​Многозадачность хуже лжи?

Делать две вещи сразу – значит, не делать ни одной.
Публий Сир, римский философ

Недавно я оказалась в поезде Женева-Милан с разряженными компьютером и телефоном, а в сумке не оказалось ни одной книги. От мысли о предстоящем вынужденном безделье меня охватила наверняка знакомая вам паника. Как провести эти три с половиной часа, если спать не хочется? Просто смотреть в окно? Боже мой, сколько можно было бы успеть за это время! А теперь оно будет просто потеряно, уйдет в никуда…

И тут я задумалась. А почему люди все время куда-то бегут, пытаясь по максимуму заполнить каждую минуту «очень полезными» и «очень важными» делами? Еще лучше, если в единицу времени сделать две-три задачи одновременно... Когда последний раз я сосредотачивалась на чем-то одном или просто позволяла себе провести час или два, не делая вообще ничего?

Книга «Миф о многозадачности: К чему приводит стремление успеть все» оказалась как нельзя кстати, чтобы поразмышлять над этими вопросами. Автор, бизнес-тренер из Калифорнии Дэйв Креншоу, рассказывает об опасных последствиях распыления сил и приводит убедительные примеры. Книга построена в формате case study: успешный консультант по тайм-менеджменту Фил помогает загнавшей себя бизнес-вумен Хелен разобраться, почему она никогда ничего не успевает. Динамичный сюжет и небольшой объем (60 страниц А4) позволяют проглотить книгу за час-полтора. И хотя в кейсе рассматривается ситуация, в которой оказался генеральный директор, рекомендации и упражнения будут полезны не только топ-менеджерам, но и наемным сотрудникам, а также фрилансерам, работающим одновременно над несколькими проектами.

Сколько стоят наши переключения?

Меня поразило упражнение, которое Фил попросил выполнить Хелен и ее ассистента Салли. На листе бумаги нужно двумя способами написать фразу «Многозадачность хуже лжи» и замерить, сколько времени уйдет на каждый из них. Сначала чередуем цифры и буквы: в первой строчке пишем по одной букве из этой фразы, а в строчке ниже – цифры от 1 и далее в восходящем порядке. То есть в первой строчке пишем букву «м», потом во второй – цифру «1», затем в первой строчке – букву «н», во второй – цифру «2», и так до конца. Второй способ: сначала пишем в первой строчке всю фразу целиком, а во второй последовательность цифр от 1 до 22.

Не пожалейте двух минут, попробуйте! Вот что получилось у меня: 27,33 секунды во втором случае и на 80% больше – 48,65 секунд в первом случае, то есть 21 секунда (почти половина времени!) ушла на переключение внимания между буквами и цифрами!


Именно это Креншоу называет «стоимостью переключения»: время, которое мы теряем, заканчивая думать об одной задаче, и полностью фокусируясь на другой. Цитата из книги: «В среднем каждый человек тратит примерно 28% своего рабочего дня на прерывания и неэффективные действия. 2,1 часа – это средняя оценочная потеря продуктивности одного человека в день по причине прерываний при 40-часовой рабочей неделе. $650 млрд – ежегодная оценочная потеря экономики США из-за всевозможных прерываний плюс время на восстановление». Впечатляет?

Кстати, у героини кейса разница во времени между двумя способами составила почти 120% – 29 и 63 секунды соответственно. Значит ли это, что я добилась больших успехов? Осмелюсь предположить, что если в вашем случае разница будет незначительной, то вы ас многозадачности и научились практически не терять времени на переключение внимания. В таком случае закройте эту статью, не открывайте книгу Дэйва и не слушайте ничьих советов, у вас и так все прекрасно получается!

Как многозадачность влияет на долгосрочные цели

Уже более года я планирую свои личные и профессиональные цели и задачи – на пять лет, на год, на месяц, на неделю и на каждый день. Чудесным мотиватором и «волшебным пинком» выступает моя подруга и коуч Маша Карабан, с которой мы проводим регулярные стратегические сессии и отчитываемся по результатам.

