Паноптикум 2.0: как создать эффективную систему мониторинга сотрудников

По мере перехода рабочих команд на удаленку, наблюдение за качеством их работы со стороны менеджеров сильно усложнилось. Термин «мониторинг сотрудников» ворвался в тренды популярных запросов у руководителей в 2020 году на волне ускоренного перехода на удаленную форму занятости в период пандемии. Менеджеры лишились возможности оценивать количество времени подчиненных, посвященное их непосредственным задачам, на глаз. Это вызвало необходимость поиска альтернативных методов наблюдения за качеством работы сотрудников на удаленке.

ПО для мониторинга сотрудников призвано помочь проанализировать форму и содержание рабочих задач, чтобы использовать эти данные для оптимизации деятельности сотрудников и повышения производительности. Однако наличие «большого брата», зорко следящего за каждым действием работников, может негативно влиять на их моральный дух и мотивацию, наталкивая на мысль о том, что руководитель попросту не доверяет сотрудникам.

Что такое мониторинг сотрудников, и каким он бывает

Мониторинг сотрудников – это широко распространенная практика использования цифровых инструментов для отслеживания процесса работы и результатов деятельности персонала. Компании используют различные методы мониторинга для измерения производительности, отслеживания посещаемости, оценки поведения, обеспечения безопасности и сбора данных о количестве отработанных часов. Для этого используются технологии видеонаблюдения за рабочим столом, биометрические смарт-бейджи, отслеживание местоположения или тепловые экранные сенсоры.

По данным ExpressVPN порядка 80% работодателей в той или иной форме отслеживают поведение сотрудников на работе.

Виды мониторинга: 

  • Отслеживание посещения веб-сайтов и использования приложений. Если результаты мониторинга показывают, что сотрудники часто отвлекаются на посторонние сайты в интернете, некоторые работодатели блокируют к ним доступ с рабочих устройств.
  • Захват экрана, позволяющий в рандомный момент времени сделать скриншот экрана, и зафиксировать, чем занят сотрудник.
  • Фиксация рабочих часов: сотрудники включают таймер, когда начинают работу, и выключают, когда уходят на перерыв. Этот способ дает возможность оценить, сколько времени сотрудник посвятил непосредственно работе или отдельному заданию.
  • Кейлоггер. Специальное приложение фиксирует каждое нажатие клавиши на клавиатуре. Цель состоит в том, чтобы сотрудники были сосредоточены на выполнении задач, связанных с работой.
  • Система отслеживания активности курсора, которая реагирует на длительное бездействие работника.
  • Геолокация дает возможность отследить, где сотрудник находится в конкретный момент времени и его перемещения за день.
  • Просмотр электронной почты. По данным SimplyHired этот вид мониторинга используют более половины работодателей. Он позволяет оценить не только оперативность работы сотрудника, но и отношение к конфиденциальным данным и соблюдение норм делового общения в переписке.

Зачем нужен мониторинг сотрудников

У наблюдения за сотрудниками есть две основные функции:

  1. Оптимизация рабочего процесса.
  2. Контроль за тем, чтобы сотрудники не отвлекались на посторонние вещи в течение рабочего дня.

Исследования Harward Business Review показали, что когда мониторинг сотрудников использовался в целях контроля, повышалась склонность сотрудников к нарушению дисциплины и снижению производительности. Когда руководители использовали информацию, полученную в результате мониторинга, в качестве основы для улучшения рабочих процессов, сотрудники больше доверяли своим руководителям и поддерживали с ними позитивные отношения. Кроме того, сотрудники во втором случае лучше справлялись со своей работой и реже демонстрировали контрпродуктивное поведение.

Мониторинг сотрудников позволяет:

