​Многозадачность хуже лжи?

Делать две вещи сразу – значит, не делать ни одной.
Публий Сир, римский философ

Недавно я оказалась в поезде Женева-Милан с разряженными компьютером и телефоном, а в сумке не оказалось ни одной книги. От мысли о предстоящем вынужденном безделье меня охватила наверняка знакомая вам паника. Как провести эти три с половиной часа, если спать не хочется? Просто смотреть в окно? Боже мой, сколько можно было бы успеть за это время! А теперь оно будет просто потеряно, уйдет в никуда…

И тут я задумалась. А почему люди все время куда-то бегут, пытаясь по максимуму заполнить каждую минуту «очень полезными» и «очень важными» делами? Еще лучше, если в единицу времени сделать две-три задачи одновременно... Когда последний раз я сосредотачивалась на чем-то одном или просто позволяла себе провести час или два, не делая вообще ничего?

Книга «Миф о многозадачности: К чему приводит стремление успеть все» оказалась как нельзя кстати, чтобы поразмышлять над этими вопросами. Автор, бизнес-тренер из Калифорнии Дэйв Креншоу, рассказывает об опасных последствиях распыления сил и приводит убедительные примеры. Книга построена в формате case study: успешный консультант по тайм-менеджменту Фил помогает загнавшей себя бизнес-вумен Хелен разобраться, почему она никогда ничего не успевает. Динамичный сюжет и небольшой объем (60 страниц А4) позволяют проглотить книгу за час-полтора. И хотя в кейсе рассматривается ситуация, в которой оказался генеральный директор, рекомендации и упражнения будут полезны не только топ-менеджерам, но и наемным сотрудникам, а также фрилансерам, работающим одновременно над несколькими проектами.

Сколько стоят наши переключения?

Меня поразило упражнение, которое Фил попросил выполнить Хелен и ее ассистента Салли. На листе бумаги нужно двумя способами написать фразу «Многозадачность хуже лжи» и замерить, сколько времени уйдет на каждый из них. Сначала чередуем цифры и буквы: в первой строчке пишем по одной букве из этой фразы, а в строчке ниже – цифры от 1 и далее в восходящем порядке. То есть в первой строчке пишем букву «м», потом во второй – цифру «1», затем в первой строчке – букву «н», во второй – цифру «2», и так до конца. Второй способ: сначала пишем в первой строчке всю фразу целиком, а во второй последовательность цифр от 1 до 22.

Не пожалейте двух минут, попробуйте! Вот что получилось у меня: 27,33 секунды во втором случае и на 80% больше – 48,65 секунд в первом случае, то есть 21 секунда (почти половина времени!) ушла на переключение внимания между буквами и цифрами!


Именно это Креншоу называет «стоимостью переключения»: время, которое мы теряем, заканчивая думать об одной задаче, и полностью фокусируясь на другой. Цитата из книги: «В среднем каждый человек тратит примерно 28% своего рабочего дня на прерывания и неэффективные действия. 2,1 часа – это средняя оценочная потеря продуктивности одного человека в день по причине прерываний при 40-часовой рабочей неделе. $650 млрд – ежегодная оценочная потеря экономики США из-за всевозможных прерываний плюс время на восстановление». Впечатляет?

Кстати, у героини кейса разница во времени между двумя способами составила почти 120% – 29 и 63 секунды соответственно. Значит ли это, что я добилась больших успехов? Осмелюсь предположить, что если в вашем случае разница будет незначительной, то вы ас многозадачности и научились практически не терять времени на переключение внимания. В таком случае закройте эту статью, не открывайте книгу Дэйва и не слушайте ничьих советов, у вас и так все прекрасно получается!

Как многозадачность влияет на долгосрочные цели

Уже более года я планирую свои личные и профессиональные цели и задачи – на пять лет, на год, на месяц, на неделю и на каждый день. Чудесным мотиватором и «волшебным пинком» выступает моя подруга и коуч Маша Карабан, с которой мы проводим регулярные стратегические сессии и отчитываемся по результатам.

Один вопрос долго не переставал меня мучить: почему на этапе еженедельного планирования все поставленные цели (по договоренности, не более десяти) кажутся достижимыми и реалистичными, а в конце отчетного периода я еле-еле дотягиваю до общего KPI в 50-60%? Ответ я нашла еще в одном упражнении Креншоу, которое можно условно назвать «Бюджет времени» и которое открывает нам глаза на то, куда на самом деле уходит наше время.