Один вопрос долго не переставал меня мучить: почему на этапе еженедельного планирования все поставленные цели (по договоренности, не более десяти) кажутся достижимыми и реалистичными, а в конце отчетного периода я еле-еле дотягиваю до общего KPI в 50-60%? Ответ я нашла еще в одном упражнении Креншоу, которое можно условно назвать «Бюджет времени» и которое открывает нам глаза на то, куда на самом деле уходит наше время.

Нужно просто выписать в табличку все занятия по группам, которыми вы занимаетесь в течение дня, подробно обозначить рамки каждого занятия (что именно туда входит, чтобы в группах не было пересечений) и оценить, сколько времени с округлением до получаса каждую неделю уходит у вас на каждое из занятий.

Постарайтесь ничего не забыть! Если нужно, понаблюдайте за собой день, чтобы ничего не упустить. Самое интересное получается, когда мы посчитаем итоговые часы в настоящем. У Хелен получилось 190 часов, у меня – 183,5. Но дело в том, что в неделе всего 168 часов! То есть каждый день мы пытаемся обмануть мироздание и удлинить свои сутки на 10-15%, впихнув в них еще два-три часа, а потом удивляемся, что не успеваем многое из запланированного.

Следующий шаг – балансировка. Цифры в колонке «Настоящее» нужно откорректировать так, чтобы в итоге получилось ровно 168 часов. После этого ищем, что можно изменить в будущем: например, в моем случае было очевидно, что если я хочу больше времени тратить на профессиональное развитие и личный бренд (статьи, свой сайт и так далее), то чем-то придется пожертвовать – например, телевизором или соцсетями. Или придется нанять домработницу.

После этого заполняем колонку «Будущее» и перераспределяем бюджет так, как мы хотим видеть свой день, выделяя цветом строчки, которые нужно изменить. Не стоит стремиться радикально все перестроить прямо с завтрашнего дня: Креншоу рекомендует дать себе на это примерно месяц. Попробуем? Для примера – вот что получилось у меня:

Занятие

Рамки

Настоящее, 1 апреля

Будущее, 1 мая

Текущая работа

Мои клиенты

30

20

Подготовка

Душ, одевание, макияж и т.д. утром и вечером

7

7

Домашние дела

Стирка, уборка, посуда, порядок в доме, покупка еды

14

10,5

Еда + готовка

Завтрак (30), обед (40), ужин (60) + 1,5 часа в день на готовку

24,5

21

Сон

8 часов в день

56

56

Потерянное время*

Туалет, парковка, соцсети

7

7

Телевизор

1,5 часа в день / заменить на 1 фильм в неделю

10,5

2

Перспективные занятия

Стратегические сессии, обучение, новые возможности, статьи, презентации, свой сайт

4

10

Чтение

Полчаса ежедневно

3,5

3,5

Прогулки с собакой

1 час ежедневно

7

7

Друзья

Встречи с друзьями

2

2

Массаж

1 час в неделю + дорога

2

2

Физупражнения

Утренняя и вечерняя зарядка по полчаса 6 дней в неделю

3

3

Семья

Время с мужем – час в неделю

7

7

Хобби

Танго раз в неделю + дорога

2

4

Культурные мероприятия и поездки

1-2 раза в неделю + дорога

4

6

Итого

183,5

168

* Эту группу, а также рамки и бюджет времени для нее (1 час в день) задает сам Дэйв. Соглашусь здесь с автором.

Как же это помогает мне добиться лучших KPI по итогам недели? Очень просто. Я вижу, что на профессиональное развитие и перспективные занятия у меня сейчас есть только четыре часа, а в идеальном будущем не больше десяти (час по будням и по два-три часа в субботу и в воскресенье). Значит, я не буду ставить в планы на одну неделю две новых статьи (2 х 4 = 8 часов), контент для собственного сайта (4 часа) и участие в вебинаре (2 часа). Я не стану этого делать, даже если мне кажется, что я супервумен и легко со всем справлюсь! Сфокусировавшись на одной – максимум двух вещах, я смогу избежать фрустрации по результатам недели и медленно, но верно двигаться вперед.

Фоновая задачность

Немного схитрить и увеличить неделю на несколько часов помогает фоновая задачность. Она отличается от многозадачности тем, что вы одновременно выполняете два дела или более, но голова задействована только в одном из них. Например, я часто слушаю подкасты по нейромаркетингу, пока привожу дом в порядок или готовлю, звоню родителям из машины (в наушниках, конечно же) или читаю в очереди у врача.

Фоновая задачность может стать спасением, но она таит в себе и опасности. Типичный пример – механическое пролистывание ленты соцсетей за ужином или при разговоре с домашними. Качество общения при этом стремится к нулю, и мы уже не имеем права классифицировать это время как уделенное семье.

Читать или не читать?

Мнения в рецензиях на книгу Дэйва Креншоу на litres.ru варьируются от «очередное НЛП для чайников» до «рекомендую каждому, кто задумался об эффективности своей компании». Я, без сомнения, примкнула к лагерю последних. После прочтения у меня пока еще ни разу не возникло соблазна одновременно проводить скайп-конференцию и отвечать на деловые письма, разговаривать с коллегой и рассылать пресс-релиз. Правило «Один час – одна задача» помогает мне успевать больше за то же самое время, а результат получается лучше, что уже подтвердили клиенты своими отзывами.

Попробуйте! Может быть, и вы откроете для себя всю редкую прелесть полного погружения и концентрации в нашем многозадачном мире? Бонусы в виде повышенной эффективности и отличного качества работы не заставят себя ждать!

P.S. Буквально вчера разговорились с коллегами о модном сейчас направлении – изучении дизайна человека (human design). И вот что я подумала: раз уж природой мы не созданы сторукими великанами, трехглавыми драконами или четырехглазыми циклопами – возможно, стоит действительно использовать одну голову для одной задачи, а две руки – для одного дела в одну единицу времени? Что думаете?

Расскажите коллегам:
Комментарии
Слушатель MBA, EMBA, Москва

А разъясните, пожалуйста, смысл этого оператора "

Михаил Кузнецов пишет:
Мощность -> производительность.

"

какое действие он выполняет? ... бывает мощность потребляемая, бывает мощность выделяемая ... а у Вас какая?

Директор по маркетингу, Москва
Михаил Кузнецов пишет:
Екатерина Мусинова пишет:

Многозадачность один из факторов, меняющих наше мышление и состояние. В текстах вакансий пишут требуемый навык - многозадачность. А по факту это значит, что нужен человек, который как жонглер будет отбивать подачи в виде разных задач. Если не отбил, то сам виноват. Ценность сотрудника в этом случае снижается и растет некая тревожность неуверенность в своем положении.

Да есть непонимание с этим термином у управленцев. Под многозадачностью нужно понимать умение создавать целостность.

Работа с многозадачнностью должна порождать целостное видение, когда одна задача не противоречит другим, а дополняет их. Это приводит к прогрессирующей производительности.

Многозадачность в таком ракурсе ценный навык. Я прям возьму себе на заметку эту формулировку. Ибо многозадачность как умение делать несколько дел одновременно, сомнительный путь в неизвестное)

Аналитик, Москва
Сергей Левицкий пишет:

А разъясните, пожалуйста, смысл этого оператора "

Михаил Кузнецов пишет:
Мощность -> производительность.

"

какое действие он выполняет? ... бывает мощность потребляемая, бывает мощность выделяемая ... а у Вас какая?

Одну и ту же мощность кто то производит, вырабатывает, а кто то потребляет .

Двигатель передает свою мощность на трансмиссию Вашего мерседеса. И Вам , Сергей, уже не важно сколько он жрет, вам важно, что бы вы обогнали ватэту блондинку слева на бээнвэ.

А другой сообщник ничего о мощности своего мопеда знать не хочет, он привык считать литрокилометры, когда едет из Химок в Крым. И радуется как ребенок, что он сэкономил на этом 524 руб. Он эффективный менеджер! Ну типа Грефа.

Аналитик, Москва
Екатерина Мусинова пишет:
Михаил Кузнецов пишет:
Екатерина Мусинова пишет:

Многозадачность один из факторов, меняющих наше мышление и состояние. В текстах вакансий пишут требуемый навык - многозадачность. А по факту это значит, что нужен человек, который как жонглер будет отбивать подачи в виде разных задач. Если не отбил, то сам виноват. Ценность сотрудника в этом случае снижается и растет некая тревожность неуверенность в своем положении.

Да есть непонимание с этим термином у управленцев. Под многозадачностью нужно понимать умение создавать целостность.

Работа с многозадачнностью должна порождать целостное видение, когда одна задача не противоречит другим, а дополняет их. Это приводит к прогрессирующей производительности.

Многозадачность в таком ракурсе ценный навык. Я прям возьму себе на заметку эту формулировку. Ибо многозадачность как умение делать несколько дел одновременно, сомнительный путь в неизвестное)

Да, Екатерина, речь конечно не о делании многозадач. Речь об участии и понимании многозадачек как единой, целостной системы.

Слушатель MBA, EMBA, Москва
Михаил Кузнецов пишет:
Сергей Левицкий пишет:

А разъясните, пожалуйста, смысл этого оператора "

Михаил Кузнецов пишет:
Михаил Кузнецов пишет:Мощность -> производительность. " какое действие он выполняет? ... бывает мощность потребляемая, бывает мощность выделяемая ... а у Вас какая?

 

"

какое действие он выполняет? ... бывает мощность потребляемая, бывает мощность выделяемая ... а у Вас какая?

Одну и ту же мощность кто то производит, вырабатывает, а кто то потребляет .

Двигатель передает свою мощность на трансмиссию Вашего мерседеса. И Вам , Сергей, уже не важно сколько он жрет, вам важно, что бы вы обогнали ватэту блондинку слева на бээнвэ.

А другой сообщник ничего о мощности своего мопеда знать не хочет, он привык считать литрокилометры, когда едет из Химок в Крым. И радуется как ребенок, что он сэкономил на этом 524 руб. Он эффективный менеджер! Ну типа Грефа.

Михаил, спасибо, конечно, за пояснение!
Но я спросил НЕ про мощность авто, т.к. мы обсуждаем НЕ авто... Я спросил: в вашей формуле этот странный оператор 

Михаил Кузнецов пишет:
Мощность -> производительность. 

это что?

Сергей Левицкий пишет:
какое действие он выполняет? ... бывает мощность потребляемая, бывает мощность выделяемая ... а у Вас какая?

Вопрос напрямую касается вашей формулы, повторюсь, чтобы предупредить попытку "натянуть сову на глобус", т.е. применить сущность в несовместимом контексте или в контексте, искажающем первоначальный смысл (интерпретацию) применяемой сущности, т.е., в нашем случае, "мощности"....

1 3 5
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Новости образования
Фонд Потанина: стартовал прием заявок на грантовый конкурс для преподавателей магистратуры

150 победителей конкурса получат грант в размере 500 тыс. на развитие образовательного проекта в одной из четырех номинаций. 

Лидеры Segezha Group прошли программу обучения в партнерстве с ВШБ НИУ ВШЭ

Компания сообщила о завершении обучения кадрового резерва на проекте «Лидеры Segezha Group».

АФК «Система» и ВШБ НИУ ВШЭ выпустили сборник учебных кейсов

Это первый пример партнерства лидеров российской экономики и бизнес-образования в создании учебно-методических материалов для подготовки управленческих кадров.

Объявлен победитель Всероссийского кейс-чемпионата по операционной эффективности

Высшая школа бизнеса НИУ ВШЭ провела онлайн кейс-чемпионат по операционной эффективности OpEx Bootcamp 2022.

Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Компании стали чаще привлекать сотрудников 45+, женщин и студентов после частичной мобилизации

Однако большого всплеска запросов от этих категорий не наблюдается – только 30% стали активнее искать работу. 

Россияне назвали топ-3 родительских навыка, больше всего востребованных в работе

Ими стали: взаимопонимание, терпение и обучающие навыки.