  1. Оперативно обнаружить подозрительные действия сотрудника. Одной из наиболее важных причин мониторинга является обеспечение безопасности данных. В таких ситуациях решения по мониторингу сотрудников оправдывают себя в компаниях, работающих с клиентами или имеющих дело с важными данными, утечка которых угрожает серьезными проблемами как самому бизнесу, так и клиентам. Система мониторинга позволяет отслеживать, какие данные и кому передает сотрудник, и реагирует на подозрительную активность, если доступом к данным завладел злоумышленник. 
  2. Получить доказательства для обоснования дисциплинарных взысканий. Поймать сотрудника на недобросовестном исполнении служебных обязанностей не так-то просто. Система мониторинга хранит данные, которые могут быть использованы руководителем для обоснования отказа от повышения сотрудника в должности или невыплаты ему годового бонуса в полном объеме.
  3. Повысить эффективность работы сотрудников. Многие системы мониторинга позволяют отслеживать производительности труда сотрудников: проекты, время активности, веб-сайты, программы, инструменты и многое другое. Показатели производительности и результативности могут быть сведены в отчеты и диаграммы, чтобы сотрудники могли видеть, где у них все хорошо, а где им требуется пересмотреть свой подход к работе. Кроме того, это дает возможность оптимизировать закупки ПО для работы: система мониторинга покажет, какие приложения используются часто, а какие – практически никогда, и от их закупки можно безболезненно отказаться.
  4. Повысить общую эффективность работы команды. Отслеживание рабочих процессов дает представление о том, на что сотрудники тратят время в течение дня, и позволяет скорректировать рабочий процесс таким образом, чтобы максимально его оптимизировать.
  5. Поддержать осознанность среди персонала. Ощущение того, что за твоей работой наблюдают, повышает концентрацию внимания сотрудников на рабочих задачах. Они меньше отвлекаются на посторонние стимулы и больше погружены в задачи.

Недостатки практик наблюдения за сотрудниками

Не секрет, что внешнее принуждение в краткосрочном периоде способно повысить продуктивность. Однако, играя вдолгую, работодатель рискует разрушить внутреннюю мотивацию персонала, заглушив ее мерами контроля. Это особенно болезненно в работе с представителями креативных профессий.

Неэффективная система мониторинга сотрудников приводит к:

  1. Падению морального духа.
  2. Дополнительной нагрузки на руководителей, вынужденных анализировать результаты мониторинга.
  3. Риску утечки персональных данных сотрудника и нарушению его личных границ.
  4. Может разрушить отношения между руководителем и подчиненным.
  5. Чревато дополнительным стрессом для сотрудников.
  6. Подталкивает к жульничеству: многие сотрудники находят способы обойти системы мониторинга. Например, продаются специальные USB-манипуляторы мыши, которые поддерживают ПК в активном режиме, когда сотрудник занят посторонними вещами.

Сотрудники в основном воспринимают такую практику в штыки: исследование Raconteur показало, что 63% работников готовы уволиться в случае введения работодателем систем мониторинга, а 28% как минимум задумались бы о смене работы.

Как создать эффективную систему мониторинга сотрудников

1. Будьте прозрачными во всем, что касается целей мониторинга

Опрос, проведенный Gartner Insights, показал, что доверие сотрудников к мониторингу возрастает до 70%, если руководители оговаривают цели и границы контролирующих практик. Опишите подробнее:

  •       Что такое мониторинг сотрудников.
  •       Как он работает.
  •       Как соблюдается право на конфиденциальность.
  •       Почему это важно для компании.
  •       Какие данные подлежат сбору, и как они могут быть использованы.
  •       Потенциальные выгоды для бизнеса и самого сотрудника.

Сообщите сотрудникам, что они могут обращаться к менеджерам по персоналу в ситуациях использования данных системы мониторинга, которые они считают несправедливыми или незаконными.

2. Разработайте политику контроля за сотрудниками

Вы можете разработать политику самостоятельно или в сотрудничестве с сотрудниками. Добавьте нормативную документацию по системе мониторинга в справочник сотрудников, чтобы действующим и новым сотрудникам было легко с ней ознакомиться.

3. Используйте данные мониторинга для развития, а не наказания

Обсуждения результатов наблюдения за работой сотрудника должны быть сфокусированы на конкретных поведенческих проявлениях. Обратную связь можно предоставлять по модели SBI: ситуация, поведение, результат. Например, руководитель в ходе личной беседы должен описать сотруднику задачу, над которой он работал, поведение, которое зафиксировала система наблюдения, и результаты, к которым это поведение привело. После можно обсудить с сотрудником способы оптимизации его работы в течение дня.

4. Будьте осторожны с ограничениями

Прежде чем принять решение о блокировке доступа сотрудников к тому или иному веб-сайту, оцените, насколько это целесообразно. Например, работники могут отвлекаться на просмотр развлекательного контента на YouTube в течение дня, но в то же время этот хостинг дает доступ к массе полезных материалов, которые они могут смотреть в рабочих целях.

