Паноптикум 2.0: как создать эффективную систему мониторинга сотрудников

По мере перехода рабочих команд на удаленку, наблюдение за качеством их работы со стороны менеджеров сильно усложнилось. Термин «мониторинг сотрудников» ворвался в тренды популярных запросов у руководителей в 2020 году на волне ускоренного перехода на удаленную форму занятости в период пандемии. Менеджеры лишились возможности оценивать количество времени подчиненных, посвященное их непосредственным задачам, на глаз. Это вызвало необходимость поиска альтернативных методов наблюдения за качеством работы сотрудников на удаленке.

ПО для мониторинга сотрудников призвано помочь проанализировать форму и содержание рабочих задач, чтобы использовать эти данные для оптимизации деятельности сотрудников и повышения производительности. Однако наличие «большого брата», зорко следящего за каждым действием работников, может негативно влиять на их моральный дух и мотивацию, наталкивая на мысль о том, что руководитель попросту не доверяет сотрудникам.

Что такое мониторинг сотрудников, и каким он бывает

Мониторинг сотрудников – это широко распространенная практика использования цифровых инструментов для отслеживания процесса работы и результатов деятельности персонала. Компании используют различные методы мониторинга для измерения производительности, отслеживания посещаемости, оценки поведения, обеспечения безопасности и сбора данных о количестве отработанных часов. Для этого используются технологии видеонаблюдения за рабочим столом, биометрические смарт-бейджи, отслеживание местоположения или тепловые экранные сенсоры.

По данным ExpressVPN порядка 80% работодателей в той или иной форме отслеживают поведение сотрудников на работе.

Виды мониторинга: 

  • Отслеживание посещения веб-сайтов и использования приложений. Если результаты мониторинга показывают, что сотрудники часто отвлекаются на посторонние сайты в интернете, некоторые работодатели блокируют к ним доступ с рабочих устройств.
  • Захват экрана, позволяющий в рандомный момент времени сделать скриншот экрана, и зафиксировать, чем занят сотрудник.
  • Фиксация рабочих часов: сотрудники включают таймер, когда начинают работу, и выключают, когда уходят на перерыв. Этот способ дает возможность оценить, сколько времени сотрудник посвятил непосредственно работе или отдельному заданию.
  • Кейлоггер. Специальное приложение фиксирует каждое нажатие клавиши на клавиатуре. Цель состоит в том, чтобы сотрудники были сосредоточены на выполнении задач, связанных с работой.
  • Система отслеживания активности курсора, которая реагирует на длительное бездействие работника.
  • Геолокация дает возможность отследить, где сотрудник находится в конкретный момент времени и его перемещения за день.
  • Просмотр электронной почты. По данным SimplyHired этот вид мониторинга используют более половины работодателей. Он позволяет оценить не только оперативность работы сотрудника, но и отношение к конфиденциальным данным и соблюдение норм делового общения в переписке.

Зачем нужен мониторинг сотрудников

У наблюдения за сотрудниками есть две основные функции:

  1. Оптимизация рабочего процесса.
  2. Контроль за тем, чтобы сотрудники не отвлекались на посторонние вещи в течение рабочего дня.

Исследования Harward Business Review показали, что когда мониторинг сотрудников использовался в целях контроля, повышалась склонность сотрудников к нарушению дисциплины и снижению производительности. Когда руководители использовали информацию, полученную в результате мониторинга, в качестве основы для улучшения рабочих процессов, сотрудники больше доверяли своим руководителям и поддерживали с ними позитивные отношения. Кроме того, сотрудники во втором случае лучше справлялись со своей работой и реже демонстрировали контрпродуктивное поведение.

