​Многозадачность хуже лжи?

Делать две вещи сразу – значит, не делать ни одной.
Публий Сир, римский философ

Недавно я оказалась в поезде Женева-Милан с разряженными компьютером и телефоном, а в сумке не оказалось ни одной книги. От мысли о предстоящем вынужденном безделье меня охватила наверняка знакомая вам паника. Как провести эти три с половиной часа, если спать не хочется? Просто смотреть в окно? Боже мой, сколько можно было бы успеть за это время! А теперь оно будет просто потеряно, уйдет в никуда…

И тут я задумалась. А почему люди все время куда-то бегут, пытаясь по максимуму заполнить каждую минуту «очень полезными» и «очень важными» делами? Еще лучше, если в единицу времени сделать две-три задачи одновременно... Когда последний раз я сосредотачивалась на чем-то одном или просто позволяла себе провести час или два, не делая вообще ничего?

Книга «Миф о многозадачности: К чему приводит стремление успеть все» оказалась как нельзя кстати, чтобы поразмышлять над этими вопросами. Автор, бизнес-тренер из Калифорнии Дэйв Креншоу, рассказывает об опасных последствиях распыления сил и приводит убедительные примеры. Книга построена в формате case study: успешный консультант по тайм-менеджменту Фил помогает загнавшей себя бизнес-вумен Хелен разобраться, почему она никогда ничего не успевает. Динамичный сюжет и небольшой объем (60 страниц А4) позволяют проглотить книгу за час-полтора. И хотя в кейсе рассматривается ситуация, в которой оказался генеральный директор, рекомендации и упражнения будут полезны не только топ-менеджерам, но и наемным сотрудникам, а также фрилансерам, работающим одновременно над несколькими проектами.

Сколько стоят наши переключения?

Меня поразило упражнение, которое Фил попросил выполнить Хелен и ее ассистента Салли. На листе бумаги нужно двумя способами написать фразу «Многозадачность хуже лжи» и замерить, сколько времени уйдет на каждый из них. Сначала чередуем цифры и буквы: в первой строчке пишем по одной букве из этой фразы, а в строчке ниже – цифры от 1 и далее в восходящем порядке. То есть в первой строчке пишем букву «м», потом во второй – цифру «1», затем в первой строчке – букву «н», во второй – цифру «2», и так до конца. Второй способ: сначала пишем в первой строчке всю фразу целиком, а во второй последовательность цифр от 1 до 22.

Не пожалейте двух минут, попробуйте! Вот что получилось у меня: 27,33 секунды во втором случае и на 80% больше – 48,65 секунд в первом случае, то есть 21 секунда (почти половина времени!) ушла на переключение внимания между буквами и цифрами!


Именно это Креншоу называет «стоимостью переключения»: время, которое мы теряем, заканчивая думать об одной задаче, и полностью фокусируясь на другой. Цитата из книги: «В среднем каждый человек тратит примерно 28% своего рабочего дня на прерывания и неэффективные действия. 2,1 часа – это средняя оценочная потеря продуктивности одного человека в день по причине прерываний при 40-часовой рабочей неделе. $650 млрд – ежегодная оценочная потеря экономики США из-за всевозможных прерываний плюс время на восстановление». Впечатляет?

Кстати, у героини кейса разница во времени между двумя способами составила почти 120% – 29 и 63 секунды соответственно. Значит ли это, что я добилась больших успехов? Осмелюсь предположить, что если в вашем случае разница будет незначительной, то вы ас многозадачности и научились практически не терять времени на переключение внимания. В таком случае закройте эту статью, не открывайте книгу Дэйва и не слушайте ничьих советов, у вас и так все прекрасно получается!

Как многозадачность влияет на долгосрочные цели

Уже более года я планирую свои личные и профессиональные цели и задачи – на пять лет, на год, на месяц, на неделю и на каждый день. Чудесным мотиватором и «волшебным пинком» выступает моя подруга и коуч Маша Карабан, с которой мы проводим регулярные стратегические сессии и отчитываемся по результатам.

Один вопрос долго не переставал меня мучить: почему на этапе еженедельного планирования все поставленные цели (по договоренности, не более десяти) кажутся достижимыми и реалистичными, а в конце отчетного периода я еле-еле дотягиваю до общего KPI в 50-60%? Ответ я нашла еще в одном упражнении Креншоу, которое можно условно назвать «Бюджет времени» и которое открывает нам глаза на то, куда на самом деле уходит наше время.

Нужно просто выписать в табличку все занятия по группам, которыми вы занимаетесь в течение дня, подробно обозначить рамки каждого занятия (что именно туда входит, чтобы в группах не было пересечений) и оценить, сколько времени с округлением до получаса каждую неделю уходит у вас на каждое из занятий.