Нужно просто выписать в табличку все занятия по группам, которыми вы занимаетесь в течение дня, подробно обозначить рамки каждого занятия (что именно туда входит, чтобы в группах не было пересечений) и оценить, сколько времени с округлением до получаса каждую неделю уходит у вас на каждое из занятий.

Постарайтесь ничего не забыть! Если нужно, понаблюдайте за собой день, чтобы ничего не упустить. Самое интересное получается, когда мы посчитаем итоговые часы в настоящем. У Хелен получилось 190 часов, у меня – 183,5. Но дело в том, что в неделе всего 168 часов! То есть каждый день мы пытаемся обмануть мироздание и удлинить свои сутки на 10-15%, впихнув в них еще два-три часа, а потом удивляемся, что не успеваем многое из запланированного.

Следующий шаг – балансировка. Цифры в колонке «Настоящее» нужно откорректировать так, чтобы в итоге получилось ровно 168 часов. После этого ищем, что можно изменить в будущем: например, в моем случае было очевидно, что если я хочу больше времени тратить на профессиональное развитие и личный бренд (статьи, свой сайт и так далее), то чем-то придется пожертвовать – например, телевизором или соцсетями. Или придется нанять домработницу.

После этого заполняем колонку «Будущее» и перераспределяем бюджет так, как мы хотим видеть свой день, выделяя цветом строчки, которые нужно изменить. Не стоит стремиться радикально все перестроить прямо с завтрашнего дня: Креншоу рекомендует дать себе на это примерно месяц. Попробуем? Для примера – вот что получилось у меня:

Занятие

Рамки

Настоящее, 1 апреля

Будущее, 1 мая

Текущая работа

Мои клиенты

30

20

Подготовка

Душ, одевание, макияж и т.д. утром и вечером

7

7

Домашние дела

Стирка, уборка, посуда, порядок в доме, покупка еды

14

10,5

Еда + готовка

Завтрак (30), обед (40), ужин (60) + 1,5 часа в день на готовку

24,5

21

Сон

8 часов в день

56

56

Потерянное время*

Туалет, парковка, соцсети

7

7

Телевизор

1,5 часа в день / заменить на 1 фильм в неделю

10,5

2

Перспективные занятия

Стратегические сессии, обучение, новые возможности, статьи, презентации, свой сайт

4

10

Чтение

Полчаса ежедневно

3,5

3,5

Прогулки с собакой

1 час ежедневно

7

7

Друзья

Встречи с друзьями

2

2

Массаж

1 час в неделю + дорога

2

2

Физупражнения

Утренняя и вечерняя зарядка по полчаса 6 дней в неделю

3

3

Семья

Время с мужем – час в неделю

7

7

Хобби

Танго раз в неделю + дорога

2

4

Культурные мероприятия и поездки

1-2 раза в неделю + дорога

4

6

Итого

183,5

168

* Эту группу, а также рамки и бюджет времени для нее (1 час в день) задает сам Дэйв. Соглашусь здесь с автором.

Как же это помогает мне добиться лучших KPI по итогам недели? Очень просто. Я вижу, что на профессиональное развитие и перспективные занятия у меня сейчас есть только четыре часа, а в идеальном будущем не больше десяти (час по будням и по два-три часа в субботу и в воскресенье). Значит, я не буду ставить в планы на одну неделю две новых статьи (2 х 4 = 8 часов), контент для собственного сайта (4 часа) и участие в вебинаре (2 часа). Я не стану этого делать, даже если мне кажется, что я супервумен и легко со всем справлюсь! Сфокусировавшись на одной – максимум двух вещах, я смогу избежать фрустрации по результатам недели и медленно, но верно двигаться вперед.

Фоновая задачность

Немного схитрить и увеличить неделю на несколько часов помогает фоновая задачность. Она отличается от многозадачности тем, что вы одновременно выполняете два дела или более, но голова задействована только в одном из них. Например, я часто слушаю подкасты по нейромаркетингу, пока привожу дом в порядок или готовлю, звоню родителям из машины (в наушниках, конечно же) или читаю в очереди у врача.

Фоновая задачность может стать спасением, но она таит в себе и опасности. Типичный пример – механическое пролистывание ленты соцсетей за ужином или при разговоре с домашними. Качество общения при этом стремится к нулю, и мы уже не имеем права классифицировать это время как уделенное семье.