Мониторинг сотрудников позволяет:

  1. Оперативно обнаружить подозрительные действия сотрудника. Одной из наиболее важных причин мониторинга является обеспечение безопасности данных. В таких ситуациях решения по мониторингу сотрудников оправдывают себя в компаниях, работающих с клиентами или имеющих дело с важными данными, утечка которых угрожает серьезными проблемами как самому бизнесу, так и клиентам. Система мониторинга позволяет отслеживать, какие данные и кому передает сотрудник, и реагирует на подозрительную активность, если доступом к данным завладел злоумышленник. 
  2. Получить доказательства для обоснования дисциплинарных взысканий. Поймать сотрудника на недобросовестном исполнении служебных обязанностей не так-то просто. Система мониторинга хранит данные, которые могут быть использованы руководителем для обоснования отказа от повышения сотрудника в должности или невыплаты ему годового бонуса в полном объеме.
  3. Повысить эффективность работы сотрудников. Многие системы мониторинга позволяют отслеживать производительности труда сотрудников: проекты, время активности, веб-сайты, программы, инструменты и многое другое. Показатели производительности и результативности могут быть сведены в отчеты и диаграммы, чтобы сотрудники могли видеть, где у них все хорошо, а где им требуется пересмотреть свой подход к работе. Кроме того, это дает возможность оптимизировать закупки ПО для работы: система мониторинга покажет, какие приложения используются часто, а какие – практически никогда, и от их закупки можно безболезненно отказаться.
  4. Повысить общую эффективность работы команды. Отслеживание рабочих процессов дает представление о том, на что сотрудники тратят время в течение дня, и позволяет скорректировать рабочий процесс таким образом, чтобы максимально его оптимизировать.
  5. Поддержать осознанность среди персонала. Ощущение того, что за твоей работой наблюдают, повышает концентрацию внимания сотрудников на рабочих задачах. Они меньше отвлекаются на посторонние стимулы и больше погружены в задачи.

Недостатки практик наблюдения за сотрудниками

Не секрет, что внешнее принуждение в краткосрочном периоде способно повысить продуктивность. Однако, играя вдолгую, работодатель рискует разрушить внутреннюю мотивацию персонала, заглушив ее мерами контроля. Это особенно болезненно в работе с представителями креативных профессий.

Неэффективная система мониторинга сотрудников приводит к:

  1. Падению морального духа.
  2. Дополнительной нагрузки на руководителей, вынужденных анализировать результаты мониторинга.
  3. Риску утечки персональных данных сотрудника и нарушению его личных границ.
  4. Может разрушить отношения между руководителем и подчиненным.
  5. Чревато дополнительным стрессом для сотрудников.
  6. Подталкивает к жульничеству: многие сотрудники находят способы обойти системы мониторинга. Например, продаются специальные USB-манипуляторы мыши, которые поддерживают ПК в активном режиме, когда сотрудник занят посторонними вещами.

Сотрудники в основном воспринимают такую практику в штыки: исследование Raconteur показало, что 63% работников готовы уволиться в случае введения работодателем систем мониторинга, а 28% как минимум задумались бы о смене работы.

Как создать эффективную систему мониторинга сотрудников

1. Будьте прозрачными во всем, что касается целей мониторинга

Опрос, проведенный Gartner Insights, показал, что доверие сотрудников к мониторингу возрастает до 70%, если руководители оговаривают цели и границы контролирующих практик. Опишите подробнее:

  •       Что такое мониторинг сотрудников.
  •       Как он работает.
  •       Как соблюдается право на конфиденциальность.
  •       Почему это важно для компании.
  •       Какие данные подлежат сбору, и как они могут быть использованы.
  •       Потенциальные выгоды для бизнеса и самого сотрудника.

Сообщите сотрудникам, что они могут обращаться к менеджерам по персоналу в ситуациях использования данных системы мониторинга, которые они считают несправедливыми или незаконными.

2. Разработайте политику контроля за сотрудниками

Вы можете разработать политику самостоятельно или в сотрудничестве с сотрудниками. Добавьте нормативную документацию по системе мониторинга в справочник сотрудников, чтобы действующим и новым сотрудникам было легко с ней ознакомиться.

3. Используйте данные мониторинга для развития, а не наказания

Обсуждения результатов наблюдения за работой сотрудника должны быть сфокусированы на конкретных поведенческих проявлениях. Обратную связь можно предоставлять по модели SBI: ситуация, поведение, результат. Например, руководитель в ходе личной беседы должен описать сотруднику задачу, над которой он работал, поведение, которое зафиксировала система наблюдения, и результаты, к которым это поведение привело. После можно обсудить с сотрудником способы оптимизации его работы в течение дня.