5. Не переходите рамки

Помните, что система мониторинга сотрудников направлена на повышение производительности, а не на получение конфиденциальной информации. Запрашивайте доступ только к необходимым данным таким образом, чтобы это не выглядело как вторжение в частную жизнь.

Следите за сотрудниками только в установленные часы. Не стоит отслеживать страницы, посещаемые во время обеденного перерыва или в часы переработок.

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Нач. отдела, зам. руководителя, Санкт-Петербург

Менеджеры лишились возможности оценивать количество времени подчиненных, посвященное их непосредственным задачам, на глаз. 

Когда я обучалась системе менеджмента качества, преподаватель сказала: "люди приходят к вам не только, чтобы заработать деньги, но еще и для того, чтобы реализовать себя, свой потенциал". Переводя сотрудников на удаленку, надо задуматься не о мониторинге рабочего времени, а о результативности ваших процессов. И о своевременном и корректном решении рабочих задач. 

Второе, смотрб комментарии. Большинство, конечно, правы так как каждый мыслит со своей колокольни. Но если в компании процессы сделаны чисто формально, их оптимизацией и результативностью никто нге занимается, мы будем следить, следить и скатимся в полную паранойю. 

Анатолий Курочкин пишет:
Мы катастрофически теряем умение управлять работниками и приобретаем ложные, но абсолютно дурацкие менеджерские ухватки

Вот истинно верные слова!А если не скидывать со счетов обыкновенную зависть, лизоблюдство, то получается весьма печальная картина.

Господа, научитесь наконец-таки, строить команды, распределять задачи, организовывать,  управлять имеющимися ресурсами. Это не так сложно.

 

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

В этой бодяге два совершенно разных смысла

1) Чтобы сотрудник не пинал посторонние предметы врабочем оплачиваемом процессе

20 Чтобы он не воровал важную коммерческую информацию

 

И то и другое система слежки решает не слишком хорошо. Но зато отчитаться легко перед начальством или собственниками.

 

Инженер-конструктор, Санкт-Петербург
Марат Бисенгалиев пишет:
В этой бодяге два совершенно разных смысла 1) Чтобы сотрудник не пинал посторонние предметы врабочем оплачиваемом процессе 2) Чтобы он не воровал важную коммерческую информацию   И то и другое система слежки решает не слишком хорошо. Но зато отчитаться легко перед начальством или собственниками.

Марат, тут есть еще 3-тий момент, чтобы сотрудник не уничтожил рабочую информацию:

Российские ракеты пострадали от брака в Турции

Экс-сотрудник оборонного предприятия обвиняется в воздействии на критическую информструктуру РФ

Как стало известно “Ъ”, перед судом предстал экс-сотрудник АО «ГосМКБ "Радуга" им. А. Я. Березняка», обвиняемый в неправомерном воздействии на критическую информационную инфраструктуру Российской Федерации, а именно своего предприятия, разрабатывающего крылатые ракеты. По версии ФСБ, он уничтожил терабайт служебной информации, что едва не привело к срыву выполнения гособоронзаказа. Сам фигурант утверждает, что стер только личные данные и черновые расчеты, копии которых остались у предприятия.

Выступая в Мособлсуде, прокурор огласил фабулу обвинения, предъявленного 33-летнему уроженцу Архангельской области Сергею Коротких. Из нее следовало, что подсудимый в 2015 году устроился в АО «ГосМКБ "Радуга" им. А. Я. Березняка» в подмосковной Дубне (входит в состав госкорпорации «Тактическое ракетное вооружение»), став руководителем бригады, занимавшейся расчетами тепловых нагрузок на производимые предприятием образцы ракетной техники. Господин Коротких был на хорошем счету, пока в декабре 2022 года особисты предприятия не узнали, что он, имея вторую форму допуска к секретным данным (предполагает целый ряд ограничений), не поставив в известность свое руководство, выезжал в Турцию, где еще и женился на местной девушке, хотя ему и были запрещены контакты с иностранцами.

Бригадир утверждал, что об изменениях в семье поставил в известность сотрудников регионального УФСБ, а почему те не оповестили предприятие, ему неизвестно. Более того, во время конфликта он подал ряд заявлений в прокуратуру и спецслужбу, рассказав о нарушениях, якобы допущенных на оборонном предприятии.