Постарайтесь ничего не забыть! Если нужно, понаблюдайте за собой день, чтобы ничего не упустить. Самое интересное получается, когда мы посчитаем итоговые часы в настоящем. У Хелен получилось 190 часов, у меня – 183,5. Но дело в том, что в неделе всего 168 часов! То есть каждый день мы пытаемся обмануть мироздание и удлинить свои сутки на 10-15%, впихнув в них еще два-три часа, а потом удивляемся, что не успеваем многое из запланированного.

Следующий шаг – балансировка. Цифры в колонке «Настоящее» нужно откорректировать так, чтобы в итоге получилось ровно 168 часов. После этого ищем, что можно изменить в будущем: например, в моем случае было очевидно, что если я хочу больше времени тратить на профессиональное развитие и личный бренд (статьи, свой сайт и так далее), то чем-то придется пожертвовать – например, телевизором или соцсетями. Или придется нанять домработницу.

После этого заполняем колонку «Будущее» и перераспределяем бюджет так, как мы хотим видеть свой день, выделяя цветом строчки, которые нужно изменить. Не стоит стремиться радикально все перестроить прямо с завтрашнего дня: Креншоу рекомендует дать себе на это примерно месяц. Попробуем? Для примера – вот что получилось у меня:

Занятие

Рамки

Настоящее, 1 апреля

Будущее, 1 мая

Текущая работа

Мои клиенты

30

20

Подготовка

Душ, одевание, макияж и т.д. утром и вечером

7

7

Домашние дела

Стирка, уборка, посуда, порядок в доме, покупка еды

14

10,5

Еда + готовка

Завтрак (30), обед (40), ужин (60) + 1,5 часа в день на готовку

24,5

21

Сон

8 часов в день

56

56

Потерянное время*

Туалет, парковка, соцсети

7

7

Телевизор

1,5 часа в день / заменить на 1 фильм в неделю

10,5

2

Перспективные занятия

Стратегические сессии, обучение, новые возможности, статьи, презентации, свой сайт

4

10

Чтение

Полчаса ежедневно

3,5

3,5

Прогулки с собакой

1 час ежедневно

7

7

Друзья

Встречи с друзьями

2

2

Массаж

1 час в неделю + дорога

2

2

Физупражнения

Утренняя и вечерняя зарядка по полчаса 6 дней в неделю

3

3

Семья

Время с мужем – час в неделю

7

7

Хобби

Танго раз в неделю + дорога

2

4

Культурные мероприятия и поездки

1-2 раза в неделю + дорога

4

6

Итого

183,5

168

* Эту группу, а также рамки и бюджет времени для нее (1 час в день) задает сам Дэйв. Соглашусь здесь с автором.

Как же это помогает мне добиться лучших KPI по итогам недели? Очень просто. Я вижу, что на профессиональное развитие и перспективные занятия у меня сейчас есть только четыре часа, а в идеальном будущем не больше десяти (час по будням и по два-три часа в субботу и в воскресенье). Значит, я не буду ставить в планы на одну неделю две новых статьи (2 х 4 = 8 часов), контент для собственного сайта (4 часа) и участие в вебинаре (2 часа). Я не стану этого делать, даже если мне кажется, что я супервумен и легко со всем справлюсь! Сфокусировавшись на одной – максимум двух вещах, я смогу избежать фрустрации по результатам недели и медленно, но верно двигаться вперед.

Фоновая задачность

Немного схитрить и увеличить неделю на несколько часов помогает фоновая задачность. Она отличается от многозадачности тем, что вы одновременно выполняете два дела или более, но голова задействована только в одном из них. Например, я часто слушаю подкасты по нейромаркетингу, пока привожу дом в порядок или готовлю, звоню родителям из машины (в наушниках, конечно же) или читаю в очереди у врача.

Фоновая задачность может стать спасением, но она таит в себе и опасности. Типичный пример – механическое пролистывание ленты соцсетей за ужином или при разговоре с домашними. Качество общения при этом стремится к нулю, и мы уже не имеем права классифицировать это время как уделенное семье.

Читать или не читать?

Мнения в рецензиях на книгу Дэйва Креншоу на litres.ru варьируются от «очередное НЛП для чайников» до «рекомендую каждому, кто задумался об эффективности своей компании». Я, без сомнения, примкнула к лагерю последних. После прочтения у меня пока еще ни разу не возникло соблазна одновременно проводить скайп-конференцию и отвечать на деловые письма, разговаривать с коллегой и рассылать пресс-релиз. Правило «Один час – одна задача» помогает мне успевать больше за то же самое время, а результат получается лучше, что уже подтвердили клиенты своими отзывами.