4. Будьте осторожны с ограничениями

Прежде чем принять решение о блокировке доступа сотрудников к тому или иному веб-сайту, оцените, насколько это целесообразно. Например, работники могут отвлекаться на просмотр развлекательного контента на YouTube в течение дня, но в то же время этот хостинг дает доступ к массе полезных материалов, которые они могут смотреть в рабочих целях.

5. Не переходите рамки

Помните, что система мониторинга сотрудников направлена на повышение производительности, а не на получение конфиденциальной информации. Запрашивайте доступ только к необходимым данным таким образом, чтобы это не выглядело как вторжение в частную жизнь.

Следите за сотрудниками только в установленные часы. Не стоит отслеживать страницы, посещаемые во время обеденного перерыва или в часы переработок.

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Дизайнер, Москва

Статья из серии "Буду бить сильно, но аккуратно" :) Людей нормальных нужно нанимать (не любли это слово) или сотрудничать с нормальными людьми - тогда не будет необходимости в любых мониторингах.

Директор по продажам, Москва

Я ожидала каких-то новых идей, но нового ни чего не прозвучало, к сожалению. 

Консультант, Новосибирск

Очень хочется поспорить с автором.

Понимаю, что некоторые виды работ, связанные с риском потери важных для компании активов, лучше не переводить на удаленку. Ну так и не нужно переводить! Как бы "модно" это не было.

Если риска потери активов нет, то при удаленной работе судить нужно по результатам работы, и не важно, какой ногой какое место почесывал сотрудник при выполнении поставленных задач.

Ну а если прижало (как это было, например, "при пандемии"), то и нечего миндальничать. Советы автора могут немного смягчить ситуацию, но деваться все-равно некуда. Да и потери сотрудников будут больше не от введения слежки (давайте красивое слово мониторинг заменим на более точное), а от смены формата работы (не секрет, что многим работникам нужно больше живое общение, чем материальное вознаграждение).

Ну и по мелочам:

...когда мониторинг сотрудников использовался в целях контроля ...

Вот уверен, мало кто сможет рассказать об отличиях мониторинга и контроля, даже с использованием словарей... Получилось "масло масленное".

Повысить общую эффективность работы команды. Отслеживание рабочих процессов дает представление о том, на что сотрудники тратят время в течение дня, и позволяет скорректировать рабочий процесс таким образом, чтобы максимально его оптимизировать.

Общая эффективность работы команды - что это? Как может статистика затрат времени конкретного сотрудника помочь эффективности команды? Причем отдельно - эффективности, отдельно команды.

Researcher, Москва
Елена Островская пишет:
Я ожидала каких-то новых идей, но нового ни чего не прозвучало, к сожалению.

Можно чипировать сотрудников. И мониторить их еще эффектвиней, чем предлагает автор.

Руководитель группы, Москва

По моему опыту, при удаленной работе правильнее для каждой должности определить расчетный норматив, который в среднем уходит на одни и те же виды работ. Это можно делать как раз с применением тех средств, о которых рассказывается в статьи, - например, фиксации рабочих часов - когда несколько сотрудников, выполняя одни и те же действия, подсчитывают, сколько времени ушло.

Например:

- Формирование одного письма клиенту - от 5 до 25 минут.

- Отправка писем 1 клиенту - от 3 до 7 минут.

- Созвон с клиентом - от 15 до 70 минут. 

- Написание отчета - от 1,5  до 2,5 часов.

- Выезд к клиенту - от 3 до 7 часов. 

- И так далее. 

Дальше, исходя из этого, сотрудник работает, а в конце месяца присылает отчет с расчасовкой - сколько времени на что потрачено. 

Совсем удобно, когда компания и сотрудник договариваются, что:

- Если компания и сотрудник согласовали и утвердили расчетный норматив, а в какое-то время у сотрудника на выполнение задачи ушло больше времени, чем прописано в нормативе, то его оплата не увеличивается. 

- Если компания и сотрудник согласовали и утвердили расчетный норматив, а в какое-то время у сотрудника на выполнение задачи ушло меньше времени, чем прописано в нормативе, то его оплата не уменьшается. 

Например, согласован норматив, что очный визит к клиенту - от 3 до 7 часов. Если сотрудник потратил 1 час, то в отчет он должен внести - "3 часа". Если же он потратил 9 часов, то в отчет он должен внести - "7 часов".

Таким образом, у компании отпадает необходимость тратить деньги на средства слежки, потому что компания хорошо понимает, какие задачи сотрудником выполнены и сколько времени на них ушло. 

Для сотрудника это тоже хорошо: он понимает, сколько его труда потрачено и сколько компания за это оплачивает. 

Если такой расчетный норматив не установить, то у обеих сторон могут случаться подозрения:

- У компании - что сотрудник, получив 100 тысяч рублей, лежит дома на диване, играет в телефон, а работы выполнил фактически на 60 тысяч. 

- У сотрудника - что компания, заплатив 100 тысяч рублей, "напихала" задач в таком объеме и такой сложности, что реальная стоимость работы тянет на 140 тысяч. 

А когда расчетный норматив согласован обеими сторонами, можно спокойно работать удаленно.

Инженер-конструктор, Санкт-Петербург
Елена Аронова пишет:
Например, согласован норматив, что очный визит к клиенту - от 3 до 7 часов. Если сотрудник потратил 1 час, то в отчет он должен внести - "3 часа". Если же он потратил 9 часов, то в отчет он должен внести - "7 часов".

Ну если сотрудник обслуживает какой-то "участок", то можно так делать, а если нет, то как тогда?

А если станцию метро закрыли на ремонт и вся маршрутная схема поехала?

Вот у нас в Питере закрыли на ремонт станцию Удельная, переориентировали маршруты наземного транспорта к ближайшим работающим станциям метро. Сегодня в новостях был сюжет об этом, одна женщина жалуется, что закрыли автобусный маршрут к станции Удельная, заменили его на маршрут к станции Пионерская, но есть же люди, которым нужна эта точка не из-за метро, там одноименная железнодорожная станция (на ней Ленин, когда въехал из Финляндии в качестве кочегара, сошел с паровоза), крупный рынок, место работы для кого-то, и как им быть?

Начальник участка, Москва
Михаил Лурье пишет:
Елена Аронова пишет:
Например, согласован норматив, что очный визит к клиенту - от 3 до 7 часов. Если сотрудник потратил 1 час, то в отчет он должен внести - "3 часа". Если же он потратил 9 часов, то в отчет он должен внести - "7 часов".

Ну если сотрудник обслуживает какой-то "участок", то можно так делать, а если нет, то как тогда?

А если станцию метро закрыли на ремонт и вся маршрутная схема поехала?

Вносить текущие корректировки в нормативы.
А так нормирование труда и выставление реальных норм выполнения это пожалуй единственный действенный инструмент управления сотрудниками. Иначе только оперативно контролировать, а это трандец сколько управленческих усилий и сотрудники издергиваются от ненужных им коммуникаций.

Аналитик, Москва
Андрей Бровко пишет:

Статья из серии "Буду бить сильно, но аккуратно" :) Людей нормальных нужно нанимать (не любли это слово) или сотрудничать с нормальными людьми - тогда не будет необходимости в любых мониторингах.

Согласен!
Системы слежки никому не нравятся. 
Но я сделал ещё один вывод из статьи. Автор ссылается на зарубежные исследования. Эти исследования потихоньку-полегоньку смиряют людей с мыслью, что слежка необходима, что слежка обязательна, слежка - благо для всех. Половина из перечсиленных систем работает на грани нарушения законов? Ну ничего, как-нибудь стерпите.

Я много где работал, но пока не встречался с подобной организацией слежки. Самое строгое было в банке, где отмечали твой проход через пропускную систему.  

Да относительно много лет назад один из убогих руководителей блокировал сторонние сайты, типа ютьюба. 

Плохо и то, что автор также включился в подобную европейскую систему слежки. Пока мягко, но ничего-ничего, со временем привыкните.

 

Аналитик, Москва
Елена Аронова пишет:
По моему опыту, при удаленной работе правильнее для каждой должности определить расчетный норматив, который в среднем уходит на одни и те же виды работ. Это можно делать как раз с применением тех средств, о которых рассказывается в статьи, - например, фиксации рабочих часов - когда несколько сотрудников, выполняя одни и те же действия, подсчитывают, сколько времени ушло.
Например:
- Формирование одного письма клиенту - от 5 до 25 минут.
...

Мне кажется, что это положительная попытка довести до абсурда идею слежки и терпеливо дождаться её полного обрушения. Разве не так?
Давайте установим количество пуговиц на штанах, а-то непорядок - один тратит на естесственные потребности 3:45 секунд, а второй - 5:14.
======================================
Мы катастрофически теряем умение управлять работниками и приобретаем ложные, но абсолютно дурацкие менеджерские ухватки. Это оправдано - получая хорошую зарплату, менеджер должен выдавать креатив и самый простой способ - элементарные системы слежки, которые самый тупой директор поймёт и поддержит. 

Сергей Средний пишет:
Елена Островская пишет:
Я ожидала каких-то новых идей, но нового ни чего не прозвучало, к сожалению.

Можно чипировать сотрудников. И мониторить их еще эффектвиней, чем предлагает автор.

Средний прав - проще что-нибудь в голову зашить. А лучше вдоль позвоночника, чтоб угол прогиба ещё фиксировать. Система лояльности.
Представляете строку в резюме: 
"Полностью два раза чипирован и готов к слежению за моими действиями". 

Коллеги, получается, что мы не умеем планировать свою работу. Не имеем представления о производительности. Не знаем, как обеспечить загрузку своих подчинённых. Самое грустное, что и руководители предприятий не имеют никакого представления об этом. В любой бригаде лесорубов такого бригадира погнали бы сами лесорубы.

Кроме этого, это значит, что у нас в офисах сидит огромная армия совершено ненужных работников, за которыми надо следить, чтоб они не заснули за рабочим столом и постоянно дергали руками с мышкой в потной ладошке.

Охотник-промысловик. Давайте ему установим нормативы - три часа -дорога в лес, два часа - убить лису, 3,5 - убить медведя, 5 часов на зайца (он бегает быстро).

И мы уже начали активно обсуждать подобные темы. Почалось, как говоритья?

Технический директор, Москва

Автор не виноват, что мы вступаем в дикий мир технологического хаоса. У нас сейчас каждый турист - фотограф. Каждый, у кого есть смартфон - блогер ипи писатель. С появлением звукоаппаратуры можно выйти на сцену, не имея ни голоса, ни слуха. 
Но начинается всё со слов. "Вначале было слово".

И мы, стесняясь, краснея, говорим "мониторинг сотрудников". Мониторинг сотрудников - это не УЗИ, не МРТ, даже не стетоскоп, или добрая мама, которая спрашивает, поели вы или нет.

Правильнее-то писать мониторинг поведения сотрудников. А лучшее и точнее - слежка. 

Я много лет в безопасности. Зачем отдавать конфиденциальную информацию сотруднику, которому вы не доверяете, а потом следить за ним? Не из-за этого ли в прессу просачиваются убойные переговоры по открытой связи самых высокопоставленных чиновников Германии? Да и не только Германии - на таком ловят вас пранкеры. 

Следить за сотрудниками - самый нелепый способ показать свою значимость и дурацкий вариант потратить деньги работодателя.

Елена Аронова пишет:
- Созвон с клиентом - от 15 до 70 минут. 

А вот подобное я просто не понимаю. Неужели это всё всерьёз?

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
4
Михаил Лурье
Я вообще не понимаю, как такие исследования проводятся, ведь испытуемые вряд ли находятся в один...
Все дискуссии
HR-новости
Сколько россияне планируют потратить на летний отпуск

Наибольшую сумму на летний отпуск планируют потратить работники автомобильного бизнеса.

Только 16% россиян довольны своей зарплатой

Больше половины опрошенных россиян хотели бы зарабатывать в полтора раза больше, чем сейчас.

40% крупных компаний усилят развитие своего HR-бренда

Главной задачей HR-бренда специалисты считают удержание сотрудников, а также оптимизацию стоимости подбора кандидатов

Аналитики назвали размер средней зарплаты в сфере IT

Рост зарплат в этой сфере составил в среднем 12,5% за год.