Читать или не читать?

Мнения в рецензиях на книгу Дэйва Креншоу на litres.ru варьируются от «очередное НЛП для чайников» до «рекомендую каждому, кто задумался об эффективности своей компании». Я, без сомнения, примкнула к лагерю последних. После прочтения у меня пока еще ни разу не возникло соблазна одновременно проводить скайп-конференцию и отвечать на деловые письма, разговаривать с коллегой и рассылать пресс-релиз. Правило «Один час – одна задача» помогает мне успевать больше за то же самое время, а результат получается лучше, что уже подтвердили клиенты своими отзывами.

Попробуйте! Может быть, и вы откроете для себя всю редкую прелесть полного погружения и концентрации в нашем многозадачном мире? Бонусы в виде повышенной эффективности и отличного качества работы не заставят себя ждать!

P.S. Буквально вчера разговорились с коллегами о модном сейчас направлении – изучении дизайна человека (human design). И вот что я подумала: раз уж природой мы не созданы сторукими великанами, трехглавыми драконами или четырехглазыми циклопами – возможно, стоит действительно использовать одну голову для одной задачи, а две руки – для одного дела в одну единицу времени? Что думаете?

Расскажите коллегам:
Комментарии
Директор по PR, Италия
Елена Коваленко пишет:
Вижу, что решение группировать однотипные задачи внутри недели- вполне оправдано.

Елена, спасибо за Ваше мнение! Рада, что статья оказалась созвучной.

Директор по PR, Италия
Владимир Токарев пишет:
И тоже не верно, по целому ряду причин, этот эксперимент АБСОЛЮТНО ничего не доказывает, а просто показывает:1. Что у нас уже выработалась привычка автоматически писать слова. 2. Что можно потренироваться писать по очереди слова и цифры и скорость резко увеличится.

Владимир, безусловно, можно натренироваться писать по очереди слова и цифры и увеличить скорость. Но это нам никак не поможет, когда в следующий раз в рабочем процессе мы столкнемся с необходимостью переключения между двумя другими задачами - стоимость переключения все равно останется довольно высокой, если конечно мы не работаем все время на автомате.

Книгу Смита перечитаю, спасибо.

Слушатель MBA, EMBA, Москва
Оксана Смирнова пишет:
Я бы говорила не о вреде / пользе, а о большей или меньшей эффективности.

Я бы тоже так говорил, и говорю, и иду дальше... Все, что снижает эффективность есть вред. т.к. большая эффективность всегда лучше меньшей эффективности... а т.к. переключения между задачами снижают эффективность (мы (Вы) установили этот факт), следовательно это вредный (отрицательный, негативный) фактор, а если короче, то ВРЕД.

Владимир Токарев +15105 Владимир Токарев Генеральный директор, Нижний Новгород
Оксана Смирнова пишет:
стоимость переключения все равно останется довольно высокой, ... Книгу Смита перечитаю

Я не спорю со Смитом, только с аргументом, который выполнен автором книги плохо, поскольку доказывает не потери на переключение (что описывает А.Смит), а трудности выполнения любого нового дела (аргумент автора/описание эксперимента книги не имеет отношение к его выводу).

Но я отметил, что в вашей публикации 3 и еще чуть проблем (3 уже обсудили - потери на переключения, управление бессознательным, отсутствие реальной многозадачности).

Вот по поводу "Чуть" - о концентрации на одной задаче.

Она не только полезна, но и вредна. Если сталкиваетесь с проблемой, не можете ее решить с лету, дальнейшая концентрация только вредна - нужно заняться второй, третьей, пятой, 11 задачей - а уже потом вернуться к нерешаемой. Иначе потери будут не только физические - потери времени и сил, но и умственные.

Директор по PR, Италия
Сергей Левицкий пишет:
большая эффективность всегда лучше меньшей эффективности

Сергей, вот здесь с Вами полностью соглашусь!


Директор по PR, Италия
Владимир Токарев пишет:
Если сталкиваетесь с проблемой, не можете ее решить с лету, дальнейшая концентрация только вредна - нужно заняться второй, третьей, пятой, 11 задачей - а уже потом вернуться к нерешаемой.