В результате «Радугу» Сергей Коротких покинул вместе с начальником первого отдела предприятия и одним из ее руководителей. А в мае 2023 года против господина Коротких было возбуждено уголовное дело по ч. 4 ст. 274.1 УК (неправомерное воздействие на критическую информационную инфраструктуру Российской Федерации с использованием служебного положения, повлекшее причинение ей вреда).

По версии следствия, увольняясь с «Радуги», он с помощью своего персонального компьютера без разрешения системного администратора закрытой телекоммуникационной сети стер один терабайт информации, содержавшей не только личные данные, фото и переписки, но и некие расчеты, необходимые для выпуска ракетной продукции.

По мнению руководства «Радуги», действия менеджера едва не привели к срыву гособоронзаказа.

Руководитель группы, Москва
Сергей Папков пишет:
Думаю, что у такого руководителя большие проблемы с психическим здоровьем.
Сергей Папков пишет:
Но уж если не повезло с таким руководителем, то в договоре надо ещё подробнее писать:- не более двух посещений туалета; - не задумываться на более чем 5 минут;- избегать синонимов, антонимов, гипербол;- развестись с женой/мужем; - не ковырять в носу. 

Сергей, вот это как раз не "с руководителем не повезло", а не разработан норматив. Поэтому каждый сотрудник судит по своим субъективным впечатлениям. 

Если же разработан норматив, то ни у сотрудника, ни у руководителя не болит голова о том, чем сотрудник занят. 

Например, в договоре прописан норматив:

"на подготовку одной научной статьи по исходным материалам, представленным в таком-то виде, - от 30 до 40 часов;

на подготовку рекламной статьи - от 6 до 9 часов;

на подготовку экспертной статьи - от 15 до 20 часов".

Тогда, если сотрудник, например, при подготовке рекламной статьи хочет задуматься потщательнее, изучить тему дольше и глубже, и тратит 11 часов, то компания оплачивает только по верхней границе согласованного норматива - 9 часов. А 2 часа, потраченные человеком сверх того, - это не то, что компания готова оплачивать, а просто человек потратил лишнее время, потому что ему вот так захотелось - тема интересной показалась или еще что. То есть, он понимает, что тратит это время для себя, а компания ему оплачивать его не будет. 

И наоборот - человек написал рекламную статью за 3,5 часа, то компания должна оплачивать 6 часов, потому что минимальные трудозатраты, согласованные с компанией для такого вида работ, - 6 часов. Соответственно, оставшиеся 2,5 часа человек занимается, чем хочет, - ковыряет в носу, играет в телефон - это его личное дело. 

При таком раскладе отпадает необходимость следить за тем, чем занят удаленный сотрудник. 

В сложных проектах в сфере высоких технологий определять норматив особенно важно - потому что там перегруженность сотрудника выливается в ухудшение качества работы. 

Аналитик, Москва
Елена Аронова пишет:
Например, в договоре прописан норматив: "на подготовку одной научной статьи по исходным материалам, представленным в таком-то виде, - от 30 до 40 часов; на подготовку рекламной статьи - от 6 до 9 часов; на подготовку экспертной статьи - от 15 до 20 часов".
Елена Аронова пишет:

- Формирование одного письма клиенту - от 5 до 25 минут.

- Отправка писем 1 клиенту - от 3 до 7 минут.

- Созвон с клиентом - от 15 до 70 минут. 

- Написание отчета - от 1,5  до 2,5 часов.

- Выезд к клиенту - от 3 до 7 часов. 

- И так далее. 

Дальше, исходя из этого, сотрудник работает, а в конце месяца присылает отчет с расчасовкой - сколько времени на что потрачено. 

Но это, согласитесь, немного разные нормативы. Сколько же я писем в месяц написал? А- чёрт с ним, напишу 33 х 6 минут.

А вот на подготовку статья от 30 до 40 часов - со смыслом подобного норматива я согласен! Работник всегда сможет опереться на эти нормы. 

Руководитель группы, Москва
Анатолий Курочкин пишет:
Ну я не думаю, что работник настолько туп, чтоб не понять, что его перегружают.

Анатолий, а вот как раз это далеко не всегда понятно.