Попробуйте! Может быть, и вы откроете для себя всю редкую прелесть полного погружения и концентрации в нашем многозадачном мире? Бонусы в виде повышенной эффективности и отличного качества работы не заставят себя ждать!

P.S. Буквально вчера разговорились с коллегами о модном сейчас направлении – изучении дизайна человека (human design). И вот что я подумала: раз уж природой мы не созданы сторукими великанами, трехглавыми драконами или четырехглазыми циклопами – возможно, стоит действительно использовать одну голову для одной задачи, а две руки – для одного дела в одну единицу времени? Что думаете?

Комментарии
Генеральный директор, Хабаровск

На заданный вопрос, читать эту книги или нет, лично я советую не читать. Автор вымучил книгу, но сам ни к чему не пришел.

Слушатель MBA, EMBA, Москва
Автор пишет:
Сколько стоят наши переключения?

Замечательная, аргументированная статья!

И хороший повод разобраться в терминологии. Многозадачность - это выполнение нескольких задач (хотя бы двух) одновременно. Т.е. БЕЗ переключений между ними. Такой процесс (многозадачное вычисление) организован в современных процессорах. Когда в вашем процессе возникает переключение - знайте - это ПСЕВДО многозадачность. Отсюда и печальные результаты предложенного упражнения.

В связи с этим интересный вопрос: может ли человек, в принципе, работать в многозадачном режиме?

Автору и Маше Карабан совет: изучить группу процессов планирования PMBoK, т.к. лучшие методики планирования отработаны в управлении проектами. Потратив совсем не много времени Вы без прецедентно улучшите ваши "KPI по итогам недели".

Инженер, Москва

На мой взгляд, в статье перепутаны понятия. Управление временем, на последовательное решение задач, здесь называется многозадачностью. Многозадачность (как я её понимаю) - способность человека одновременно задействовать различные каналы производительности. Например: ехать по знакомой дороге на велосипеде, одетым в жилет с подогревом поясницы, петь песню и созерцать окрестности - многозадачность. Но стоит Вам сесть на велосипед, не имея достаточных навыков езды на нем, пытаться рулить, не зная дороги, одновременно вспоминая текст забытой песни и держа по очереди то руль, то грелку на пояснице - вот тут уже вы начинаете выполнять последовательную цепочку действий, т.к. накладываются ограничения в виде невозможности одновременного использования таких ресурсов, как мозг и руки для одновременного решения двух и более задач.

Короче, многозадачность надо убрать из заголовка))

Генеральный директор, Москва

Пожалуй, самое ценное в статье это то, что она показывает насколько опасны (с точки зрения эффективности) частые переключения в работе.

При проведении организационных изменений, первое, что слышишь от руководителей подразделений: «У меня люди перегружены. Не хватает времени на выполнение текущих задач. А вы ко мне с новыми – дополнительными».

Когда начинаешь изучать работу конкретного подразделения, то быстро выясняется, что работа в подразделении идет спонтанно. В любой момент любому сотруднику могут сказать: «Бросай все и срочно переключись на эту работу». Самое интересное, что такая команда может поступать не только от непосредственного начальника! Но и от начальника начальника, от учредителя (хозяина), от СЕО, от начальника или даже сотрудника соседнего подразделения (если начальник этого подразделения ближе к высшему руководству) и т.д. и т.п.

Иногда большую часть времени приходится тратить на переключения между различными задачами. В итоге работа сотрудника носит рваный и мозаичный характер.

Только от того, что исполнителя перестанут дергать хотя бы в течение дня можно выиграть до трети рабочего времени и повысить качество создаваемой ценности!

А если еще добиться того чтобы сотруднику предоставляли полную, адекватную и актуальную информацию (необходимую для его работы) то рабочее время можно еще на треть освободить для создания ценности.

Генеральный директор, Нижний Новгород

По терминологии - пусть автор даст свое определение (многозадачности) - тогда можно будет или согласиться, или предложить изменить либо мнение, либо название термина.

Цитата - "Мнения в рецензиях на книгу Дэйва Креншоу на litres.ru варьируются от «очередное НЛП для чайников» до «рекомендую каждому, кто задумался об эффективности своей компании». Я, без сомнения, примкнула к лагерю последних".

Судя по всему, это не реклама книги редакцией, а реклама книги автором публикации.

Потому для себя решил - что следует поучаствовать в обсуждении трех (с небольшим) конкретных кейсов, приведенных автором (помогая, т.о., бескорыстной рекламе публикации/книги). Начну со второго кейса (тем более, что во втором практический опыт составляет у меня как минимум 10 лет круглосуточного учета времени по карточкам Гастева).

