Как база знаний помогает сэкономить время и деньги бизнесу

Новые сотрудники – это всегда одновременно и радость, и горе руководителя, ведь каким бы опытным не пришел человек — ему нужно уделить достаточно времени, чтобы как минимум ввести в должность и обучить стандартам работы компании, а как максимум – дать полные знания по новой профессии. Чаще всего эта доля выпадает на и без того занятого руководителя, который теперь должен оставить часть стратегически важных дел и погрузиться в обучение и адаптацию нового сотрудника. А что делать более крупным компаниям, которые ведут найм на постоянной основе? 

Представим ситуацию: в отдел продаж организации пришел новый менеджер. Руководитель отдела отложил часть своих задач и максимально вовлекся в обучение сотрудника, лично рассказывая ему необходимую информацию о компании и продажах в целом. Но не каждый менеджер проходит стажировку. И в итоге может оказаться так, что время руководителя потрачено, а результата никакого нет. Теперь нужно обучать нового сотрудника, но где гарантии, что подобное не произойдет и с ним? В отделе продаж может быть большая текучка кадров, но это не должно мешать руководителю заниматься организацией работы в отделе.

Чтобы компаниям уберечь себя от потери времени и денег и продолжить нормально функционировать, можно внедрить такой инструмент, как «База знаний».

База знаний – место, где хранятся все знания компании: документы, статьи, видеоинструкции, регламенты, рекомендации и т. д. Она может быть как в бумажном, так и в электронном виде (что гораздо удобнее, ведь так можно оставлять уроки и инструкции в видеоформате). Благодаря этому инструменту каждый сотрудник может в любой момент найти ответ на нужный вопрос, не тратя при этом много времени на поиски и не отвлекая руководителя или коллег. А новые работники смогут проходить стажировку по статьям и видеоинструкциям без личного вовлечения наставника в сам процесс обучения.

Преимущества базы знаний

Какие еще задачи решает база знаний:

• Систематизация информации. Часто сотрудники компаний хранят информацию разрозненно – кто-то на облачных сервисах, кто-то в бумажном виде, а кто-то вообще в голове. В базе знаний вся необходимая информация структурирована и находится в одном месте.
• Культурные коды компании. Когда речь идет о передачи важной информации, например, такой, как миссия компании, то каждый воспринимает информацию по-своему, поэтому без четкого документа, в котором есть точное описание, не обойтись. Ведь если знания будут передаваться разными сотрудниками со своим видением, то будут переданы искаженно, а не так, как задумывалось руководством. Избежать такие ситуации помогают регламенты, сохраненные в базу знаний.
• Экономия средств и времени на обучении. Если ваши работники постоянно проходят обучение и повышают свои навыки, то приобретенные знания и полученные материалы можно записывать и сохранять в базу знаний. Когда придет новый сотрудник, который в чем-то будет уступать более опытным коллегам, не придется вкладывать средства и снова проводить обучение для всех или для него в частности. Чтобы подтянуть свой уровень знаний, достаточно будет открыть базу и найти нужные материалы.
• Передача информации удаленным сотрудникам – не придется лишний раз созваниваться, чтобы объяснить одно и то же.

Что же можно хранить в базе знаний? Все, что пригодится в работе! Это может быть:

• Общая информация о компании – миссия, ценности, продуктовая линейка, портрет целевого клиента.
• Технические вопросы – инструкции по установке необходимых для работы программ, информация, где скачать приложения.
• Общие инструкции по различным задачам работников.
• Обучающие материалы для новых сотрудников и т. д.

Теперь посмотрим на ситуацию с наймом менеджера, приведенную в качестве примера выше, но уже при условии, что у компании была структурированная база знаний с разделом для стажировки, где объем информации распределен на каждый день. Так, адаптация нового сотрудника проходит гораздо комфортнее и быстрее, ведь теперь не надо ждать, когда освободится коллега, чтобы задать интересующий вопрос, и также не нужно тратить время на поиск информации в интернете. 

Еще одним преимуществом является то, что информация доступна в любой момент. То есть, если новый сотрудник на следующий день забыл что-то из просмотренного урока, он всегда может вернуться и пересмотреть его, а не идти за ответами на одни и те же вопросы к наставнику.

А у руководителя, благодаря базе знаний, есть дополнительные маркеры, по которым можно контролировать процесс обучения. Так, он может отследить, что сделал работник, проходит ли он адаптацию согласно графику, и понять, подходит ему этот сотрудник или нет.

Как база знаний помогает в адаптации наших сотрудников

На личном опыте могу сказать, что для нас наиболее удобно вести базу знаний внутри «Битрикс24». Адаптация наших сотрудников рассчитана на две недели. На каждый день в базе есть отдельная страница со всеми необходимыми материалами для изучения, включающая в себя как статьи и полезные ссылки, так и видеоуроки. А в конце каждого дня написано домашнее задание на закрепление материала, которое необходимо выполнить и сдать руководителю.

Так, сотрудники постепенно проходят обучение по своей должности, получая нужные компетенции, и отрабатывают полученные знания на практике. А у руководителя есть контрольные точки, благодаря которым он понимает, насколько хорошо сотрудник справляется с поставленными задачами, и как работа будет происходить дальше.

Таким образом, база знаний помогает решить ряд проблем, с которыми сталкиваются компании — сохранность необходимой для работы информации, следование четким регламентам, а также контрольные точки для руководителя во время стажировки сотрудника.

Читайте также: