Опасаетесь давать откровенную обратную связь руководству, потому что не хотите рисковать работой? Но если держать свое мнение при себе, то не стоит ждать улучшений от менеджера, тем более, винить его за повторяющиеся действия, которые вредят команде и подрывают ее продуктивность.
С другой стороны, у многих руководителей есть слепые «неизвестные» зоны, о которых они даже не подозревают – это то, как человек видит себя и свои действия, и то, как их воспринимают другие. Причины возникновения слепых зон могут быть разными: убеждения из прошлого, пережитый опыт, воспитание. Без сверки с реальностью эти зоны становятся темнее, и сильнее мешают выстраивать взаимоотношения с людьми. Обратная связь помогает сократить этот огромный разрыв между восприятием и реальностью.
Как помочь руководителю стать лучшим лидером
Поначалу может быть неудобно говорить менеджеру, что он делает неправильно – придется бороться со страхами, сопротивляться инстинкту, избегать разбирательств. Но с практикой и опытом станет легче. Смелость одного подчиненного вдохновит других следовать этому примеру, способствуя здоровой рабочей среде, где ценится честная обратная связь.
Вот алгоритм из четырех шагов, который позволит сделать так, чтобы ваши слова были восприняты правильно.
Шаг 1. Проверьте восприимчивость руководителя к обратной связи
Токсичные начальники не просто плохо отреагируют на замечания, они затаят обиду и будут использовать ваши слова против вас же. Такие руководители верят в иерархию власти, где обратная связь должна идти только в одном направлении – сверху вниз. Они принимают критику на личный счет, потому что она задевает эго и ставит под сомнение их авторитет. Они слепы к своим недостаткам и отказываются с ними работать. Вместо того чтобы рассматривать обратную связь как подарок, они воспринимают ее как пощечину.
Чтобы определить «уязвимость» руководителя, начните с малозначимой ситуации и понаблюдайте, как он реагирует: проявляет любопытство, хочет узнать больше или игнорирует ваше мнение. Как он ведет себя после – показывает признаки обиды или, наоборот, больше обращается к вам. После успешно пройденных первых попыток можно переходить к более важным вопросам, например, поделиться своими идеями, какие зоны для улучшения есть в вашей работе.
Не тратьте свое время и энергию на руководителя, который считает обратную связь улицей с односторонним движением. Если он не восприимчив к критике, и его действия мешают вашему развитию – это сигнал, что пора задуматься о смене команды внутри компании, если есть такая возможность, или работы.
Шаг 2. Четко сформулируйте намерение
Если вы явно их не обозначите, то за вас додумают другие – так работает человеческий ум. Намерения играют большую роль в том, как будет воспринята обратная связь. Когда вы осуждающе и категорично высказываете свое мнение, спорите и атакуете советами «как надо», руководитель, скорее всего, займет оборонительную позицию, вместо того, чтобы прислушаться к вашей точке зрения.
Когда вы подходите с намерением задавать вопросы, предлагать, высказывать опасения, искать лучшие способы для решения проблем или совместной работы, руководитель с большей вероятностью воспримет такую обратную связь положительно.
Не заставляйте руководителя гадать и додумывать – четко обозначьте свое намерение. Например, можно сказать:
- Моя цель – найти лучшие способы коммуникации, чтобы мы могли избежать недопониманий.
- Моя цель – найти лучшее возможное решение. Я хочу обсудить, как мы можем поощрять сотрудников делиться идеями.
Шаг 3. Правильно оформите сообщение
У руководителя сотни дел, большую часть его нагрузки вы даже не видите. Вы не знаете всех обстоятельств и нюансов, почему руководитель вел себя определенным образом в конкретной ситуации. Поэтому, вместо осуждения, начните с наблюдения. Проявите интерес, понимание и не делайте поспешных выводов, поскольку ваша «картинка» может быть сильно ограничена.
Формулировка, которую вы используете при обратной связи, определяет реакцию и ответ собеседника. Обвинения, жалобы или осуждающий тон никогда, как правило, не приносят желаемых результатов. Если хотите, чтобы ваши слова были хорошо восприняты, то:
- Опишите ситуацию.
- Поделитесь своими наблюдениями без осуждения и оценочного мнения.
- Укажите, как это влияет на ситуацию.
- Задайте открытый вопрос, чтобы услышать точку зрения руководителя – приглашение поделиться своим видением ситуации и предложением, что можно сделать, чтобы помочь.
Правильная формулировка = Ситуация + Наблюдение + Влияние + Открытый вопрос.
Приведу несколько примеров:
Вместо: «Вам плевать на наши идеи».
Скажите: «Во время общей встречи вчера вы просили команду высказать свое мнение по поводу Х (ситуация). Однако я заметил, что всякий раз, когда кто-то делился точкой зрения, которая не соответствовала исходной идее, вы отклоняли их предложение, не изучая его детально (наблюдение). Такая реакция на идеи заставляет команду чувствовать, что их мнения не имеют значения. Они будут демотивированы, и в следующий раз не будут высказываться (влияние). Как мы можем поощрять сотрудников открыто высказываться и оспаривать идеи, чтобы найти лучшее из возможных решений?» (открытый вопрос).
Вместо: «Вы не доверяете нам больше ответственности».
Скажите: «Я хочу обсудить распределение работы и ответственности в команде (ситуация). Я заметил, что у вас всегда слишком много дел в течение дня. В то же время команда более чем готова взять на себя дополнительные обязанности (наблюдение). Отсутствие возможности брать на себя больше ответственности мешает команде расти, а выполнение всей работы самостоятельно истощает вас (влияние). Что, по вашему мнению, мы можем сделать, чтобы завоевать ваше доверие, и вы могли делегировать больше задач команде?» (открытый вопрос).
Вот еще несколько рекомендаций, как оформить обратную связь:
Что делать:
- Будьте уважительны и вежливы.
- Запрашивайте мнение или совет руководителя. Это вызовет заинтересованность в решении проблемы.
- Используйте паузы. Дайте время обдумать информацию.
- Обдумайте заранее, что вы хотите сообщить руководителю. Иначе можно сказать вещи, о которых позже будете жалеть.
Чего не делать:
- Не указывайте другим, как выполнять их работу.
- Не обсуждайте личность или характер руководителя. Сосредоточьтесь на конкретных действиях.
- Не стоит быть категоричным, не зацикливайтесь на одной точке зрения. Будьте гибкими.
- Не предполагайте, что вы обладаете полной видимостью ситуации.
Шаг 4. Давайте обратную связь лично
Да, можно отправить email, сообщение или позвонить, но личная встреча делает диалог более эффективным. Невербальные сигналы имеют такое же значение, как и слова: взгляд, жесты рук, движение тела. Открытые позы могут многое рассказать о вашем намерении и направить разговор в позитивное русло. Язык тела руководителя может намекнуть на то, как он воспринимает информацию – это полезный сигнал о том, стоит ли продолжать или отложить разговор.
Готовясь к встрече с руководителем, настройте себя на передачу положительных вибраций – открытость, честность, уверенность в себе. Закрытые позы и осуждающий тон вряд ли помогут донести до руководителя задуманное и воспринять вашу обратную связь конструктивно. Ведите беседу непринужденно и уважительно.
Также читайте:
Понимаю вас, Анатолий. Не раз сталкивалась именно с такой реакцией. И мы уже обсуждали где-то как люди реагируют на критику, потому что в критике бывает зашита агрессия, которая по-разному бывает упакована. Вот в приведенном примере прямое осуждение действия отклонения точки зрения, которая не соответсвует исходной идее без выяснения причин почему руководитель это делает. Здесь первая ошибка - уверенность типа "я знаю лучше". Вторая ошибка - демотивированные сотрудники не будут высказываться звучит как угроза. И наконец, кто-то из подчиненных уже берет на себя роль руководителя - как МЫ можем поощрять сотрудников. В целом высказывание звучит как хорошо упакованный ультиматум - если ты сатрап, то мы замолчим, пусть тебе будет хуже. И у психологов на счет любой обратной связи есть рекомендация по Я-высказываниям, высказываниям, которые реально говорят о восприятии чего-либо, не давая агрессивных (пусть и хорошо упакованных) оценок. А также психологи обычно рекомендуют задавать вопросы, прежде чем составлять категоричные мнения.
Возможно вот такая обратная связь была бы более конструктивной:
"Я вчера не понял что было на нашем собрании и поэтому чувствую себя несколько растерянным.Не могли бы вы пояснить, почему вы отклоняли точки зрения (того-то и того-то)? Мне бы хотелось изучить их детально, потому что (аргументы). Возможно мы не поняли, какие именно ответы вы хотели бы получить. Может быть сегодня мы еще раз встретимся? Может быть людям не хватило аргументов для тех точек зрения, которые они высказывали и вы могли бы нам всем объяснить как лучше эти точки зрения представлять."
В таком высказывании нет обвинения, есть обратная связь по состоянию людей, участвоваших с вобрании, есть предложение-просьба дать пояснения и предоставления информации что руководитель ожидал от сотрудников. По крайней мере это начало переговоров о том, как обеим стаоронам (руководителю и его сотрудникам) учитывать интересы друг друга. Да, ответ может последовать категоричный - мол вы не поняли и не мое это дело, разбиайтейсь как хотите. Но такой ответ это тоже показатель того, какого взаимодействия руководитель ожидает от сотрудников.
Я немного о другом, хотя с вами согласен.
Руководитель обязан, именно обязан организовать себе обратную связь. я к критике отношусь совершенно спокойно, даже иногда слышал упрек от друзей, что мне не хватает интригантства.
Ваш пример красив. но я больше склонен к собственному инициированию лидером высказываний подчиненными своей точки зрения.
Как на старом Императорском флоте - первое слово лейтенанту.
Именно, Николай, психологические игры. Именно психологические игры являются одной из серьезных причин провалов руководства. Поэтому руководителю важно не затевать эти игры самому и пресекать такие игры со стороны подчиненных. Выше Анатолий честно написал что его реакцией на определенное высказывание сотрудника было бы увольнение. Игра началась с позиции Жертвы в лице сотрудников, представитель которых в одном высказывании умудрился и побыть обиженным (Жертва) и угрожающим (Преследователь). По сценарию психологической игры руководитель должен был ответить либо из позиции Спасателя (мне жаль, что вам так плохо, сейчас я все исправлю), либо из позиции Преследователя (ты мне угрожаешь - получи "фашист гранату"). И, к сожалению, эти игры разыгрываются сплошь и рядом, не приносят ничего позитивного и в лучшем случае только отнимают время, а в худшем провоцируют конфликты.
Да, именно руководитель и должен инициировать обратную связь. Но я так поняла из примера статьи, что руководитель вроде как инициировал эту обратную связь, но ряд работников обиделись, что их высказывания отклонили, как несоответсвующие теме. Нет ничего лучше честного разговора, инициированного руководителем. А то, что описано в статье это психологическая игра, потому что:
- пришли поговорить на следующий день, а не высказались на собрании;
- пришли разговаривать с позиции "ты плохой руководитель и обидел нас";
- угрожали
Критика может быть честным разговором, а может быть психологической игрой. Честный разговор - это разговор без обвинений, но четкое информирование о том, что на взгляд говорящего идет не так и как хотелось бы, чтобы оно шло. Игра начинается всегда с позиции Жерты или Преследователя и в ней может быть как позиция превосходства говорящего, так и личностные обвинения, которые могут быть отлично упакованы, но всегда распознаются получателем сообщения. Именно потому, что вы распознали эти позиции, вам и захотелось ответить увольнением.
Как человек, проработавший 10 лет руководителем, могу сказать, что это звучит фальшиво.
Более понятно было бы: «Знаешь, братан, ты вчера нас не услышал или мы не так тебя поняли, давай поговорим об этом еще раз».
А все излишние реверансы только усугубляют дело, переводя дружеский разговор в область какой-то политической дипломатии.
А вообще можно было бы конкурс объявить на формулировку в таком случае, но опять же повторюсь, о какой ситуации идет речь?
Один сопляк начитавшись психологии учит другого, как нужно руководить, или это разговор по делу?
Во-во, так надо не играми заниматься, а делом, тогда жить проще будет.
А я понял, что подчиненный по собственной инициативе полез улучшать лидерские качества руководителя, так сказать, «творить добро».
Поэтому и пишу, что ситуация непонятная.
Да, это тоже хороший вариант - короче и по существу. Я бы сказала это мужской вариант, а я привела женский)
Вот прям целиком и полностью согласна. Только фигня в том, что мы выучиваемся затевать эти игры буквально с детства, а потом они переходят в автоматизмы и мы перестаем замечать и идентифицировать их как игры.
Мне кажется, что люди заигрались в психологию.
Это похоже на разглядывание разных узоров в игрушке «Калейдоскоп» вместо изучения устройства самого калейдоскопа.
«Вон тот цвет красненький сливается с зелененьким поверх голубого, это означает...»
Рекламное объявление психотерапевта: «Избавляю от алкогольной и наркотической зависимости за один сеанс. Постоянным клиентам — скидка».
Шутка...
Мне кажется если бы вы руководили молодежью в офисе у вас отдел HR точно никогда бы без работы не остался. Постоянную текучку вы бы им точно обеспечили.
Интересное воображение.
Я уже перестал руководить кем-либо, муторное это занятие — людей организовывать, есть более интересные занятия.
Хотя с молодежью бы поработал, но не во всяком деле, и скорее всего поручил бы это кому-нибудь из подчиненных, мне кажется...
Если вам кажется, что надо что-то менять в этой жизни – то вам не кажется.
Шутка.
Дочитал текст до пассажа "Готовясь к встрече с руководителем, настройте себя на передачу положительных вибраций" и далее читать не смог.
Положительно виляйте хвостиком, ррработнички, если хотите, чтобы вас выслушали....
Мне за свою 40+летнюю трудовую жизнь много раз приходилось спорить и даже ругаться с начальством, что-то им советовать и подсказывать, дарить идеи и пр.
Но положительно вибрировать перед начальством так и не научился. Видимо поэтому карьерных высот и не достиг.
Что, как я понимаю на текущий момент, к лучшему.
Потому что надо быть самим собой, а не прибором, издающим положительные вибрации в присутствии начальства.