн-платежи переходят в маркеплейсы

Тренд дня:Число площадок, принимающих онлайн-платежи, уменьшается.