Например, удаленный сотрудник не успевает выполнять работу в срок. Говорит руководителю: "У меня много работы, я перегружен".

А руководитель:

- Нет, ты, наоборот, недозагружен. 

 

Тут в чем может быть дело?

- Либо действительно сотрудник перегружен.

- Либо работа задействует слабые стороны сотрудника. Поэтому для выполнения функций ему требуется намного больше времени, чем коллегам, у которых работа приходится на сильные стороны. 

- Либо человек неправильно понимает, что ему делать, и выполняет избыточный объем работы. Поэтому у него уходит больше времени, и он не успевает. 

 

Предположим, причина в том, что сотрудник перегружен. А как ему это доказать, если не установлен норматив? А субъективно руководитель считает, что это небольшая нагрузка, и сотрудник, наоборот, недозагружен? А считает так руководитель, потому что "ну другие-то все успевают". 

Все иначе, если установлен норматив - например: "На управление одним подрядчиком в рамках одного проекта уходит от 10 до 20 часов в месяц". 

Тогда понятно, что, если сотрудник управляет 8 подрядчиками в 3 проектах, то на это уходит от 240 до 480 часов в месяц. 

Соответственно, если такой сотрудник заявляет: "Я не успеваю, я перегружен", - то это объективно так и есть. 

А если другие все успевают, то они это делают за счет своего личного времени, потому что им так хочется (вспоминаем, что в месяце, где 23 рабочих дня, ставка - это 184 часа). Таким образом, в данном случае нельзя ставить сотруднику в пример коллег: "Вот они успевают, а ты нет". 

Кроме того, возникает повод задуматься: если некоторые сотрудники при такой нагрузке "все успевают", то не происходит ли это за счет снижения качества?

 

А если же оказывается, что одна часть коллектива укладывается в норматив и, не тратя личного времени, все успевает, а другая часть коллектива - нет, то тут тоже повод задуматься. Возможно, у тех, кто не успевает, работа задействует слабые стороны, поэтому у них уходит больше времени. Соответственно, возникает повод пересмотреть процедуру найма и отбора соискателей. А самому сотруднику тоже становится очевидно: если есть разработанный норматив, коллеги в него укладываются, а я нет, то стоит ли мне работать в этой профессии, раз я объективно не справляюсь?

Вот сколько всего становится ясно, когда норматив есть. И необходимости в слежке нет.

А чтобы норматив разработать - надо - да, с часами сидеть и засекать время - сколько на что уходит. Затем все складывать и вычислять минимальные и максимальные границы временных затрат. 

Аналитик, Москва
Елена Аронова пишет:
Вот сколько всего становится ясно, когда норматив есть. И необходимости в слежке нет.
А чтобы норматив разработать - надо - да, с часами сидеть и засекать время - сколько на что уходит. Затем все складывать и вычислять минимальные и максимальные границы временных затрат. 

Да, Вы правы! Это так!
У нас на нормировку, кстати, уходит тоже довольно много времени.

Генеральный директор, Москва

Еще немного о  мониторинге сотрудников. Возможно, это не единственный пример борьбы с контролем такого сорта.

Более 12 сотрудников компании Wells Fargo остались без работы. Они имитировали бурную деятельность на рабочем месте, установив на свои ПК софт для симуляции работы мышки и клавиатуры, а сами тратили рабочее время по своему усмотрению. Как пишет Tom’s Hardware, работодатель остался не в восторге от их действий и исключил их из кадрового состава.
...
На рабочих ПК сотрудников Wells Fargo установлено специализированное ПО, которое буквально следит за сотрудниками, определяя, есть ли он на месте, и занят ли он работой. Многие руководители пытались заставить своих подчиненных установить такой софт даже на домашние ПК, когда весь мир ушел на удаленную работу, но эта практика не прижилась – многие работники заявили, что не будут ставить никакой лишний софт на личные компьютеры, которые фирма им не покупала.

Детали тут

 

 

1 3
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
4
Михаил Лурье
Ну вот судя новостям на нашем телевидении, этот процесс запущен. Как говорят, спонсоры отказываю...
Все дискуссии
HR-новости
Большинство компаний выделяют до 500 тыс. руб. в год на спорт для персонала

Из них половина регулярно организовывают внутренние спортивные мероприятия, а свыше трети предоставляют абонементы в фитнес-клубы.