Владимир, но при этом мы все же не делаем несколько задач одновременно, не так ли? Занимаемся (условно) полчаса одной задачей, она не решается, мы откладываем ее и переключаемся (полноценно) на что-то другое, стараясь (в идеале, хотя в реальных условиях это не всегда выполнимо) о первой задаче вообще на какое-то время забыть. А потом, к примеру, идем гулять или медитировать - и раз, решение приходит само собой :) То есть собственно о многозадачности при этом речи вроде бы не идет. Или Вы что-то другое имели в виду?

Владимир Токарев +15105 Владимир Токарев Генеральный директор, Нижний Новгород
Оксана Смирнова пишет:
Сфокусировавшись на одной – максимум двух вещах, я смогу избежать фрустрации по результатам недели и медленно, но верно двигаться вперед.

Я имел в виду только это - фокусироваться нужно, но осторожно. Иначе фрустрация при столкновении с нерешаемой с лету задачей будет много больше.

Региональный менеджер, Санкт-Петербург

По теме есть хорошая отечественная литература.

Глеб Архангельский - Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы

Александр Фридман - Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента.

У Архангельского рекомендую именно эту книгу, она глубоко освещает проблему.

У Фридмана свой взгляд и практическое применение. У него я позаимствовал идею планировать в MindJet (ментальные карты) что оказалось очень интересным и удобным. Есть аудиовариант, можно слушать в машине (я так и делал).

Особо развивать тему не буду, лучше читайте книги и пробуйте на себе.

Рекомендую запустить хронометраж хотя бя на месяц и даже без аналитики. Меняет отношение ко времени.

Главный технолог, Москва
Сергей Левицкий пишет:
И хороший повод разобраться в терминологии. Многозадачность - это выполнение нескольких задач (хотя бы двух) одновременно. Т.е. БЕЗ переключений между ними. Такой процесс (многозадачное вычисление) организован в современных процессорах. Когда в вашем процессе возникает переключение - знайте - это ПСЕВДО многозадачность. Отсюда и печальные результаты предложенного упражнения

Сергей,я предполагаю, что вы немного заблуждаетесь: многозадачность это некоторое количество исполняемых задач за определённый промежуток времени. И предполагаю, что вы рассматриваете многозадачность с математической точки зрения, а я с управленческой. Вопрос- что сложнее и соответственно интереснее?

Генеральный директор, Москва
Сергей Левицкий пишет:
Оксана Смирнова пишет:
Я бы говорила не о вреде / пользе, а о большей или меньшей эффективности.

Я бы тоже так говорил, и говорю, и иду дальше... Все, что снижает эффективность есть вред. т.к. большая эффективность всегда лучше меньшей эффективности.

Уважаемый Сергей! А Вам никогда не приходилось сталкиваться с ситуацией, когда большая эффективность может нанести больший вред, чем меньшая?

Если например в обычную машину рассчитанную на двигатель мощностью 100 л/с, просто впихнуть движок на 500 кобыл, то с очень большой уверенностью можно сказать, что машина не доедет до финиша.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Новости образования
В МИРБИС отметили 305-й выпуск по программам MBA

В бизнес-школе состоялось юбилейное 305-е торжественное вручение дипломов по программам МВА и Executive МВА.

НИУ ВШЭ и НовГУ запустят совместный бакалавриат

В данный момент завершился первый модуль по обучению для преподавателей и сотрудников Новгородского государственного университета имени Ярослава Мудрого.

«Иннопрактика» и РВК запустили отбор быстро растущих компаний совместно с ВШБ НИУ ВШЭ

В этом году существенно расширен набор льгот, доступных для зрелых высокотехнологичных компаний с характеристиками национальных чемпионов.

МИРБИС остается в числе 2% бизнес-школ мира, обладающих аккредитацией АМВА

МИРБИС сохранил престижную аккредитацию, которая выдается сроком на 5 лет.

Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Опубликован рейтинг лучших работодателей 2022 года по версии HeadHunte

За год список HeadHunter увеличился на 28%, финалистами рейтинга стали 1082 организации.

Россияне стали чаще конфликтовать на работе

По сравнению с 2019 годом, вдвое увеличилось число респондентов, когда-либо ссорившихся с коллегами и начальством начальством.

Две трети россиян думают о смене места работы в 2023 году

Больше всего хотят сменить работу респонденты из таких сфер, как маркетинг и управление персоналом.

Исследование: как сфера eCommerce отреагировала на 2022 год

Компании в кризис заморозили исследования, выпускали меньше новых функций и отказались от неэффективных подрядчиков.