Цитата - (1) Постарайтесь ничего не забыть! Если нужно, понаблюдайте за собой день, чтобы ничего не упустить.... (2) если я хочу больше времени тратить на профессиональное развитие и личный бренд (статьи, свой сайт и так далее), то чем-то придется пожертвовать – например, телевизором или соцсетями

1. Это серьезная ошибка - никаких вспоминаний - только жесткая фиксация дел и времени (лучше с интервалом не более 1 часа). Лучший инструмент, по моему опыту, - карточка Гастева. А в помощь книга Гранина Эта странная жизнь. По этой части могу сказать только одно - зачем использовать неэффективные рекомендации западного автора, когда есть эффективные нашенские (Д. Гранина про А. Любищева и А.К. Гастева - о системе использования карточек учета времени).

2. В полученном результате в таблице сомневаюсь - по простой причине - не описан инструмент фиксации времени и дел (по памяти - см. п.1, тем более, что на "вспоминание" можно потратить от 30 минут до часа и точность будет плюс минус 30%, а если вести учет сразу - у меня тратилось в сутки 7 минут чистого времени (а если вспоминать в конце месяца - ошибка будет много больше 100%), что, кстати, тоже приходилось учитывать, так как 7 минут умножаем на число дней в месяце - цифра ощутимая.

Директор по PR, Италия
Александр Жириков пишет:
На заданный вопрос, читать эту книги или нет, лично я советую не читать. Автор вымучил книгу, но сам ни к чему не пришел.

Александр, спасибо за Ваше мнение. So many people - so many tastes, мне книга показалась очень полезной.

Директор по PR, Италия
Константин Столяров пишет:
На мой взгляд, в статье перепутаны понятия.

Константин, я придерживаюсь терминологии автора книги, который многозадачностью называет именно выполнение нескольких задач в единицу времени, в каждой из которых задействована голова: например, я участвую в конференц-звонке и одновременно пишу или рассылаю пресс-релиз. Многозадачность в Вашем понимании автор называет фоновой задачностью: когда выполняется несколько дел одновременно, но голова задействована только в одном из них (например, я мою посуду и слушаю подкаст по нейромаркетингу).

Директор по PR, Италия
Сергей Левицкий пишет:
хороший повод разобраться в терминологии.

Сергей, спасибо за мнение! Согласна, строго техническое понимание многозадачности (на уровне процессоров) имеет место быть, но в корпоративный обиход прочно вошло другое, более бытовое понимание, о котором и пишет автор. Помните, еще несколько лет назад ability to handle multiple tasks at once стояло неизменным пунктом в 90% вакансий? И речь шла не о процессорах, а о людях. Вот о такой "многозадачности" мы и говорим.

Генеральный директор, Нижний Новгород
Оксана Смирнова пишет:
многозадачностью называет

Спасибо автору, можно обсуждать. Лучше всего, как мне кажется (не очень сведущ по теме, потому кажется), сначала обратиться к термину многозадачности в управлении проектами - может взять готовое определение из Вики, - потом вернуться к предложенному для обсуждения.

Автору +1 - за участие в обсуждении, не часто встречается.

Директор по PR, Италия
Армен Мнацаканян пишет:
Только от того, что исполнителя перестанут дергать хотя бы в течение дня можно выиграть до трети рабочего времени и повысить качество создаваемой ценности!

Полностью согласна. Автор даже просчитал прямые затраты на эти переключения: «В среднем каждый человек тратит примерно 28% своего рабочего дня на прерывания и неэффективные действия. 2,1 часа – это средняя оценочная потеря продуктивности одного человека в день по причине прерываний при 40-часовой рабочей неделе. $650 млрд – ежегодная оценочная потеря экономики США из-за всевозможных прерываний плюс время на восстановление».

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Новости образования
Школа бизнеса МИРБИС приглашает на программы дополнительного образования

Ближайшая презентация программ пройдет 29 января 2019 года.

Гендиректор WU Executive Academy сделала обзор бизнес-зоопарка

Какое отношение к бизнесу имеют единороги, зебры, лебеди и гориллы?

Школа бизнеса МИРБИС назвала даты зимнего набора на программы МВА

Предлагаются 3 формата обучения (из них новый – «2 будних вечера»), а также выбор из 12 функциональных или отраслевых специализаций МВА.

ИБДА РАНХиГС объявил о временных скидках на программы

Временные скидки действуют на программы дополнительного образования до 20 февраля.

Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
​Каков размер взяток в РФ

Цифра дня: Общая сумма выявленных взяток достигла почти 2 млрд руб.

​Работу офшоров ужесточают

Тренд дня: Резидентам офшоров придется открыть реальные офисы и нанять сотрудников.

Микрозаймы для малого бизнеса увеличились

Цифра дня: Размер микрозайма для малого и среднего бизнеса увеличен до 5 млн руб.

​Москвичи уходят в мессенджеры

Связь дня: Мобильный голосовой трафик в Москве снижается.